Domande principali sull'estrazione, l'archiviazione e le versioni

Domande principali sull'estrazione, l'archiviazione e le versioni

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Dietro le quinte Community di Office 365 sono state stato tenere traccia di domande migliore sull'estrazione, archiviare e controllo delle versioni file nelle raccolte di documenti. Sono state raccolte insieme la condivisione con l'utente, con le risposte più appropriate. Molte delle domande seguenti presentano anche collegamenti ad argomenti della Guida correnti per ulteriori approfondimenti nel contenuto.

Grazie al feedback dei clienti, in questo articolo è stato aggiornato 12 agosto 2016.

Domande e risposte

Come estrarre, archiviare o ignorare le modifiche apportate a un file estratto?

Archiviazione ed estrazione di file è un'ottima soluzione per rilevare e controllare la modalità di aggiornamento di contenuto. La procedura seguente viene illustrato come archiviare ed estrarre i file e su come annullare un'estrazione in SharePoint Online. Per informazioni sull'archiviazione dei file e disconnettersi SharePoint 2013 e SharePoint 2016 o esperienza classica SharePoint, vedere estrarre, archiviare file o ignorare le modifiche apportate ai file in una raccolta.

  1. Aprire la raccolta, passare il mouse sul file da estrarre e fare clic sul segno di spunta.

    Documento evidenziato con il cursore posizionato sulla casella di controllo
  2. Fare clic sui puntini di sospensione (...) sulla barra degli strumenti e quindi su Estrai.

    Puntini di sospensione con l'opzione Estrai evidenziata nel menu

    Nota : È anche possibile fare clic con il pulsante destro del mouse, scegliere Altro e quindi Estrai.

  3. Mentre il file viene estratto, viene visualizzata una nota. Se si fa clic sull'icona, è possibile verificare lo stato di avanzamento dell'estrazione.

    Nota sull'estrazione con l'icona evidenziata
  4. Quando un file è estratto, sull'icona del documento viene visualizzata una freccia verde.

    Nome file e icona con freccia verde sovrapposta.

  1. Aprire la raccolta, passare il mouse sul file da archiviare e quindi fare clic sul segno di spunta.

    File estratto selezionato
  2. Fare clic sui puntini di sospensione (...) sulla barra degli strumenti e quindi su Archivia.

    Menu Documento con l'opzione Archivia evidenziata

    Nota : È anche possibile fare clic con il pulsante destro del mouse, scegliere Altro e quindi Archivia.

  3. Nella finestra di dialogo Archivia è possibile immettere un commento, ad esempio quali modifiche o aggiunte sono state effettuate.

    Finestra di dialogo Archivia con il commento inserito e il pulsante Archivia evidenziato
  4. Al termine, fare clic su Archivia.

Se si prova ad archiviare un documento in cui non sono state apportate modifiche, viene visualizzato un messaggio che indica che uno o più elementi non sono stati aggiornati.

Messaggio e icona di un elemento non aggiornato

Verificare che si siano salvate le modifiche nel documento prima di archiviare. Poiché SharePoint Online lascia il documento estratto che se non vengono apportate modifiche, gli altri utenti potrebbero non essere possibile modificare il documento. Annullare l'estrazione se non si desidera le modifiche apportate. .

  1. Aprire la raccolta, passare il mouse sul file di cui annullare l'estrazione e quindi fare clic sul segno di spunta.

  2. Fare clic sui puntini di sospensione (...) sulla barra degli strumenti e quindi su Annulla estrazione.

    Menu Estrai aperto con l'opzione Annulla estrazione evidenziata

    Nota : È anche possibile fare clic con il pulsante destro del mouse, scegliere Altro e quindi Annulla estrazione.

  3. Viene visualizzato un messaggio di richiesta di conferma dell'operazione. Fare clic su Annulla estrazione per continuare.

    Finestra di dialogo di conferma con l'opzione Annulla estrazione evidenziata

    Per verificare lo stato di estrazione del file, è possibile fare clic sull'icona sopra il messaggio Annulla estrazione.

    Messaggio sullo stato di avanzamento di un'estrazione annullata.

No, l'estrazione di file solo viene modificata la condizione del file che consente solo modificare il file.

Se si estrae un file e non salvare nuovamente, le modifiche non verranno salvate. Se si desidera mantenere le modifiche, salvare sempre il file.

Come si salva il file dipende dall'editor o lo strumento in uso. Se si modifica un file di testo in linea, è necessario in modo esplicito fare clic su Salva. Tuttavia, se si modifica in un'app di Office 365, ad esempio in Word o Excel, è possibile chiudere il documento e verrà salvata automaticamente.

Se si seleziona un file, salvarlo e quindi annullare l'estrazione, vengono salvate le modifiche desiderate alla raccolta.

Per impostazione predefinita, tutti gli utenti con autorizzazione di modifica in una raccolta documenti possono modificare un file. Tuttavia, è possibile impostare la raccolta per richiedere un utente controllare il file prima di modificarlo.

È necessario essere il proprietario di raccolta documenti o l'amministratore del sito o disporre delle autorizzazioni comparabile questa impostazione.

  1. Aprire la raccolta che si desidera richiedere l'estrazione.

  2. In SharePoint Online, fare clic su Impostazioni Pulsante Impostazioni a forma di ingranaggio e quindi fare clic su Impostazioni raccolta.

    Menu Impostazioni con l'opzione Impostazioni raccolta selezionata

    In SharePoint 2013 e SharePoint 2016, fare clic su pagina e quindi fare clic su Impostazioni raccolta.

    Pulsanti di impostazioni delle raccolte di SharePoint sulla barra multifunzione
  3. Nella pagina Impostazioni fare clic su Impostazioni controllo versioni.

    Finestra di dialogo Impostazioni raccolta con Controllo delle versioni selezionato.
  4. Nella pagina Impostazioni controllo versioni scorrere verso il basso e fare clic su per obbligatoria dei documenti prima che possano essere modificati.

    Finestra di dialogo Impostazioni con l'opzione Sì evidenziata in Estrazione obbligatoria dei documenti prima della modifica

Per impostazione predefinita, una raccolta documenti consente ai membri con autorizzazione di modifica modificare file e modificarli senza estrazione. Per evitare questo problema, abilitare l'estrazione obbligatoria nella raccolta. È necessario essere il proprietario di raccolta documenti o l'amministratore del sito o disporre delle autorizzazioni comparabile questa impostazione.

  1. Aprire la raccolta che si desidera richiedere l'estrazione.

  2. In SharePoint Online, fare clic su Impostazioni Pulsante Impostazioni a forma di ingranaggio e quindi fare clic su Impostazioni raccolta.

    Menu Impostazioni con l'opzione Impostazioni raccolta selezionata

    In SharePoint 2013 e SharePoint 2016, fare clic su pagina e quindi fare clic su Impostazioni raccolta.

    Pulsanti di impostazioni delle raccolte di SharePoint sulla barra multifunzione
  3. Nella pagina Impostazioni fare clic su Impostazioni controllo versioni.

    Finestra di dialogo Impostazioni raccolta con Controllo delle versioni selezionato.
  4. Nella pagina Impostazioni controllo versioni scorrere verso il basso e fare clic su per obbligatoria dei documenti prima che possano essere modificati.

    Finestra di dialogo Impostazioni con l'opzione Sì evidenziata in Estrazione obbligatoria dei documenti prima della modifica

Un modo rapido consiste nel passare il mouse sull'icona Estratto Spostare l'intestazione per visualizzare un suggerimento con il nome dell'utente che ha estratto il file.

È anche possibile aggiungere Selezionata per colonna alla visualizzazione predefinita della raccolta. In questo modo, tutti gli utenti possono vedere facilmente chi ha un documento estratto. Per informazioni su come aggiungere una colonna Estratto daSharePoint, vedere creare una colonna in un elenco o raccolta.

Altre informazioni

Controllo delle versioni consente di creare una cronologia delle modifiche apportate a un documento che richiede un ciclo di pubblicazione controllato delle versioni principali, oppure delle versioni principali e secondarie.

Cronologia versioni con versione secondaria eliminata

Attivare il controllo delle versioni

  1. Passare alla raccolta o all'elenco per cui si vuole abilitare il controllo delle versioni.

    • Per una raccolta, fare clic su Impostazioni Impostazioni: aggiornare il profilo, installare il software e connetterlo al cloud , Impostazioni raccolta.

      Se queste voci di menu non sono visibili, fare clic su Raccolta sulla barra multifunzione e quindi fare clic su

      Impostazioni raccolta nel gruppo Impostazioni.

    • Per un elenco, fare clic su elenco sulla barra multifunzione e quindi fare clic su Impostazioni elenco.

  2. Fare clic su Impostazioni controllo versioni.

  3. Nella sezione Cronologia versioni documento o la Cronologia delle versioni dell'elemento, selezionare se si desidera creare una versione principale oppure una versione principale e secondaria.

    Facoltativo:

  4. Selezionare il numero di versioni che si desidera conservare nell'elenco.

  5. Selezionare il numero di versioni approvate per il quale si desidera mantenere bozze. Questa opzione è disponibile quando si seleziona nella sezione Approvazione del contenuto.

  6. Se si desidera che gli utenti estraggano i documenti prima apportano le modifiche alla raccolta, quindi nella sezione richiedere l'estrazione obbligatoria fare clic su .

    Nota : La sezione Estrazione obbligatoria viene visualizzata solo per una raccolta.

  7. Fare clic su OK.

Ecco due situazioni in cui è utile abilitare il controllo delle versioni.

  • Nell'ambito del processo aziendale è importante tenere traccia delle versioni precedenti di un documento per poterle visualizzare e ripristinare. In genere questo avviene per contratti, proposte formali e documenti legali, che a volte richiedono lunghe iterazioni. In questi casi, è preferibile abilitare il controllo delle versioni principali e secondarie.

  • Se il team intende servirsi della creazione condivisa è consigliabile abilitare nella raccolta almeno il controllo delle versioni principali. In questo modo, se qualcuno commette un errore e carica un documento con lo stesso nome in una raccolta in cui tutti stanno lavorando in modalità di creazione condivisa, causando così la perdita di modifiche, sarà possibile ripristinare una versione precedente del documento.

È anche possibile abilitare il controllo delle versioni e l'estrazione allo stesso tempo. Tenere presente che, se si decide di non apportare modifiche nel file o di non conservarle, è possibile annullare l'estrazione, ma questo non influisce sulla cronologia delle versioni.

Quando si abilita il controllo delle versioni, alla visualizzazione non vengono automaticamente aggiunte colonne, ad esempio le colonne Modificato e Modificato da. Può quindi risultare utile modificare la visualizzazione predefinita. Per aggiungere una colonna Stato approvazione, che mostri lo stato Bozza finché un documento non viene approvato, è necessario abilitare anche la caratteristica Approvazione contenuto nella pagina Impostazioni raccolta.

Altre informazioni

Fare clic su Aggiungi per trascinare file nella raccolta Tramite il trascinamento della selezione   

Il modo più comune per caricare file consiste nel trascinarli nella raccolta documenti da un computer o una cartella di rete. Aprire innanzitutto la raccolta nel sito. Individuare quindi i documenti da caricare nel computer, selezionarli e trascinarli nello spazio della raccolta in cui è indicato trascinare i file qui.

Se l'opzione per trascinare i file non è visualizzata, installare la versione più recente del software del browser o Microsoft Office. Questa caratteristica richiede un minimo di Office 2013 o l'ultima versione di Microsoft Edge, Internet Explorer, Firefox o Chrome.

Finestra Esplora risorse aperta Tramite il comando Apri con Esplora risorse   

Questo comando apre Esplora risorse nel computer, ma visualizza la struttura di cartelle del server su cui si basa il sito. In alcune situazioni può essere necessario copiare o spostare molti documenti da una raccolta a un'altra.

Nota : Apri con Esplora risorse in SharePoint 2013 e SharePoint 2016 o visualizzare in Esplora File con SharePoint Online funzionano solo in Internet Explorer 10 o 11. Non è supportato da Microsoft Edge, Google Chrome o Mozilla FireFox.

Ad esempio, potrebbe essere necessario spostare i documenti di una raccolta creati l'anno precedente in un'altra raccolta, a scopo di archiviazione, oppure copiare documenti da una raccolta di cui si è proprietari a un'altra raccolta di un sito secondario quando si passa a un gruppo di lavoro diverso.

È anche possibile modificare i file contenuti in questa cartella, ad esempio copiarli, rinominarli, eliminarli e così via.

Trascinare file nella raccolta Tramite il comando Nuovo documento   

Nel callout Crea un nuovo file fare clic su CARICA FILE ESISTENTE. Nella finestra di dialogo visualizzata fare clic su Sfoglia per caricare singoli file.

Il vantaggio di questo approccio è che funziona a prescindere dal browser o dalla versione del browser in uso.

Suggerimenti sull'estrazione, l'archiviazione e le versioni   

In qualunque modo vengano caricati i file, tenere presente quanto segue a proposito dell'estrazione, dell'archiviazione e, quando abilitate, delle versioni:

  • Se il file viene caricato in una raccolta che richiede l'estrazione dei file, viene inizialmente estratto per l'utente. Per consentire ad altri utenti di modificare e visualizzare il file, sarà comunque necessario archiviarlo.

  • Se la configurazione della raccolta prevede che venga tenuta traccia delle versioni dei file, in genere è possibile caricare il file aggiornato come una nuova versione, che diventa parte della cronologia delle versioni del file.

  • Se la raccolta prevede l'aggiunta di valori in una o più colonne, ad esempio il nome del reparto o il numero di progetto, è necessario modificare i valori e archiviare il documento prima che l'operazione di caricamento venga completata.

Altre informazioni

È possibile ottenere un nuovo documento da aggiungere come una nuova versione è quello di estrarre uno esistente e sostituire tutto il contenuto con la nuova versione. Dopo aver modificata la versione estratta, archiviarlo in. SharePoint renderà una nuova copia di mantenere le versioni precedenti (fornendo è stata configurata per tale). Per ulteriori informazioni sul controllo delle versioni, vedere controllo delle versioni funzionamento in un elenco o una raccolta?.

No, Sfortunatamente dall'ambiente di SharePoint che non è disponibile un modo per impostare un promemoria o per ottenere la data in cui un documento è stato estratto. Sono disponibili API Application Programming Interface () che consentirà, ma richiedono un programma personalizzato per consentire la scrittura. Comunicare con l'amministratore o Progettazione siti.

Come un lavoro visual circa, prestare attenzione ai checked out icona Spostare l'intestazione oppure aggiungere una colonna Selezionata per la raccolta. Per informazioni su come aggiungere una colonna Estratto daSharePoint vedere creare una colonna in un elenco o raccolta.

Se si carica un file in una raccolta che richiede l'estrazione dei file, il file viene inizialmente estratto per l'utente. L'utente può vedere i file, ma gli altri non possono ed è facile dimenticarlo. Affinché altri utenti possano visualizzare o modificare i file, verificare di aver compilato tutte le proprietà obbligatorie, quindi archiviarli.

Altre informazioni

Se si riceve un collegamento a un file di SharePoint e si fa clic su di esso, verificare sempre se nella barra del titolo è presente l'indicazione sola lettura prima procedere con le modifiche. Se è presente questa indicazione e per la raccolta è abilitata l'estrazione, è necessario estrarre il file. È sempre possibile accedere alla raccolta usando l'URL corrispondente.

Se però il file è un documento di Office, ad esempio un file di Word, Excel o PowerPoint, la procedura è molto più semplice. Prima di tutto, porre il documento in Modalità Modifica, fare clic sulla scheda File e quindi individuare il pulsante Gestisci versioni, che si può usare per estrarre il file.

È anche possibile che un altro utente abbia già estratto il file. In questo caso, il comando Estrai non sarà disponibile.

La finestra di dialogo che segue viene visualizzata molto spesso.

Finestra di messaggio che offre l'opportunità di mantenere estratto il file nella cartella delle bozze locali

La cartella delle bozze locali è ormai in uso da molte versioni. Selezionando la casella di controllo Usa cartella bozze locali personali, è possibile usare il file offline e trovarlo più facilmente nel computer se si vuole aprirlo successivamente quando non si è connessi a una rete. Per impostazione predefinita, la cartella è denominata Bozze di SharePoint e si trova nella cartella Documenti personale. Questa finestra di dialogo non viene visualizzata se si selezionano per l'estrazione due o più file.

Se si vuole lavorare sui file offline, tuttavia, oggi la scelta migliore consiste nell'usare OneDrive for Business, che rende semplicissimo portare offline una raccolta documenti e sincronizzare automaticamente le modifiche. OneDrive for Business è incluso in Office 2013 ed esiste anche in versione autonoma.

Altre informazioni

Una raccolta organizzata in cartelle dispone spesso di una visualizzazione predefinita, che contiene tutte le cartelle. Per archiviare contemporaneamente numerosi file in molte cartelle, creare una nuova visualizzazione che "appiattisca" la raccolta, in modo da vedere tutti i file in un'unica posizione senza le cartelle. A questo scopo, nella pagina Modifica visualizzazione selezionare Mostra tutti gli elementi senza cartelle in Cartelle. È anche possibile aumentare il valore Numero di elementi da visualizzare in Limite elementi, così da poter vedere tutti i file contemporaneamente. In questo modo risulta molto più semplice selezionare in una sola operazione tutti i file da archiviare.

Nota : SharePoint Online e in Office 365 attualmente non consentono più file durante il controllo con la modalità moderna. Utilizzare esperienza classica facendo clic su SharePoint classica nella parte inferiore della barra di avvio veloce sul lato sinistro dello schermo.

Altre informazioni

Se è stato sincronizzato mediante OneDrive for Business, è comunque possibile estrarre i file nel browser. È possibile visualizzare l'Estratto icona Spostare l'intestazione nel browser per indicare che il file è stato estratto. Tuttavia, non è nessuna icona Estratto il file nella cartella locale del dispositivo perché nella cartella locale contiene alcuna informazione l'estrazione / archiviazione nello stato del file in SharePoint.

È però possibile eseguire le operazioni seguenti nella cartella locale:

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del file.

  2. Fare clic su OneDrive for Business e quindi su Vai al browser.

A questo punto è possibile visualizzare rapidamente la raccolta SharePoint e lo stato di estrazione/archiviazione di qualsiasi file della raccolta.

Può sembrare dispari visualizzare un file estratto da una persona, ma ultima modifica da un altro utente. Si tratta di una normale, come l'ultima colonna modificato in un documento non è visualizzato modificato fino a un utente effettivamente Archivia. La Modificato da colonna indica che è stata l'ultima persona per salvare e archiviare un file. Dopo la persona controlli di un file in, l'ultima colonna modificata verrà aggiornato a chiunque ha il controllo aggiuntivo più recente.

Non esattamente. Quando si archivia un documento, è possibile aggiungere un breve commento sulle modifiche effettuate, molto utile per fornire un riepilogo dei cambiamenti agli altri utenti. Se è necessario modificare un commento, è possibile estrarre il documento, archiviarlo di nuovo immediatamente dopo, selezionare l'opzione che consente di sovrascrivere la versione corrente e quindi aggiungere il nuovo commento nella casella Commento.

È possibile trovare la risposta breve senza. È importante prendere una decisione esplicita quando archivia ed estrarre i file in quanto entrambe le operazioni di avere conseguenze importanti per gli altri utenti. Quando si passa alla cassa Office documenti, ad esempio un documento di Word, la barra dei messaggi gialle e viene visualizzato un prompt consente di tenere traccia dello stato del documento e prendere decisioni più rapide. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione seguente denominata è opportuno abilitare l'estrazione e archiviazione dei file? in questo articolo.

Non è necessario aspettare che torni.

Un amministratore del sito o della raccolta può usare l'autorizzazione Ignora estrazione, che consente di archiviare un documento o annullare l'estrazione da parte di un altro utente. È importante essere consapevoli delle conseguenze dell'operazione. Il collega in ferie potrebbe voler aggiungere la copia locale delle sue modifiche al documento nella raccolta e in questo caso sarà necessario riconciliare le due versioni, manualmente o mediante strumenti di confronto, ad esempio quelli disponibili in Word ed Excel.

Altre informazioni

Nota : Se si usa SharePoint Online o Office 365, non sarà possibile archiviare più file. In caso affermativo, provare a esperienza classica, disponibile nella parte inferiore del Pannello di avvio veloce sul lato sinistro dello schermo.

Se si usa 2016 SharePoint o SharePoint 2013 in locale, ma se si modifica e il caricamento di molti file contemporaneamente, è possibile selezionare e archiviarle in contemporaneamente. Ma se è presente che il comando Archivia è disattivato, scorrere la vista intera libreria e assicurarsi che non è stato inavvertitamente selezionato un file già archiviato. Questo è il motivo più comune per un comando Archivia disabilitato ed è facile ignorare questa.

Archiviazione file

In termini semplici, l'estrazione e l'archiviazione consentono di bloccare un file per modificarlo in esclusiva e quindi di rilasciare il blocco per renderlo di nuovo disponibile per gli altri utenti. Quando si creano raccolte, si organizzano i file e si stabilisce il miglior modo per collaborare, è importante tenere conto dello stile di collaborazione del team. Si può collaborare con altri utenti sui documenti in vari modi. La tabella seguente può essere di aiuto per stabilire la procedura più adatta alle proprie esigenze.

Stile di collaborazione

Usi tipici

Procedura consigliata

Informale

Documenti quotidiani del team, modifiche di lieve entità o poco frequenti, conflitti occasionali tra modifiche

Disabilitare l'estrazione obbligatoria (impostazione predefinita della raccolta), ma è consentita l'estrazione di singoli file in base alle esigenze

Creazione condivisa

Collaborazione semplice e in tempo reale con prodotti Office su computer client e usando Office Online

Disabilitare l'estrazione obbligatoria ed evitare l'estrazione di file, poiché è incompatibile con la creazione condivisa

Formale

Flusso sequenziale di aggiunta commenti, revisione e approvazione del documento

Abilitare l'estrazione obbligatoria

Ecco alcuni suggerimenti e consigli utili se si abilita l'estrazione in una raccolta:

estrazione di file

  • Evitare di mantenere i file estratti troppo a lungo. Rivolgersi all'amministratore di un componente aggiuntivo personalizzato che consente di contrassegnare i file estratti precedenti.

  • Aggiungere la colonna Estratto da alla visualizzazione predefinita della raccolta. In questo modo, gli altri utenti potranno vedere facilmente chi ha estratto un documento. Se questa colonna non è presente in una visualizzazione, posizionando il puntatore del mouse sull'icona Estratto Spostare l'intestazione verrà visualizzato un suggerimento contenente il nome dell'utente che ha estratto il file.

  • Se si ha fretta di lavorare su un file estratto, rivolgersi all'altro utente per chiedere di quanto tempo ha ancora bisogno.

  • Evitare di modificare file già estratti, poiché può capitare di dover sincronizzare manualmente le modifiche, o persino di sovrascrivere accidentalmente le modifiche.

  • Tenere presente che le modifiche apportate non sono visibili finché non si archivia nuovamente il file. Per mostrare le modifiche ad altri utenti prima di aver finito è possibile archiviare il documento, ma continuare a tenerlo estratto finché non si è terminato.

Altre informazioni

Se il problema persiste o si verificano comportamenti imprevisti, è possibile inviare una richiesta di assistenza.

Contattare il supporto di Office 365 per le aziende.

Abbiamo stiamo ascolto!

In questo articolo è stata utile? In caso affermativo, indicare se nella parte inferiore della pagina. Se non è comunque utile, indicare qual è stato confusione o mancante. Includere le versioni di SharePoint, del sistema operativo e browser. Si userà il feedback per verificare che la procedura e aggiornare in questo articolo.

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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