Creare una cassetta postale condivisa

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Ultimo aggiornamento: luglio, 2018 11

Le cassette postali condivise consentono a un gruppo di persone di monitorare e inviare posta elettronica da un indirizzo di posta elettronica comune, come info@contoso.com. Quando un utente del gruppo risponde a un messaggio inviato alla cassetta postale condivisa, il messaggio di risposta sembrerà inviato dalla cassetta postale condivisa, non dal singolo utente.

Cassette postali condivise includono un calendario condiviso. Molte aziende di piccole dimensioni, ad esempio come utilizzare il calendario condiviso come posizione per tutti gli utenti per accedere agli appuntamenti. Ad esempio, se si dispone di 3 occupano di visite, tutti possibile utilizzare il calendario condiviso per immettere gli appuntamenti. Questo è un semplice modo per impedire che tutti gli utenti informati dove si trovano altri utenti.

Creare una cassetta postale condivisa e aggiungervi membri

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Video: Creare una cassetta postale condivisa

Prova

  1. Nell'interfaccia di amministrazione di Office 365, passare ai gruppi > Fare clic qui per passare a cassette postali condivise nell'interfaccia di amministrazione. .

    Accedere all'interfaccia di amministrazione di Office 365.

    Accedere all'interfaccia di amministrazione di Office 365.

    Accedere con un account di amministratore globale di Office 365 o un account di amministratore di Exchange. Se viene visualizzato il messaggio "non dispone dell'autorizzazione per accedere a questa pagina o eseguire l'operazione " quindi non è un amministratore di Office 365. Trovare l'amministratore nell'organizzazione.

  2. Nella pagina Aggiungi cassetta postale immettere un nome per la cassetta postale condivisa. La procedura guidata sceglie l'indirizzo di posta elettronica, ma è possibile cambiarlo.

    Assegnare un nome alla cassetta postale condivisa.

  3. Fare clic su Aggiungi. Potrebbero trascorrere alcuni minuti prima che si possa iniziare ad aggiungere membri.

  4. In Passaggi successivi scegliere Aggiungere membri a questa cassetta postale. I membri sono le persone che potranno visualizzare la posta in entrata in questa cassetta postale condivisa e le risposte in uscita.

    Scegliere Aggiungi membri

  5. Scegliere il pulsante + Aggiungi membri. Inserire un segno di spunta accanto alle persone a cui si vuole consentire di usare la cassetta postale condivisa, quindi fare clic su Salva.

    Scegliere i membri da assegnare alla cassetta postale condivisa.

  6. Scegliere Chiudi.

Fatto! Si dispone di una cassetta postale condivisa e include un calendario condiviso. A questo punto passare al passaggio successivo: consentire a chiunque di visualizzare il messaggio di posta elettronica inviati.

Consentire a tutti di visualizzare la posta inviata (le risposte)

Per impostazione predefinita, i messaggi inviati dalla cassetta postale condivisa non vengono salvati nella relativa cartella Posta inviata, bensì nella cartella Posta inviata della persona che ha inviato il messaggio.

Se si desidera consentire a chiunque di visualizzare il messaggio di posta elettronica inviati, nell'interfaccia di amministrazione di Office 365, modificare le impostazioni della cassetta postale condivisa e scegliere gli elementi inviati > Modifica.

Scegliere Posta inviata > Modifica.

Aggiungere la cassetta postale condivisa in Outlook

Se nell'azienda è abilitata l'impostazione AutoMapping (per impostazione predefinita, la maggior parte delle persone la abilita), la cassetta postale condivisa verrà visualizzata nell'app Outlook degli utenti automaticamente dopo la chiusura e il riavvio di Outlook.

Per altre informazioni, vedere:

Visualizzato un messaggio di errore relativo non disporre delle autorizzazioni Invia?

Si supponga di creare una cassetta postale condivisa e riprovare a inviare un messaggio. Ma viene visualizzato questo:

"Impossibile inviare il messaggio. Non si dispone dell'autorizzazione per inviare il messaggio per conto dell'utente specificato."

Questo messaggio viene visualizzato quando Office 365 si verifica un problema di latenza di replica. Deve essere inserito fuori sede in un'ora o questa operazione, quando le informazioni sul nuova cassetta postale condivisa (o aggiunta utente) vengono replicate in tutti i data center. Attendere un'ora e quindi riprovare a inviare un messaggio.

Usare una cassetta postale condivisa in un dispositivo mobile (telefono o tablet)

Per accedere a una cassetta postale condivisa in un dispositivo mobile, aprire il browser, accedere a Office 365 e quindi passare a Outlook sul web. Per ulteriori informazioni, vedere aggiungere una cassetta postale condivisa in Outlook sul web. Da Outlook sul web sarà possibile accedere alla cassetta postale condivisa.

È possibile accedere alla cassetta postale condivisa dall'app per Outlook installata nel dispositivo mobile. Specificare se questa caratteristica. Informare il team di progettazione di Outlook. Votare qui!

Usare il calendario condiviso

Quando è stata creata la cassetta postale condivisa, creato automaticamente un calendario condiviso. È ad esempio il calendario della cassetta postale condivisa anziché un calendario di SharePoint per tenere traccia di appuntamenti e dove si trovano altri utenti. Un calendario condiviso è integrato con Outlook ed è molto più facile da utilizzare rispetto a un calendario di SharePoint.

  1. Nell'app Outlook passare alla visualizzazione Calendario e scegliere la cassetta postale condivisa.

    Scegliere la visualizzazione Calendario

  2. Quando si immette un appuntamento, ogni membro della cassetta postale condivisa potrà vederlo.

  3. Dei membri della cassetta postale condivisa può creare, visualizzare e gestire gli appuntamenti nel calendario, come agli appuntamenti personali. Chiunque sia un membro della cassetta postale condivisa possa vedere le modifiche apportate alla cassetta postale condivisa.

Inoltrare messaggi di posta elettronica inviati a una cassetta postale condivisa

Non è necessario assegnare una licenza per la cassetta postale condivisa per inoltrare i messaggi inviati a essa. Consente di inoltrare i messaggi da un elenco di indirizzi o la distribuzione di posta elettronica valido.

  1. Nella pagina Fare clic qui per passare a cassette postali condivise nell'interfaccia di amministrazione. scegliere la cassetta postale condivisa che si desidera modificare.

  2. Scegliere posta elettronica inoltro > Modifica.

  3. Impostare l'interruttore su On e immettere 1 indirizzo di posta elettronica per inoltrare i messaggi. Può essere qualsiasi indirizzo di posta elettronica valido. Per inoltrare a più indirizzi, è necessario creare una lista di distribuzione degli indirizzi e quindi immettere il nome della lista di distribuzione.

  4. Scegliere Salva.

Inviare risposte automatiche da una cassetta postale condivisa

  1. Nella pagina Fare clic qui per passare a cassette postali condivise nell'interfaccia di amministrazione. scegliere la cassetta postale condivisa che si desidera modificare.

  2. Scegliere le risposte automatiche > Modifica.

  3. Impostare l'interruttore su On e scegliere se si desidera inviare la risposta per utenti all'interno dell'organizzazione o all'esterno dell'organizzazione.

  4. Immettere la risposta da inviare alle persone interne all'organizzazione. Non è possibile aggiungere immagini, solo testo.

  5. Se si vuole anche inviare una risposta a persone esterne all'organizzazione, selezionare la casella di controllo corrispondente, specificare le persone a cui si vuole recapitare la risposta e quindi digitare il testo. Non è possibile inviare risposte solo a persone esterne all'organizzazione, escludendo quelle interne.

  6. Scegliere Salva.

Limite per la cassetta postale condivisa: 50 GB

La cassetta postale condivisa consentono di memorizzare fino a 50GB di dati senza si assegna una licenza a essa. In seguito, è necessario assegnare una licenza per la cassetta postale di memorizzare più dati. Per ulteriori informazioni sulle licenze cassetta postale condivisa, vedere Limiti di Exchange Online.

Dopo che la cassetta postale condivisa raggiunge il limite di archiviazione, per un certo periodo sarà possibile ricevere messaggi di posta elettronica, ma non inviarli. Trascorso quel periodo anche la ricezione verrà disabilitata. I mittenti dei messaggi riceveranno un rapporto di mancato recapito.

Impedire ai membri di eliminare messaggi in una cassetta postale condivisa

È purtroppo non è possibile impedire agli utenti di eliminare i messaggi in una cassetta postale condivisa. Si supponga ad esempio, che si dispone di 5 utenti che usano una cassetta postale condivisa. Uno di essi Elimina messaggio di posta elettronica dopo averlo letto. A questo punto la posta elettronica è stata eliminata per tutti gli utenti, anche se vengono non era leggere il messaggio. L'unico modo questo problema consiste nel creare un gruppo di Office 365 invece di una cassetta postale condivisa.

Un gruppo in Outlook è simile a una cassetta postale condivisa. Per un confronto tra due, vedere Confronto tra i gruppi, in particolare la sezione come sottoscrizione di funzionamento di posta elettronica di gruppo , è necessario che a accidentali. Per ulteriori informazioni sui gruppi, vedere altre informazioni sui gruppi

Altre informazioni utili sulle cassette postali condivise

  • Non è necessario assegnare licenze alle cassette postali condivise di dimensioni inferiori a 50 GB.

  • Occorre assegnare agli utenti le autorizzazioni per usare la cassetta postale condivisa (appartenenza). Solo le persone interne all'organizzazione possono usare una cassetta postale condivisa.

  • Non è possibile consentire l'accesso alla cassetta postale condivisa a persone esterne all'organizzazione (ad esempio persone con un account Gmail). Se si vuole farlo comunque, è consigliabile creare un gruppo di Outlook. Per altre informazioni, vedere Creare un gruppo di Office 365 nell'interfaccia di amministrazione.

  • È possibile accedere a una cassetta postale condivisa in Outlook per iPhone o Android. L'app per dispositivi mobili di Outlook non include la caratteristica per accedere a cassette postali condivise e non è diretto da aggiungere.  Se si desidera accedere a una cassetta postale condivisa da uno di questi dispositivi, utilizzare il browser per aprire Outlook sul web e accedere alla cassetta postale condivisa in questo modo. In alternativa, creare un gruppo di Office 365 invece per la cassetta postale condivisa. Per ulteriori informazioni, vedere Confronto tra gruppi.

  • Non è possibile crittografare i messaggi inviati da una cassetta postale condivisa.  In questo modo una cassetta postale condivisa non ha proprio contesto di sicurezza (nome utente e password) in modo che non può essere assegnato una chiave.  Se più di una persona è un membro e invio/ricezione di messaggi di posta elettronica vengono crittografate con le rispettive chiavi, altri membri siano in grado di leggere la posta elettronica e altri utenti potrebbero non, a seconda di quale chiave pubblica crittografata con la posta elettronica.

  • È possibile convertire le cassette postali utente alle cassette postali condivise. Vedere convertire una cassetta postale utente a una cassetta postale condivisa.

  • Gli utenti con l'amministratore globale o amministratore di Exchange ruoli possono creare cassette postali condivise.

  • Per creare una cassetta postale condivisa, è necessario sottoscrivere un di Office 365 per piano aziendale che include posta elettronica (il servizio Exchange Online). L'abbonamento a Office 365 Business non sono inclusi messaggi di posta elettronica Office 365 Business Premium indica.

  • Una cassetta postale condivisa non è progettata per diretto log in. L'account utente per la cassetta postale condivisa deve rimanere nello stato disabilitato.

Risolvere i problemi relativi alla creazione di cassette postali condivise

  • Messaggio di errore: L'indirizzo proxy " SMTP:<nome cassetta postale condivisa>" è già in uso negli indirizzi proxy o in LegacyExchangeDN di "<nome>". Scegliere un altro indirizzo proxy.

    Questo problema si verifica quando si cerca di assegnare alla cassetta postale condivisa un nome già in uso. Ad esempio, supponiamo di voler assegnare a due cassette postali condivise i nomi info@dominio1 e info@dominio2. Questa operazione si può eseguire in due modi:

Funzionamento di AutoMapping con le cassette postali condivise

L'opzione AutoMapping viene impostata sulla cassetta postale dell'utente, non su quella condivisa.

Di conseguenza, se si tenta di utilizzare un gruppo di sicurezza per gestire chi ha accesso alla cassetta postale condivisa, mapping non funzionano. Pertanto, se si vuole mapping, è necessario assegnare le autorizzazioni in modo esplicito.

Come creare una cassetta postale condivisa nell'interfaccia di amministrazione di Exchange

Alcune aziende gestiscono le cassette postali interamente nell'interfaccia di amministrazione di Exchange. Ecco le istruzioni per creare cassette postali condivise con questa interfaccia.

Per visualizzare le autorizzazioni necessarie per eseguono questa procedura, vedere la voce "Cassette postali degli utenti" nelle autorizzazioni di destinatari.

  1. Nell'interfaccia di amministrazione di Exchange, passare a destinatari > condivisi > Aggiungi.

  2. Compilare i campi obbligatori:

    • Nome visualizzato

    • Indirizzo di posta elettronica

  3. Per concedere le autorizzazioni Accesso completo o Invia come, fare clic su Aggiungi e quindi selezionare gli utenti a cui si vogliono concedere le autorizzazioni. È possibile usare CTRL per selezionare più utenti. In caso di dubbi sulle autorizzazioni da usare, vedere Quali autorizzazioni usare?.

    Nota: L'autorizzazione Accesso completo consente a un utente di aprire la cassetta postale e di creare e modificare elementi al suo interno. L'autorizzazione Invia come consente a un utente non proprietario della cassetta postale di inviare posta elettronica da questa cassetta postale. Entrambe le autorizzazioni sono necessarie per una corretta gestione delle cassette postali condivise.

  4. Fare clic su Salva per salvare le modifiche e creare la cassetta postale condivisa.

  1. Scegliere Destinatari > Condivisi > Modifica.

  2. Fare clic su Delega cassetta postale.

  3. Per concedere o rimuovere le autorizzazioni di accesso completo e Invia come, fare clic su Aggiungi o Rimuovi e quindi selezionare gli utenti che si desidera concedere le autorizzazioni per.

    Nota: L'autorizzazione Accesso completo consente a un utente di aprire la cassetta postale e di creare e modificare elementi al suo interno. L'autorizzazione Invia come consente a un utente non proprietario della cassetta postale di inviare posta elettronica da questa cassetta postale. Entrambe le autorizzazioni sono necessarie per una corretta gestione delle cassette postali condivise.

  4. Fare clic su Salva per salvare le modifiche.

  • Accesso completo L'autorizzazione di accesso completo consente di accedere alla cassetta postale condivisa e come il proprietario della cassetta postale. Durante l'accesso, l'utente può creare elementi del calendario; leggere, visualizzare, eliminare e modificare i messaggi di posta elettronica; creare attività e calendario e contatti. Tuttavia, un utente con autorizzazioni di accesso completo non è possibile inviare posta elettronica dalla cassetta postale condivisa a meno che non sono inoltre inviare come o inviare sull'autorizzazione per conto.

  • Invia come L'autorizzazione Invia come consente di rappresentare la cassetta postale condivisa per l'invio di posta elettronica. Ad esempio, se Valeria firma nella cassetta postale condivisa del reparto Marketing e invia un messaggio di posta elettronica, il messaggio si presenterà come il reparto Marketing inviato il messaggio di posta elettronica.

    Tuttavia, Anna non sarà possibile vedere uno qualsiasi dei messaggio di posta elettronica inviato a o dall'indirizzo condiviso.

  • Invia per conto L'autorizzazione Invia per conto consente di inviare posta elettronica per conto di cassetta postale condivisa. Ad esempio, se John accede alla cassetta postale condivisa 32 predefiniti di ricezione e invia un messaggio di posta elettronica, aspetto della posta è stata inviata da "John per conto di ricezione predefinito 32". È possibile usare il valore EAC per concedere invia sulle autorizzazioni per conto dell'utente, che è necessario utilizzare il cmdlet Set-cassetta postale con il parametro GrantSendonBehalf .

Utilizzare il cmdlet di PowerShell Cassetta postale di nuovo per creare le cassette postali condivise. Per utilizzare questo cmdlet, è necessario connettersi a Exchange Online PowerShell.

L'esempio seguente mostra come creare la cassetta postale condivisa Sales Department e concedere le autorizzazioni Accesso completo e Invia per conto di per il gruppo di sicurezza MarketingSG. Gli utenti membri del gruppo di sicurezza otterranno le autorizzazioni sulla cassetta postale.

  1. Creare un gruppo di sicurezza abilitati alla posta elettronica denominato MarketingSG. Per istruzioni di PowerShell, vedere Gruppi di sicurezza Manage Mail-Enabled.

  2. Connettersi a PowerShell di Exchange Online.

  3. Eseguire il comando seguente:

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

È preferibile creare una cassetta postale condivisa o un gruppo di Office 365 per Outlook?

Per indicazioni, vedere Confrontare gruppi.

Importante: non è attualmente possibile eseguire la migrazione di cassette postali condivise per un gruppo di Office 365.  Si tratta di un elemento desiderato?  Indicare. Voto qui!

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