Determinare la soglia appropriata per le variazioni della programmazione e dei costi di un progetto

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Di Bonnie Biafore

Se ci si accorge tempestivamente che la programmazione del progetto sta slittando o che i costi stanno lievitando oltre il budget prestabilito, è possibile intraprendere azioni correttive per riportare il progetto nei binari giusti.    Per molti obiettivi, i fattori essenziali alla fine si riducono al tempo e al costo. Per questo i project manager solitamente tengono sotto controllo e confrontano i costi e la programmazione effettivi di un progetto rispetto al piano associato. Le differenze tra i valori effettivi e pianificati sono note come variazioni, ma non sempre sono sufficienti a spiegare gli scenari sottostanti. I valori di variazione che potrebbero affossare un progetto potrebbero rappresentare solo la superficie di una situazione più complessa.

Il monitoraggio dello stato del progetto mediante il controllo delle variazioni è molto più semplice se si sa cosa cercare. Per non doversi preoccupare per qualsiasi piccolo sforamento, durante la pianificazione del progetto dedicare il tempo necessario per decidere quale entità di variazione è in grado di gestire il progetto. Impostando le soglie per le variazioni della programmazione e dei costi, si può capire quando intervenire con un'azione correttiva. Il trucco per non preoccuparsi inutilmente o agire troppo tardi consiste nello scegliere le soglie giuste per le variazioni del progetto.

Come vengono indicate le prestazioni del progetto con le variazioni

Nel momento in cui le parti interessate si disconnettono da un piano di progetto, si ha un quadro completo delle prestazioni stimate per il progetto. Da lavoro, durante e costi stimati per le singole attività al budget e alla programmazione proposta per l'intero progetto, i valori previsti sono gli standard rispetto ai quali si misurano le prestazioni effettive. Tuttavia, appena si inizia a eseguire il piano di progetto, entrano in gioco i valori effettivi e la realtà coincide raramente con le previsioni elaborate. Le variazioni della programmazione e dei costi consentono di determinare se le attività, o l'intero progetto, superano il budget o sono in ritardo rispetto ai tempi previsti. È possibile usare queste informazioni per determinare le azioni da eseguire per riportare il progetto sui binari giusti.

Microsoft Office Project 2007 calcola le variazioni sottraendo i valori previsti dai valori stimati correnti nella programmazione. Quando si inizia il rilevamento dei valori effettivi, Office Project 2007 calcola i valori stimati correnti (valori programmati) aggiungendo i valori effettivi per il lavoro completato ai valori previsti per il lavoro rimanente. Ad esempio, si supponga che la durata prevista sia di 20 giorni e che il team ha impiegato 15 giorni per completare il 50% del lavoro. La durata programmata verrà modificata a 25 giorni: 15 giorni per la durata effettiva del 50% del lavoro già completata e 10 giorni previsti per il restante 50%.

Se il valore della variazione è positivo, il valore programmato è maggiore di quello previsto, quindi il progetto supera il budget o è in ritardo. Le variazioni negative indicano un progetto in anticipo rispetto alla programmazione o con un budget inferiore a quello previsto. In sostanza, le variazioni con valore pari a 0 o meno sono positive, mente quelle superiori a 0 possono indicare possibili problemi.

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Tenere traccia delle variazioni con Project 2007

Office Project 2007 include campi per le variazioni usate di frequente:

  • Costo    Questa variazione è la differenza tra i costi programmati e quelli previsti inizialmente. Mostra se il budget effettivo supera o è inferiore a quello previsto.

  • Durata    È la differenza tra la durata programmata (o effettiva) di un'attività o di un progetto e la durata prevista. Indica se la durata delle attività sta prolungandosi oltre quella pianificata, il che potrebbe interessare a sua volta la programmazione del progetto.

  • Lavoro    Determinare la differenza tra le ore lavorative programmate (o effettive) e quelle previste. Una variazione positiva in questo campo indica che i membri del team stanno dedicando più tempo del previsto a completare il lavoro. Quando la variazione relativa al lavoro è positiva, è probabile che anche tutti gli altri campi di variazione siano positivi.

  • Inizio    È la differenza di tempo tra la data di inizio programmata (o effettiva) e quella prevista. Se la variazione relativa all'inizio è positiva, la data di inizio effettiva è slittata oppure alcune attività preliminari stanno ritardando la data di inizio programmata.

  • Fine    Mostra la differenza tra la data di fine programmata (o effettiva) e quella prevista. Se la variazione relativa alla fine è positiva, la data di fine per l'attività è ritardata.

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Determinazione delle soglie per le variazioni del progetto

Anche se le variazioni positive in Office Project 2007 indicano un potenziale problema, non è sempre necessario avviare un'azione. In alcuni casi non vale la pena spendere tempo prezioso. Il rischio maggiore è perdere troppo tempo per correggere variazioni trascurabili, ignorando invece potenziali problemi più seri. Invece di tentare di ricordare i dati importanti o in quali casi gli sforamenti rappresentano un vero problema, è possibile impostare le soglie per le variazioni della programmazione e dei costi del progetto come promemoria. In questo modo è possibile controllare rapidamente se le variazioni hanno superato la soglia corrispondente, quindi intraprendere le azioni necessarie.

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Definizione dell'entità per le soglie di variazione

Se un cane ingrassa di cinque chili non è un problema, a meno che non sia un Chihuahua. Analogamente, le dimensioni di un progetto sono un fattore essenziale quando si impostano le soglie di variazione. I progetti possono essere di qualsiasi forma e dimensione, così come le specie di cani, di conseguenza l'uso di percentuali per calcolare le soglie può produrre indicatori affidabili, indipendentemente dalle dimensioni del progetto. Ad esempio, una variazione del 10% può essere un segnale di avviso che indica che la programmazione è stata superata di cinque settimane o di 50. D'altra parte, uno sforamento di 30.000 € su un budget di 10 milioni rappresenta un mero 0,3% che qualsiasi azienda può coprire con le riserve disponibili. Completamente diverso è il caso in cui lo sforamento di 30.000 € avviene in un progetto che si suppone debba costare 20.000 €, che equivale al 150% in più rispetto al budget.

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Linee guida per determinare le soglie di variazione

Le soglie di variazione cambiano da azienda ad azienda e si basano sulle strategie di rischio e sulle riserve per la gestione usate da un'organizzazione, solitamente comprese tra il 10 e il 15%. Le soglie possono variare anche da progetto a progetto, a seconda dell'importanza degli obiettivi aziendali.

Di seguito sono elencate alcune delle percentuali di soglia più comuni, che possono essere usate come linee guida. Tuttavia, potrebbe essere necessario modificarle per adattarle alle circostanze specifiche del progetto.

  • Meno del 5% (tolleranza a basso rischio)    Variazioni della programmazione o dei costi inferiori al 5% rappresentano un segnale di preallarme per potenziali problemi.

  • Tra il 5 e il 10% (rischio moderato)    Questo intervallo richiede un'azione da parte dell'utente.

  • Più del 10% (alto rischio)    Valori maggiori del 10% richiedono un'azione immediata e incisiva.

Queste linee guida sono pensate in particolare per le variazioni della programmazione nel percorso critico perché influiscono direttamente sulla data di fine. Sono adatte anche alle variazioni dei costi perché i costi per le attività contribuiscono a formare la spesa finale per un progetto. È possibile impostare soglie più alte, ad esempio aggiungendo il 5% ai valori precedenti, per le variazioni della programmazione nelle attività di percorsi non critici. Queste soglie più alte indicano che non è necessario intraprendere rapidamente un'azione, ma che è opportuno non ritardare queste attività al punto da influire su quelle incluse nel percorso critico.

Nota : Office Project 2007 include campi per le variazioni, ma l'utente ha il compito di identificare quelli per le soglie. È possibile configurare campi personalizzati per archiviare i valori e calcolare la differenza tra le soglie e la variazione. In alternativa, la caratteristica Relazioni grafiche in Microsoft Office Excel 2007 e Office Project 2007 offre funzioni per il calcolo e la valutazione delle variazioni e delle soglie.

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In che modo si determinano le soglie di variazione di un progetto?

I valori di variazione che segnalano potenziali problemi non variano solo da progetto a progetto, ma anche tra le diverse attività. Ogni progetto è univoco e raggiunge obiettivi diversi. Inoltre, alcuni obiettivi sono più importanti di altri, quindi potrebbero essere richieste soglie più restrittive per alcune variazioni. Gli obiettivi aziendali che comprendono fattori come i tempi rapidi di introduzione del prodotto sul mercato o un budget o risorse limitate possono richiedere soglie diverse per le variazioni della programmazione e dei costi. Durante la fase di pianificazione, collaborare con le parti interessate per identificare gli obiettivi. Allo stesso tempo, è possibile discutere della priorità degli obiettivi del progetto per determinare le soglie di variazione.

Ad esempio, alcuni anni fa i progetti software per l'anno 2000 non accettavano un ritardo successivo al 31 dicembre 1999. La soglia per la variazione della programmazione poteva anche essere zero, ma la soglia per la variazione dei costi raggiungeva il 20% del budget del progetto. Ad esempio, se si vive in una roulotte in giardino mentre si costruisce la nuova casa, il vero problema è rappresentato dal costo più che dalla soglia di programmazione. Il 10% del budget è stato messo da parte per gli imprevisti, quindi non ci sono altri soldi disponibili. Certo, il proprio partner potrebbe non essere molto d'accordo sul prolungare la permanenza nella roulotte più del necessario.

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Maggiore di zero

Anche se Office Project 2007 calcola le variazioni per diverse misure del progetto, questi numeri non forniscono informazioni sufficienti per determinare il miglior utilizzo del proprio tempo. Un modo più efficace per misurare le prestazioni del progetto consiste nel determinare le soglie per le variazioni della programmazione e dei costi. È consigliabile tenere d'occhio le variazioni maggiori di zero, tuttavia è necessario intervenire solo quando una variazione supera la relativa soglia.

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Informazioni sull'autrice    Bonnie Biafore è una Project Management Professional (PMP) certificata dal Project Management Institute (PMI). È consulente, formatrice, relatrice e autrice pluripremiata di diversi libri su investimenti, finanze personali e project management, incluso On Time! On Track! On Target! Managing Your Projects Successfully with Microsoft® Project (Microsoft Press, 2006).

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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