Creare un sito area di lavoro riunioni

Un sito area di lavoro riunioni è un sito Web che consente di raccogliere informazioni e materiale per una o più riunioni. All'interno di un sito area di lavoro riunioni, tutto il materiale relativo alle riunioni, ad esempio agende, documenti correlati, obiettivi e attività, risulta organizzato e facilmente reperibile.

Contenuto dell'articolo

Utilizzare un sito area di lavoro riunioni

Creare un sito area di lavoro riunioni

Scegliere un modello di area di lavoro riunioni

Creare un sito area di lavoro riunioni o un collegamento a un sito area di lavoro riunioni durante la creazione di un evento

Creare un sito area di lavoro riunioni senza creare un evento

Utilizzare un sito area di lavoro riunioni

Un sito area di lavoro riunioni è uno spazio al cui interno i partecipanti alle riunioni possono reperire le informazioni più aggiornate relative alla riunione, che si tratti di un progetto di lunga durata con riunioni ricorrenti oppure della pianificazione di un piccolo evento.

Area di lavoro riunioni

1. Descrizione della riunione

2. Schede Pagina

3. Menu per la personalizzazione del sito area di lavoro riunioni

4. Elenco Partecipanti

5. Raccolta documenti

Di seguito vengono illustrati alcuni esempi di utilizzo di un sito area di lavoro riunioni:

  • Prima di una riunione, pubblicare l'agenda, l'elenco dei partecipanti e i documenti che verranno trattati nel corso della riunione.

  • Durante la riunione, aggiungere le attività, registrare le decisioni e consultare i documenti correlati.

  • Dopo la riunione, pubblicare i verbali, aggiungere altre informazioni sul completamento e tenere traccia dello stato delle attività.

Nota :  In un sito area di lavoro riunioni, ai partecipanti non è consentito aggiungere elementi agli elenchi, ad esempio annunci, raccolte documenti e discussioni, inviandoli tramite posta elettronica. È necessario aggiungere gli elementi direttamente all'elenco nel sito area di lavoro riunioni.

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Creare un sito area di lavoro riunioni

È possibile creare un nuovo sito area di lavoro riunioni quando si aggiunge un evento al calendario in Windows SharePoint Services 3.0, oppure senza creare un evento.

In base al programma in uso, esiste la possibilità di creare un nuovo sito area di lavoro riunioni da un'applicazione di posta elettronica o per la gestione del calendario compatibile con Windows SharePoint Services, ad esempio Microsoft Office Outlook 2007. Per ulteriori informazioni, vedere la Guida dell'applicazione di posta elettronica o per la gestione del calendario.

Note : 

  • Per creare un sito area di lavoro riunioni è necessario disporre delle autorizzazioni appropriate. Per ulteriori informazioni, rivolgersi al proprietario o all'amministratore del sito.

  • Proprietari e amministratori di siti dispongono del livello di autorizzazione necessario per la creazione dei siti area di lavoro riunioni. Se in qualità di amministratore o di proprietario del sito si desidera consentire ad altri membri del sito del team di creare siti area di lavoro riunioni, è possibile concedere la relativa autorizzazione al gruppo di appartenenza dei membri.

  • Se si imposta una serie di riunioni ricorrenti da un'applicazione di posta elettronica o per la gestione del calendario compatibile con Windows SharePoint Services, ad esempio Office Outlook 2007, non sarà possibile rimuovere il collegamento relativo a una sola riunione della serie. È possibile rimuovere il collegamento solo per l'intera serie. Dopo la rimozione del collegamento, il sito area di lavoro riunioni non potrà essere collegato ad altre convocazioni di riunione. È tuttavia possibile collegare la convocazione di riunione originale a un sito area di lavoro riunioni diverso.

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Scegliere un modello di area di lavoro riunioni

Per la creazione di un sito area di lavoro riunioni è necessario selezionare un modello. I modelli definiscono la struttura di base e l'aspetto del sito area di lavoro riunioni.

Un modello rappresenta solo un punto di partenza, in quanto è possibile aggiungere o rimuovere elementi e modificare l'aspetto del sito. Sono disponibili i modelli seguenti:

  • Area di lavoro riunioni standard    Questo modello è progettato per pianificare e organizzare riunioni e tenere traccia dello stato di avanzamento. Include Obiettivi, Partecipanti, Agenda e Raccolta documenti.

  • Area di lavoro riunioni vuota    Questo modello consente di creare un sito area di lavoro riunioni vuota personalizzabile in base alle proprie esigenze.

  • Area di lavoro riunioni decisioni    Questo modello è progettato per la revisione di documenti e la registrazione delle decisioni prese durante la riunione. Include Obiettivi, Partecipanti, Agenda, Raccolta documenti, Attività e Decisioni.

  • Area di lavoro riunioni eventi sociali    Questo modello è utile per la pianificazione di eventi sociali, ad esempio una gita aziendale o una festa. È possibile conferire al sito un aspetto serio, o più divertente. Questo modello include Partecipanti, Informazioni aggiuntive, Immagine/logo, Cosa portare, Discussioni e Fotografie (Raccolta immagini).

  • Area di lavoro riunioni a più pagine    Questo modello offre tutti gli elementi fondamentali per pianificare e organizzare riunioni e tenere traccia dello stato di avanzamento tramite più pagine. Include Obiettivi, Partecipanti e Agenda, oltre a due pagine vuote personalizzabili in base alle proprie esigenze.

Suggerimento : I modelli costituiscono un valido punto di partenza, ma è possibile personalizzare il sito area di lavoro riunioni aggiungendo o modificando caratteristiche.

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Creare un sito area di lavoro riunioni o un collegamento a un sito area di lavoro riunioni durante la creazione di un evento

Questa procedura consente di creare un sito area di lavoro riunioni quando si aggiunge un evento a un calendario.

  1. Se il calendario non è già aperto, fare clic sul nome sulla barra di avvio veloce.

    Se il nome del calendario non è visualizzato, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi sul nome del calendario.

  2. Scegliere Nuovo elemento dal menu Nuovo immagine menu .

  3. Completare le informazioni relative all'evento, ad esempio il luogo e le date di inizio e di fine.

    Per utilizzare il sito area di lavoro riunioni per un evento ricorrente, ad esempio un evento che si verifica lo stesso giorno ogni settimana, selezionare la casella di controllo Imposta come evento ripetuto accanto a Ricorrenza e quindi selezionare le opzioni desiderate.

  4. Nella parte inferiore della pagina selezionare la casella di controllo Utilizza un'area di lavoro riunioni per organizzare partecipanti, agenda, documenti, verbali e altri dettagli dell'evento.

  5. Fare clic su OK.

  6. Nella sezione Crea o collega della pagina Area di lavoro riunioni nuova o esistente visualizzata eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Se non si dispone di un sito area di lavoro riunioni:

      1. Fare clic su Crea nuova area di lavoro riunioni e immettere le informazioni desiderate, compreso il titolo e l'ultima parte dell'indirizzo Web per il sito.

      2. Fare clic su OK e quindi selezionare il modello desiderato nella pagina Selezione modello visualizzata.

    • Se si dispone già di un sito area di lavoro riunioni al quale si desidera creare un collegamento, fare clic su Collega a un'area di lavoro riunioni esistente e quindi selezionare il sito area di lavoro riunioni nell'elenco a discesa.

  7. Fare clic su OK.

Suggerimento : È possibile personalizzare il sito area di lavoro riunioni se necessario, oppure iniziare ad aggiungere informazioni sulle riunioni agli elenchi, ad esempio voci dell'Agenda.

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Creare un sito area di lavoro riunioni senza creare un evento

  1. Accedere al sito Web in cui si desidera aggiungere il sito area di lavoro riunioni.

    Fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito, quindi scegliere Crea nella pagina Tutto il contenuto del sito.

    Suggerimento : Nella maggior parte dei casi, anziché completare questo passaggio, è possibile utilizzare il menu Azioni sito Menu Azioni sito .

  2. Nell'elenco Pagine Web fare clic su Siti e aree di lavoro.

  3. Immettere le informazioni relative al sito area di lavoro riunioni che si desidera creare, ad esempio il titolo e l'ultima parte dell'indirizzo del sito Web.

  4. Nella sezione Selezione modello fare clic sulla scheda Riunioni in Selezionare un modello.

  5. Selezionare il modello di area di lavoro riunioni che si desidera utilizzare.

  6. Fare clic su Crea.

Suggerimento : È possibile personalizzare il sito area di lavoro riunioni se necessario, oppure iniziare ad aggiungere informazioni sulle riunioni agli elenchi, ad esempio voci dell'Agenda.

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