Creare una riunione o un appuntamento

In Outlook una riunione è un evento che coinvolge altre persone e può includere risorse come le sale riunioni. Per pianificare una riunione in Outlook, occorre creare una convocazione riunione da inviare agli invitati. Le risposte degli invitati vengono visualizzate nella posta in arrivo.

Gli appuntamenti in Outlook sono eventi che non implicano l'invio di inviti ad altri utenti o la prenotazione di risorse.

Eseguire una delle operazioni seguenti:

Creare una riunione

  1. Nella parte inferiore del riquadro di spostamento fare clic su Calendario Pulsante Visualizzazione calendario.

  2. Nella scheda Home fare clic su Riunione.

    Scheda Home del calendario, gruppo 1

    Suggerimento   Si può anche fare doppio clic su un periodo di tempo nella visualizzazione per giorno, settimana o mese. La data e l'ora della selezione vengono immesse automaticamente nella finestra di un nuovo appuntamento. Per convertire l'appuntamento in una riunione, nella scheda Appuntamento fare clic su Invita.

  3. Per inviare l'invito da un account che non è quello predefinito, sceglierne uno dal menu a comparsa Da.

  4. Nella casella A immettere i nomi delle persone o delle risorse da includere per la riunione.

    Per cercare altri contatti, a destra della casella A fare clic su Apri ricerca contatti.

  5. Nella casella Luogo digitare una descrizione o un luogo.

    Suggerimenti   

    • Per scegliere da un elenco di sale riunioni usate di recente, fare clic su  Stanze utilizzate recentemente sul lato destro della casella Luogo.

    • Se si dispone di un account di Microsoft Exchange, per cercare sale riunioni nella directory dell'organizzazione, a destra della casella Luogo fare clic su  Apri ricerca contatti.

  6. Immettere i dettagli sull'evento e quindi eseguire una delle operazioni seguenti:

Per

Operazione da eseguire

Visualizzare il menu Fuso orario per l'evento

Nella scheda Riunione fare clic su Fuso orario.

Scheda Riunione, gruppo 5

Aggiungere allegati alla riunione

Nel menu Riunione fare clic su Allegati e quindi su Aggiungi.

Impostare un evento come ricorrente

Nella scheda Riunione fare clic su Ricorrenza e selezionare un criterio di ricorrenza.

Scheda Riunione, gruppo 5

Vedere se gli invitati sono disponibili (solo account di Exchange)

Nella scheda Riunione fare clic su Pianificazione.

Scheda Riunione, Pianificazione

Il pulsante Pianificazione visualizza il riquadro Regole Pianificazione in fondo all'invito. Se le informazioni sulla disponibilità non sono visualizzate nel riquadro Regole Pianificazione, verificare che nel menu a comparsa Da nella parte superiore dell'invito sia selezionato l'account Exchange.

  1. Una volta completato l'invito, nella scheda Riunione fare clic su Invia.

    Invia a gruppo

    Note   

    • Per impostazione predefinita, l'opzione Richiedi risposte è attivata nelle nuove riunioni. Se si dispone di un account Microsoft Exchange, le risposte dei partecipanti vengono registrare quando si apre la riunione dal calendario e si visualizzano le informazioni del riquadro Regole Pianificazione.

    • Con un account di Microsoft Exchange, lo stato selezionato per un evento determina il modo in cui appare ad altre persone che visualizzano il calendario. Se non si cambia lo stato, durante l'evento si appare nello stato "Occupato". Per selezionare uno stato come "Disponibile" o "Fuori sede", nella scheda Riunione fare clic sul menu a comparsa Stato.

Creare un appuntamento

  1. Nella parte inferiore del riquadro di spostamento fare clic su Calendario Pulsante Visualizzazione calendario.

  2. Nella scheda Home fare clic su Appuntamento.

    Scheda Home del calendario, gruppo 1

    Suggerimento   Si può anche creare un appuntamento nel calendario facendo doppio clic su un periodo di tempo nella visualizzazione per giorno, settimana o mese. La data e l'ora della selezione vengono immesse automaticamente nella finestra di un nuovo evento.

  3. Immettere i dettagli sull'evento e quindi eseguire una delle operazioni seguenti:

Per

Operazione da eseguire

Visualizzare il menu Fuso orario per l'evento

Nella scheda Appuntamento fare clic su Fuso orario.

Scheda Appuntamento, gruppo 4

Impostare l'appuntamento come ricorrente

Nella scheda Appuntamento fare clic su Ricorrenza e selezionare un criterio di ricorrenza.

Scheda Appuntamento, gruppo 4

Trasformare l'appuntamento in una riunione invitando altre persone

Nella scheda Appuntamento fare clic su Invita.

Scheda Appuntamento, Invita

  1. Nella scheda Appuntamento fare clic su Salva e chiudi.

    Scheda Appuntamento, Salva e chiudi

Vedere anche

Aggiornare o annullare una riunione

Informazioni sui fusi orari

Contrassegnare un contatto o un evento come "privato"

Si applica a: Outlook for Mac 2011



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