Eseguire il backup dei dati prima di cambiare piano di Office 365 per le aziende

Se un utente viene spostato su un altro abbonamento con meno servizi correlati ai dati oppure se lascia l'organizzazione, è possibile scaricare una copia dei suoi dati archiviati in Office 365 prima del passaggio al nuovo abbonamento.

In questo articolo

Come salvare una copia delle informazioni di Outlook

Se l'utente ha Microsoft Outlook, può scaricare la propria posta elettronica, il calendario, le attività e i contatti in un File di dati di Outlook (pst) prima del cambio di piano.

Esportare le informazioni di Outlook 2013 in un File di dati di Outlook (pst)

Nota : prima di iniziare, l'account da cui esportare le informazioni di Outlook deve già essere configurato nella versione desktop di Outlook. Per informazioni su come aggiungere un account a Outlook 2013, vedere Aggiungere un account di posta elettronica.

  1. In Outlook 2013 fare clic su File > Apri ed esporta > Importa/esporta.

    Comando Importa/esporta nella visualizzazione Backstage

  2. Fare clic su Esporta in un file e quindi su Avanti.

    Opzione Esporta in un file nell'Importazione/Esportazione guidata

  3. Fare clic su File di dati di Outlook (pst) e quindi su Avanti.

  4. Fare clic sul nome o sull'indirizzo di posta elettronica, ad esempio anna@contoso.com per selezionare l'account da esportare. Se si vuole esportare tutto il contenuto dell'account, inclusi i messaggi di posta elettronica, il calendario, i contatti, le attività e le note, verificare che sia selezionata la casella Includi sottocartelle.

    Nota :  È possibile esportare un solo account alla volta. Per esportare più account, ripetere i passaggi da 1 a 4 per ognuno di essi.

    finestra di dialogo esporta file di dati di outlook con la cartella principale selezionata e l'opzione includi sottocartelle selezionata

  5. Fare clic su Avanti.

  6. Fare clic su Sfoglia per selezionare il percorso in cui salvare il File di dati di Outlook (pst) e immettere un nome file per il backup. Fare clic su OK per continuare.

    Nota : se l'esportazione è già stata usata, verranno visualizzati il nome del file e il percorso della cartella precedenti. Digitare un nome file diverso prima di fare clic su OK.

  7. Se si esegue l'esportazione in un File di dati di Outlook (pst) esistente, in Opzioni specificare come procedere per l'esportazione di elementi già esistenti nel file.

  8. Fare clic su Fine.

    Outlook avvia l'esportazione immediatamente, a meno che non venga creato un nuovo File di dati di Outlook (pst) o non venga usato un file protetto da password.

    • Se si crea un nuovo File di dati di Outlook (pst), è possibile impostare una password facoltativa per proteggerlo. Quando viene visualizzata la finestra di dialogo Crea file di dati di Outlook, immettere la password nelle caselle Password e Verifica password e quindi fare clic su OK. Nella finestra di dialogo Password file di dati di Outlook immettere la password e quindi fare clic su OK.

    • Se si esegue l'esportazione in un File di dati di Outlook (pst) esistente protetto da password, nella finestra di dialogo Password file di dati di Outlook immettere la password e quindi fare clic su OK.

Accedere alle informazioni di Outlook

Dopo la creazione del file PST, gli utenti possono usare Outlook per eseguire una delle operazioni seguenti:

Unire le informazioni del file PST in un altro account di posta elettronica

Completare questa procedura per unire la posta elettronica, il calendario, le attività e i contatti archiviati nel file PST in un altro account di posta elettronica.

Nota : per poter importare dati di Outlook, è necessario avere già esportato le informazioni di Outlook da un account di posta elettronica in un file con estensione pst. Se non è già stato fatto, vedere Esportare informazioni di Outlook 2013 in un file di dati di Outlook.

  1. In Outlook 2013 fare clic su File > Apri ed esporta > Importa/esporta.

    Verrà avviata l'Importazione/Esportazione guidata.

  2. Scegliere Importa dati da altri programmi o file e quindi fare clic su Avanti.

    Importazione/Esportazione guidata

  3. Scegliere File di dati di Outlook (pst) e quindi fare clic su Avanti.

  4. Passare al file PST che si vuole importare.

  5. In Opzioni scegliere come si vuole gestire i duplicati.

  6. Scegliere Avanti.

  7. Se al File di dati di Outlook (pst) è stata assegnata una password, immettere la password e quindi fare clic su OK.

  8. Importare le opzioni per l'importazione degli elementi. Solitamente, non è necessario modificare le impostazioni predefinite.

  9. Fare clic su Fine.

Dopo aver scelto Fine, Outlook importerà il contenuto del file <NomeFile>.pst nell'archivio dati di Outlook locale nel computer. Dopo che i dati sono stati copiati nell'archivio dati locale, Outlook caricherà i dati nella cassetta postale. Se si hanno grandi quantità di dati nella cassetta postale, l'operazione potrebbe richiedere ore. Assicurarsi di non chiudere Outlook e di essere connessi all'account di destinazione durante il caricamento.

Suggerimento :  per importare o ripristinare solo alcuni elementi da un File di dati di Outlook (pst), aprire il file e quindi nel riquadro di spostamento trascinare gli elementi dalle cartelle del file di dati di Outlook alle cartelle di Outlook esistenti.

Aprire il file PST per accedere alla posta elettronica

Se si vuole solo avere accesso ai messaggi di posta elettronica, è possibile aprire il file PST. Il contenuto della posta elettronica nel file PST verrà visualizzato nel riquadro di spostamento sinistro di Outlook. Da qui è possibile aprire i messaggi o trascinarli nelle cartelle di Outlook esistenti.

Nota : Per la procedura seguente si presuppone che si abbia Outlook 2013. Se si ha una versione precedente di Outlook, seguire invece i passaggi illustrati nell'articolo Aprire, cambiare o chiudere i file di dati di Outlook.

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic su Apri ed esporta e quindi su Apri file di dati di Outlook.

    aprire un file di dati di outlook

    Il file PST viene visualizzato nella barra di spostamento sinistra di Outlook.

Come salvare i file archiviati in OneDrive for Business

Prima di essere spostati su un altro abbonamento, gli utenti possono recuperare una copia dei file che hanno archiviato in OneDrive for Business semplicemente copiando i file in un'altra posizione, come una cartella nell'unità disco rigido del computer o una condivisione file nella rete dell'organizzazione.

Parte 1: accedere ai documenti di OneDrive for Business dell'utente

  1. Accedere a Office 365 con il proprio account aziendale o dell'istituto di istruzione.

  2. Accedere all'interfaccia di amministrazione di Office 365.

  3. Nel riquadro di spostamento in basso a sinistra espandere Amministratore e selezionare SharePoint.

    Espandere Amministratore per visualizzare le interfacce di amministrazione disponibili

  4. Scegliere profili utente.

  5. Scegliere Gestisci profili utente.

  6. Cercare il nome dell'ex dipendente (usare il nome completo o l'alias).

  7. Fare clic sul menu a discesa accanto al nome della persona e scegliere Gestisci proprietari raccolta siti.

    Gestire il sito personale

  8. Nel campo Amministratori raccolta siti aggiungere il proprio nome, il nome dell'amministratore (vedere l'esempio seguente) o il nome del futuro dipendente (se noto).

    Aggiungersi agli amministratori della raccolta di siti

  9. Scorrere verso il basso e scegliere OK.

Parte 2: copiare i documenti di OneDrive for Business dell'utente in una posizione condivisa

  1. Con il nome dell'utente selezionato in Gestisci profili utente, fare di nuovo clic sul menu a discesa e selezionare Gestisci sito personale.

    Opzioni di visualizzazione corrente in Contatti

    Nota : Si tratta di un collegamento al sito di OneDrive for Business. In alternativa è possibile immettere: https://<nome_azienda>-my.sharepoint.com/personal/<dipendente>_<nome azienda>_onmicrosoft_com.

  2. Selezionare Documenti nel riquadro di spostamento sinistra.

    Selezionare documenti dal sito personale

  3. Dovrebbero essere visualizzati i documenti di OneDrive for Business dell'utente.

    Nascondere e visualizzare colonne

  4. A questo punto è possibile copiarli nel proprio OneDrive for Business o in una posizione comune, ad esempio il sito del team.

Per copiare i file in Office 365 è possibile procedere in diversi modi. Vedere le procedure per copiare file usando Apri con Esplora risorse o sincronizzare i file di OneDrive for Business in locale e quindi caricare i file in OneDrive for Business o nel sito del team.

Come salvare le informazioni di Yammer

Gli amministratori possono esportare tutti i messaggi, le note, i file, gli argomenti, gli utenti e i gruppi in un file ZIP. Per altre informazioni, vedere Esportare i dati. Gli sviluppatori possono eseguire le stesse operazioni mediante l'API Yammer.

Come salvare le informazioni di SharePoint

Se un utente viene spostato da un abbonamento che include SharePoint Online a un abbonamento che non lo include, non vedrà più il riquadro Siti nel menu di Office 365.

Riquadro Siti per accedere ai siti di SharePoint in Office 365 per le aziende.

Tuttavia, se il nuovo abbonamento è nella stessa organizzazione di quello precedente, l'utente potrà continuare ad accedere al sito del team di SharePoint e potrà visualizzare e aggiornare blocchi appunti, documenti, attività e calendari usando l'URL diretto del sito del team.

Suggerimento : è consigliabile che gli utenti accedano al sito del team prima del cambio di abbonamento e salvino l'URL come preferito o come segnalibro nel browser.

Per impostazione predefinita, il formato dell'URL del sito Web del team è:

https://<orgDomain>/_layouts/15/start.aspx#/SitePages/Home.aspx

dove <orgDomain> è l'URL dell'organizzazione.

Ad esempio, se il dominio dell'organizzazione è contoso.onmicrosoft.com, l'URL diretto del sito del team sarà https://contoso.onmicrosoft.com/_layouts/15/start.aspx#/SitePages/Home.aspx.

Naturalmente gli utenti possono anche scaricare i documenti di SharePoint Online dal sito del team di SharePoint nel loro computer locale o in un'altra posizione in qualsiasi momento.

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Serve ulteriore assistenza? Contattare il supporto.

Gli amministratori di Office 365 per le aziende ottengono accesso gratuito agli operatori del supporto Microsoft qualificati per ricevere supporto pre-vendita, sugli account e per la fatturazione, oltre che per la risoluzione di problemi tecnici. Possono anche contattare il supporto per conto degli utenti di Office 365 dell'organizzazione.

Ottenere assistenza dai forum della community di Office 365 Amministratori: Accedere e creare una richiesta di servizio Amministratori: Contattare il supporto

Nota : Se si usa Office 365 gestito da 21Vianet in Cina, contattare il team di supporto 21Vianet.

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