Creazione, visualizzazione o eliminazione di una pianificazione di gruppo

Per questa caratteristica è necessario un account di Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 o Exchange Server 2007. La maggior parte degli account privati e personali non usa Microsoft Exchange. Per altre informazioni sugli account di Exchange e su come determinare la versione di Exchange a cui si connette l'account, vedere i collegamenti nella sezione Vedere anche.

La pianificazione di gruppo Calendario consente di visualizzare contemporaneamente i piani di lavoro combinati di più persone o risorse. Una pianificazione di gruppo può includere tutti i contatti o le risorse di una cartella pubblica.

È possibile creare e salvare più pianificazioni di gruppo, in ognuna delle quali viene visualizzato un gruppo di persone o risorse. Ad esempio, una pianificazione di gruppo potrebbe contenere tutti i dipendenti di un reparto e un'altra tutte le sale conferenze di un edificio.

Oltre a controllare i piani di lavoro delle persone per organizzare le riunioni, potrebbe inoltre essere necessario pianificare le risorse, ad esempio la sala conferenze in cui si intende tenere la riunione o il proiettore di diapositive da utilizzare per una presentazione. Prima che un utente pianifichi una risorsa, è necessario che l'amministratore di Microsoft Exchange Server crei un account di cassetta postale nel server di Exchange e conceda la relativa autorizzazione per pianificare risorse specifiche insieme ad eventuali altre risorse associate.

Mentre si visualizza una pianificazione di gruppo, è possibile pianificare rapidamente una riunione con alcuni membri del gruppo o tutti oppure inviare a tali membri un messaggio di posta elettronica. Prima di pianificare una riunione, è possibile ottenere le informazioni più recenti sulla disponibilità di ogni membro del gruppo e utilizzare la funzionalità Selezione automatica per trovare un orario in cui tutti i membri del gruppo sono disponibili.

Per impostazione predefinita, il calendario di gruppo contiene i dettagli di tutti gli elementi visualizzati, a meno che il proprietario di un elemento lo contrassegni come privato.

  1. In Calendario scegliere Visualizza pianificazioni multiple dal menu Azioni.

  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Creazione di una pianificazione di gruppo   

      1. Nella finestra di dialogo Pianificazioni di gruppo fare clic su Nuova.

      2. Digitare un nome per la nuova pianificazione di gruppo e quindi fare clic su OK.

      3. Fare clic su Aggiungi altri e quindi scegliere Aggiungi da Rubrica o Aggiungi cartella pubblica

      4. Selezionare i nomi o le cartelle pubbliche che si desidera aggiungere e quindi fare clic su OK.

      5. Fare clic su Salva e chiudi.

    • Visualizzazione di una pianificazione di gruppo   

      1. Selezionare la pianificazione di gruppo che si desidera visualizzare e quindi fare clic su Apri.

    • Eliminazione di una pianificazione di gruppo   

      1. Selezionare la pianificazione di gruppo che si desidera eliminare e quindi fare clic su Elimina.

Nota: Per aggiornare i dati sulla disponibilità nella pianificazione di gruppo, fare clic su Opzioni e quindi scegliere Aggiorna disponibilità.

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