Criteri di conservazione e archiviazione in Outlook sul web per le aziende

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Usare le impostazioni di Criteri di conservazione per visualizzare e modificare i criteri di conservazione e i criteri di archiviazione applicabili ai messaggi. I criteri di conservazione stabiliscono per quanto tempo i messaggi verranno salvati. I criteri di archiviazione determinano per quanto tempo i messaggi vengono lasciati in una cartella di posta elettronica prima di essere spostati in un archivio.

È possibile aggiungere o rimuovere i criteri di archiviazione e di conservazione facoltativi configurati dall'utente che gestisce la cassetta postale. I criteri obbligatori non possono essere rimossi.

Nota:  La gestione dei criteri di conservazione per un account è una caratteristica facoltativa e potrebbe non essere disponibile.

In questo articolo

Gestire i criteri di conservazione

Assegnare criteri di conservazione e archiviazione

Cosa succede ai messaggi che vengono rimossi?

Altre informazioni utili

Gestire i criteri di conservazione

Per gestire l'elenco dei criteri di conservazione utilizzabili:

  1. In un Web browser accedere a Outlook Web App con l'URL fornito dalla persona che gestisce la posta elettronica per l'organizzazione. Immettere nome utente e password e fare clic su Accedi.

  2. Nella parte superiore della pagina scegliere Outlook. Oppure scegliere l'icona di avvio delle app Icona di avvio delle app di Office 365 > Outlook.

  3. Nella parte superiore della pagina selezionare Impostazioni Icona impostazioni > Opzioni.

  4. In Opzioni selezionare Organizza posta elettronica > Criteri di conservazione. In alternativa, in Opzioni selezionare POSTA >Elaborazione automatica > Criteri di conservazione.

La tabella seguente illustra i criteri che possono essere applicati agli elementi nelle cartelle dei messaggi. Per aggiungere altri criteri, selezionare aggiungi nuovo . Per rimuovere criteri facoltativi dall'elenco, selezionarli e quindi selezionare elimina rimuovi .

Colonna

Descrizione

Nome

Nome dei criteri, solitamente descrittivo.

Azione di conservazione

Cosa accade a un messaggio quando scade il periodo di conservazione. Un messaggio può essere archiviato o eliminato.

Periodo di conservazione

Periodo di permanenza di un messaggio nella cassetta postale prima che vengano applicati i criteri.

Per visualizzare tutti i dettagli di un criterio di conservazione, selezionarlo. Il riquadro dei dettagli indica se il criterio è obbligatorio e visualizza il periodo di tempo di conservazione dei messaggi, la destinazione dei messaggi allo scadere del periodo di conservazione ed eventuali commenti.

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Assegnare criteri di conservazione e archiviazione

È possibile vedere i criteri di conservazione disponibili nelle opzioni di Outlook Web App. In Opzioni selezionare Organizza posta elettronica > Criteri di conservazione. In alternativa, in Opzioni selezionare POSTA > Elaborazione automatica > Criteri di conservazione.

Per assegnare i criteri di conservazione a un messaggio o una cartella, è necessario accedere ai messaggi.

  1. In un Web browser accedere a Outlook Web App con l'URL fornito dalla persona che gestisce la posta elettronica per l'organizzazione. Immettere nome utente e password e fare clic su Accedi.

  2. Nella parte superiore della pagina scegliere Outlook. Oppure scegliere l'icona di avvio delle app Icona di avvio delle app di Office 365 > Outlook.

  3. Nel riquadro delle cartelle fare clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio o sulla cartella a cui applicare i criteri e scegliere Assegna criteri.

  4. Selezionare i criteri da assegnare. È possibile selezionare anche Usa criteri cartella padre. I criteri disponibili sono controllati dall'organizzazione.

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Cosa succede ai messaggi che vengono rimossi?

I criteri di conservazione possono eliminare i messaggi in modo definitivo oppure spostarli nella cartella Posta eliminata. Se la descrizione dei criteri di conservazione è Elimina (temporaneamente recuperabile), è possibile usare l'opzione Recupera elementi eliminati per recuperare i messaggi. Il periodo di tempo in cui gli elementi possono essere recuperati viene gestito dall'amministratore dell'organizzazione. Il periodo predefinito è 30 giorni. Vedere Recuperare un elemento non più presente nella cartella Posta eliminata in Recuperare elementi o messaggi di posta elettronica eliminati in Outlook Web App.

Quando si recupera un elemento eliminato tramite criteri di conservazione o archiviazione, è necessario inserirlo in una cartella a cui non sono associati criteri oppure rimuovere i criteri dall'elemento dopo averlo recuperato, altrimenti l'elemento potrebbe essere rimosso di nuovo.

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Altre informazioni utili

  • Non è possibile gestire i criteri di conservazione per il Calendario.

  • I criteri di conservazione vengono creati e gestiti dall'amministratore dell'organizzazione.

  • Criteri di conservazione e archiviazione vengono elaborate una volta in sette giorni.

  • Per altre informazione sulla gestione delle cartelle in Outlook Web App, vedere Utilizzo delle cartelle di posta elettronica.

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