Creare un elenco di nomi, indirizzi e altre informazioni

È possibile unire dati in un unico documento, come un elenco di soci, un catalogo o un elenco di componenti, grazie alla caratteristica Elenco in Word.

  1. Nella scheda Lettere fare clic su Inizia stampa unione, quindi fare clic su Creazione guidata stampa unione.

    Avvio della Creazione guidata Stampa unione

  2. Nel riquadro attività Stampa unione sul lato destro della schermata, in Selezione del tipo di documento fare clic su Elenco.

  3. Nella parte inferiore del riquadro Stampa unione fare clic su Successivo: Documento di partenza.

    Processo di stampa unione in 6 passaggi

  4. In Scelta del documento di partenza sono disponibili le opzioni seguenti:

    • Usa il documento corrente: usare il documento attualmente visualizzato come documento principale.

    • Inizia da un modello: scegliere uno dei modelli di stampa unione pronti per l'uso.

    • Inizia da un documento esistente: aprire un documento esistente da usare come documento principale per la stampa unione.

      Selezionare l'opzione desiderata e quindi fare clic su Successivo: Selezione destinatari.

  5. Quando si apre o si crea un'origine dati con la Creazione guidata Stampa unione, si indica a Word di usare un set specifico di informazioni variabili per l'unione. Per associare il documento principale all'origine dati, usare uno dei metodi seguenti.

    1. Nel riquadro attività Stampa unione, in Selezione dei destinatari, fare clic su Usa elenco esistente.

    2. In Uso di un elenco esistente fare clic su Sfoglia.

    3. Nella finestra di dialogo Selezione origine dati selezionare il file che contiene le informazioni variabili da usare e quindi fare clic su Apri.

    4. Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione selezionare i nomi da includere.

      Procedura

      1. Eseguire una delle operazioni seguenti:

        Usare le caselle di controllo per selezionare i nomi

        Questo metodo è particolarmente utile se l'elenco è breve. Selezionare le caselle di controllo accanto ai destinatari da includere e deselezionare quelle accanto ai destinatari da escludere.

        Suggerimento : Quando si prevede di includere la maggior parte dei destinatari nell'elenco, se prima di tutto si fa clic su Seleziona tutto sarà sufficiente deselezionare i record da escludere. Allo stesso modo, per includere solo alcuni record, fare clic su Deseleziona tutto e quindi selezionare i record desiderati.

        Ordinare le voci dell'elenco

        Questo metodo è utile per visualizzare tutte le voci in ordine alfabetico o numerico. Fare clic sull'intestazione di colonna dell'elemento in base al quale eseguire l'ordinamento. Ad esempio, per visualizzare l'elenco in ordine alfabetico per cognome, fare clic sull'intestazione di colonna Cognome.

        Filtrare le voci nell'elenco

        Questo metodo è utile se l'elenco contiene record che non si vogliono visualizzare o includere. Dopo avere filtrato l'elenco, è possibile usare le caselle di controllo per includere o escludere record, come illustrato nella sezione precedente.

        Fare clic sulla freccia accanto all'intestazione di colonna dell'elemento in base al quale si vuole filtrare l'elenco, quindi fare clic su una delle opzioni seguenti:

        • (Vuote) consente di visualizzare tutti i record nei quali il campo corrispondente è vuoto.

        • (NonVuote) consente di visualizzare tutti i record nei quali il campo corrispondente contiene informazioni.

        • Se nell'origine dati sono presenti record con le stesse informazioni e la colonna contiene al massimo dieci valori univoci, sarà possibile filtrare l'elenco in base a informazioni specifiche. Se ad esempio in più indirizzi è indicata l'Australia come paese, sarà possibile filtrare l'elenco in base ad Australia.

          Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione vengono visualizzati solo i record corrispondenti. Per visualizzare di nuovo tutti i record, fare clic su (Tutto).

          Suggerimenti : 

          • Per le opzioni avanzate per l'ordinamento e il filtro, fare clic sulla freccia accanto a un nome di colonna e quindi fare clic su (Avanzate). Usare le schede Filtra record e Ordina record per impostare l'ordinamento o il filtro.

          • Se è stato installato un software di convalida degli indirizzi, è possibile scegliere Convalida indirizzi nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione per convalidare gli indirizzi nell'elenco.

      2. Fare clic su OK per tornare al riquadro attività Stampa unione. Word userà i nomi specificati per l'elenco.

    1. Nel riquadro attività Stampa unione, in Selezione dei destinatari, fare clic su Seleziona dai contatti di Outlook.

    2. In Seleziona dai contatti di Outlook fare clic su Scegli cartella Contatti.

    3. Selezionare la cartella Contatti di Outlook che si vuole nella finestra di dialogo e fare clic su OK.

    4. Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione selezionare i nomi da includere.

      Procedura

      1. Eseguire una delle operazioni seguenti:

        Usare le caselle di controllo per selezionare i nomi

        Questo metodo è particolarmente utile se l'elenco è breve. Selezionare le caselle di controllo accanto ai destinatari da includere e deselezionare quelle accanto ai destinatari da escludere.

        Suggerimento : Quando si prevede di includere la maggior parte dei destinatari nell'elenco, se prima di tutto si fa clic su Seleziona tutto sarà sufficiente deselezionare i record da escludere. Allo stesso modo, per includere solo alcuni record, fare clic su Deseleziona tutto e quindi selezionare i record desiderati.

        Ordinare le voci dell'elenco

        Questo metodo è utile per visualizzare tutte le voci in ordine alfabetico o numerico. Fare clic sull'intestazione di colonna dell'elemento in base al quale eseguire l'ordinamento. Ad esempio, per visualizzare l'elenco in ordine alfabetico per cognome, fare clic sull'intestazione di colonna Cognome.

        Filtrare le voci nell'elenco

        Questo metodo è utile se l'elenco contiene record che non si vogliono visualizzare o includere. Dopo avere filtrato l'elenco, è possibile usare le caselle di controllo per includere o escludere record, come illustrato nella sezione precedente.

        Fare clic sulla freccia accanto all'intestazione di colonna dell'elemento in base al quale si vuole filtrare l'elenco, quindi fare clic su una delle opzioni seguenti:

        • (Vuote) consente di visualizzare tutti i record nei quali il campo corrispondente è vuoto.

        • (NonVuote) consente di visualizzare tutti i record nei quali il campo corrispondente contiene informazioni.

        • Se nell'origine dati sono presenti record con le stesse informazioni e la colonna contiene al massimo dieci valori univoci, sarà possibile filtrare l'elenco in base a informazioni specifiche. Se ad esempio in più indirizzi è indicata l'Australia come paese, sarà possibile filtrare l'elenco in base ad Australia.

          Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione vengono visualizzati solo i record corrispondenti. Per visualizzare di nuovo tutti i record, fare clic su (Tutto).

          Suggerimenti : 

          • Per le opzioni avanzate per l'ordinamento e il filtro, fare clic sulla freccia accanto a un nome di colonna e quindi fare clic su (Avanzate). Usare le schede Filtra record e Ordina record per impostare l'ordinamento o il filtro.

          • Se è stato installato un software di convalida degli indirizzi, è possibile scegliere Convalida nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione per convalidare gli indirizzi nell'elenco.

      2. Fare clic su OK per tornare al riquadro attività Stampa unione. Word userà i nomi specificati per l'elenco.

    1. Nel riquadro attività Stampa unione, in Selezione dei destinatari, fare clic su Crea un nuovo elenco.

    2. In Crea un nuovo elenco fare clic su Crea.

    3. Nella finestra di dialogo Nuovo elenco indirizzi digitare le informazioni da includere per la prima voce. Non è necessario compilare tutti i campi.

    4. Per completare la prima voce e passare a una nuova voce, fare clic su Nuova voce.

    5. Aggiungere tutte le voci necessarie e quindi fare clic su Chiudi.

    6. Nella finestra di dialogo Salva elenco indirizzi digitare un nome per l'elenco indirizzi nella casella Nome file e selezionare una cartella in cui salvare l'elenco.

      Per impostazione predefinita, l'elenco di indirizzi viene salvato nella Origini dati utente. È consigliabile mantenere l'elenco indirizzi in questa cartella perché si tratta della cartella predefinita in cui Word cerca le origini dati. In questo modo, se si vorrà usare questo elenco di indirizzi in una successiva operazione di stampa unione, non sarà necessario scorrere i file e le cartelle per trovarlo.

    7. Fare clic su Salva.

    8. Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione selezionare i nomi da includere.

      Procedura

      1. Eseguire una delle operazioni seguenti:

        Usare le caselle di controllo per selezionare i nomi

        Questo metodo è particolarmente utile se l'elenco è breve. Selezionare le caselle di controllo accanto ai destinatari da includere e deselezionare quelle accanto ai destinatari da escludere.

        Suggerimento : Quando si prevede di includere la maggior parte dei destinatari nell'elenco, se prima di tutto si fa clic su Seleziona tutto sarà sufficiente deselezionare i record da escludere. Allo stesso modo, per includere solo alcuni record, fare clic su Deseleziona tutto e quindi selezionare i record desiderati.

        Ordinare le voci dell'elenco

        Questo metodo è utile per visualizzare tutte le voci in ordine alfabetico o numerico. Fare clic sull'intestazione di colonna dell'elemento in base al quale eseguire l'ordinamento. Ad esempio, per visualizzare l'elenco in ordine alfabetico per cognome, fare clic sull'intestazione di colonna Cognome.

        Filtrare le voci nell'elenco

        Questo metodo è utile se l'elenco contiene record che non si vogliono visualizzare o includere. Dopo avere filtrato l'elenco, è possibile usare le caselle di controllo per includere o escludere record, come illustrato nella sezione precedente.

        Fare clic sulla freccia accanto all'intestazione di colonna dell'elemento in base al quale si vuole filtrare l'elenco, quindi fare clic su una delle opzioni seguenti:

        • (Vuote) consente di visualizzare tutti i record nei quali il campo corrispondente è vuoto.

        • (NonVuote) consente di visualizzare tutti i record nei quali il campo corrispondente contiene informazioni.

        • Se nell'origine dati sono presenti record con le stesse informazioni e la colonna contiene al massimo dieci valori univoci, sarà possibile filtrare l'elenco in base a informazioni specifiche. Se ad esempio in più indirizzi è indicata l'Australia come paese, sarà possibile filtrare l'elenco in base ad Australia.

          Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione vengono visualizzati solo i record corrispondenti. Per visualizzare di nuovo tutti i record, fare clic su (Tutto).

          Suggerimenti : 

          • Per le opzioni avanzate per l'ordinamento e il filtro, fare clic sulla freccia accanto a un nome di colonna e quindi fare clic su (Avanzate). Usare le schede Filtra record e Ordina record per impostare l'ordinamento o il filtro.

          • Se è stato installato un software di convalida degli indirizzi, è possibile scegliere Convalida nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione per convalidare gli indirizzi nell'elenco.

      2. Fare clic su OK per tornare al riquadro attività Stampa unione. Word userà i nomi specificati per l'elenco.

  6. Fare clic su Successivo: Disponi elenco.

  7. Se non è già stato fatto, nella finestra del documento digitare il testo da ripetere per ogni voce nell'elenco. Ad esempio, includere etichette come Nome: e Indirizzo:.

    Nota : In questa fase non includere il testo che si vuole stampare solo una volta nel documento risultante.

  8. Inserire campi unione nel punto in cui si vuole unire nomi, indirizzi e altri dati dall'origine dati. Ad esempio, inserire un campo unione dopo l'etichetta di una voce come Società: «Società».

    Procedura

    1. Nel documento principale fare clic nel punto in cui si desidera inserire il campo.

    2. Inserire uno degli elementi seguenti:

      Blocco indirizzo con nome, indirizzo e altri dati

      1. Fare clic su Blocco di indirizzi .

      2. Nella finestra di dialogo Inserisci blocco di indirizzi selezionare gli elementi dell'indirizzo da includere e i formati desiderati, quindi fare clic su OK.

        Se viene visualizzata la finestra di dialogo Corrispondenza campi, Word potrebbe non essere riuscito a individuare alcune informazioni necessarie per il blocco di indirizzi. Fare clic sulla freccia accanto a (non disponibile) e quindi selezionare dall'origine dati il campo corrispondente al campo necessario per la stampa unione.

      Altri campi di informazioni

      1. Fare clic su Altro ed eseguire una delle operazioni seguenti:

        • Per selezionare campi indirizzo che verranno associati automaticamente ai campi nell'origine dati, pur non avendo lo stesso nome, fare clic su Campi indirizzo.

        • Per selezionare campi che prelevano sempre i dati direttamente da una colonna in un database, fare clic su Campi database.

      2. Nella casella Campi fare clic sul campo desiderato.

      3. Fare clic su Inserisci e quindi su Chiudi.

        Se viene visualizzata la finestra di dialogo Corrispondenza campi, Word potrebbe non essere riuscito a individuare alcune informazioni necessarie per inserire il campo. Fare clic sulla freccia accanto a (non disponibile) e quindi selezionare dall'origine dati il campo corrispondente al campo necessario per la stampa unione.

        Nota : Se si inserisce un campo dall'elenco Campi database e in seguito si passa a un'origine dati che non include una colonna con lo stesso nome, le informazioni del campo non verranno inserite nel documento unito.

    3. Ripetere i passaggi a e b per tutti i campi da inserire.

      Note : 

      • Non è possibile digitare manualmente i caratteri dei campi unione (« ») o usare il comando Simbolo del menu Inserisci. È necessario usare il riquadro attività Stampa unione.

      • Se i campi unione vengono visualizzati tra parentesi graffe, ad esempio { CAMPOUNIONE Città }, significa che Word sta visualizzando i codici di campo invece dei risultati del campo. Ciò non influisce sull'unione, ma se si vogliono visualizzare i risultati fare clic con il pulsante destro del mouse sul codice di campo e quindi scegliere Attiva o disattiva codici di campo dal menu di scelta rapida.

    4. Se si vuole, è possibile modificare il formato dei dati uniti.

      Procedura

      Per formattare i dati uniti, è necessario formattare i campi unione nel documento principale. Non formattare i dati nell'origine dati perché la formattazione non viene mantenuta quando si uniscono i dati nel documento.

      1. Nel documento principale selezionare il campo che contiene le informazioni da formattare, inclusi i caratteri che racchiudono i campi unione (« »).

      2. Modificare il tipo di carattere o altri elementi di formattazione secondo le esigenze.

  9. Dopo aver completato il documento principale e avere inserito tutti i campi unione, fare clic su Salva con nome nel File menu. Assegnare un nome al documento e quindi fare clic su Salva.

  10. Fare clic su Successivo: Visualizzazione in anteprima dell'elenco.

  11. Per visualizzare in anteprima le voci in ordine, fare clic sui pulsanti freccia Indietro e Avanti. In alternativa, per trovare e visualizzare in anteprima una voce specifica, fare clic su Trova destinatario e quindi immettere i criteri di ricerca nella finestra di dialogo Trova voce.

  12. Se necessario, è possibile perfezionare l'elenco dei destinatari. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per escludere un destinatario dall'unione, fare clic su Escludi destinatario.

    • Per modificare l'elenco dei destinatari, fare clic su Modifica elenco destinatari, quindi apportare le modifiche desiderate nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione.

  13. Fare clic su Successivo: Completamento unione.

  14. In Unione fare clic su In nuovo documento.

  15. Nella finestra di dialogo Unisci in nuovo documento eseguire una delle operazioni seguenti e quindi fare clic su OK.

    • Per unire tutti i record, fare clic su Tutti.

    • Per unire solo il record visualizzato nella finestra del documento, fare clic su Record corrente.

    • Per unire un intervallo di record, fare clic su Da e quindi digitare i numeri dei record nelle caselle Da e A.

      Viene aperto un nuovo documento che contiene tutti i singoli record.

  16. Aggiungere intestazioni, piè di pagina e altro testo secondo le esigenze.

    Ad esempio, se i dati uniti sono formattati come tabella, dopo l'unione dei dati è possibile aggiungere le intestazioni di colonna nella tabella.

  17. Salvare o stampare l'elenco come qualsiasi altro documento.

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