Differenza tra progetti, portfolio, fasi e processi

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Probabilmente sarà capitato di fare confusione tra una fase e un processo, o tra un portfolio e un risultato finale. La terminologia di gestione dei progetti può essere complessa, questo articolo ha lo scopo di renderla più chiara.

Contenuto dell'articolo

Definizioni di base: fasi, processi, portfolio e prodotti

L'esito: i risultati finali del progetto

Integrazione di Microsoft Project nel sistema di gestione dei progetti

Ulteriori informazioni

Definizioni di base: fasi, processi, portfolio e prodotti

Un progetto è semplicemente un insieme di attività che si verificano in base a una programmazione e che produrre un tipo di output. Alcuni progetti autonoma, senza alcuna relazione per altri lavori in corso di un'organizzazione. Mano, alcuni progetti fanno parte delle attività più grande, ad esempio fasi, processi, i programmi e portfolio.

Fasi

I progetti possono essere programmati in fasi per consentire la gestione unitaria di diversi progetti relativi allo stesso obiettivo. Ad esempio, un ente di beneficenza organizza ogni anno una raccolta fondi. Per gestire tutti i progetti associati alla funzione, i progetti potrebbero essere raggruppati in tre fasi: Pianificazione, Giornata dell'evento e Azioni a seguire. Ogni fase contiene più progetti.

Fase

Progetti

Risultato fase

Pianificazione

  • Prenotare le strutture

  • Individuare i relatori e prendere gli accordi necessari

  • Invitare i partecipanti

Documento di pianificazione evento completato

Giornata dell'evento

  • Predisporre le strutture

  • Assistere i relatori

  • Fornire servizi ai partecipanti

Svolgimento dell'evento come pianificato

Azioni a seguire

  • Effettuare un sondaggio tra i partecipanti

  • Compilare note conclusive

Documento conclusivo completato

Processi

Le attività di due diversi progetti possono essere correlate e costituire un processo. Si supponga di avere due progetti: uno contenente le attività necessarie per produrre un sistema di ticket per un servizio clienti, l'altro contenente le attività necessarie per l'assunzione e la formazione del personale addetto all'assistenza per il servizio clienti.

Progetto 1

Progetto 2

Attività:

  • Sviluppare il sistema di ticket

  • Collaudare il sistema di ticket

  • Rilasciare il sistema di ticket

Attività:

  • Intervistare il personale addetto all'assistenza

  • Assumere il personale addetto all'assistenza

  • Formare il personale addetto all'assistenza

Risultato:
Sistema di ticket per il servizio clienti

Risultato:
Personale addetto all'assistenza per il servizio clienti

L'insieme delle attività dei due progetti costituisce un processo per realizzare un servizio clienti. Il risultato del processo è rappresentato da un servizio clienti pienamente operativo.

Processo

Attività progetto 1:

  • Sviluppare il sistema di ticket

  • Collaudare il sistema di ticket

  • Rilasciare il sistema di ticket

Attività progetto 2:

  • Intervistare il personale addetto all'assistenza

  • Assumere il personale addetto all'assistenza

  • Formare il personale addetto all'assistenza

Risultato del processo:
Servizio clienti pienamente operativo

Programmi

Un programma è un gruppo di progetti gestiti insieme per trarre vantaggio dalle loro correlazioni. Ad esempio, un'impresa edilizia che opera su un nuovo lotto gestisce ogni unità abitativa del lotto come progetto separato. Raggruppando i progetti in un programma per l'intero lotto, l'impresa può facilmente controllare lo stato di avanzamento dei lavori nel loro complesso e pianificare l'utilizzo di risorse di terze parti, come autobetoniere per calcestruzzo o architetti di giardini.

Programma

Progetti

Centro residenziale Contoso

  • Via Contoso 530

  • Via Contoso 531

  • Via Contoso 532

  • Via Contoso 533

Portfolio

Alcuni project manager possono utilizzare i portfolio per abbinare progetti e programmi ai corrispondenti obiettivi aziendali strategici. Ad esempio, una società di sviluppo software ha identificato tre obiettivi aziendali strategici: "Innovazione nel settore", "Sviluppo di software sicuro" e "Supporto clienti di prim'ordine". La società definisce un portfolio per ognuno di questi obiettivi (Innovazione, Sicurezza e Supporto) e allinea i progetti e i programmi in corso all'interno di questi portfolio.

Portfolio

Progetti e programmi

Innovazione

  • Progetto: Analisi della concorrenza

  • Programma: Formazione del settore
    (Comprende tre progetti: "Individuare risorse esterne", "Formare i manager dei prodotti" e "Partecipare a conferenze")

Sicurezza

  • Progetto: Test della sicurezza

  • Programma: Implementare un sistema di registrazione basato su server
    (Comprende due progetti: "Realizzare una server farm" e "Sviluppare il codice per la registrazione")

Supporto

  • Progetto: Distribuire un sistema di ticket per il servizio clienti

  • Progetto: Assumere e formare il personale addetto al servizio clienti

  • Programma: Risorse online per i clienti
    (Comprende due progetti: "Creare un'interfaccia clienti per il sistema di ticket" e "Sviluppare e rilasciare risorse di e-learning")

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L'esito: i risultati finali del progetto

I progetti, le fasi e i processi producono tutti un risultato finale. Il risultato finale può essere un oggetto tangibile, come un documento o un prodotto finito. I risultati finali possono essere prodotti o beni materiali, ma anche servizi o altri tipi di risultati. Nella tabella seguente sono riportati alcuni esempi di questi tipi di risultati finali.

Tipo di risultato finale

Descrizione

Esempi

Prodotto

Oggetto tangibile derivante da un progetto, una fase o un processo. I prodotti possono essere risultati finali autonomi o far parte di un risultato finale più ampio.

Documento, programma software, edificio

Risultato

L'esito di un progetto, una fase o un processo.

Revisione della procedura di valutazione dei bug, nuova struttura organizzativa, linee guida per l'edilizia ecologica

Servizio

Esito di un progetto, fase o processo che consente a un'organizzazione di svolgere una funzione aziendale.

Servizio clienti pienamente operativo, tavolo con personale in una conferenza, servizio di prenotazione via radio

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Integrazione di Microsoft Project nel sistema di gestione dei progetti

Eseguire anche più indietro, una gestione dei progetti "sistema" fa riferimento a set integrato di processi, tecniche, metodi e strumenti che vengono utilizzati per la pianificazione e gestione progetti. Microsoft Project è uno strumento all'interno del sistema di gestione progetti più grande. Progetti, detti anche i piani di progetto, vengono salvati come file separati all'interno di Project 2010 e possono essere raggruppati in attività più grande, ad esempio fasi, processi, i programmi e portfolio.

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