Creare un flusso di lavoro secondario

Quando un flusso di lavoro eseguito in base a un elenco aggiunge o modifica un elemento in un secondo elenco, è possibile creare un secondo flusso di lavoro attivato da questo elemento aggiunto o modificato. Il flusso di lavoro secondario potrà gestire l'elemento aggiunto o modificato o eseguire qualsiasi altra azione flusso di lavoro, ad esempio aggiungere, modificare ed eliminare altri elementi in qualsiasi elenco.

Relazione tra un flusso di lavoro primario e un flusso di lavoro secondario

1. L'aggiunta o la modifica di un elemento nel primo elenco o nella prima raccolta attiva il flusso di lavoro primario, che può essere avviato anche manualmente

2. Il flusso di lavoro primario aggiunge o modifica un elemento nel secondo elenco o nella seconda raccolta

3. L'aggiunta o la modifica di un elemento nel secondo elenco o nella seconda raccolta attiva il flusso di lavoro secondario

Si supponga, ad esempio, che ogni volta che si aggiunge un nuovo documento alla raccolta Documenti da rivedere, il flusso di lavoro eseguito in base a questa raccolta crei un'attività nell'elenco Attività, che prevede la revisione del documento. È possibile creare un flusso di lavoro secondario nell'elenco Attività affinché venga impostato un valore nel campo Scadenza di ognuna delle nuove attività. Poiché è stato impostato il valore Scadenza, il flusso di lavoro secondario potrà rimanere in pausa fino alla data di scadenza, in corrispondenza della quale verrà controllato se l'attività è stata completata e verrà quindi eseguita l'azione appropriata.

Diagramma di flusso con flussi di lavoro primario e secondario

L'organizzazione efficiente di più flussi di lavoro secondari consente di creare processi dipendenti estesi a vari elenchi. Ogni flusso di lavoro secondario continua ad essere attivato dalle modifiche apportate in un unico elenco. Tuttavia, creando o modificando elementi in altri elenchi è possibile attivare uno o più flussi di lavoro aggiuntivi che consentono di estendere in modo estremamente efficace l'effetto cumulativo a tutto il sito.

Avviso : I flussi di lavoro avviati automaticamente quando si crea o si modifica un elemento possono causare l'esecuzione di cicli infiniti, che è consigliabile evitare. Ad esempio, un flusso di lavoro avviato quando si modifica un elemento non dovrà mai modificare un elemento nell'elenco a cui è associato. Allo stesso modo, un flusso di lavoro avviato quando si crea un elemento non dovrà mai creare un elemento nell'elenco a cui è associato. Questo problema riguarda anche i flussi di lavoro secondari. Ad esempio, il Flusso di lavoro A è associato all'Elenco A e il Flusso di lavoro B è associato all'Elenco B. Entrambi i flussi di lavoro vengono avviati automaticamente quando si crea un nuovo elemento. Il Flusso di lavoro A crea un elemento nell'Elenco B e il Flusso di lavoro B crea un elemento nell'Elenco A. In uno scenario di questo tipo si crea un ciclo infinito. È pertanto opportuno sapere quali flussi di lavoro vengono già eseguiti in qualsiasi elenco o raccolta in cui un determinato flusso di lavoro crea o modifica elementi. È inoltre possibile evitare comportamenti iterativi utilizzando una condizione che interrompa il ciclo. Se, ad esempio, si configura un flusso di lavoro secondario nell'elenco Attività per aggiornare il valore Scadenza dell'attività corrente ogni volta che l'elemento viene modificato, è possibile evitare che si crei un ciclo includendo una condizione che verifichi se il valore di Scadenza è già impostato sul valore corretto. In questo caso, un'azione interrompe il flusso di lavoro senza apportare modifiche all'elemento.

In questo articolo viene introdotto il concetto di flussi di lavoro secondari e vengono fornite istruzioni per crearne uno. Nell'esempio di flusso di lavoro illustrato in questo articolo, creato in base all'elenco Attività, viene impostato il valore di scadenza per ogni nuova attività generata da uno specifico flusso di lavoro eseguito in base alla raccolta Documenti condivisi, quindi viene inviato un messaggio di promemoria se l'attività non risulta completata entro la data di scadenza.

Contenuto dell'articolo

Come utilizzare un flusso di lavoro secondario

Definizione della relazione speciale tra flussi di lavoro secondari e l'elenco Attività

Informazioni sul flusso di lavoro di esempio

Passaggio 1: Decidere se continuare l'esecuzione per l'attività corrente

Passaggio 2: Impostare il valore di scadenza e mettere in pausa

Passaggio 3: Controllare lo stato dell'attività e continuare di conseguenza

Guida rapida: riepilogo dei passaggi

Un altro esempio: includere il titolo del documento nel titolo dell'attività

Come utilizzare un flusso di lavoro secondario

Non esiste una differenza funzionale tra un flusso di lavoro primario e un flusso di lavoro secondario. Qualsiasi flusso di lavoro può essere considerato "secondario" se viene avviato dall'azione di un altro flusso di lavoro.

È possibile utilizzare flussi di lavoro secondari per svariati scopi, tra cui:

  • Impostazione di valori per i campi creati dal flusso di lavoro primario

  • Creazione, modifica o eliminazione di elementi nell'elenco corrente o in un altro elenco

  • Invio di messaggi di promemoria tramite posta elettronica

    Note : 

    • Un flusso di lavoro secondario progettato in Office SharePoint Designer 2007 può essere attivato solo dalle azioni di un altro flusso di lavoro anch'esso progettato in Office SharePoint Designer 2007,  non da uno dei flussi di lavoro predefiniti inclusi in Microsoft Office SharePoint Server 2007 oppure da un flusso di lavoro personalizzato creato in Visual Studio. Si tenga inoltre presente che, anche se un flusso di lavoro è stato progettato in Office SharePoint Designer 2007, le relative azioni non attiveranno comunque un flusso di lavoro secondario se l'utente che ha iniziato il flusso di lavoro ha effettuato l'accesso con l'account di sistema. Non è possibile, infatti, attivare un flusso di lavoro secondario da un flusso di lavoro eseguito con l'account di sistema.

    • È possibile eseguire una sola istanza di un flusso di lavoro alla volta e per un unico elenco. Se si imposta l'esecuzione del flusso di lavoro secondario ogni volta che vengono modificati determinati elementi e se per un elemento è già in esecuzione e attualmente in pausa un'istanza del flusso di lavoro, le ulteriori modifiche apportate a quell'elemento non attiveranno una nuova esecuzione dello stesso flusso di lavoro. Se, ad esempio, la prima istanza del flusso di lavoro è in pausa per 30 giorni, tutte le istanze dello stesso flusso di lavoro non saranno avviate, in modo invisibile all'utente, per lo stesso elemento dell'elenco durante questi 30 giorni. Questo problema riguarda in particolare i flussi di lavoro a esecuzione prolungata che iniziano quando viene modificato un elemento, mentre non si verifica quando il flusso di lavoro secondario inizia solo quando si crea un elemento. Questa seconda ipotesi corrisponde alla configurazione del flusso di lavoro di esempio descritto in questo articolo.

    • Prima di utilizzare un'azione di messa in pausa in un flusso di lavoro, si consiglia di scaricare e installare un aggiornamento di .NET 3.0 nel server in uso. Nella sezione Vedere anche è disponibile un collegamento per il download di questo aggiornamento.

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Definizione della relazione speciale tra flussi di lavoro secondari e l'elenco Attività

Un elemento creato nell'elenco Attività da una delle tre azioni attività del flusso di lavoro mantiene tre utili campi di informazioni sulle relative origini che non vengono "ricordate" dagli elementi creati dal flusso di lavoro in qualsiasi altro tipo di elenco:

  • ID elemento flusso di lavoro    È l'identificatore univoco dell'elemento originale in relazione al quale il flusso di lavoro primario ha creato l'elemento corrente nell'elenco Attività.

  • ID elenco flusso di lavoro    È l'identificatore univoco dell'elenco in cui si trova l'elemento originale.

  • Nome flusso di lavoro    È l'identificatore univoco del flusso di lavoro primario che ha creato l'elemento corrente nell'elenco Attività.

Tre identificatori univoci

Questi tre campi verranno visualizzati nella finestra di dialogo Definisci ricerca flusso di lavoro ogni volta che si effettua la ricerca di un elemento nell'elenco Attività. Questi tre campi contengono tuttavia dei valori solo per gli elementi attività creati da una delle tre azioni attività del flusso di lavoro.

Finestra di dialogo Definisci ricerca flusso di lavoro con tre campi identificatori

Questi tre identificatori possono essere utilizzati in vari modi, tra cui:

  • Definizione degli elementi sui cui agire    Il flusso di lavoro secondario può iniziare con il controllo di uno o più di questi campi per ogni nuovo elemento attività, per passare quindi all'utilizzo delle informazioni per stabilire se terminare immediatamente o continuare l'esecuzione. Il flusso di lavoro secondario può, ad esempio, eseguire un'ulteriore azione solo per le attività create da uno o più flussi di lavoro primari specificati.

  • Inserimento di informazioni in un messaggio di posta elettronica    In base a questi campi il flusso di lavoro secondario può inviare un messaggio di posta elettronica contenente l'identità dell'elemento originale, l'elenco che contiene l'elemento originale o il flusso di lavoro che ha creato l'elemento attività corrente.

Queste funzionalità non sono disponibili per i flussi di lavoro secondari eseguiti per altri elenchi o raccolte, ad esempio Annunci e Calendario, in quanto non dispongono dell'accesso a questi tre campi.

Nella seguente tabella sono riportati i formati di questi tre valori.

Campo

Valore di esempio

ID elemento flusso di lavoro

8

Nome flusso di lavoro

Revisione documento

ID elenco flusso di lavoro

{4FC00DC3-1880-4872-AC31-AA2389B201CA}

Identificare i valori per questi tre campi speciali

Per individuare il valore corretto per uno di questi campi:

  • ID elemento flusso di lavoro    Nel browser visualizzare l'elenco in cui si trova l'elemento. Se necessario, modificare la visualizzazione in modo da includervi la colonna ID. Si noti che, una volta assegnato, l'ID di un elemento è permanente e non viene modificato, indipendentemente dalla quantità di elementi aggiunti, modificati ed eliminati nell'elenco.

  • Nome flusso di lavoro    Per ogni flusso di lavoro questo valore coincide con il nome specificato per un dato flusso di lavoro in Progettazione flussi di lavoro. Poiché in un dato sito non possono essere presenti due flussi di lavoro con lo stesso nome, questo valore è sempre univoco nel sito corrente.

  • ID elenco flusso di lavoro    Per individuare questo valore per un elenco qualsiasi, visualizzare l'elenco desiderato nel browser, quindi scegliere Impostazioni elenco o Impostazioni raccolta dal menu Impostazioni. L'ID elenco del flusso di lavoro verrà visualizzato nella stringa di query dell'URL dopo il testo "List=".

Perché è necessario un flusso di lavoro secondario per la gestione delle scadenze di attività

Un flusso di lavoro primario che crea un elemento attività si interrompe subito dopo la creazione e l'assegnazione dell'elemento attività.

Mentre il flusso di lavoro è in pausa non può impostare il valore Scadenza dell'elemento attività, controllare lo stato di completamento dell'attività alla data di scadenza o eseguire azioni appropriate per gli elementi attività non completati entro le date di scadenza.

Un flusso di lavoro secondario eseguito per l'elenco Attività, invece, può svolgere tutte queste funzioni mentre il flusso di lavoro primario è in pausa.

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Informazioni sul flusso di lavoro di esempio

Il flusso di lavoro secondario di esempio creato nelle seguenti procedure e configurato per l'esecuzione in base all'elenco Attività esegue le seguenti operazioni:

  1. Controlla ogni nuovo elemento attività per verificare da quale flusso di lavoro primario è stato creato e continua solo se il flusso di lavoro primario coincide con quello specificato.

    Suggerimento : È consigliabile impostare questo primo passaggio nel flusso di lavoro, sia per evitare di apportare modifiche agli elementi attività creati da altri flussi di lavoro, sia per non influire negativamente sulle prestazioni.

  2. Imposta il valore Scadenza per l'elemento attività, a condizione che il flusso di lavoro primario sia quello specificato, quindi si interrompe fino alla data di scadenza.

    Nota : Dopo l'interruzione del flusso di lavoro, questo non riprenderà fino alla data di scadenza impostata all'inizio della pausa. Se la data di scadenza viene modificata mentre il flusso di lavoro è in pausa, la modifica non avrà effetto sul flusso di lavoro.

  3. Controlla il valore Completato per l'elemento attività, alla data di scadenza, quindi esegue una delle due azioni seguenti:

    • Se il valore è Sì    Il flusso di lavoro registra un messaggio appropriato nella cronologia del flusso di lavoro e termina.

    • Se il valore è No    Il flusso di lavoro invia un messaggio di posta elettronica alla persona a cui è assegnata l'attività, ricordando la scadenza.

Nell'esempio di flusso di lavoro sono inclusi gli utilizzi consigliati per tutti e tre i campi speciali di elementi attività.

Nelle procedure di esempio descritte in questo articolo si presuppone l'esistenza di un flusso di lavoro primario, denominato Revisione documento, che viene eseguito ogni volta che si aggiunge un documento alla raccolta Documenti condivisi e che crea un semplice elemento attività, denominato Revisione documento, nell'elenco Attività e assegna quell'attività a uno o più partecipanti. Per creare questo flusso di lavoro primario, vedere la procedura descritta nell'articolo Assegnare un elemento attività in un flusso di lavoro.

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Passaggio 1: Decidere se continuare l'esecuzione per l'attività corrente

Se nel sito vengono eseguiti più flussi di lavoro, ognuno dei quali crea elementi nell'elenco Attività, si consiglia di calcolare le scadenze in modo diverso, a seconda del flusso di lavoro che ha creato ogni attività. In alternativa è possibile scegliere di eseguire un flusso di lavoro secondario per tutti gli elementi attività il cui l'elemento di origine si trova in un elenco o una raccolta specificata.

Il flusso di lavoro secondario in questo esempio inizia e viene eseguito per ogni nuovo elemento nell'elenco Attività, ma la prima azione eseguita consiste nel controllare il valore Nome flusso di lavoro del nuovo elemento attività. Utilizza quindi questa informazione per stabilire se interrompere immediatamente l'esecuzione o continuare. In questa sezione si configurerà il primo passaggio.

  1. Scegliere Nuovo dal menu File, quindi Flusso di lavoro.

  2. Nella prima pagina di Progettazione flussi di lavoro assegnare un nome al flusso di lavoro secondario, quindi indicare che dovrà essere associato all'elenco Attività e avviato solo quando si crea un nuovo elemento in quell'elenco.

    Prima pagina di Progettazione flussi di lavoro

  3. Scegliere Avanti.

  4. Nella pagina successiva assegnare un nome al primo passaggio del flusso di lavoro, in questo esempio Verifica flusso di lavoro primario.

  5. Fare clic su Condizioni, quindi su Confronta campo Attività.

  6. Nella condizione fare clic su campo, quindi scorrere l'elenco e fare clic su Nome flusso di lavoro.

    Seconda pagina di Progettazione flussi di lavoro con dettagli delle condizioni

  7. Nella condizione fare clic su è uguale a, quindi nell'elenco fare clic su è diverso da.

  8. Nella condizione fare clic su valore, quindi nella casella digitare il nome del flusso di lavoro primario (Revisione documento in questo esempio), quindi premere INVIO.

  9. Fare clic su Azioni, quindi nell'elenco fare clic su Interrompi flusso di lavoro.

    Se questa azione non viene visualizzata nell'elenco, fare clic su Altre azioni per visualizzare l'elenco completo.

  10. Nell'azione fare clic su questo messaggio.

  11. Nella casella digitare un messaggio da registrare nell'elenco Cronologia flusso di lavoro, quindi premere INVIO.

    Il primo passaggio del flusso di lavoro dovrebbe avere un aspetto analogo a quello illustrato nella seguente figura.

    Seconda pagina di Progettazione flussi di lavoro completata

Il flusso di lavoro secondario procederà al secondo passaggio solo se l'elemento attività è stato creato dal flusso di lavoro Revisione documento.

È inoltre possibile utilizzare il campo ID elenco flusso di lavoro per configurare il flusso di lavoro in modo che proceda al secondo passaggio solo per gli elementi attività creati da tutti i flussi di lavoro eseguiti in base a un elenco specifico. Tuttavia, se chiunque può creare flussi di lavoro basati sullo stesso elenco, potrebbe risultare difficile tenere traccia anche solo di chi desidera eseguire un determinato flusso di lavoro per i propri elementi attività. Di solito è consigliabile associare un flusso di lavoro secondario all'elenco Attività contenente solo gli elementi attività creati da uno o più flussi di lavoro primari specificati.

Nel secondo passaggio si imposterà una scadenza per l'elemento attività, quindi si interromperà il flusso di lavoro secondario fino alla data di scadenza.

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Passaggio 2: Impostare il valore di scadenza e mettere in pausa

Dopo che il flusso di lavoro secondario avrà confermato che l'elemento attività coincide con quello creato dal flusso di lavoro Revisione documento, si desidera che il flusso di lavoro calcoli un valore per il campo Scadenza dell'elemento, quindi si interrompa fino alla scadenza. Queste azioni verranno impostate in questo secondo passaggio del flusso di lavoro.

  1. In Progettazione flussi di lavoro fare clic su Aggiungi passaggio al flusso di lavoro in Passaggi flusso di lavoro.

  2. Nella pagina successiva assegnare un nome al secondo passaggio del flusso di lavoro, in questo esempio Imposta scadenza e pausa.

  3. Fare clic su Azioni, quindi su Aggiungi ora alla data.

    Se questa azione non viene visualizzata nell'elenco, fare clic su Altre azioni per visualizzare l'elenco completo.

  4. Per impostare la scadenza per ogni elemento attività su una settimana dalla creazione dell'elemento, effettuare le seguenti operazioni:

    1. Nell'azione fare clic su 0, quindi nella casella sostituire 0 con 7 e premere INVIO.

    2. Fare clic su minuti, quindi nell'elenco fare clic su giorni.

    3. Fare clic su data, quindi su Visualizza l'associazione dati Icona del pulsante .

    4. Nella finestra di dialogo Definisci ricerca flusso di lavoro scegliere le seguenti opzioni:

      • Origine dati: Elemento corrente

      • Campo: Data creazione

    5. Scegliere OK.

    6. Fare clic su Variabile, quindi nell'elenco fare clic su Crea nuova variabile.

    7. Nella finestra di dialogo Modifica variabile digitare un nome per la nuova variabile (Scadenza in questo esempio), assicurarsi che il tipo sia Data/ora, quindi scegliere OK.

      Il secondo passaggio dovrebbe avere un aspetto analogo a quello illustrato nella seguente figura.

      Terza pagina di Progettazione flussi di lavoro con l'azione Aggiungi ora alla data

      A questo punto è disponibile una variabile denominata Scadenza calcolata mediante l'aggiunta di sette giorni alla data in cui l'attività è stata creata e assegnata.

  5. Fare di nuovo clic su Azioni per aggiungere una seconda azione, quindi fare clic su Imposta campo in elemento corrente.

    Se questa azione non viene visualizzata nell'elenco, fare clic su Altre azioni per visualizzare l'elenco completo.

  6. Nell'azione fare clic su campo, quindi nell'elenco dare clic su Scadenza.

  7. Fare clic su valore, quindi su Visualizza l'associazione dati Icona del pulsante .

  8. Nella finestra di dialogo Definisci ricerca flusso di lavoro scegliere le seguenti opzioni:

    1. Origine dati: Dati flusso di lavoro

    2. Campo: Variabile: Scadenza

  9. Scegliere OK.

    Il secondo passaggio dovrebbe avere un aspetto analogo a quello illustrato nella seguente figura.

    Terza pagina di Progettazione flussi di lavoro con l'azione Imposta campo in elemento corrente

    A questo punto la data di scadenza è impostata su sette giorni dopo la creazione e l'assegnazione dell'elemento.

  10. Fare clic su Azioni per aggiungere una terza azione, quindi fare clic su Pausa fino a.

    Se questa azione non viene visualizzata nell'elenco, fare clic su Altre azioni per visualizzare l'elenco completo.

  11. Nell'azione fare clic su questo momento, quindi fare clic su Visualizza l'associazione dati Icona del pulsante .

  12. Nella finestra di dialogo Definisci ricerca flusso di lavoro scegliere le seguenti opzioni:

    1. Origine dati: Elemento corrente

    2. Campo: Scadenza

  13. Scegliere OK.

    Il secondo passaggio dovrebbe avere un aspetto analogo a quello illustrato nella seguente figura.

    Terza pagina di Progettazione flussi di lavoro con l'azione Pausa fino a

    Il flusso di lavoro rimarrà in pausa fino alla scadenza dell'elemento.

    Alla scadenza, il flusso di lavoro controllerà che l'elemento azione è contrassegnato come completato e in caso contrario, invierà un promemoria alla persona a cui è assegnata l'attività. Queste azioni verranno configurate nel passaggio successivo.

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Passaggio 3: Controllare lo stato dell'attività e continuare di conseguenza

Nel terzo e ultimo passaggio del flusso di lavoro di esempio viene raggiunta la scadenza e il flusso di lavoro continuerà, controllando innanzitutto il valore del campo Completato relativo all'elemento attività. Verrà quindi eseguita l'azione appropriata a seconda che l'elemento sia contrassegnato o meno come completato.

  1. In Progettazione flussi di lavoro fare clic su Aggiungi passaggio al flusso di lavoro in Passaggi flusso di lavoro.

  2. Nella pagina successiva assegnare un nome al terzo passaggio del flusso di lavoro, in questo esempio Verifica stato e invia promemoria.

  3. Fare clic su Condizioni, quindi su Confronta campo Attività.

  4. Nella condizione fare clic su campo, quindi nell'elenco fare clic su Completato.

  5. Nella condizione fare clic su valore, quindi nell'elenco fare clic su .

  6. Fare clic su Azioni, quindi nell'elenco fare clic su Registra nell'elenco cronologico.

    Se questa azione non viene visualizzata nell'elenco, fare clic su Altre azioni per visualizzare l'elenco completo.

    Nell'azione fare clic su questo messaggio.

  7. Nella casella digitare un messaggio da registrare nella cronologia del flusso di lavoro, quindi premere INVIO.

    Il terzo passaggio del flusso di lavoro dovrebbe avere un aspetto analogo a quello illustrato nella seguente figura.

    Quarta pagina di Progettazione flussi di lavoro con un'unica diramazione condizionale

    A questo punto, se l'attività è già completata, il flusso di lavoro terminerà.

  8. Fare clic su Aggiungi diramazione condizionale 'Else If'.

  9. Nella diramazione aggiunta fare clic su Azioni, quindi nell'elenco fare clic su Invia un messaggio.

    Se questa azione non viene visualizzata nell'elenco, fare clic su Altre azioni per visualizzare l'elenco completo.

  10. Nell'azione fare clic su questo messaggio.

  11. Nella finestra di dialogo Definisci messaggio di posta elettronica fare clic sul pulsante relativo alla Rubrica alla fine della casella A.

  12. Nella finestra di dialogo Seleziona utenti fare doppio clic su Ricerca flusso di lavoro nell'elenco o selezionare un utente o gruppo esistente per indirizzare il messaggio di posta elettronica alla persona a cui è assegnata l'attività.

  13. Nella finestra di dialogo Definisci ricerca flusso di lavoro scegliere le seguenti opzioni:

    • Origine dati: Elemento corrente

    • Campo: Assegnato a

  14. Scegliere OK, quindi di nuovo OK.

  15. Digitare un oggetto per il messaggio, quindi il corpo del testo del messaggio utilizzando i pulsanti Visualizza l'associazione dati Icona del pulsante e Aggiungi ricerca al corpo per aggiungere, se lo si desidera, informazioni variabili relative alla ricerca del flusso di lavoro.

    Finestra di dialogo Definisci messaggio di posta elettronica con il contenuto del messaggio

    Nel corpo del testo del messaggio di esempio è stato incluso il titolo del documento da sottoporre a revisione utilizzando la ricerca del flusso di lavoro illustrata nella seguente figura.

    Finestra di dialogo Definisci ricerca flusso di lavoro

    Questa ricerca significa "Passare al campo ovvero alla colonna Titolo nella raccolta Documenti condivisi, quindi passare all'elemento ovvero alla riga il cui ID corrisponde all'ID dell'elemento originale in relazione al quale il flusso di lavoro primario ha creato l'elemento corrente nell'elenco Attività".

    In termini più semplici, la ricerca significa "Recuperare il Titolo dell'elemento il cui flusso di lavoro primario ha creato l'elemento attività corrente per cui viene eseguito questo flusso di lavoro secondario".

  16. Quando il messaggio di posta elettronica avrà l'aspetto desiderato, scegliere OK.

    Il terzo passaggio dovrebbe avere un aspetto analogo a quello illustrato nella seguente figura.

    Quarta pagina di Progettazione flussi di lavoro con due diramazioni condizionali

Dopo avere impostato il messaggio di posta elettronica di promemoria, il flusso di lavoro secondario può essere interrotto. In alternativa è possibile aggiungere passaggi per reimpostare il valore Scadenza per l'elemento attività con un numero specificato di giorni aggiuntivi, per rimanere in pausa fino alla nuova scadenza, quindi per controllare di nuovo se l'attività è stata completata. In caso contrario, è possibile inviare un secondo promemoria tramite posta elettronica o eseguire una qualsiasi altra azione, incluso l'invio di notifiche tramite posta elettronica ad altri partecipanti.

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Guida rapida: riepilogo dei passaggi

Come riferimento rapido, di seguito è riportato un riepilogo dei passaggi descritti nelle tre precedenti sezioni:

  1. Creare un flusso di lavoro associato all'elenco Attività che inizia automaticamente quando si crea un nuovo elemento.

  2. Aggiungere la condizione Confronta campo Attività:

    • Per il primo collegamento fare clic su Nome flusso di lavoro.

    • Per il secondo collegamento fare clic su è diverso da.

    • Per il terzo collegamento immettere il nome del flusso di lavoro primario per le cui attività si desidera eseguire il flusso di lavoro secondario.

  3. Aggiungere l'azione Interrompi flusso di lavoro. Fare clic sul collegamento, quindi digitare un messaggio da registrare nella cronologia del flusso di lavoro.

  4. Aggiungere un nuovo passaggio al flusso di lavoro.

  5. Aggiungere l'azione Aggiungi ora alla data:

    • Per il primo collegamento immettere il numero di giorni che il flusso di lavoro dovrà attendere prima di inviare un promemoria per l'attività.

    • Per il secondo collegamento fare clic su giorni.

    • Per il terzo collegamento fare clic su Visualizza l'associazione dati Icona del pulsante . Nella finestra di dialogo Definisci ricerca flusso di lavoro scegliere le seguenti opzioni:

Origine dati: Dati flusso di lavoro

Campo: Variabile: Scadenza

  • Per il quarto collegamento fare clic su Crea nuova variabile, quindi creare una variabile denominata Scadenza di tipo Data/ora.

  • Aggiungere l'azione Imposta campo in elemento corrente:

    • Per il primo collegamento fare clic su Scadenza.

    • Per il secondo collegamento fare clic su Visualizza l'associazione dati Icona del pulsante . Nella finestra di dialogo Definisci ricerca flusso di lavoro scegliere le seguenti opzioni:

Origine dati: Dati flusso di lavoro

Campo: Variabile: Scadenza

  1. Aggiungere l'azione Pausa fino a:

    • Per il collegamento fare clic su Visualizza l'associazione dati Icona del pulsante . Nella finestra di dialogo Definisci ricerca flusso di lavoro scegliere le seguenti opzioni:

Origine dati: Elemento corrente

Campo: Scadenza

  1. Aggiungere un nuovo passaggio al flusso di lavoro.

  2. Aggiungere la condizione Confronta campo Attività:

    • Per il primo collegamento fare clic su Completato.

    • Per il secondo collegamento lasciare è uguale a.

    • Per il terzo collegamento fare clic su .

  3. Aggiungere l'azione Registra nell'elenco cronologico. Fare clic sul collegamento, quindi digitare un messaggio da registrare nella cronologia del flusso di lavoro.

  4. Fare clic su Aggiungi diramazione condizionale 'Else If'.

  5. Aggiungere l'azione Invia un messaggio. Nell'azione fare clic su questo messaggio.

  6. Nella finestra di dialogo Definisci messaggio di posta elettronica effettuare le seguenti operazioni:

    • Fare clic sul pulsante Rubrica alla fine della casella A.

    • Nell'elenco o selezionare un utente o gruppo esistente fare doppio clic su Ricerca flusso di lavoro.

    • Nella finestra di dialogo Definisci ricerca flusso di lavoro scegliere le seguenti opzioni:

Origine dati: Elemento corrente

Campo: Assegnato a

  • Aggiungere un oggetto e un corpo del messaggio utilizzando le opzioni di ricerca desiderate.

    Ad esempio per includere il titolo del documento da sottoporre a revisione utilizzare la seguente opzione di ricerca.

    Finestra di dialogo Definisci ricerca flusso di lavoro

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Un altro esempio: includere il titolo del documento nel titolo dell'attività

A volte può essere utile utilizzare informazioni variabili per denominare le nuove attività create dai flussi di lavoro. Ad esempio, è possibile fare in modo che un flusso di lavoro secondario sostituisca il titolo del documento originale con il nome dell'attività assegnato dal flusso di lavoro primario.

In questo esempio, si inizierà specificando un semplice titolo di attività nel flusso di lavoro primario, ad esempio ABC123. Si aggiungerà quindi una condizione al flusso di lavoro secondario eseguito in base all'elenco Attività.

Nel passaggio illustrato nella seguente figura viene utilizzata la condizione Confronta campo Attività per valutare il titolo dell'attività. Se questo è uguale al semplice nome assegnato all'attività nel flusso di lavoro primario, il flusso di lavoro secondario utilizzerà l'azione Aggiorna voce elenco per reimpostare il valore Titolo dell'attività mediante la ricerca del valore Titolo del documento originale in Documenti condivisi.

Impostazioni delle finestre di dialogo per l'utilizzo del titolo del documento come titolo dell'attività

In questa ricerca viene indicato al flusso di lavoro di rilevare da Documenti condivisi il titolo dell'elemento che ha attivato il flusso di lavoro primario che ha creato questo elemento attività. Il flusso di lavoro secondario effettua la ricerca di questo elemento utilizzando l'ID elemento flusso di lavoro.

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