Eliminare uno o più record da un database

L'eliminazione di dati obsoleti o non corretti può rendere il database di Access più veloce e più facile da usare. Ad esempio, se si spostano i dati dal calendario o dal trimestre fiscale precedente a un set di tabelle di archiviazione in un altro database, è possibile ridurre le dimensioni del database di lavoro e velocizzarne l'esecuzione. Se si rimuovono i dati duplicati o non corretti, è possibile ridurre i costi aziendali.

Questo articolo spiega come eliminare i dati da un database di Access. Spiega anche come eliminare i dati dai singoli campi, un processo relativamente semplice, e come eliminare interi record, un processo che può risultare molto più complesso.

Nota : Per comprendere e usare le informazioni in questo articolo, è necessario comprendere i concetti di chiave primaria e chiave esterna. Per informazioni generali sulle chiavi primarie ed esterne, vedere l'articolo Nozioni fondamentali sulla progettazione di database.

In questo articolo

Informazioni sull'eliminazione di dati

Eliminare i dati in un campo

Eliminare i dati in un elenco

Eliminare record non correlati da un database

Eliminare record correlati da un database con una query di eliminazione

Informazioni sull'eliminazione di dati

Access offre vari tipi o livelli di eliminazione dei dati. È possibile eliminare dati da singoli punti dati di un record, interi record da una tabella o persino intere tabelle.

Si eliminano i singoli valori quando si vogliono svuotare alcuni o tutti i punti dati in un record, mantenendo però il record, ovvero la riga, nella tabella. L'eliminazione di un valore dati è relativamente semplice, basta selezionare alcuni o tutti i dati nel campo e premere CANC.

Quando si elimina un intero record, si rimuovono tutti i dati in ogni campo, oltre al valore della chiave che rende univoco il record. Questa procedura rimuove l'intera riga dalla tabella. È possibile eliminare manualmente i singoli record oppure creare query di eliminazione per la rimozione di un numero elevato di record in una sola volta.

Se i record da eliminare non sono correlati ad altri dati nel database, il processo di eliminazione è piuttosto semplice. È possibile selezionare un'intera riga e premere CANC oppure creare ed eseguire una query di eliminazione. Tuttavia, se i record da eliminare sono correlati ad altri dati e se si trovano sul lato "uno" di una della relazione uno-a-molti, è necessario eseguire qualche altro passaggio perché, per impostazione predefinita, Access non consente di eliminare dati correlati. Inoltre, tenere presente che non è possibile annullare l'eliminazione di un intero record. Per questo motivo, è consigliabile eseguire un backup del database prima di procedere.

L'eliminazione di tabelle intere non è un'operazione complessa come l'eliminazione di dati dai campi o l'eliminazione di interi record, tuttavia tenere presente che quando si rimuove in modo non corretto una tabella intera potrebbe essere interrotta la funzionalità di parte o tutto il database. Inoltre, si perdono definitivamente tutti i dati della tabella eliminata. Per questo motivo, è consigliabile eseguire un backup del database prima di eliminare una tabella.

Infine, è possibile eliminare i dati più rapidamente e con maggiore precisione se si conosce la progettazione dei database relazionali. Se non si è esperti di Access o, in generale, dei database relazionali, vedere Nozioni fondamentali sulla progettazione di database.

Le procedure nelle sezioni seguenti illustrano come eliminare i dati dai singoli campi, record interi e tabelle intere. Ogni sezione contiene le informazioni di base necessarie per completare un'attività specifica.

Eliminare i dati in un campo

È possibile eliminare i dati in singoli campi quando le tabelle o le query sono aperte nella visualizzazione Foglio dati Icona del pulsante e quando le maschere per l'immissione di dati sono aperti nelle visualizzazioni Maschera Icona del pulsante e Layout Icona del pulsante .

Eliminare i dati da un foglio dati

  1. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella o sulla query da usare. In questo modo la tabella o la query verrà aperta in visualizzazione Foglio dati.

  2. Selezionare i dati da eliminare.

    È possibile evidenziare tutti o parte dei dati oppure posizionare semplicemente il cursore nel campo.

  3. Se si selezionano tutti i dati nel campo, premere CANC.

    - oppure -

    Nel gruppo Record della scheda Home fare clic su Elimina.

    - oppure -

    Se si posiziona il cursore nel campo, premere CANC o BACKSPACE in base alle esigenze.

Eliminare i dati da una maschera

  1. Nel riquadro di navigazione fare doppio clic sulla maschera da usare. La maschera viene aperta in visualizzazione Maschera.

    - oppure -

    Nel riquadro di spostamento selezionare la maschera da usare e nella scheda Home del gruppo Visualizzazioni fare clic su Visualizza, quindi fare clic su Visualizzazione Layout.

  2. Selezionare i dati da eliminare.

    È possibile evidenziare tutti o parte dei dati oppure posizionare semplicemente il cursore nel campo.

  3. Se si selezionano tutti i dati nel campo, premere CANC.

    - oppure -

    Nel gruppo Record della scheda Home fare clic su Elimina.

    - oppure -

    Se si posiziona il cursore nel campo, premere CANC o BACKSPACE in base alle esigenze.

    Note : Access potrebbe visualizzare un messaggio di errore e impedire l'eliminazione dei dati. Alcuni fattori possono interrompere l'eliminazione:

    • Per impostazione predefinita, non è possibile eliminare i dati da alcuni tipi di query    Ad esempio, non è possibile modificare i dati restituiti da una query a campi incrociati, né modificare o rimuovere i campi calcolati, ovvero i valori calcolati da una formula quando si usa il database, che però non risiedono in una tabella. Se la maschera è basata su una query che non può eliminare i dati, non sarà possibile eliminare i dati dalla maschera.

    • Non si hanno le autorizzazioni necessarie per eliminare i dati    Contattare l'amministratore di sistema o il progettista del database.

    • Il campo non accetta i valori vuoti o null    Se si hanno le autorizzazioni necessarie, aprire la tabella in visualizzazione Struttura, quindi modificare la proprietà della tabella Obbligatorio da a No.

    • Si sta provando a eliminare le informazioni da un elenco    In un foglio dati per una maschera è sempre possibile identificare un elenco perché Access inserisce una freccia rivolta verso il basso su un lato, come illustrato di seguito: Elenco di ricerca vuoto . Per informazioni sull'eliminazione dei valori in un elenco, vedere la sezione successiva di questo articolo.

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Eliminare i dati in un elenco

È possibile eliminare i dati di due tipi di elenchi: gli elenchi di valori e gli elenchi di ricerca. Gli elenchi di valori visualizzano un set di valori predefiniti, ovvero valori immessi manualmente dall'utente o dal progettista del database. Gli elenchi di ricerca, invece, usano una query per recuperare i valori da un'altra tabella o un'altra query e l'elenco viene popolato con i valori restituiti.

Gli elementi nell'elenco di valori si trovano nella stessa tabella degli altri valori di un record. I dati in un elenco di ricerca si trovano invece in una o più tabelle. Per rimuovere i dati da un elenco di valori, aprire la tabella e modificare gli elementi.

La rimozione dei dati da un elenco di ricerca richiede altri passaggi, che variano a seconda che la query per gli elenchi di ricerca usi i dati da una tabella o da un'altra query. Se la query per l'elenco di ricerca è basata su una tabella, identificare la tabella e il campo che contiene i dati visualizzati nell'elenco. Aprire quindi la tabella di origine e modificare i dati in questo campo.

Se la query per l'elenco di ricerca è basata su un'altra query, è necessario aprire la seconda query, trovare la tabella di origine e il campo da cui la seconda query recupera i dati e modificare i valori in questa tabella.

Le procedure seguenti illustrano come eliminare i dati in un elenco di valori e in un elenco di ricerca.

Rimuovere i dati da un elenco di valori

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella che si desidera modificare e scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

  2. Nella sezione superiore della griglia di struttura selezionare il campo della tabella che contiene l'elenco di valori.

  3. Nella sezione inferiore della griglia fare clic sulla scheda Ricerca e trovare la proprietà Origine riga.

    Per impostazione predefinita, gli elementi in un elenco di valori sono racchiusi tra virgolette doppie e il punto e virgola separa ogni elemento:"Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Se necessario, rimuovere gli elementi dall'elenco. Ricordare di eliminare le virgolette che si trovano intorno a ogni elemento eliminato. Inoltre, rimuovere il punto e virgola iniziale, non lasciare più punti e virgola consecutivi (;;) e, se si rimuove l'ultimo elemento dell'elenco, eliminare il punto e virgola finale.

    Nota : Se si elimina un elemento da un elenco di valori e i record della tabella usano già l'elemento eliminato, questo resta parte del record finché non viene modificato. Ad esempio, si supponga che la società abbia un magazzino nella città A, ma decide di vendere l'edificio. Se si rimuove "città A" dall'elenco dei magazzini, resterà comunque nella tabella finché non vengono modificati i valori.

Rimuovere i dati da un elenco di ricerca

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella che si desidera modificare e scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

  2. Nella sezione superiore della griglia di struttura selezionare il campo di ricerca.

  3. Nella sezione inferiore della griglia di struttura fare clic sulla scheda Ricerca e trovare le proprietà Tipo origine riga e Origine riga.

    La proprietà Tipo origine riga dovrebbe visualizzare Tabella/Query, mentre Origine riga deve contenere una query che fa riferimento a una tabella o a un'altra query.

    Nota : Le query per i campi di ricerca iniziano sempre con la parola SELECT.

    In genere, ma non sempre, una query di selezione usa questa sintassi di base: SELECT [nome_tabella_o_query].[nome_campo] FROM [nome_tabella_o_query].

    In questo caso la query contiene due clausole (SELECT e FROM). La prima clausola fa riferimento a una tabella e a un campo della tabella, mentre la seconda clausola fa riferimento esclusivamente alla tabella. Ricordare che: La clausola FROM indicherà sempre il nome della tabella o della query di origine. Le clausole SELECT non contengono sempre il nome di una tabella o di una query, anche se contengono sempre il nome di almeno un campo. Tuttavia, tutte le clausole FROM devono fare riferimento a una tabella o una query.

  4. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Se la query nel campo di ricerca fa riferimento a un'altra query, fare clic sul pulsante dei generatori (nella scheda Dati della finestra delle proprietà fare clic su Pulsante Generatore Avanti) per aprire la query in visualizzazione Struttura. Prendere nota del nome della tabella visualizzato nella sezione superiore della finestra Progettazione query, quindi procedere al passaggio 5.

    • Se la query nel campo di ricerca fa riferimento a una tabella, prendere nota del nome della tabella, quindi procedere al passaggio 5.

  5. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella di origine per aprirla in visualizzazione Foglio dati.

  6. Trovare il campo che contiene i dati usati nell'elenco di ricerca, quindi modificare i dati in base alle esigenze.

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Eliminare record non correlati da un database

Quando si eliminano record interi da un database, vengono eliminati i dati di ogni campo e anche il valore della chiave, ovvero il valore che rende univoco il record. Se il record non è correlato ad altri record, ovvero se il valore della chiave non si trova in altri record o tabelle del database, è possibile eliminare il record selezionandolo e premendo CANC. Per eliminare un numero elevato di record non correlati, senza doverli eliminare manualmente, è possibile usare una query di eliminazione. Le procedure nelle sezioni seguenti spiegano come eseguire queste operazioni.

Eliminare un record non correlato manualmente

  1. In visualizzazione Foglio dati aprire la tabella o la query che contiene i dati da eliminare.

  2. Trovare il record (riga) da eliminare, quindi fare clic sul pulsante Seleziona tutto, il quadratino situato all'estremità sinistra o destra del record. È possibile selezionare le singole righe, fare clic e trascinare per selezionare un set contiguo di righe oppure premere CTRL e fare clic sul pulsante del mouse per selezionare più righe non contigue.

    Access inserisce un bordo intorno all'intero record (intera riga) o al blocco di record selezionati.

  3. Premere CANC.

    - oppure -

    Nel gruppo Record della scheda Home fare clic su Elimina.

    - oppure -

    Fare clic con il pulsante destro del mouse sul pulsante Seleziona tutto e sceglie Elimina record.

    Se non si riesce a fare clic sul pulsante Seleziona tutto, posizionare il cursore in un campo del record. Quindi, nel gruppo Record della scheda Home fare clic sulla freccia rivolta verso il basso accanto a Elimina e scegliere Elimina record.

    Nota : A questo punto, Access potrebbe visualizzare un messaggio di errore che indica che non è possibile eliminare il record perché è collegato ad altri dati. Se viene visualizzato un messaggio di questo tipo, fare clic su OK e passare a Eliminare record correlati da un database con una query di eliminazione più avanti in questo articolo.

  4. Quando Access chiede di confermare l'eliminazione, fare clic su .

Eliminare record non correlati con una query di eliminazione

Quando si usa una query di eliminazione per eliminare i dati, seguire la stessa procedura per i record correlati e non. Creare prima di tutto una query di selezione, quindi verificare che restituisca solo i record da eliminare e infine convertire la query di selezione in una query di eliminazione. Le informazioni generali e i passaggi nella sezione seguente illustrano come eliminare i record non correlati.

Eliminare record correlati da un database con una query di eliminazione

Il processo di eliminazione dei record correlati segue questa procedura generale.

  • Pianificare l'eliminazione. Verificare che siano disponibili le autorizzazioni necessarie per eliminare i dati, che tutti gli altri utenti abbiano chiuso tutti gli oggetti che usano le tabelle interessate e quindi eseguire il backup del database.

  • Modificare la relazione tra le tabelle interessate dall'eliminazione. In particolare, attivare le opzioni Integrità referenziale ed Elimina record correlati a catena. Ciò consente l'eliminazione a catena di tutte le tabelle interessate e la rimozione di tutti i dati correlati.

  • Creare una query di selezione e quindi aggiungere i criteri in base alle esigenze finché la query non restituisce il set corretto di record.

  • Convertire la query di selezione in una query di eliminazione e usarla per eliminare i dati.

Vedere Creare ed eseguire una query di eliminazione per una spiegazione dettagliata del processo.

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