Eseguire ricerche nei record in Business Contact Manager

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Con la ricerca nei record commerciali è possibile trovare rapidamente uno o più record contenenti le informazioni di cui si ha bisogno. Ad esempio, si possono identificare i progetti più redditizi o con priorità più alta oppure tutti i record Account, Contatti commerciali, Progetti commerciali e Opportunità assegnati per la gestione.

Questo articolo illustra come usare le caratteristiche di ricerca per trovare record di Business Contact Manager per Outlook.

Per saperne di più

Eseguire ricerche nei record commerciali

Ripetere una ricerca recente

Suggerimenti per la ricerca

Opzioni di ricerca avanzata

Ampliare l'ambito di una ricerca

Perfezionare i risultati della ricerca

Usare le cartelle ricerche

Creare una cartella ricerche

Eseguire ricerche nei record commerciali

È possibile eseguire ricerche in qualsiasi tipo di record in Business Contact Manager per Outlook e anche in altre informazioni, come i risultati delle attività di marketing.

Quando si avvia una ricerca, le informazioni da trovare vengono cercate in tutto il testo nei campi principali del tipo di record selezionato, inclusi tutti i campi definiti dall'utente o personalizzati. Se si vuole, è possibile eseguire la ricerca praticamente in tutti i campi di un tipo di record.

  1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, fare clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro:

    Gestione dei contatti.

    Vendite.

    Marketing.

    Gestione dei progetti.

  2. Nell'area di lavoro fare clic sulla scheda contenente il tipo di record da cercare.

  3. Nella casella Cerca in "(nome elenco)" nella scheda digitare un termine che si ritiene sia presente nei record da trovare, ad esempio un nome di città, un prefisso o anche un nome parziale. Se si digitano più termini di ricerca, ad esempio Luca 555, i risultati della ricerca includeranno tutti i record che contengono entrambi i termini.

Come eseguire una ricerca negli elementi della cronologia comunicazioni

È possibile eseguire una ricerca negli elementi della cronologia comunicazioni di singoli record oppure nell'intera cartella Cronologia comunicazioni.

Per cercare un record negli elementi della cronologia    Fare doppio clic sul record per aprirlo e quindi fare clic sul pulsante Cronologia sulla barra multifunzione.

Per eseguire una ricerca nella cartella Cronologia comunicazioni    Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, fare clic su Cronologia comunicazioni.

Suggerimento : Gli operatori di ricerca come AND e OR indicano la relazione tra i termini di ricerca. L'operatore predefinito è AND. Se non si include un operatore in presenza di più termini di ricerca, ad esempio Luca OR 555, verranno restituiti solo i record che contengono tutti i termini di ricerca digitati.

  1. Fare clic sul pulsante Cerca pulsante Cerca . I risultati della ricerca vengono visualizzati nella scheda. Il nome della scheda cambia per includere la dicitura (risultati ricerca).

Nota :  La caratteristica di ricerca in Business Contact Manager per Outlook non supporta le ricerche all'interno dei risultati della ricerca.

  1. Al termine, fare clic sul pulsante Chiudi ricerca pulsante Chiudi su gadget .

    Suggerimento :  È anche possibile applicare un filtro all'elenco dei record in una scheda. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda e scegliere Modifica. Fare clic sul pulsante Filtro e quindi immettere i criteri desiderati. Per altre informazioni sui filtri, vedere Filtrare i record in Business Contact Manager.

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Ripetere una ricerca recente

Se si vuole visualizzare di nuovo un set di risultati di ricerca dopo averli chiusi, è possibile ripetere rapidamente la ricerca senza dover reimmettere i criteri. Vengono salvate automaticamente le ultime 10 ricerche per ogni scheda.

Nota :  Le ricerche recenti non possono essere applicate ad altre schede.

  1. In qualsiasi scheda di un'area di lavoro fare clic nella casella Cerca.

  2. Se necessario, fare clic sulla scheda Cerca sulla barra multifunzione.

  3. Nel gruppo Opzioni fare clic su Ricerche recenti pulsante Ricerche recenti . Le ricerche sono identificate in base ai rispettivi criteri e la ricerca più recente è visualizzata all'inizio dell'elenco.

  4. Fare clic sulla ricerca che si vuole ripetere. I record corrispondenti ai criteri di ricerca vengono visualizzati nel riquadro dei risultati della ricerca.

Se si vuole creare un elenco riutilizzabile, è consigliabile creare una nuova scheda nell'area di lavoro e applicare un filtro. Nell'area di lavoro fare clic sul pulsante Crea nuova scheda e quindi immettere le informazioni. Per altre informazioni su come creare una nuova scheda, vedere le informazioni sulle schede nell'articolo Gestire le aree di lavoro di Business Contact Manager.

Suggerimento :  È possibile lanciare un'attività di marketing da un set di risultati di ricerca selezionando tutti i record nei risultati. A questo scopo selezionare tutti i record nei risultati, fare clic con il pulsante destro del mouse, scegliere Crea e quindi scegliere il tipo di attività di marketing da avviare. Per altre informazioni sul lancio di attività di marketing, vedere Eseguire attività di marketing per i propri prodotti e servizi in Business Contact Manager.

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Suggerimenti per la ricerca

  • In caso di dubbio sull'esatta ortografia di un termine di ricerca, ad esempio un nome, digitare solo alcune lettere.

  • La caratteristica di ricerca esamina tutto il testo immesso nei campi fondamentali di ogni record incluso nella ricerca, per cui i risultati della ricerca possono essere più estesi del previsto. Se ad esempio si digita Milano come termine di ricerca, i risultati della ricerca includeranno tutti i contatti residenti a Milano, nonché tutti i contatti di società con nomi che contengono Milano.

  • Nella casella Cerca è possibile immettere più termini di ricerca, ad esempio un nome e una città.

  • L'operatore di ricerca predefinito è AND. Se non si usano altri operatori, verranno visualizzati solo i record corrispondenti a tutti i criteri di ricerca.

  • Usare gli operatori (= < > OR) singolarmente o in combinazione tra i termini di ricerca per limitare i risultati.

Digitare gli operatori AND e OR in lettere maiuscole.

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Opzioni di ricerca avanzata

Per estendere o restringere l'ambito della ricerca nei record commerciali, è possibile effettuare una ricerca avanzata.

Le opzioni del gruppo Ambito consentono di ampliare il campo di ricerca. Se ad esempio si esegue una ricerca nei record Contatto commerciale, ma si vogliono includere anche i clienti potenziali nei risultati, è possibile includere altri record dello stesso tipo nella ricerca.

Le opzioni del gruppo Perfeziona consentono di limitare la ricerca a campi specifici, inclusi eventuali campi definiti dall'utente. Fare clic su qualsiasi campo nel gruppo per aggiungere il tipo di informazioni corrispondente ai criteri di ricerca.

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Ampliare l'ambito di una ricerca

Dopo aver avviato una ricerca è possibile modificarne l'ambito per includere altri record dello stesso tipo oppure tutti i record e gli elementi di Business Contact Manager per Outlook. Provare questa procedura se non si riesce a trovare un record nella posizione prevista.

Ad esempio, per cercare qualsiasi record (elementi della cronologia comunicazioni, record Opportunità, account collegati e così via) associato a uno specifico contatto commerciale, è possibile espandere la ricerca per includere automaticamente tutti i record nella ricerca, inclusi eventuali tipi di record personalizzati.

Dopo aver avviato una ricerca, usare la procedura seguente per ampliarne l'ambito.

  1. Nel gruppo Ambito della scheda Cerca sulla barra multifunzione fare clic su una delle opzioni seguenti:

    • Tutti i tipi di (nome record) Questa opzione estende la ricerca in modo da includere tutti i tipi di record basati sul tipo di record selezionato.

    • Tutti gli elementi di Business Contact Manager Questa opzione ( pulsante di ricerca in tutti gli elementi di Business Contact Manager ) estende la ricerca in modo da includere tutti i record e gli elementi di Business Contact Manager per Outlook, compresi gli elementi della cronologia comunicazioni.

      Nota :  Gli elementi di Outlook, come appuntamenti e messaggi di posta elettronica, non vengono inclusi nei risultati della ricerca.

  2. Per tornare ai risultati della ricerca originali, fare clic su Scheda corrente sulla barra multifunzione.

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Perfezionare i risultati della ricerca

In qualsiasi momento durante una ricerca è possibile aggiungere criteri di ricerca per limitare ulteriormente i risultati visualizzati. È possibile aggiungere valori di ricerca praticamente per qualsiasi campo nel tipo di record selezionato.

Dopo aver avviato una ricerca, usare la procedura seguente per limitarne l'ambito.

  1. Nel gruppo Perfeziona della scheda Cerca sulla barra multifunzione selezionare una delle opzioni seguenti per aggiungere il criterio alla ricerca:

Quando si fa clic su...

I risultati della ricerca includono...

Opzione Nome (l'etichetta varia a seconda dei record selezionati per la ricerca)

Tutti i record che contengono il nome completo o parziale digitato nella casella Cerca.

Assegnato a e quindi fare clic su un nome nell'elenco

Tutti i record assegnati al nome utente selezionato.

Campagna (solo per i record Attività di marketing)

Record Attività di marketing appartenenti alle campagne con il nome digitato nella casella Campagna.

Contrassegnati

Record contrassegnati.

Fase di vendita (solo per i record Opportunità)

Record Opportunità nella fase di vendita selezionata nell'elenco, ad esempio Potenziale o Con riserva.

Stato (solo per i record Attività di marketing, Progetto commerciale e Attività di progetto)

Record contrassegnati con lo stato selezionato nell'elenco Stato.

Categorie

Record assegnati alla categoria selezionata nell'elenco Categorie.

Opzione Padre (l'etichetta varia a seconda dei record selezionati per la ricerca)

Record collegati a un account o un progetto con il nome digitato nella casella Cerca.

Campi modulo pulsante Campi modulo

Tutti i record che contengono campi con lo stesso valore digitato nella casella Cerca per i campi selezionati nell'elenco Campi modulo.

  1. Fare clic sul pulsante Cerca per visualizzare i risultati della ricerca.

Suggerimento :  Ogni selezione effettuata nel gruppo Perfeziona viene aggiunta come campo sotto la casella Cerca. Fino a quando la casella Cerca è evidenziata, è possibile verificare e modificare questi criteri ed eseguire altre ricerche.

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Usare le cartelle ricerche

Le cartelle ricerche, come le schede in un'area di lavoro, rappresentano uno strumento utile per visualizzare facilmente determinate informazioni.

Le cartelle ricerche di Business Contact Manager per Outlook vengono visualizzate nel riquadro di spostamento quando si fa clic su Posta elettronica. Fare clic su una cartella per visualizzare i record che contiene.

È possibile creare e usare le cartelle ricerche in base alle esigenze. Il loro funzionamento è simile a quello di un elenco filtrato in una scheda. Le cartelle ricerche, però, richiedono una porzione della potenza di elaborazione del computer decisamente superiore rispetto alle schede, per mantenere aggiornati i dati. Le schede vengono mantenute aggiornate quando sono visibili, mentre le cartelle ricerche vengono aggiornate costantemente, indipendentemente dal fatto che siano visualizzate o meno.

È consigliabile limitare il numero di cartelle ricerche create e usare invece le schede quando è necessario creare un elenco riutilizzabile. Si possono creare fino a 20 schede in ogni area di lavoro. Per altre informazioni sulla creazione di schede da elenchi filtrati, vedere la selezione dedicata alla schede nell'articolo Gestire le aree di lavoro di Business Contact Manager.

Creare una cartella ricerche

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Posta elettronica.

  2. In Business Contact Manager fare clic con il pulsante destro del mouse su Cartelle ricerche e quindi scegliere Nuova cartella ricerche.

  3. Nella finestra di dialogo Nuova cartella ricerche digitare un nome per la cartella.

  4. Fare clic sul tipo di record che si vuole includere nella cartella ricerche.

È possibile scegliere tipi di record come Contatti commerciali, Account, Opportunità, Progetti commerciali e attività di progetto oppure record della cronologia comunicazioni come Cronologia contatto commerciale, Cronologia account, Cronologia opportunità e Cronologia progetto commerciale. Le cartelle della cronologia conterranno gli elementi della cronologia comunicazioni per i tipi di record selezionati.

Suggerimento :  Se si crea una cartella con record di tipo Account o Contatto commerciale, è possibile usare la cartella ricerche come elenco di destinatari per un'attività di marketing. È sufficiente selezionare i record, fare clic su Marketing nel gruppo Comunicazione e quindi fare clic sull'attività che si vuole avviare.

  1. Fare clic sul pulsante Filtro per aprire la finestra di dialogo Filtro. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Nella scheda Filtro semplice selezionare le opzioni da includere nei risultati del filtro.

    • Fare clic sulla scheda Filtro avanzato per creare una o più query per limitare ulteriormente i risultati del filtro.

    • Fare clic sulla scheda Controlla risultati per visualizzare l'elenco dei record. Deselezionare le caselle di controllo corrispondenti ai record da escludere dai risultati.

      Per altre informazioni sull'uso dei filtri, vedere Filtrare i record in Business Contact Manager.

  2. Fare clic su OK per salvare i risultati come cartella ricerche.

    La cartella verrà visualizzata nel riquadro di spostamento, sotto la cartella Business Contact Manager.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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