Creare un organigramma di Visio 2007 dai dati di un foglio di lavoro di Excel 2007

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Copertina del manuale Advanced Microsoft Office Documents 2007 Edition Inside Out

Advanced Microsoft® Office Documents 2007 Edition Inside Out
Di Stephanie Krieger

Stephanie Krieger è un MVP di Microsoft Office System nonché autrice dei libri Advanced Microsoft Office Documents 2007 Edition Inside Out e Microsoft Office Document Designer. In qualità di esperta per la creazione di documenti, ha fornito consulenza a molte aziende globali per lo sviluppo di soluzioni aziendali per Microsoft Office e ha insegnato a numerosi professionisti come creare documenti di qualità elevata attraverso la comprensione del funzionamento delle applicazioni Office. Scrive regolarmente per diverse pagine Web Microsoft e spesso tiene webcast su Office.

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Creare un organigramma di Visio dai dati di un foglio di lavoro

Questa caratteristica non è nuova, ma è davvero sorprendente. È sufficiente digitare un elenco di nomi, titoli e manager in un foglio di lavoro di Excel e Visio creerà automaticamente un organigramma anche molto complesso con la massima facilità.

Nota : A seconda del tipo di organigramma da creare, è possibile usare questa funzionalità o i nuovi diagrammi SmartArt in PowerPoint. Nel caso di organigrammi particolarmente grandi e intricati, Visio assicura maggiore flessibilità. Quando invece si creano diagrammi SmartArt in PowerPoint, con due clic è possibile convertire un elenco puntato in un diagramma e quindi aggiungere o modificare le voci del diagramma semplicemente digitando il testo necessario. Visio è una scelta migliore anche quando si vuole memorizzare i dati nei diagrammi o creare diagrammi interattivi, ad esempio diagrammi con collegamenti ipertestuali pubblicati in una pagina Web. Se però si vuole realizzare solo un organigramma semplice e di alta qualità da aggiungere a un documento senza necessità di disegnare forme, un diagramma SmartArt potrebbe rappresentare una soluzione più semplice. Inoltre, a differenza dei diagrammi di Visio, i diagrammi SmartArt usano Temi documento, Stili veloci e gli effetti grafici disponibili in Word, Excel e PowerPoint. È quindi possibile coordinare automaticamente un organigramma SmartArt con il documento.

Per creare un organigramma di Visio dai dati memorizzati in Excel, eseguire le operazioni seguenti.

  1. Configurare i dati in Excel in colonne con un'unica riga di intestazioni. Le intestazioni diventeranno i nomi dei campi durante la creazione dell'organigramma. Gli unici campi necessari sono un campo per il nome della persona e un campo per il relativo superiore. Includere gli altri campi necessari in base al contenuto da includere nel grafico, come mostrato nei dati di esempio seguenti.

    Dati di Excel da usare nell'organigramma di Visio

  2. In Visio scegliere Nuovo dal menu File, quindi Processi aziendali e quindi Creazione guidata organigramma.

  3. Fare clic su Avanti nella prima schermata per selezionare i dati da un file di origine esistente. Si noti che i dati possono trovarsi in un file di Excel, in un file di testo, in una directory di Microsoft Office Exchange Server o in un database. Nella seconda schermata selezionare l'opzione che include file di Excel e quindi fare di nuovo clic su Avanti. Individuare e selezionare il file e fare nuovamente clic su Avanti.

    Nota : La prima schermata della Creazione guidata organigramma indica che il tipo di file Excel da usare sono i file con estensione xls. Questa schermata non è stata aggiornata. I file di Excel 2007, come il file di dati di esempio fornito, funzionano correttamente.

  4. Quando Visio accede ai dati, tenta di abbinare i nomi dei campi (intestazioni di colonna) ai campi Nome e Subordinato/a a per l'organigramma. Verificare che Visio abbia selezionato i campi corretti e quindi fare clic su Avanti.

    A questo punto, è possibile fare clic Avanti fino a quando non diventa disponibile il pulsante Fine e quindi fare clic su Fine per generare l'organigramma. Prestare comunque attenzione alle opzioni presenti nelle varie schermate della procedura guidata. Nell'ultima schermata è possibile specificare i campi dei dati da visualizzare nel grafico e l'ordine in cui devono essere visualizzati all'interno delle forme, selezionare i campi da memorizzare nelle forme come Proprietà forma e specificare i requisiti di layout.

L'organigramma generato con i dati di esempio mostrati nei passaggi precedenti risulterà simile al seguente.

Organigramma di Visio

Sono sufficienti altri due clic per formattare il grafico con i colori e gli effetti del tema. È quindi possibile aggiungere forme da Organigramma - Forme o qualsiasi altro stencil e formattarle come qualsiasi altra forma di Visio. È anche possibile usare le opzioni nel menu Organigramma, che viene visualizzato solo per questo tipo di diagramma, tra cui:

  • Selezionare Opzioni per applicare le impostazioni di formato a livello globale, come le dimensioni della forma e la formattazione del testo per ogni campo visibile, ad esempio i titoli in corsivo.

  • Modificare il tipo di posizione (ad esempio dirigente o manager) per le forme selezionate.

  • Fare clic su Esporta dati aziendali per esportare tutti i dati dall'organigramma completo in un nuovo file di Excel. È sufficiente digitare un nome per il nuovo file e fare clic su Salva.

    Si noti che questa operazione funziona anche con gli organigrammi creati da altre origini o disegnando le forme. Ad esempio, se si crea un organigramma da dati di Excel e quindi si aggiungono manualmente le forme al grafico in Visio, quando quei dati verranno esportati in Excel saranno incluse sia le forme aggiunte, sia quelle generate automaticamente. Si noti inoltre che, per impostazione predefinita, il file esportato viene salvato in formato XLSX.

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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