Creare una cassetta postale condivisa

Collaboratori: Diane Faigel Nino Bilic
Ultimo aggiornamento: 19 luglio 2017

Le cassette postali condivise consentono a un gruppo di persone di monitorare e inviare posta elettronica da un indirizzo di posta elettronica comune, come info@contoso.com. Quando un utente del gruppo risponde a un messaggio inviato alla cassetta postale condivisa, il messaggio di risposta sembrerà inviato dalla cassetta postale condivisa, non dal singolo utente.

Le cassette postali condivise includono un calendario condiviso. Sono molte le piccole aziende che trovano utile usare un calendario condiviso come posizione centralizzata in cui tutti possono inserire i propri appuntamenti. Ad esempio, se un'azienda ha 3 persone che effettuano visite presso clienti, tutte e tre possono usare il calendario condiviso per immettere gli appuntamenti. È un modo semplice per tenersi informati sulle reciproche posizioni.

Creare una cassetta postale condivisa e aggiungervi membri

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Video: Creare una cassetta postale condivisa

Prova

  1. Accedere con l'account di amministratore di Office 365 a https://portal.office.com/adminportal/home.

    Effettuare l'accesso con l'account di amministratore di Office 365.

    Accedere a Office 365 gestito da 21Vianet

  2. Nell'interfaccia di amministrazione passare a Gruppi > Cassette postali condivise.

    Selezionare per aprire una cassetta postale condivisa
  3. Nella pagina Aggiungi cassetta postale immettere un nome per la cassetta postale condivisa. La procedura guidata sceglie l'indirizzo di posta elettronica, ma è possibile cambiarlo.

    Assegnare un nome alla cassetta postale condivisa.

  4. Fare clic su Aggiungi. Potrebbero trascorrere alcuni minuti prima che si possa iniziare ad aggiungere membri.

  5. In Passaggi successivi scegliere Aggiungere membri a questa cassetta postale. I membri sono le persone che potranno visualizzare la posta in entrata in questa cassetta postale condivisa e le risposte in uscita.

    Scegliere Aggiungi membri

  6. Scegliere il pulsante + Aggiungi membri. Inserire un segno di spunta accanto alle persone a cui si vuole consentire di usare la cassetta postale condivisa, quindi fare clic su Salva.

    Scegliere i membri da assegnare alla cassetta postale condivisa.

  7. Scegliere Chiudi.

Ecco fatto! Ora si è pronti per eseguire il passaggio successivo: consentire a tutti di visualizzare la posta inviata.

Consentire a tutti di visualizzare la posta inviata (le risposte)

Per impostazione predefinita, i messaggi inviati dalla cassetta postale condivisa non vengono salvati nella relativa cartella Posta inviata, bensì nella cartella Posta inviata della persona che ha inviato il messaggio.

Se si vuole consentire a tutti di vedere la posta inviata, nell'interfaccia di amministrazione di Office 365 modificare le impostazioni della cassetta postale condivisa e scegliere Posta inviata > Modifica.

Scegliere Posta inviata > Modifica.

Aggiungere la cassetta postale condivisa in Outlook

Se nell'azienda è abilitata l'impostazione AutoMapping (per impostazione predefinita, la maggior parte delle persone la abilita), la cassetta postale condivisa verrà visualizzata nell'app Outlook degli utenti automaticamente dopo la chiusura e il riavvio di Outlook.

Per altre informazioni, vedere:

  • Aprire e usare cassette postali condivise in Outlook 2016 e Outlook 2013

  • Aprire e usare cassette postali condivise in Outlook sul Web: rispondere dall'indirizzo condiviso (ad esempio vendite@contoso.com) LA PRIMA VOLTA PUÒ ESSERE MOLTO COMPLICATO. Gli utenti devono eseguire questa soluzione alternativa (questo bug non verrà risolto):

    1. Aprire Outlook sul Web e passare alla cassetta postale condivisa.

    2. Aprire un messaggio inviato all'indirizzo condiviso.

    3. Fare clic su Rispondi.

    4. Nella parte inferiore del messaggio fare clic sulla freccia Altro > Mostra Da.

      Fare clic sulla freccia Altro e quindi su Mostra Da

    5. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'indirizzo Da, ad esempio noemi@lucchesi.me, e scegliere Rimuovi.

      Rimuovere l'alias in DA.

    6. Digitare quindi l'indirizzo condiviso, ad esempio supporto@contoso.com, e inviare il messaggio. La volta successiva che si risponde dalla cassetta postale condivisa, l'indirizzo corrispondente apparirà come opzione nell'elenco a discesa Da.

      L'alias della cassetta postale condivisa viene visualizzato nell'elenco a discesa DA.

Usare una cassetta postale condivisa in un dispositivo mobile (telefono o tablet)

Per accedere a una cassetta postale condivisa in un dispositivo mobile, aprire il browser, eseguire l'accesso a Office 365 e quindi passare a Outlook sul Web. Per le istruzioni, vedere il punto elenco precedente, Aprire e usare cassette postali condivise in Outlook sul Web. Da Outlook sul Web sarà possibile accedere alla cassetta postale condivisa.

Non è possibile accedere alla cassetta postale condivisa dall'app Outlook installata nel dispositivo mobile.

Usare il calendario condiviso

Il calendario della cassetta postale condivisa viene in genere preferito a un calendario di SharePoint per tenere traccia degli appuntamenti e della posizione delle persone. Un calendario condiviso è integrato con Outlook, genera promemoria ed è molto più facile da creare e usare rispetto a un calendario di SharePoint.

  1. Nell'app Outlook passare alla visualizzazione Calendario e scegliere la cassetta postale condivisa.

    Scegliere la visualizzazione Calendario

  2. Quando si immette un appuntamento, ogni membro della cassetta postale condivisa potrà vederlo.

Inoltrare messaggi di posta elettronica inviati a una cassetta postale condivisa

  1. Nell'interfaccia di amministrazione di Office 365 selezionare la cassetta postale condivisa da modificare.

  2. Scegliere Inoltro della posta elettronica > Modifica.

  3. Attivarequesta impostazione usando il dispositivo di scorrimento e immettere un indirizzo di posta elettronica di inoltro. È possibile immettere UN solo indirizzo di posta elettronica, che può essere esterno all'organizzazione, come un indirizzo Gmail, oppure l'indirizzo di un'altra cassetta postale condivisa.

  4. Scegliere Salva.

Inviare risposte automatiche da una cassetta postale condivisa

  1. Nell'interfaccia di amministrazione di Office 365 selezionare la cassetta postale condivisa da modificare.

  2. Scegliere Risposte automatiche > Modifica.

  3. Attivarequesta impostazione usando il dispositivo di scorrimento, scegliere se inviare la risposta a persone all'interno o all'esterno dell'organizzazione, quindi immettere il messaggio.

  4. Immettere la risposta da inviare alle persone interne all'organizzazione. Non è possibile aggiungere immagini, solo testo.

  5. Se si vuole anche inviare una risposta a persone esterne all'organizzazione, selezionare la casella di controllo corrispondente, specificare le persone a cui si vuole recapitare la risposta e quindi digitare il testo. Non è possibile inviare risposte solo a persone esterne all'organizzazione, escludendo quelle interne.

  6. Scegliere Salva.

Limite per la cassetta postale condivisa: 50 GB

La cassetta postale condivisa può contenere fino a 50 GB di dati senza che sia necessaria l'assegnazione di una licenza. Per volumi più elevati, è necessario assegnare una licenza alla cassetta postale per archiviare più dati.

Dopo che la cassetta postale condivisa raggiunge il limite di archiviazione, per un certo periodo sarà possibile ricevere messaggi di posta elettronica, ma non inviarli. Trascorso quel periodo anche la ricezione verrà disabilitata. I mittenti dei messaggi riceveranno un rapporto di mancato recapito.

Impedire ai membri di eliminare messaggi in una cassetta postale condivisa

Purtroppo non è possibile impedire alle persone di eliminare messaggi in una cassetta postale condivisa. Supponiamo ad esempio che 5 persone usino una cassetta postale condivisa e che una di esse elimini un messaggio dopo averlo letto. Il messaggio viene eliminato anche per le altre quattro persone, anche se non lo avevano ancora letto. L'unico modo per risolvere il problema consiste nel creare un gruppo di Office 365 invece di una cassetta postale condivisa.

Un gruppo in Outlook è analogo a una cassetta postale condivisa. Per un confronto, vedere Confrontare gruppi. Per altre informazioni sui gruppi, vedere Altre informazioni sui gruppi, in particolare la sezione Gruppi in Outlook.

Altre informazioni utili sulle cassette postali condivise

  • Non è necessario assegnare licenze alle cassette postali condivise di dimensioni inferiori a 50 GB.

  • Occorre assegnare agli utenti le autorizzazioni per usare la cassetta postale condivisa (appartenenza). Solo le persone interne all'organizzazione possono usare una cassetta postale condivisa.

  • Non è possibile consentire l'accesso alla cassetta postale condivisa a persone esterne all'organizzazione (ad esempio persone con un account Gmail). Se si vuole farlo comunque, è consigliabile creare un gruppo di Outlook. Per altre informazioni, vedere Creare un gruppo di Office 365 nell'interfaccia di amministrazione.

  • Non è possibile accedere a una cassetta postale condivisa da Outlook per iPhone, per Android o per Mac. Se si vuole accedere a una cassetta postale condivisa da uno di questi dispositivi, usare Outlook sul Web.

  • Non è possibile crittografare la posta elettronica inviata a una cassetta postale condivisa.

  • È possibile convertire le cassette postali utente in cassette postali condivise. Vedere Convertire una cassetta postale utente in una cassetta postale condivisa.

Risolvere i problemi relativi alla creazione di cassette postali condivise

  • Messaggio di errore: L'indirizzo proxy " SMTP:<nome cassetta postale condivisa>" è già in uso negli indirizzi proxy o in LegacyExchangeDN di "<nome>". Scegliere un altro indirizzo proxy.

    Questo problema si verifica quando si cerca di assegnare alla cassetta postale condivisa un nome già in uso. Ad esempio, supponiamo di voler assegnare a due cassette postali condivise i nomi info@dominio1 e info@dominio2. Questa operazione si può eseguire in due modi:

Funzionamento di AutoMapping con le cassette postali condivise

L'opzione AutoMapping viene impostata sulla cassetta postale dell'utente, non su quella condivisa.

Questo significa che se si cerca di usare un gruppo di sicurezza per gestire le autorizzazioni di accesso alla cassetta postale condivisa, AutoMapping non funziona. Se quindi si vuole usare questa impostazione, occorre assegnare le autorizzazioni in modo esplicito.

Come creare una cassetta postale condivisa nell'interfaccia di amministrazione di Exchange

Alcune aziende gestiscono le cassette postali interamente nell'interfaccia di amministrazione di Exchange. Ecco le istruzioni per creare cassette postali condivise con questa interfaccia.

Per informazioni sulle autorizzazioni necessarie per eseguire questi passaggi, vedere la voce relativa alle autorizzazioni utente in Autorizzazioni per i destinatari.

  1. Scegliere Destinatari > Condivisi > Aggiungi.

  2. Compilare i campi obbligatori:

    • Nome visualizzato

    • Indirizzo di posta elettronica

  3. Per concedere le autorizzazioni Accesso completo o Invia come, fare clic su Aggiungi e quindi selezionare gli utenti a cui si vogliono concedere le autorizzazioni. È possibile usare CTRL per selezionare più utenti. In caso di dubbi sulle autorizzazioni da usare, vedere Quali autorizzazioni usare?.

    Nota : L'autorizzazione Accesso completo consente a un utente di aprire la cassetta postale e di creare e modificare elementi al suo interno. L'autorizzazione Invia come consente a un utente non proprietario della cassetta postale di inviare posta elettronica da questa cassetta postale. Entrambe le autorizzazioni sono necessarie per una corretta gestione delle cassette postali condivise.

  4. Fare clic su Salva per salvare le modifiche e creare la cassetta postale condivisa.

  1. Scegliere Destinatari > Condivisi > Modifica.

  2. Fare clic su Delega cassetta postale.

  3. Per concedere o rimuovere le autorizzazioni Accesso completo e Invia come, fare clic su Aggiungi o su Rimuovi e quindi selezionare gli utenti a cui si vogliono concedere o per cui si vogliono rimuovere le autorizzazioni.

    Nota : L'autorizzazione Accesso completo consente a un utente di aprire la cassetta postale e di creare e modificare elementi al suo interno. L'autorizzazione Invia come consente a un utente non proprietario della cassetta postale di inviare posta elettronica da questa cassetta postale. Entrambe le autorizzazioni sono necessarie per una corretta gestione delle cassette postali condivise.

  4. Fare clic su Salva per salvare le modifiche.

  • Accesso completo L'autorizzazione Accesso completo consente a un utente di accedere alla cassetta postale condivisa ed esercitare il ruolo di proprietario della cassetta postale stessa. Dopo aver eseguito l'accesso, l'utente può creare voci di calendario, leggere, visualizzare, eliminare e modificare messaggi di posta elettronica e creare attività e contatti del calendario. Tuttavia, un utente con autorizzazione Accesso completo non può inviare posta elettronica dalla cassetta postale condivisa se non ha anche l'autorizzazione Invia come o Invia per conto di.

  • Invia come L'autorizzazione Invia come consente a un utente di rappresentare la cassetta postale condivisa durante l'invio di posta elettronica. Ad esempio, se Luca accede alla cassetta postale condivisa Reparto Marketing e invia un messaggio, questo risulterà inviato da Reparto Marketing.

    L'utente non potrà però visualizzare alcun messaggio inviato al o dall'indirizzo condiviso.

  • Invia per conto di L'autorizzazione Invia per conto di consente a un utente di inviare posta elettronica per conto della cassetta postale condivisa. Ad esempio, se Mattia accede alla cassetta postale condivisa Reception 32 e invia un messaggio, questo risulterà inviato da "Mattia per conto di Reception 32". Per concedere l'autorizzazione Invia per conto di non è possibile usare l'interfaccia di amministrazione di Exchange, ma occorre usare il cmdlet Set-Mailbox con il parametro GrantSendonBehalf.

Usare il cmdlet di PowerShell New-Mailbox per creare cassette postali condivise.

L'esempio seguente mostra come creare la cassetta postale condivisa Sales Department e concedere le autorizzazioni Accesso completo e Invia per conto di per il gruppo di sicurezza MarketingSG. Gli utenti membri del gruppo di sicurezza otterranno le autorizzazioni sulla cassetta postale.

Nota : Questo esempio presuppone che il gruppo di sicurezza MarketingSG sia già stato creato e sia abilitato per la posta elettronica. Vedere Gestire gruppi di sicurezza abilitati per la posta elettronica.

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

È preferibile creare una cassetta postale condivisa o un gruppo di Office 365 per Outlook?

Per indicazioni, vedere Confrontare gruppi.

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