Nozioni fondamentali sul Calendario

Creare una riunione

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È sufficiente invitare persone all'appuntamento creato nel primo video e quindi trasformarlo in una riunione.

Creare una riunione

  1. Basta fare clic su Invita partecipanti per trasformare l'appuntamento in un modulo di posta elettronica, con una riga A e un pulsante Invia.

  2. Fare clic su A per aprire la rubrica, selezionare un nome e quindi fare clic su Necessari.

  3. Se una persona non deve necessariamente partecipare alla riunione, fare clic su Facoltativi.

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Supponiamo di decidere di chiedere aiuto per una presentazione da preparare.

Tutto quello che dobbiamo fare è invitare alcune persone all'appuntamento creato nel primo video,

per poi trasformarlo in una riunione.

È sufficiente fare clic su Invita partecipanti.

L'appuntamento diventa un modulo di posta elettronica con una riga A e un pulsante Invia.

Il nome di questa scheda, inoltre, diventa Riunione.

Avremmo potuto usare questo pulsante per creare una nuova riunione,

ma così è richiesto meno lavoro perché il modulo è in gran parte già compilato.

Faccio clic su A per aprire la Rubrica.

Faccio clic su un nome e quindi su Necessari.

Puoi aggiungere tutti i nomi che vuoi.

Se la presenza di una persona non è fondamentale, fai clic su Facoltativi.

Al termine, fai clic su OK.

Cambiamo ora la categoria da Work Alone a Team.

Possiamo anche cambiare luogo. Faccio clic su Sale.

Se l'organizzazione mostra le sale riunioni e altre risorse nella Rubrica, puoi aggiungere una sala.

Fai clic su Sì. Il luogo viene aggiornato e il nome della sala viene aggiunto alla riga A.

L'ultima cosa che faremo è aggiungere un messaggio qui in basso per dare più informazioni sulla riunione ai destinatari.

Infine, faccio clic su Invia.

Ogni persona nella riga A, inclusa la persona che si occupa della pianificazione della sala riunioni,

riceverà un invito simile a questo.

Indipendentemente dal fatto che i destinatari usino Outlook

oppure controllino la posta elettronica in un browser con Outlook Web App,

potranno vedere luogo e ora della riunione e leggere il messaggio.

Possono scegliere di accettare, accettare provvisoriamente o rifiutare l'invito.

Hanno anche la possibilità di modificare la risposta prima di inviarla.

Viene aperto un modulo di posta elettronica dove possono immettere un messaggio.

Infine, è sufficiente fare clic su Invia.

Puoi controllare i messaggi delle persone invitate.

Puoi anche aprire la convocazione di riunione nel calendario per controllare quante persone hanno accettato,

accettato provvisoriamente o rifiutato l'invito.

Nel prossimo video vedremo come usare Regole Pianificazione per facilitare l'organizzazione della riunione.

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