Distribuire un report in formato elettronico

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Con Microsoft Office Access è possibile distribuire i report in formato elettronico, utilizzando ad esempio il comando Posta elettronica dal menu visualizzato tramite il pulsante Microsoft Office per esportare velocemente e inviare un report come allegato a un messaggio di posta elettronica. In alternativa è possibile esportare il report come file, quindi distribuire il file in vari modi. Grazie ai metodi di distribuzione elettronica è possibile far pervenire velocemente informazioni importanti a coloro che ne hanno l'esigenza. I file, inoltre, possono essere utilizzati per creare copie di backup e archivi di report e consentono di ridurre l'uso di documentazione cartacea nelle situazioni in cui non è necessario disporre di copie stampate dei report.

In questo articolo vengono descritti i diversi formati di file che è possibile utilizzare per esportare un report e vengono illustrati i vari metodi utilizzabili per distribuire il report esportato ai destinatari.

Per saperne di più

Comprendere i formati di file in cui è possibile esportare un report

Distribuire un report tramite il comando di posta elettronica

Distribuire un report mediante altri metodi

Descrizione dei formati di file utilizzabili per esportare un report

È possibile esportare un report in diversi formati di file, tuttavia non tutti questi formati di file consentono di mantenere il layout e la formattazione del report originale. Ad esempio, se si esporta un report come file HTML con estensione htm o html, come file RTF con estensione rtf oppure come file di testo con estensione txt, il file risultante non conterrà tutti gli elementi visivi presenti nel report originale come la grafica, i colori, le linee o i bordi. Alcuni formati di file, tra cui il formato snapshot con estensione snp, il formato PDF (Portable Document Format) con estensione pdf e il formato XPS (XML Paper Specification) con estensione xps, consentono invece di mantenere il layout e la formattazione del report originale e sono descritti in questo articolo.

Nella tabella riportata di seguito sono elencati tutti i formati disponibili per esportare un report e i programmi che il mittente e i destinatari possono utilizzare per aprire i file risultanti.

Formato

File est ension(s)

Programmi utilizzati per aprire il file

HTML

htm; html

Browser Internet, ad esempio Microsoft Internet Explorer.

PDF

pdf

Lettori PDF disponibili gratuitamente in download di terze parti.

RTF

rtf

Programmi di elaborazione di testo come Microsoft Office Word e WordPad.

Snapshot

snp

Microsoft Snapshot Viewer disponibile per il download dall'Area download Microsoft. Il collegamento per il download gratuito è disponibile nella sezione Vedere anche.

Testo

txt

Programmi di elaborazione di testo e di modifica testo come Word e il Blocco note.

XPS

xps

  • In Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 o Microsoft Windows XP    Microsoft XML Paper Specification Viewer disponibile mediante il download di Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack. Per ulteriori informazioni su Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack, fare clic sui collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

  • In Windows Vista    Microsoft Internet Explorer 7.0 o versione successiva.

Nota : Le opzioni Formato PDF (*.pdf) e Formato XPS (*.xps) sono disponibili dopo l'installazione di un componente aggiuntivo. Per ulteriori informazioni sul supporto per questi formati di file, fare clic sui collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

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Distribuzione di un report tramite il comando Posta elettronica

Uno dei modi più veloci per distribuire un report in Office Access 2007 consiste nell'utilizzare il comando Posta elettronica dal menu visualizzato facendo clic sul pulsante Microsoft Office. Con pochi clic del mouse è possibile esportare il report nel formato di file desiderato, quindi creare un nuovo messaggio di posta elettronica con il file allegato.

  1. Nel riquadro di spostamento selezionare il report che si desidera inviare in un messaggio di posta elettronica.

  2. Scegliere il Pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office e quindi fare clic su posta elettronica.

  3. Nella finestra di dialogo Invia oggetto come selezionare il formato di output che si desidera utilizzare, quindi scegliere OK. Tenere presente che Formato snapshot (*.snp), Formato PDF (*.pdf) e Formato XPS (*.xps) sono le sole opzioni che consentono di mantenere il layout e la formattazione del report originale.

    Da Office Outlook 2007 viene aperto un nuovo messaggio di posta elettronica con allegato un file del tipo specificato.

  4. Digitare gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari nella casella A, un oggetto nella casella Oggetto, quindi un messaggio nell'area del messaggio.

    Suggerimento : Per impostazione predefinita, il file inviato utilizzando questo metodo non viene salvato nel computer. Se si desidera salvare una copia del file nel computer, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'allegato nella casella Allegato, quindi scegliere Salva con nome dal menu di scelta rapida.

  5. Fare clic su Invia.

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Distribuzione di un report utilizzando altri metodi

Se non si desidera utilizzare il comando Posta elettronica per distribuire un report, è possibile esportarlo nel formato di file scelto, quindi distribuirlo come qualsiasi altro file. Ad esempio, è possibile copiare il file su un supporto rimovibile, come un CD, un disco floppy o un'unità USB, quindi distribuirlo ai destinatari desiderati. In alternativa è possibile copiare il file in una cartella di rete condivisa o in una raccolta documenti su un sito di Microsoft Windows SharePoint Services, quindi comunicare ai destinatari la posizione del file.

Nelle seguenti sezioni viene illustrato come esportare un report nel formato di file snapshot (con estensione snp), PDF (con estensione pdf) o XPS (con estensione xps), che potrà quindi essere distribuito utilizzando il metodo desiderato.

Esportare un report come file snapshot

Per visualizzare un file snapshot, è necessario installare il programma Microsoft Snapshot Viewer nei computer del mittente e dei destinatari. Nelle versioni precedenti di Access Snapshot Viewer viene installato insieme all'applicazione, mentre non viene installato con Office Access 2007. Per visualizzare un file snapshot, è necessario scaricare e installare il programma gratuito Microsoft Snapshot Viewer dall'Area download Microsoft. Poiché non è richiesta una licenza di Office Access 2007 per scaricare il programma Snapshot Viewer, anche gli utenti che non hanno installato Access 2007 nei loro computer possono scaricare Snapshot Viewer e utilizzarlo per visualizzare i file snapshot ricevuti. Il collegamento per il download del programma è disponibile nella sezione Vedere anche.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic sul report che si desidera esportare.

  2. Nel gruppo Esporta della scheda Dati esterni fare clic su Altro, quindi su Snapshot Viewer.

  3. Nella prima pagina dell'esportazione guidata di Snapshot Viewer digitare un nome file nella casella Nome file oppure scegliere Sfoglia per passare a un percorso diverso in cui salvare il file.

  4. Se si desidera visualizzare lo snapshot subito dopo averlo creato, in Specificare le opzioni di esportazione selezionare la casella di controllo Apri file di destinazione al termine dell'esportazione.

  5. Scegliere OK.

    Se nella cartella specificata è già presente un file con lo stesso nome, verrà chiesto di sostituire il file esistente o di immettere un nuovo nome. Scegliere per sostituire il file oppure No per immettere un nome file diverso.

    Verrà creato il file snapshot. Se si sceglie di aprire automaticamente il file di destinazione e se Snapshot Viewer è installato nel computer in uso, verrà avviato il programma e verrà visualizzato il file snapshot. Se invece Snapshot Viewer non è installato nel computer in uso, non verrà visualizzato alcun messaggio e il file snapshot non verrà visualizzato ma potrà comunque essere distribuito ad altri utenti.

  6. Per salvare i passaggi dell'operazione appena eseguita in modo da poterla riprodurre velocemente in un secondo tempo, selezionare la casella di controllo Salva passaggi esportazione, quindi digitare un nome e una descrizione. Per creare un'attività di Outlook che consenta di pianificare l'operazione di esportazione in una data successiva, selezionare la casella di controllo Crea attività di Outlook.

    Per ulteriori informazioni sulla pianificazione di operazioni di importazione ed esportazione, fare clic sui collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

Esportare un report come file con estensione pdf o xps

Per poter esportare un report nel formato di file pdf o xps, è necessario installare prima un componente aggiuntivo. Per ulteriori informazioni sul supporto per altri formati di file, ad esempio pdf e xps, fare clic sui collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche di questo articolo.

Dopo avere installato il componente aggiuntivo, utilizzare la seguente procedura per esportare un report come file con estensione pdf o xps:

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic sul report che si desidera esportare.

  2. Nel gruppo Esporta della scheda Dati esterni fare clic su PDF o XPS.

  3. Nella casella Tipo file della finestra di dialogo Pubblica come PDF o XPS selezionare il tipo di file in cui si desidera esportare il report.

  4. Per modificare il nome con cui viene salvato il report, digitare un nuovo nome file nella casella Nome file.

  5. Per aprire il report subito dopo averlo esportato, selezionare la casella di controllo Apri il file dopo la pubblicazione. Se nel computer in uso non è installato un programma in grado di aprire il tipo di file scelto, questa opzione non sarà disponibile.

  6. In Ottimizza per effettuare una delle seguenti operazioni:

    • Per ottimizzare il report e ottenere un file con una risoluzione più elevata e di dimensioni maggiori, consigliato per la stampa, selezionare Standard.

    • Per ottimizzare il report e ottenere un file con una risoluzione inferiore e di dimensioni minori, consigliato per la pubblicazione in linea, selezionare Dimensioni minime.

  7. Fare clic su Pubblica.

    Verrà creato il file con estensione pdf o xps. Se si sceglie di aprire il file dopo la pubblicazione, verrà avviato il programma appropriato e verrà visualizzato il file.

  8. Per salvare i passaggi dell'operazione appena eseguita in modo da poterla riprodurre velocemente in un secondo tempo, selezionare la casella di controllo Salva passaggi esportazione, quindi digitare un nome e una descrizione. Per creare un'attività di Outlook che consenta di pianificare l'operazione di esportazione in una data successiva, selezionare la casella di controllo Crea attività di Outlook.

    Per ulteriori informazioni sulla pianificazione di operazioni di importazione ed esportazione, fare clic sui collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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