Creazione di un'origine dati per una stampa unione

Se le informazioni non sono già organizzate in un formato file origine dati utilizzabile da Microsoft Office Publisher, è possibile creare un'origine dati da utilizzare per la stampa unione o la stampa unione elettronica. Un'origine dati può contenere solo un elenco di nomi e indirizzi o comprendere anche percorsi di immagini, codici prodotto, codici a barre postali, cronologie acquisti dei clienti e diversi altri dati che si desidera utilizzare in una stampa unione o una stampa unione elettronica.

Contenuto dell'articolo

Struttura di un'origine dati

Creazione di un'origine dati elenco indirizzi per una stampa unione

Struttura di un'origine dati

Prima di creare l'origine dati, prendere in esame le informazioni che si desidera includere nella pubblicazione unita finale. Strutturare perciò il file di origine dati in modo che contenga tutti i dati necessari per l'unione.

La prima riga dell'origine dati, la riga di intestazione nella tabella sottostante, contiene i nomi di colonna, che corrispondono ai nomi dei campi dati da inserire nella pubblicazione per la stampa unione o la stampa unione elettronica come segnaposto per i dati di testo o grafici.

Sotto la riga di intestazione le colonne di dati, o campi dati, contengono le informazioni specifiche che saranno visualizzate al posto dei campi unione associati. Ogni riga, o record, della tabella sotto la riga di intestazione contiene la serie completa dei dati di ciascun record.

Le colonne di un foglio di calcolo di Excel corrispondono ai campi di una pubblicazione cartolina

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Creazione di un'origine dati elenco indirizzi per una stampa unione

È possibile utilizzare Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, Microsoft Office Outlook o Microsoft Office Outlook con Business Contact Manager per creare un'origine dati per la stampa unione o la stampa unione elettronica. Dopo aver creato e salvato un elenco di indirizzi, sarà possibile riutilizzarlo per progetti futuri di stampa unione.

Mail Merge Recipients dialog box

Creazione di un elenco di indirizzi con Publisher

  1. Consente di aprire una pubblicazione.

  2. Scegliere Indirizzi e cataloghi dal menu Strumenti e quindi Crea elenco indirizzi.

  3. Per personalizzare le colonne nella finestra di dialogo Nuovo elenco indirizzi fare clic su Personalizza colonne e quindi eseguire una o più delle operazioni seguenti:

    • Per aggiungere un campo, fare clic su Aggiungi. Nella finestra di dialogo Aggiungi campo digitare un nome per il nuovo campo e quindi fare clic su OK.

    • Per rimuovere un campo, in Nome campi selezionare un nome di campo e quindi fare clic su Elimina.

    • Per rinominare un campo, in Nome campi selezionare un nome di campo e quindi fare clic su Rinomina. Nella finestra di dialogo Rinomina campo digitare un nuovo nome nella casella A e quindi fare clic su OK.

      Dopo aver personalizzato tutti i campi desiderati, fare clic su OK.

  4. Nella prima riga vuota nella finestra di dialogo Nuovo elenco indirizzi digitare le informazioni relative alla prima voce nei campi rilevanti.

    Se si intende unire foto nella pubblicazione finale, è necessario specificare il nome o il percorso di ogni file immagine desiderato nella colonna o nel campo dati appropriato di ciascun record. A tale scopo, procedere in uno dei seguenti modi:

    • Se si sono salvati i file di immagine e l'origine dati nella stessa cartella, digitare il nome del file per l'immagine desiderata. Ad esempio, digitare fotouno.jpg.

    • Se si sono salvati i file di immagine in una cartella diversa rispetto all'origine dati, digitare il percorso completo dell'immagine desiderata. Ad esempio, digitare C:\Documents and Settings\Nome utente\Documenti\Immagini\Progetto catalogo\fotouno.jpg.

    • Se si sono salvati i file di immagine in una sottocartella della cartella contenente l'origine dati, digitare il percorso parziale dell'immagine desiderata. Ad esempio, se la cartella dell'origine dati contiene una sottocartella Foto, digitare \Foto\fotouno.jpg.

  5. Dopo aver immesso le informazioni relative alla prima voce, fare clic su Nuova voce oppure premere il tasto TAB.

  6. Ripetere i passaggi 4 e 5 finché non sono state aggiunte tutte le voci desiderate.

  7. Fare clic su OK.

  8. Nella casella Nome file della finestra di dialogo Salva elenco indirizzi digitare un nome per l'elenco di indirizzi e quindi fare clic su Salva.

    Per impostazione predefinita, l'elenco indirizzi viene salvato nella cartella Origini dati utente. È opportuno salvare l'elenco indirizzi in questa cartella perché è la cartella predefinita in cui vengono ricercate automaticamente le origini dati. Se il file di origine dati viene salvato in un'altra cartella, sarà necessario accedere a tale cartella quando ci si connette a un'origine dati durante un'operazione di unione.

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