Eliminare record di Business Contact Manager

Quando si elimina un record Business Contact Manager per Outlook, questo viene spostato nella cartella Elementi eliminati in Business Contact Manager.

Se si cambia idea, è possibile spostare o ripristinare l'elemento se la cartella Elementi eliminati non è stata svuotata. Per informazioni su come ripristinare elementi, vedere Ripristinare un record in Business Contact Manager.

Questo articolo descrive come eliminare record di Business Contact Manager per Outlook.

Per saperne di più

Eliminare un record

Record che vengono eliminati insieme a un record selezionato

Perché gli elementi eliminati non vengono eliminati realmente

Eliminare definitivamente un record

Eliminare un record

  1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, fare clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro:

    • Gestione contatti.

    • Vendite.

    • Marketing.

    • Gestione progetti.

  2. Nell'area di lavoro fare clic sulla scheda contenente il record da eliminare.

  3. Fare clic sul record da eliminare.

    Come si selezionano più record?

    Per selezionare record adiacenti, tenere premuto MAIUSC e quindi fare clic sul primo e sull'ultimo record del gruppo che si desidera aggiungere. Per selezionare record non adiacenti, tenere premuto CTRL e quindi fare clic sui singoli record. Per selezionare tutti i record contemporaneamente, fare clic su uno di essi e quindi premere CTRL+A.

  4. Nel gruppo Modifica della barra multifunzione fare clic su Elimina.

Suggerimento   Per eliminare un record aperto, nel gruppo Salva ed elimina della barra multifunzione fare clic su Elimina.

Per eliminare un elemento della cronologia comunicazioni da un record aperto, è possibile fare clic sull'elemento desiderato e quindi su Rimuovi. È anche possibile eliminare un elemento della cronologia comunicazioni dalla cartella Cronologia comunicazioni. Per informazioni su come eliminare un elemento dalla cartella Cronologia comunicazioni, vedere Tenere traccia delle comunicazioni con i clienti in Business Contact Manager.

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Record ed elementi che vengono eliminati insieme a un record selezionato

Quando si elimina un record, vengono eliminati anche tutti i relativi elementi della cronologia comunicazioni, ad esempio gli elementi di Outlook quali attività, appuntamenti e messaggi di posta elettronica, nonché le note commerciali, a meno che l'elemento della cronologia non sia collegato a un altro record.

Insieme al record vengono eliminati anche gli eventuali file o elementi di Outlook ad esso associati.

Quando si elimina un record Account, vengono eliminati anche i contatti commerciali collegati, nonché gli elementi della cronologia comunicazioni, i file e gli elementi di Outlook allegati dell'account.

Se si elimina un contatto commerciale collegato a un record Account, vengono eliminati solo il record Contatto commerciale e gli elementi della cronologia comunicazioni, i file e gli elementi di Outlook allegati corrispondenti.

La tabella seguente elenca i record che vengono eliminati insieme ai singoli tipi di record.

Tipo di record

Record ed elementi che vengono eliminati insieme a un record selezionato

Account

  • Contatti commerciali e clienti potenziali

  • Opportunità

  • Progetti commerciali

  • Attività di progetto

  • Elementi della cronologia comunicazioni

  • File allegati ed elementi di Outlook

Contatti commerciali e clienti potenziali

  • Opportunità

  • Progetti commerciali

  • Attività di progetto

  • Elementi della cronologia comunicazioni

  • File allegati ed elementi di Outlook

Opportunità

  • Elementi della cronologia comunicazioni

  • File allegati ed elementi di Outlook

Attività di marketing

File ed elementi di Outlook collegati a elenchi di chiamate.

Progetti commerciali

  • Attività di progetto

  • Elementi della cronologia comunicazioni

  • File allegati ed elementi di Outlook

Attività di progetto

File allegati ed elementi di Outlook

Elementi della cronologia comunicazioni

File allegati ed elementi di Outlook

Nota   Le attività di marketing come gli elenchi delle chiamate e i messaggi di posta elettronica di massa sono indipendenti. Quando si eliminano attività di marketing, insieme ad esse non vengono eliminati altri record. Se il nome di un'attività di marketing è elencato nel campo Autore segnalazione di un record Account, Contatto commerciale o Opportunità, il nome dell'attività di marketing rimane visualizzato nel campo anche se l'attività è stata eliminata.

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Perché gli elementi eliminati non vengono eliminati realmente

Se non si svuota la cartella Elementi eliminati in Business Contact Manager, gli elementi eliminati sono ancora disponibili e possono essere ripristinati.

Quando viene eliminato un record, vengono eliminati anche tutti gli elementi dipendenti a esso collegati. In alcuni casi, tuttavia, sono presenti elementi dipendenti collegati in altre posizioni.

Un elemento collegato può essere ancora disponibile dopo l'eliminazione di un record se si verificano le condizioni seguenti:

  • L'elemento viene salvato in un altro percorso nel computer. Ad esempio, un elemento di Outlook collegato (messaggio di posta elettronica, appuntamento o attività) rimane intatto nelle cartelle di Outlook. Anche i file collegati, quelli elencati nella pagina Cronologia di un record e i file ed elementi di Outlook allegati rimangono nelle rispettive posizioni originali.

    Nota   Se un messaggio di posta elettronica, un'attività o un appuntamento viene eliminato dalla posizione originale all'esterno di Business Contact Manager per Outlook, ma è collegato a un record Account, Contatto commerciale, Opportunità o Progetto commerciale, circa 4 KB dell'elemento restano disponibili perché sono archiviati nel database di Business Contact Manager. I file collegati non sono archiviati nel database di Business Contact Manager, al contrario dei file allegati.

  • L'elemento è collegato a un altro record prima dell'eliminazione dell'account, del contatto commerciale, dell'opportunità o del progetto commerciale.

  • L'elemento della cronologia comunicazioni è collegato a più record Account, Contatto commerciale, Opportunità o Progetto commerciale.

  • La cartella Elementi eliminati in Business Contact Manager non è ancora stata eliminata. La cartella Elementi eliminati in Business Contact Manager non viene svuotata insieme alla cartella Posta eliminata di Outlook.

    Nota   Solo il proprietario del database può eliminare definitivamente gli elementi presenti nella cartella Elementi eliminati in Business Contact Manager.

Nella tabella seguente vengono elencati gli elementi della cronologia comunicazioni e viene indicato se vengono salvati in Business Contact Manager per Outlook. Se l'elemento è archiviato solo in Business Contact Manager per Outlook, verrà eliminato insieme al record Account, Contatto commerciale, Opportunità o Progetto commerciale collegato.

Tipo di elemento della cronologia comunicazioni

Salvato solo in
Business Contact Manager per Outlook

Nota commerciale

progetto commerciale

Attività di progetto

Messaggio di posta elettronica

No

opportunità

Attività

No

Appuntamento

No

Nota telefonata

File

No

Nota   Quando la cartella Elementi eliminati viene svuotata, tutti gli elementi in essa contenuti vengono eliminati in modo definitivo. Se però i file o gli appuntamenti di Outlook e le attività collegati ai record esistono altrove, possono essere collegati ad altri record. Le note telefonata e le note commerciali costituiscono un caso particolare, perché devono essere collegate a record Account, Contatto commerciale, Opportunità o Progetto commerciale. Pertanto, quando i record a cui sono collegate vengono eliminati in modo definitivo, non possono essere ripristinate.

Per altre informazioni sui tipi di record, vedere Panoramica dei tipi di record di Business Contact Manager.

Suggerimento   Svuotare periodicamente la cartella Elementi eliminati per risparmiare spazio nel database di Business Contact Manager.

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Eliminare definitivamente un record

Quando si elimina un record, questo viene spostato nella cartella Elementi eliminati in Business Contact Manager. Dato che questa cartella non viene svuotata automaticamente, è consigliabile svuotarla periodicamente per risparmiare spazio nel database.

Nota   Solo il proprietario del database può eliminare definitivamente un record dalla cartella Elementi eliminati.

  • Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, fare clic coni il pulsante destro del mouse su Elementi eliminati e scegliere Svuotamento cartella “Elementi eliminati”.

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Si applica a: Outlook 2013, Outlook 2010



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