Definire e gestire l'elenco degli stakeholder di progetto

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Di Jane Suchan, PMP

Chi sono gli stakeholder di progetto?     Esistono diverse definizioni di questo concetto, che variano da una fonte all'altra e da un'azienda all'altra. Tutte però suggeriscono che gli stakeholder sono persone o gruppi che hanno un interesse diretto nei risultati del progetto. Gestione degli stakeholder è sinonimo di gestione delle relazioni: l'obiettivo è ottenere e mantenere un atteggiamento di sostegno al progetto.

Gli stakeholder sono quindi singoli individui o gruppi all'interno dell'organizzazione che hanno un interesse o i cui interessi risentiranno del risultato dell'esecuzione del progetto. Prima di cimentarsi nella definizione e nella gestione dell'elenco degli stakeholder, occorre però accertarsi che la propria definizione di stakeholder sia allineata a quella dell'organizzazione.

Perché la gestione degli stakeholder è importante?

Anche se ci piace pensare che non sarà questo il nostro caso, dobbiamo prendere atto del fatto che non tutti saranno assolutamente entusiasti del progetto. Qualcuno potrebbe dover imparare a usare nuovi strumenti o processi, altri dovranno cedere il controllo, altri ancora, in casi estremi potrebbero perdere il lavoro. Il project manager e gli sponsor del progetto hanno la responsabilità di alleviare le preoccupazioni degli stakeholder e riuscire a soddisfare le esigenze di tutti è piuttosto improbabile. Alcuni dovranno essere gestiti in modo da impedire che possano sabotare il progetto.

Comprendere le motivazioni degli stakeholder consentirà di rispondere alle loro preoccupazioni ed evitare comportamenti e tattiche negative, ad esempio:

  • Ritardo nell'invio di approvazioni o informazioni necessarie.

  • Avvio di un progetto concorrente.

  • Riassegnazione di risorse ad altri progetti.

  • Politiche ostruzionistiche volte a compromettere il progetto.

I vantaggi di una gestione efficace degli stakeholder sono:

  • Riduzione dei tempi di esecuzione del progetto, impedendo che sia ostacolato da manovre di corridoio.

  • Semplificazione del processo di approvazione.

  • Capacità di garantire la disponibilità e la partecipazione attiva delle risorse di progetto.

  • Capacità di mantenere un flusso di informazioni ininterrotto.

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Creare un elenco degli stakeholder

Nelle fasi iniziali del progetto, lavorare insieme allo sponsor alla creazione di un elenco di tutti i possibili stakeholder. L'elenco potrebbe essere lungo, in base alla definizione di questo ruolo all'interno dell'organizzazione e all'impatto del progetto.

L'elenco degli stakeholder rappresenta un utile strumento per il project manager e un input chiave per la pianificazione delle comunicazioni relative al progetto. Sulla base dell'elenco sarà possibile pianificare una strategia di comunicazione ottimale. Non è necessario condividere i dettagli relativi all'elenco con altri individui oltre allo sponsor del progetto.

Nella maggior parte dei progetti e dunque nella valutazione degli stakeholder occorrerà fare i conti con interessi contrastanti.

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Valutazione dell'elenco degli stakeholder

Determinare il peso dei singoli stakeholder e classificarli in base al livello di influenza. Alcuni avranno un forte potere di intervento rispetto alla prosecuzione del progetto, ad esempio lo sponsor o i dirigenti senior. Visto il ruolo di primo piano e l'elevato potere decisionale, questi stakeholder andranno monitorati con molta attenzione. Vi saranno poi soggetti che, sebbene non abbiano il potere di influenzare il progetto in modo incisivo, possono lavorare dietro le quinte per minarlo e persino provocarne il fallimento.

Un'altra categoria di stakeholder è rappresentata dalle persone che vivranno con il prodotto, a volte su base quotidiana. Questo gruppo fornisce input sotto forma di requisiti aziendali che sarà necessario soddisfare. È il gruppo che ha maggior interesse nell'esito positivo del progetto, perché ne sarà influenzato direttamente. Anche se spesso hanno una scarsa influenza, diretta o indiretta, sulla prosecuzione del progetto, questi soggetti sono essenziali per la sua riuscita. Se le loro esigenze e preoccupazioni non troveranno risposta, si tramuteranno rapidamente da principali sostenitori a principale ostacolo.

Un altro modo per organizzare gli stakeholder consiste nel raggrupparli in base al livello di coinvolgimento e responsabilità. Un gruppo può essere composto da soggetti coinvolti attivamente nel progetto e che lavorano su di esso, un altro può essere composto da soggetti coinvolti solo in alcune fasi, un altro ancora può essere composto da stakeholder che non partecipano attivamente al progetto, ma ricevono comunicazioni in proposito.

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Usare la matrice RACI per la classificazione degli stakeholder

La matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) è uno strumento usato nella progettazione in ambito organizzativo per identificare gli stakeholder in base al livello di coinvolgimento e responsabilità nel progetto. Si tratta di uno strumento utile per classificare gli stakeholder in modo da pianificare una strategia di comunicazione più efficace per ogni persona o gruppo. La matrice consente di suddividere gli stakeholder nelle categorie seguenti:

  • Responsible    Un soggetto che ha in carico il completamento di un'attività.

  • Accountable    Il soggetto su cui ricade la responsabilità finale se l'attività non viene completata. Può essere il manager della persona che ha in carico il completamento dell'attività. I project manager rivestono spesso questo ruolo.

  • Consulted    Un soggetto che, sebbene non sia incaricato di svolgere l'attività e non ne sia responsabile, viene consultato su specifici aspetti dell'attività.

  • Informed    Un soggetto che svolge un ruolo passivo, non è responsabile delle attività, ma viene informato in proposito.

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Prevenire è meglio che curare

La gestione dei progetti è strettamente associata alla gestione delle aspettative. È opportuno che, in una fase precoce del progetto, il project manager e lo sponsor del progetto lavorino congiuntamente all'identificazione e alla valutazione degli stakeholder. L'elenco andrà aggiornato per l'intera durata del progetto. Per gestire in modo efficace gli stakeholder e i loro interessi occorre conoscerli a fondo. Questo, a lungo termine, consentirà di evitare numerose difficoltà e garantire il successo del progetto.

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Informazioni sull'autore    Jane Suchan è una program manager con esperienza di gestione di iniziative aziendali e sviluppo di metodologie per la gestione dei progetti. Jane vive a Seattle, Washington.

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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