Creazione di un flusso di lavoro

Microsoft Office SharePoint Designer 2007 consente di progettare flussi di lavoro che aggiungono logica dell'applicazione ai siti e alle applicazioni senza necessità di scrivere codice personalizzato. Tramite Progettazione flussi di lavoro è possibile creare regole che associano condizioni e azioni agli elementi in elenchi e raccolte di Microsoft SharePoint, in modo che le modifiche apportate agli elementi negli elenchi o nelle raccolte generino azioni nel flusso di lavoro.

È ad esempio possibile progettare flussi di lavoro per automatizzare i processi aziendali, quali l'analisi, l'approvazione e l'archiviazione dei documenti, oppure creare flussi di lavoro in modo rapido per i processi di routine nel sito del team, ad esempio per l'invio di notifiche o la creazione di attività.

In questo articolo vengono illustrate alcune considerazioni chiave sulla progettazione e viene indicata una procedura di base. Nell'ultima sezione sono disponibili collegamenti ad esempi completi sui flussi di lavoro.

Per ulteriori informazioni sui flussi di lavoro, vedere Introduzione ai flussi di lavoro.

Importante : Per creare un flusso di lavoro è necessario che il sito si trovi su un server in cui è in esecuzione Windows SharePoint Services 3.0 o Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Contenuto dell'articolo

Valutazione dei passaggi in un flusso di lavoro

Operazioni preliminari

Progettare il flusso di lavoro

Passaggi successivi consigliati

Valutazione dei passaggi in un flusso di lavoro

Un passaggio in un flusso di lavoro è simile a una pagina in Progettazione flussi di lavoro che raggruppa un insieme di condizioni e azioni correlate. Tutte le condizioni e le azioni di tale pagina vengono valutate ed eseguite contemporaneamente. Un flusso di lavoro viene avviato, manualmente o automaticamente, e per ogni passaggio valuta le condizioni create e quindi esegue le azioni scelte in Progettazione flussi di lavoro. Un singolo passaggio in un flusso di lavoro può eseguire qualsiasi numero di azioni, dall'invio di un messaggio di posta elettronica fino alla copia, allo spostamento o all'eliminazione di una voce di elenco.

Quando si crea un flusso di lavoro con più passaggi, è importante considerare il modo in cui azioni e condizioni vengono raggruppate in ognuno dei passaggi. Le regole in un passaggio vengono eseguite fino al completamento prima di passare al passaggio successivo, pertanto è necessario raggruppare nello stesso passaggio tutte le regole necessarie al completamento dell'azione o delle azioni desiderate.

È inoltre necessario progettare il flusso di lavoro in modo che ogni passaggio segua in modo logico il passaggio precedente. Se ad esempio il flusso di lavoro dipende dalla risposta di un partecipante al flusso di lavoro, il flusso di lavoro deve disporre delle condizioni e azioni necessarie per ricevere tutte le risposte possibili.

Quando si progetta un flusso di lavoro, è importante capire il modo in cui viene valutato ogni passaggio. Le istruzioni seguenti sono tutte vere:

  • Se un passaggio contiene solo azioni e nessuna condizione, il flusso di lavoro esegue sempre tali azioni.

  • Se un passaggio ha diramazioni condizionali e ogni diramazione ha una condizione, il flusso di lavoro esegue un'azione solo quando la condizione in una delle diramazioni viene soddisfatta. Se non viene soddisfatta nessuna condizione in nessuna diramazione, il flusso di lavoro passa al passaggio successivo per impostazione predefinita.

  • Se un passaggio ha diramazioni condizionali e ogni diramazione tranne l'ultima ha una condizione, il flusso di lavoro esegue un'azione solo quando viene soddisfatta la condizione in una o più diramazioni. Se non viene soddisfatta nessuna condizione, il flusso di lavoro esegue l'azione nell'ultima diramazione, che non ha condizioni.

Torna all'inizio

Operazioni preliminari

Prima di progettare il flusso di lavoro, è necessario apportare le modifiche o le personalizzazioni necessarie al sito, all'elenco o alla raccolta, ad esempio:

  • Un flusso di lavoro è sempre associato esattamente a un elenco o una raccolta SharePoint. Il sito deve disporre di almeno un elenco o di una raccolta prima di creare un flusso di lavoro. Se non ci sono elenchi nel sito, verrà richiesto di crearne uno quando si crea un flusso di lavoro.

  • Se si desidera che il flusso di lavoro utilizzi colonne o impostazioni personalizzate, è necessario apportare tali modifiche prima di creare il flusso di lavoro in modo che tali colonne e impostazioni siano disponibili in Progettazione flussi di lavoro.

  • Se si desidera che il flusso di lavoro utilizzi caratteristiche di elenchi o raccolte non attivate per impostazione predefinita, ad esempio l'approvazione del contenuto, è necessario attivare queste impostazioni prima di progettare il flusso di lavoro.

Nota : La caratteristica del flusso di lavoro è sviluppata con Microsoft Windows Workflow Foundation, un componente di Microsoft Windows. La stessa versione di Workflow Foundation deve essere installata sia sul computer che sul server. La prima volta che si crea un flusso di lavoro, potrebbe venire richiesto di installare Workflow Foundation.

Torna all'inizio

Progettare il flusso di lavoro

I passaggi di base per la creazione di un flusso di lavoro sono sempre gli stessi: è necessario innanzitutto definire il flusso di lavoro e quindi creare le regole scegliendo le condizioni e le azioni.

  1. Scegliere Apri sito dal menu File.

  2. Nella finestra di dialogo Apri sito individuare e selezionare il sito di SharePoint dove si desidera creare il flusso di lavoro e quindi fare clic su Apri.

  3. Scegliere Nuovo dal menu File, quindi Flusso di lavoro.

    Verrà aperto Progettazione flussi di lavoro .

    Prima pagina in Progettazione flussi di lavoro

  4. Nella casella Assegnare il nome al flusso di lavoro digitare un nome per questo flusso di lavoro.

    I visitatori del sito vedranno questo nome quando visualizzano le pagine Stato flusso di lavoro e Flussi di lavoro nel browser. Per impostazione predefinita, i nuovi flussi di lavoro vengono denominati automaticamente Flusso di lavoro 1, Flusso di lavoro 2 e così via.

  5. Fare clic su un'opzione in Elenco SharePoint a cui associare il flusso di lavoro.

    Progettazione flussi di lavoro con gli elenchi disponibili per l'associazione

    È necessario associare il flusso di lavoro a un elenco o una raccolta di SharePoint list. L'elenco al quale viene associato il flusso di lavoro determina il punto in cui i partecipanti al flusso di lavoro avvieranno il flusso di lavoro. Ad esempio, se si desidera che un flusso di lavoro venga avviato quando viene creato o modificato un elemento in Documenti condivisi, scegliere tale raccolta. L'elenco associato viene utilizzato per controllare lo stato e la cronologia del flusso di lavoro e per avviare manualmente un flusso di lavoro.

    Nota : I flussi di lavoro che vengono avviati automaticamente quando viene creato o modificato un elemento possono essere eseguiti in cicli infiniti, situazione che è consigliabile evitare. Ad esempio, un flusso di lavoro che viene avviato quando viene modificato un elemento, non dovrebbe mai modificare un elemento nell'elenco a cui è associato. Un flusso di lavoro che viene avviato quando viene creato un elemento non dovrebbe mai creare un elemento nell'elenco a cui è associato. Ciò costituisce un problema anche con i flussi di lavoro multipli. Il flusso di lavoro A è ad esempio associato all'elenco A e il flusso di lavoro B è associato al flusso di lavoro B. Entrambi i flussi di lavoro vengono avviati automaticamente quando viene creato un nuovo elemento. Il flusso di lavoro A crea un elemento nell'elenco B e il flusso di lavoro B crea un elemento nell'elenco A. Questo scenario crea un ciclo infinito. Una procedura consigliata consiste nel sapere quali flussi di lavoro sono già in esecuzione negli elenchi o nelle raccolte dove il flusso di lavoro crea o modifica gli elementi.

  6. In Selezionare le opzioni di inizio per gli elementi in questo elenco eseguire una o più delle operazioni seguenti:

    • Selezionare la casella di controllo Consenti inizio manuale del flusso di lavoro da un elemento.

      Questa opzione aggiunge un comando Flussi di lavoro a una voce di elenco in modo che gli utenti possano fare clic sul comando per avviare il flusso di lavoro relativo all'elemento.

    • Selezionare la casella di controllo Inizia il flusso di lavoro automaticamente alla creazione di un nuovo elemento.

    • Selezionare la casella di controllo Inizia il flusso di lavoro automaticamente alla modifica di un elemento.

      Nota : È possibile selezionare due o tre opzioni, ma è necessario selezionare almeno un'opzione per eseguire il flusso di lavoro. Se non si seleziona un'opzione, sarà possibile progettare il flusso di lavoro e quindi fare clic su Fine, ma non sarà possibile avviare il flusso di lavoro. In seguito sarà possibile aprire il flusso di lavoro (scegliendo il comando Apri flusso di lavoro dal menu File), selezionare un'opzione di avvio e quindi fare clic su Fine. Ciò si rivela utile per salvare un flusso di lavoro che si sta progettando.

  7. Fare clic su Avanti.

  8. Nella casella Nome passaggio digitare un nome per il primo passaggio del flusso di lavoro.

    Seconda pagina in Progettazione flussi di lavoro

    A questo punto è necessario creare le regole per il flusso di lavoro scegliendo le azioni che si desidera vengano eseguite e le condizioni che devono essere soddisfatte per l'esecuzione di tali azioni.

    Nota : Non è necessario che tutti i passaggi contengano una condizione, ma è ad esempio possibile che alcuni passaggi siano soltanto un elenco di azioni da eseguire. Tuttavia, ogni passaggio può avere al massimo una diramazione condizionale che contiene un'azione senza una condizione associata. Ciò è dovuto al fatto che una diramazione condizionale priva di condizione funge da diramazione "Else" in una diramazione condizionale "Else If". Se (If) la condizione A è vera, verrà eseguita l'azione B, altrimenti (Else) verrà eseguita l'azione C. Per questa ragione, non avrebbe senso avere più di una diramazione "Else" in quanto l'ultima diramazione non verrebbe mai raggiunta.

  9. Per ogni condizione che si desidera specificare, fare clic su Condizioni e quindi fare clic sulla condizione nell'elenco. Ripetere fino ad aver specificato tutte le condizioni che si desidera includere.

    Nota : È possibile scegliere più di una condizione. In tal caso le condizioni verranno unite da and, a significare che devono essere soddisfatte tutte le condizioni prima che il flusso di lavoro possa eseguire le azioni associate. Le condizioni multiple creano un filtro progressivo in cui l'ordine è rilevante perché la prima condizione viene valutata per prima. Per spostare una condizione in alto o in basso in un elenco di condizioni, fare clic sulla freccia in giù e quindi fare clic su Sposta condizione su o Sposta condizione giù nell'elenco.

    In Office SharePoint Designer 2007 sono disponibili diverse condizioni predefinite. È inoltre possibile creare condizioni avanzate e personalizzate. Con le condizioni personalizzate è possibile confrontare un campo nell'elenco corrente con un valore. Con le condizioni avanzate è possibile confrontare un valore con un altro valore. Ciò consente di creare un confronto tra un campo in qualsiasi elenco e un valore da una vasta gamma di origini.

    Elenco delle condizioni

  10. Dopo aver inserito una condizione, fare clic sul collegamento ipertestuale e quindi scegliere un valore per i parametri obbligatori.

    Una condizione potrebbe ad esempio includere collegamenti per selezionare un campo nell'elenco, un confronto e un valore.

    Passaggio 1 in Progettazione flussi di lavoro con Condizione personalizzata

  11. Per ogni azione che si desidera includere, fare clic su Azioni e quindi fare clic su tale azione nell'elenco. Ripetere fino ad aver specificato tutte le condizioni che si desidera includere.

    Se questa azione non compare nell'elenco, fare clic su Altre azioni, fare clic sull'azione desiderata e quindi su Aggiungi.

    Elenco delle azioni

    Nota :  È possibile creare più di un'azione per condizione. In tal caso, le azioni possono essere eseguite una dopo l'altra (unite da "then") o contemporaneamente (unite da "and"). Per passare tra l'esecuzione in sequenza e l'esecuzione in parallelo, fare clic sulla freccia nell'angolo superiore destro della regola e quindi fare clic su Esegui tutte le azioni in sequenza o Esegui tutte le azioni in parallelo.

  12. Dopo aver inserito un'azione, fare clic sul collegamento ipertestuale e quindi scegliere un valore per i parametri obbligatori.

    Un'azione può ad esempio includere un collegamento per la creazione di un messaggio di posta elettronica.

    Passaggio 1 in Progettazione flussi di lavoro con condizioni e azioni

  13. Se si desidera aggiungere una diramazione condizionale, fare clic su Aggiungi diramazione condizionale 'Else If' e quindi ripetere i passaggi da 9 a 12 per creare un'altra regola.

    Una regola è un set di condizioni e azioni correlate, come illustrato nella figura precedente. Quando una condizione è vera, il flusso di lavoro esegue le azioni associate. Quando la condizione non è vera, è possibile specificare condizioni aggiuntive tramite l'aggiunta di diramazioni condizionali. È ad esempio possibile creare tre diverse condizioni per i casi in cui lo stato di un documento viene modificato in Approvato, Rifiutato o In sospeso. È anche possibile creare una condizione Else, in base alla quale il flusso di lavoro esegue l'azione solo quando non è stata soddisfatta nessuna delle condizioni precedenti. Per creare una condizione Else, è necessario che l'ultima regola nel passaggio sia un'azione priva di condizioni. Il flusso di lavoro valuta tutte le condizioni e se nessuna di esse viene soddisfatta, il flusso di lavoro eseguirà tutte le azioni nella diramazione finale, senza condizioni.

  14. Al termine di questo passaggio del flusso di lavoro, fare clic su Avanti.

  15. Per ognuno dei passaggi del flusso di lavoro, ripetere i passaggi da 8 a 14 per creare ulteriori insiemi di condizioni e azioni.

    Man mano che si aggiungono passaggi, tenere presente che ogni passaggio può contenere solo un set di diramazioni condizionali 'Else If', in cui le azioni in ogni diramazione vengono eseguite solo quando la condizione associata viene soddisfatta. In questo caso, è necessario aggiungere ulteriori passaggi quando:

    • Devono essere valutati set multipli di diramazioni condizionali 'Else If'.

    • È necessario separare un'istruzione con diramazioni da un'istruzione senza diramazioni.

  16. Per verificare la presenza di errori nel flusso di lavoro prima di uscire da Progettazione flussi di lavoro, fare clic su Controlla flusso di lavoro.

    In caso di errori nel flusso di lavoro, il collegamento ipertestuale cambierà colore e verranno visualizzati degli asterischi prima e dopo il parametro non valido. In Passaggi flusso di lavoro verrà inoltre visualizzato un simbolo di errore accanto a ogni passaggio contenente un errore. Per ogni errore, verificare che i parametri immessi siano validi.

  17. Fare clic su Fine. Il flusso di lavoro verrà salvato e associato all'elenco specificato.

    Nota : Non è possibile modificare l'elenco cui è associato un flusso di lavoro dopo aver salvato il flusso di lavoro. È invece necessario creare un nuovo flusso di lavoro e allegarlo all'elenco desiderato.

Torna all'inizio

Passaggi successivi consigliati

Dopo aver compreso i concetti fondamentali e le considerazioni di progettazione, è possibile progettare un flusso di lavoro con un'applicazione specifica. Nella sezione Vedere anche sono inclusi collegamenti ad articoli che offrono esempi completi di flussi di lavoro.

Torna all'inizio

Amplia le tue competenze
Esplora i corsi di formazione
Ottieni in anticipo le nuove caratteristiche
Partecipa al programma Office Insider

Queste informazioni sono risultate utili?

Grazie per i tuoi commenti e suggerimenti

Grazie per il tuo feedback! Potrebbe essere utile metterti in contatto con uno dei nostri operatori del supporto di Office.

×