Eliminare una cassetta postale inattiva in Office 365

Le cassette postali inattive vengono usate per conservare la posta elettronica di un ex dipendente dopo che ha lasciato l'organizzazione. Quando non c'è più bisogno di conservare il contenuto di una cassetta postale inattiva, è possibile eliminarla definitivamente rimuovendo il blocco. È anche possibile che a una cassetta postale inattiva siano stati applicati più blocchi, ad esempio un blocco per controversia legale e uno o più blocchi sul posto. Alla cassetta postale inattiva potrebbe anche essere stato applicato un Office 365criterio di conservazione (creato nel Centro sicurezza e conformità di Office 365). Prima di eliminare una cassetta postale inattiva, è necessario rimuovere tutti i blocchi e i criteri di conservazione di Office 365. Una volta rimossi blocchi e criteri, la cassetta postale inattiva viene contrassegnata per l'eliminazione e, dopo essere stata elaborata, viene eliminata definitivamente.

Importante : Abbiamo posticipato la scadenza del 1° luglio 2017 per la creazione di nuovi blocchi sul posto per rendere inattiva una cassetta postale. Tuttavia, nel corso di quest'anno o all'inizio dell'anno prossimo, non sarà più possibile creare nuovi blocchi sul posto in Exchange Online. Da quel momento, potranno essere usati solo i criteri di conservazione di Office 365 e i blocchi per controversia legale per creare una cassetta postale inattiva. Le cassette postali inattive esistenti cui è già applicato un blocco sul posto, invece, continueranno a essere supportate e si potranno continuare a gestire i blocchi sul posto nelle cassette postali inattive. Ciò include la modifica della durata di un blocco sul posto e l'eliminazione definitiva di una cassetta postale inattiva rimuovendo il blocco sul posto.

Vedere la sezione Altre informazioni per sapere cosa accade dopo la rimozione dei blocchi da una cassetta postale inattiva.

Informazioni preliminari

  • È necessario usare PowerShell di Exchange Online per rimuovere un blocco per controversia legale da una cassetta postale inattiva. Non è possibile usare l'interfaccia di amministrazione di Exchange. Per istruzioni dettagliate, vedere Connettersi a PowerShell di Exchange Online. Per rimuovere un blocco sul posto da una cassetta postale inattiva è possibile usare sia PowerShell di Exchange Online sia l'interfaccia di amministrazione di Exchange.

  • È possibile copiare il contenuto di una cassetta postale inattiva in un'altra cassetta postale prima di rimuovere il blocco ed eliminare la cassetta postale inattiva. Per informazioni dettagliate, vedere Ripristinare una cassetta postale inattiva in Office 365.

  • Se si rimuove il blocco o un criterio di conservazione di Office 365 da una cassetta postale inattiva e il periodo di conservazione della cassetta postale eliminata in modo temporaneo è scaduto, la cassetta postale viene eliminata definitivamente. Una volta eliminata, non è più possibile recuperarla. Prima di rimuovere il blocco, assicurarsi quindi che il contenuto della cassetta postale non serva più. Se si vuole riattivare una cassetta postale inattiva, è possibile recuperarla. Per informazioni dettagliate, vedere Recuperare una cassetta postale inattiva in Office 365.

  • Per altre informazioni sulle cassette postali inattive, vedere Cassette postali inattive in Office 365.

Passaggio 1: Identificare i blocchi su una cassetta postale inattiva

Come menzionato in precedenza, a una cassetta postale inattiva può essere applicato un blocco per controversia legale, un blocco sul posto o un criterio di conservazione di Office 365. Il primo passaggio consiste nell'identificare i blocchi applicati a una cassetta postale inattiva.

Eseguire il comando seguente per visualizzare le informazioni sui blocchi per tutte le cassette postali inattive dell'organizzazione.

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | FL DisplayName,Name,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,InPlaceHolds

Il valore True della proprietà LitigationHoldEnabled indica che alla cassetta postale inattiva è applicato un blocco per controversia legale. Se a una cassetta postale inattiva è applicato un blocco sul posto, il GUID del blocco viene visualizzato come valore della proprietà InPlaceHolds. Ad esempio, i risultati seguenti per due cassette postali inattive mostrano che è applicato un blocco per controversia legale su Ann Beebe e due blocchi sul posto su Pilar Pinilla.

DisplayName           : Ann Beebe
Name                  : annb
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : True
InPlaceHolds          : {}

...

DisplayName           : Pilar Pinilla
Name                  : pilarp
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
InPlaceHolds          : {c0ba3ce811b6432a8751430937152491, ba6f4ba25b62490aaaa253eea27426ab}

Suggerimento : Se a una cassetta postale inattiva sono applicati molti blocchi sul posto, non vengono visualizzati i GUID di tutti i blocchi. Per visualizzare i GUID di tutti i blocchi sul posto è possibile eseguire il comando seguente: Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds

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Passaggio 2: Rimuovere un blocco da una cassetta postale inattiva

Dopo aver identificato il tipo di blocco applicato alla cassetta postale inattiva (e aver verificato se esistono più blocchi), il passaggio successivo consiste nel rimuovere i blocchi dalla cassetta postale. Come già accennato, prima di eliminare una cassetta postale inattiva in modo definitivo è necessario rimuovere tutti i blocchi.

Rimuovere un blocco per controversia legale

Come già accennato, è necessario usare Windows PowerShell per rimuovere un blocco per controversia legale da una cassetta postale inattiva. Non è possibile usare l'interfaccia di amministrazione di Exchange. Eseguire il comando seguente per rimuovere un blocco per controversia legale.

Set-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -LitigationHoldEnabled $false

Suggerimento : Il modo migliore per identificare una cassetta postale inattiva consiste nell'usare il relativo nome distinto o il valore GUID di Exchange. L'uso di uno di questi valori consente di evitare di specificare accidentalmente la cassetta postale errata.

Rimuovere i blocchi sul posto

È possibile rimuovere un blocco sul posto da una cassetta postale inattiva in due modi:

  • Eliminare l'oggetto Blocco sul posto      Se la cassetta postale inattiva che si vuole eliminare definitivamente è l'unica cassetta postale di origine per un blocco sul posto, si può semplicemente eliminare l'oggetto Blocco sul posto.

    Nota : Prima di eliminare un oggetto Blocco sul posto occorre disabilitare il blocco. Se si cerca di eliminare un oggetto Blocco sul posto per cui è abilitato il blocco, si riceve un messaggio di errore.

  • Rimuovere la cassetta postale inattiva come cassetta postale di origine di un blocco sul posto      Se si vogliono conservare altre cassette postali di origine per un blocco sul posto, è possibile rimuovere la cassetta postale inattiva dall'elenco delle cassette postali di origine e mantenere l'oggetto Blocco sul posto.

Usare l'interfaccia di amministrazione di Exchange per eliminare un blocco sul posto

  1. Se si conosce il nome del blocco sul posto da eliminare, è possibile andare al passaggio successivo. In caso contrario, eseguire il comando seguente per ottenere il nome del blocco sul posto applicato alla cassetta postale inattiva che si vuole eliminare definitivamente. Usare il GUID del blocco sul posto ottenuto nel passaggio 1.

    Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID> | FL Name
  2. Nell'interfaccia di amministrazione di Exchange passare a Gestione conformità > eDiscovery e blocco sul posto.

  3. Selezionare il blocco sul posto che si vuole eliminare e fare clic su Modifica Icona Modifica .

  4. Nella pagina delle proprietà eDiscovery e blocco sul posto fare clic su Blocco sul posto, deselezionare la casella di controllo Blocca il contenuto delle cassette postali selezionate che corrisponde alla query di ricerca e fare clic su Salva.

  5. Nella pagina eDiscovery e blocco sul posto selezionare di nuovo il blocco sul posto e fare clic su Elimina Icona Elimina .

  6. Nella finestra di avviso fare clic su per eliminare il blocco sul posto.

Usare PowerShell di Exchange Online per eliminare un blocco sul posto

  1. Creare una variabile che contenga le proprietà del blocco sul posto da eliminare. Usare il GUID del blocco sul posto ottenuto nel passaggio 1.

    $InPlaceHold = Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID>
  2. Disabilitare il blocco in Blocco sul posto.

    Set-MailboxSearch $InPlaceHold.Name –InPlaceHoldEnabled $false
  3. Eliminare il blocco sul posto.

    Remove-MailboxSearch $InPlaceHold.Name

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Usare l'interfaccia di amministrazione di Exchange per rimuovere un blocco sul posto da una cassetta postale inattiva

  1. Se si conosce il nome del blocco sul posto applicato alla cassetta postale inattiva, è possibile andare al passaggio successivo. In caso contrario, eseguire il comando seguente per ottenere il nome del blocco sul posto applicato alla cassetta postale. Usare il GUID del blocco sul posto ottenuto nel passaggio 1.

    Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID> | FL Name
  2. Nell'interfaccia di amministrazione di Exchange passare a Gestione conformità > eDiscovery e blocco sul posto.

  3. Selezionare il blocco sul posto applicato alla cassetta postale inattiva e fare clic su Modifica Icona Modifica .

  4. Nella pagina delle proprietà eDiscovery e blocco sul posto fare clic su Origini.

  5. Nell'elenco delle cassette postali di origine fare clic sul nome della cassetta postale inattiva da rimuovere e quindi fare clic su Rimuovi Icona Rimuovi .

  6. Fare clic su Salva per salvare le modifiche. Viene visualizzato un messaggio che indica che l'operazione è stata completata.

  7. Ripetere i passaggi da 1 a 6 per rimuovere altri blocchi sul posto applicati alla cassetta postale inattiva.

Usare PowerShell di Exchange Online per rimuovere un blocco sul posto da una cassetta postale inattiva

Se il blocco sul posto contiene molte cassette postali, è possibile che la cassetta postale inattiva non compaia nella pagina Origini dell'interfaccia di amministrazione di Exchange. Quando si modifica un blocco sul posto, nella pagina Origini vengono visualizzate fino a 3.000 cassette postali. Se una cassetta postale inattiva non compare nella pagina Origini, è possibile usare PowerShell di Exchange Online per rimuoverla dal blocco sul posto.

  1. Creare una variabile che contenga le proprietà del blocco sul posto da eliminare applicato alla cassetta postale inattiva. Usare il GUID del blocco sul posto ottenuto nel passaggio 1.

    $InPlaceHold = Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID>
  2. Verificare che la cassetta postale inattiva sia elencata come cassetta postale di origine per il blocco sul posto.

    $InPlaceHold.Sources

    Nota : La proprietà Sources del blocco sul posto identifica le cassette postali di origine in base alla relativa proprietà LegacyExchangeDN. Poiché questa proprietà identifica le cassette postali inattive in modo univoco, l'uso della proprietà Sources del blocco sul posto consente di evitare la rimozione della cassetta postale errata. In questo modo si evitano anche problemi nel caso in cui due cassette postali abbiano lo stesso alias o indirizzo SMTP.

  3. Rimuovere la cassetta postale inattiva dall'elenco delle cassette postali di origine nella variabile. Assicurarsi di usare il LegacyExchangeDN della cassetta postale inattiva restituito dal comando eseguito nel passaggio precedente.

    $InPlaceHold.Sources.Remove("<LegacyExchangeDN of the inactive mailbox>")

    Ad esempio, il comando seguente rimuove la cassetta postale inattiva di Pilar Pinilla.

    $InPlaceHold.Sources.Remove("/o=contoso/ou=Exchange Administrative Group (FYDIBOHF23SPDLT)/cn=Recipients/cn=9c8dfff651ec4908950f5df60cbbda06-pilarp")
  4. Verificare che la cassetta postale inattiva sia stata rimossa dall'elenco delle cassette postali di origine nella variabile.

    $InPlaceHold.Sources
  5. Modificare il blocco sul posto con l'elenco aggiornato di cassette postali di origine, che non include la cassetta postale inattiva.

    Set-MailboxSearch $InPlaceHold.Name -SourceMailboxes $InPlaceHold.Sources
  6. Verificare che la cassetta postale inattiva sia stata rimossa dall'elenco delle cassette postali di origine per il blocco sul posto.

    Get-MailboxSearch $InPlaceHold.Name | FL Sources

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Altre informazioni

  • Una cassetta postale inattiva è un tipo di cassetta postale eliminata temporaneamente.      In Exchange Online, una cassetta postale eliminata temporaneamente è una cassetta postale che è stata eliminata ma che può essere recuperata entro un periodo di conservazione specifico. Il periodo di conservazione delle cassette postali eliminate temporaneamente in Exchange Online è di 30 giorni. Questo significa che la cassetta postale può essere recuperata entro 30 giorni dalla sua eliminazione temporanea. Dopo 30 giorni, una cassetta postale eliminata temporaneamente viene contrassegnata per l'eliminazione definitiva e non può più essere recuperata.

  • Cosa accade dopo la rimozione del blocco da una cassetta postale inattiva?      La cassetta postale viene gestita come altre cassette postali eliminate temporaneamente e viene contrassegnata per l'eliminazione definitiva alla scadenza del periodo di conservazione di 30 giorni. Questo periodo di conservazione inizia dalla data in cui la cassetta postale è stata resa inattiva. Questa data è detta data dell'eliminazione temporanea, ossia la data in cui l'account utente di Office 365 corrispondente è stato eliminato o in cui la cassetta postale di Exchange Online è stata eliminata con il cmdlet Remove-Mailbox. La data dell'eliminazione temporanea non corrisponde alla data di rimozione del blocco.

  • Una cassetta postale inattiva viene eliminata definitivamente subito dopo la rimozione del blocco?      Se la data di eliminazione temporanea di una cassetta postale inattiva è superiore a 30 giorni, la cassetta postale non viene eliminata definitivamente appena si rimuove il blocco. La cassetta postale viene contrassegnata per l'eliminazione definitiva ed eliminata alla successiva elaborazione.

  • Che effetto ha il periodo di conservazione delle cassette postali eliminate temporaneamente sulle cassette postali inattive?      Se la data di eliminazione temporanea di una cassetta postale inattiva risale a più di 30 giorni prima della rimozione del blocco, la cassetta postale viene contrassegnata per l'eliminazione definitiva. Se invece la data di eliminazione temporanea di una cassetta postale inattiva cade nei 30 giorni e si rimuove il blocco, è possibile recuperare la cassetta postale fino alla scadenza del periodo di conservazione. Per informazioni dettagliate, vedere Eliminare o ripristinare cassette postali utente in Exchange Online. Una volta scaduto il periodo di conservazione di una cassetta postale eliminata temporaneamente, è necessario seguire le procedure di recupero delle cassette postali inattive. Per informazioni dettagliate, vedere Recuperare una cassetta postale inattiva in Office 365.

  • Come si visualizzano le informazioni su una cassetta postale inattiva dopo la rimozione del blocco?      Dopo che il blocco è stato rimosso e la cassetta postale inattiva è tornata a essere una cassetta postale eliminata temporaneamente, le relative informazioni non vengono restituite usando il parametro InactiveMailboxOnly con il cmdlet Get-Mailbox. È però possibile visualizzare le informazioni sulla cassetta postale usando il comando Get-Mailbox -SoftDeletedMailbox. Ad esempio:

    Get-Mailbox -SoftDeletedMailbox -Identity pilarp | FL Name,Identity,LitigationHoldEnabled,In
    Placeholds,WhenSoftDeleted,IsInactiveMailbox
    
    Name                   : pilarp
    Identity               : Soft Deleted Objects\pilarp
    LitigationHoldEnabled  : False
    InPlaceHolds           : {}
    WhenSoftDeleted        : 10/30/2014 1:19:04 AM
    IsInactiveMailbox      : False

    Si noti la proprietà WhenSoftDeleted che identifica la data di eliminazione temporanea, che in questo esempio è il 30 ottobre 2014. Se questa cassetta postale eliminata temporaneamente era in precedenza un cassetta postale inattiva da cui è stato rimosso il blocco, essa verrà eliminata definitivamente 30 giorni dopo il valore della proprietà WhenSoftDeleted. In questo caso, la cassetta postale viene eliminata definitivamente dopo il 30 novembre 2014.

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