Creare un diagramma Visualizzatore dati

Creare un diagramma Visualizzatore dati

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Per creare automaticamente un diagramma di flusso di Visio dettagliato e curato da una cartella di lavoro di Excel, è possibile usare i modelli Visualizzatore dati. A ogni modello è associata una cartella di lavoro di Excel che consente di convertire i dati di processo in un diagramma di flusso in Visio. È anche possibile usare un modello di Excel personalizzato, mappare i dati di Excel a forme nella procedura guidata Crea diagramma dai dati e creare automaticamente il diagramma. Si possono persino aggiungere altre colonne di dati di Excel che vengono convertite in proprietà delle forme di Visio.

Visio supporta anche la sincronizzazione bidirezionale tra il diagramma di Visio e la cartella di lavoro di Excel. Oltre a creare il diagramma di flusso modificando i dati in Excel e aggiornando il diagramma da Visio, è anche possibile apportare modifiche al diagramma di Visio e quindi aggiornare i dati di Excel dal diagramma. 

Panoramica di Visualizzatore dati

La possibilità di usare i modelli di Visualizzatore dati è disponibile solo con Visio Online Piano 2 nel Current Channel. Se non si sa quale versione di Visio sia in uso, selezionare File > Account > Informazioni su Visio. Vedere Visio Online Piano 2 per altre informazioni sulla versione in abbonamento di Visio.

Se non si trovano i modelli Visualizzatore dati o se si hanno altre domande sulle attività iniziali, visitare la pagina Domande frequenti su Visualizzatore dati.

Nota: Per usare questa caratteristica, è necessario avere un abbonamento a Office 365. Se si ha un abbonamento a Office 365, verificare di avere installato la versione più recente di Office. I professionisti IT che gestiscono il processo di aggiornamento di Office 365 potranno consultare la pagina dei rilasci dai canali per informazioni su quali aggiornamenti sono disponibili in ogni canale.

Contenuto dell'articolo

Creare un diagramma Visualizzatore dati

Prima di iniziare

Raccogliere le idee ed elaborarle in una bozza su carta o usando l'input penna. Questa bozza può aiutare a iniziare il lavoro e a rendere più fluidi i passaggi successivi.

Per creare un diagramma Visualizzatore dati, è possibile usare contemporaneamente Excel e Visio. Può risultare più facile lavorare in due finestre nel dispositivo Windows o in un ambiente con più monitor. Il confronto visivo del lavoro eseguito in Excel e Visio consente di verificare che si stanno eseguendo le attività previste.

Consigliato    Guardare questo video di Microsoft Office per vedere il prodotto in azione: Visualizzatore dati: Demo.

Fase 1: Scegliere un modello Visualizzatore dati

  1. Aprire Visio oppure scegliere File > Nuovo se si sta modificando un diagramma.

  2. Selezionare MODELLI.

    Comando MODELLI
  3. Selezionare Diagramma di flusso.

    Comando Diagramma di flusso
  4. Selezionare diagramma di flusso base - Visualizzatore di dati, flusso interfunzionale - Visualizzatore di dati o diagramma di Audit - Visualizzatore di dati.

    Modelli di Visualizzatore dati

    Un modello di Visualizzatore dati è identificato da un'icona di Excel nell'angolo in alto a sinistra.

Per altre informazioni sui diagrammi di flusso e le forme, vedere Creare un diagramma di flusso base e Creare un diagramma di flusso interfunzionale.

Fase 2: Creare una cartella di lavoro di Excel

  1. Nell'anteprima del modello selezionare Modello di dati di Excel.

    Selezione del collegamento Modello di dati di Excel

    Nota    Se si vogliono usare gli stessi modelli di Excel di esempio usati in questo articolo come riferimento, è possibile scaricarli dai collegamenti seguenti:

  2. Scegliere File > Salva, specificare un computer, un server di rete o una raccolta documenti di SharePoint, immettere un nome file, quindi scegliere Salva.

  3. Per aggiungere un nuovo foglio di lavoro, nella parte inferiore della cartella di lavoro selezionare Nuovo foglio Pulsante Nuovo foglio .

  4. Creare una tabella di Excel. Per altre informazioni sull'uso delle tabelle di Excel, vedere Panoramica delle tabelle di Excel, Creare o eliminare una tabella di Excel e Ridimensionare una tabella aggiungendo o rimuovendo righe e colonne.

  5. Aggiungere righe e colonne alla tabella che vengono utilizzati per creare il diagramma di Visio. Esistono requisiti specifici per i valori e le intestazioni di colonna di tabella di Excel. Usare la sezione colonne di Excel come interagiscono con i componenti di diagramma di flusso di Visio come guida visiva.

Fase 3: Aggiungere altre proprietà forma alla tabella di Excel (facoltativo)

  1. Esaminare la scheda della mappa del processo nel modello di Excel. Le colonne nella tabella di Excel sono di colore verde e blu. Il colore fornisce un'indicazione visiva della differenza tra le colonne.

    Le colonne blu vengono usate per creare il diagramma di flusso nel diagramma di Visio. Tutte le colonne vengono aggiunte anche come proprietà forma.

  2. Per aggiungere altre proprietà forma, aggiungere una o più colonne alla tabella di Excel.

    Le colonne verdi indicano le ulteriori proprietà forma che possono essere aggiunte a ogni forma. È possibile aggiungere un numero qualsiasi di colonne. Per impostazione predefinita, questi dati non sono visibili nel diagramma, a meno che non si aggiungano elementi grafici dati. Per visualizzare le proprietà forma nel diagramma di Visio, selezionare Dati > Finestra Proprietà forma. Per altre informazioni sulle proprietà forma e gli elementi grafici dati, vedere Aggiungere proprietà alle forme e Panoramica degli elementi grafici dati.

Fase 4: Creare un diagramma di Visio con la procedura guidata

  1. Tornare a Visio, selezionare l'unità di misura nell'anteprima del modello, quindi selezionare Crea.

  2. Nella prima pagina della procedura guidata Crea diagramma dai dati eseguire le operazioni seguenti:

    1. In Quale diagramma si vuole creare dai dati? selezionare un modello: Diagramma di flusso - Base, Diagramma di flusso interfunzionale (orizzontale) o Diagramma di flusso interfunzionale (verticale).

    2. In Seleziona cartella di lavoro di Excel selezionare una cartella di lavoro da un elenco che contiene le cartelle di lavoro usate di recente oppure selezionare Sfoglia per trovare la cartella di lavoro creata nel passaggio 2.

    3. In Seleziona una tabella o un intervallo personalizzato nella cartella di lavoro selezionare la tabella contenente i dati del processo di Excel.

    4. Scegliere Fine. Vengono accettati tutti i valori predefiniti inseriti da Visio per le altre pagine della procedura guidata.

Di conseguenza, il diagramma viene creato automaticamente all'interno di un contenitore. A seconda delle dimensioni del diagramma di flusso, vengono aggiunte altre pagine di Visio.

Fase 5: Salvare il diagramma di Visio

  • Selezionare File > Salva, trovare un percorso, immettere un nome file, quindi selezionare Salva.

È consigliabile mantenere i file di Excel e di Visio nello stesso percorso perché vengono usati in parallelo.

Fase 6: Sincronizzare i dati e il diagramma

Dopo aver creato un diagramma con il Visualizzatore dati, può essere necessario apportarvi delle modifiche. Visio supporta la sincronizzazione bidirezionale tra i dati di origine e il diagramma.

Suggerimento    Mantenere entrambi i file sincronizzati e aggiornati dopo aver finito di modificarli. Quando si modificano i dati di Excel, aggiornare il diagramma. Quando si modifica il contenuto del diagramma, aggiornare i dati di Excel.

Per modificare i dati in Excel e quindi aggiornare il diagramma

  1. Apportare modifiche ai dati di origine nella tabella di Excel. È possibile aggiungere, aggiornare o eliminare righe.

  2. Salvare la cartella di lavoro di Excel.

  3. In Visio fare clic sul contenitore del diagramma per abilitare la scheda Progettazione di Strumenti dati sulla barra multifunzione, quindi selezionare Aggiorna diagramma.

Di conseguenza, le modifiche apportate alla cartella di lavoro di Excel vengono visualizzate nel diagramma di Visio. Si noti quanto segue:

  • Se sono state apportate modifiche al diagramma che potrebbero andare perse dopo l'aggiornamento, Visio visualizza la finestra di dialogo Conflitto nell'aggiornamento del diagramma.

  • L'aggiornamento modifica solo le forme e le connessioni all'interno del contenitore.

  • Tutte le modifiche di formattazione apportate alle forme o ai connettori all'interno del contenitore vengono mantenute.

  • Mantenere tutte le forme dei diagrammi e le linee di connessione all'interno del contenitore. Eventuali altri oggetti che si trovano nella pagina, ma all'esterno del contenitore, non vengono modificati. Per altre informazioni sui contenitori, vedere Rendere più chiara la struttura dei diagrammi usando contenitori ed elenchi.

Per modificare il contenuto del diagramma e quindi aggiornare i dati in Excel

  1. Modificare il diagramma di Visio. È possibile aggiungere, aggiornare o eliminare forme e connettori.

  2. Se la cartella di lavoro di Excel si trova in un computer desktop o in un file server di rete, assicurarsi che venga salvata e chiusa.

  3. Fare clic sul contenitore del diagramma per abilitare la scheda Progettazione di Strumenti dati sulla barra multifunzione, quindi selezionare Aggiorna dati di origine.

Le modifiche apportate al diagramma di Visio vengono aggiornate nella cartella di lavoro di Excel. Se è possibile che i dati vadano persi in Excel, Visio visualizza la finestra di dialogo Conflitto nell'aggiornamento dei dati di origine. Per evitare problemi, usare le procedure consigliate seguenti:

  • Salvare una copia di backup dei dati di Excel prima di sovrascrivere le modifiche.

  • Nella cartella di lavoro di Excel usare una tabella di Excel e non un intervallo personalizzato come origine dati. Dopo aver selezionato Sovrascrivi nella finestra di dialogo Aggiorna dati di origine, Visio converte l'intervallo personalizzato in una tabella di Excel.

  • Non usare formule nell'origine dati di Excel. Dopo aver selezionato Sovrascrivi nella finestra di dialogo Aggiorna dati di origine, Visio converte la formula nel risultato della formula.

  • Il diagramma è stato creato usando l'opzione seguente nella procedura guidata Crea diagramma dai dati, in cui le colonne di dati sono mappate a funzioni e fasi: Mapping > Altre opzioni > Mantieni l'ordine dei valori di colonna dei dati per creare > Funzione o corsia o Fase o sequenza temporale. In questo caso, Visio richiede l'aggiunta ai dati di una colonna che rappresenti la connessione tra le forme. Dopo aver selezionato Sovrascrivi nella finestra di dialogo Aggiorna dati di origine, la colonna viene aggiunta.

  • È stato creato un diagramma di flusso interfunzionale con corsie e fasi basate sull'ordine dei valori dei dati in Excel. Il diagramma è stato creato usando l'opzione seguente nella procedura guidata Crea diagramma dai dati, in cui le colonne di dati sono connesse a fasi e attività del processo: Mapping > Specifica come connettere le fasi/attività del processo > Connetti in sequenza. In questo caso, Visio richiede l'aggiunta ai dati di una colonna che rappresenti la connessione tra le forme. Se si cambia l'ordine delle corsie o delle fasi nel diagramma, l'ordine viene cambiato anche nell'origine dati. Dopo aver selezionato Sovrascrivi nella finestra di dialogo Aggiorna dati di origine, le corsie e le fasi nel diagramma non seguono più l'ordine dei dati nella cartella di lavoro di Excel.

Fase 7: Personalizzare l'interazione tra la tabella di Excel e il diagramma di Visio (facoltativo)

A volte potrebbe essere necessario personalizzare la creazione dei diagrammi Visualizzatore dati. Ad esempio, si potrebbe voler usare forme diverse per essere conformi agli standard dell'organizzazione oppure eseguire il mapping a nomi di colonna diversi nella tabella di Excel.

  1. Quando si seleziona Crea per avviare la procedura guidata Crea diagramma dai dati e dopo aver immesso i valori nella prima pagina (vedere la fase 4), selezionare Avanti o Indietro per visualizzare le singole pagine della procedura guidata.

  2. Selezionare Guida (?) per ottenere altre informazioni su come personalizzare le singole opzioni nella pagina. Per altre informazioni, vedere Usare la procedura guidata Crea diagramma dai dati.

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Come interagiscono le colonne di Excel con i componenti del diagramma di flusso di Visio

Usare la procedura dettagliata per le immagini immagine riportata di seguito per comprendere come vengono usate le singole colonne di Excel per creare il diagramma di flusso di Visio.

ID fase processo    Numero che identifica ogni forma nel diagramma di flusso. Questa colonna è obbligatoria e ogni valore nella tabella di Excel deve essere univoco e non può essere vuoto. Questo valore non viene visualizzato nel diagramma di flusso.

Interazione tra la mappa del processo di Excel e il diagramma di flusso di Visio: ID fase processo

Descrizione della fase del processo   Testo aggiunto a ogni forma nel diagramma di flusso.

Interazione tra la mappa del processo di Excel e il diagramma di flusso di Visio: Descrizione della fase del processo

ID fase successiva   ID fase processo della forma successiva nella sequenza. Una forma diramazione prevede due passaggi successivi ed è rappresentata da numeri separati da virgole, ad esempio 4,5. È possibile avere più di due passaggi successivi.

Interazione tra la mappa del processo di Excel e il diagramma di flusso di Visio: ID passaggio successivo

Etichetta connettore   Per le forme diramazione, le etichette connettore sono rappresentate come testo separato da una virgola, ad esempio Sì,No. Nell'esempio Sì corrisponde a 4 e No corrisponde a 5.

Interazione tra la mappa del processo di Excel e il diagramma di flusso di Visio: Etichetta connettore

Tipo forma   Il tipo di forma che si vuole rappresentare nel diagramma di Visio, ad esempio Processo o Decisione. Microsoft consiglia di usare gli elenchi a discesa per convalidare le proprie scelte.

Interazione tra la mappa del processo di Excel e il diagramma di flusso di Visio: Tipo forma

Funzione e fase    La funzione (o corsia) e la fase (o sequenza temporale) a cui appartiene ogni forma. Questa colonna si applica solo a un diagramma di tipo Diagramma di flusso interfunzionale e viene ignorata da un diagramma di tipo Diagramma di flusso - Base.

Interazione tra la mappa del processo di Excel e il diagramma di flusso di Visio: Funzione e fase

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Usare altri stencil per creare un diagramma Visualizzatore dati

Oltre a usare i modelli di Visualizzatore di dati, è possibile utilizzare stencil di altri modelli quando si crea un diagramma del Visualizzatore di dati. Ad esempio, creare diagrammi di processo per le transazioni finanziarie o gestione dell'inventario. Sono disponibili altri stencil orientati ai processi, inclusi modelli BPMN base e gli oggetti del flusso di lavoro. È anche possibile aggiungere forme personalizzate tramite lo stencil di Forme personalizzate. Per ulteriori informazioni, vedere creare, salvare e condividere stencil personalizzati.

  1. Aprire un diagramma Visualizzatore dati (diagramma di flusso base o interfunzionale) creato in precedenza.

  2. Selezionare Crea per avviare la procedura guidata Crea diagramma dai dati e, dopo aver immesso i valori nella prima pagina, selezionare Avanti finché non viene visualizzata la pagina Mapping forme della procedura guidata.

  3. Aggiungere uno o più stencil usando l'opzione Altre forme.

  4. Selezionare una forma e mapparla ai valori dei dati della colonna Tipo forma trascinandola.

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Applicare elementi grafici dati al diagramma

È possibile migliorare il diagramma aggiungendo gli elementi grafici dati, che consentono di visualizzare le proprietà forma sul diagramma. Infatti, è possibile trasformare il diagramma in un dashboard di processo in cui gli elementi grafici dati visualizzano le informazioni dell'indicatore di prestazioni chiave (KPI) usando icone degli elementi grafici dati basate sulle proprietà forma.

  1. Aprire un diagramma Visualizzatore dati.

    Selezionare il contenitore al quale applicare gli elementi grafici dati.

  2. Selezionare Dati > campi Elementi grafici dati.

  3. Selezionare i campi Elementi grafici dati da aggiungere al diagramma.

    Applicare elementi grafici dati al diagramma Visualizzatore dati Visio

    Gli elementi grafici dati vengono applicati all'intero diagramma. Per nascondere gli elementi grafici dati per determinate forme, lasciare vuoti i valori della colonna di dati nella cartella di lavoro di Excel per le righe specificate.

  4. Se si vuole, è possibile impostare altre opzioni nella scheda Dati. Per altre informazioni, vedere Panoramica degli elementi grafici dati.

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Passaggi successivi

Ecco alcune attività che è opportuno eseguire dopo la creazione di un diagramma Visualizzatore dati.

  • Temi    Un tema in Visio è un set di colori ed effetti che è possibile applicare a un disegno con un solo clic del mouse. In questo modo, è possibile conferire ai disegni un aspetto professionale in poco tempo. Per altre informazioni, vedere Conferire un aspetto professionale ai disegni applicando un tema.

  • Layout    Visio offre guide manuali e strumenti automatici grazie ai quali la spaziatura e l'allineamento delle forme nel diagramma risulteranno sempre perfetti, rendendo il disegno estremamente chiaro e conferendogli un aspetto professionale. Per altre informazioni, vedere Allineare e posizionare le forme in un diagramma.

  • Esporta    Consente di esportare un diagramma di Visualizzatore dati e una cartella di lavoro di Excel associata in un pacchetto di modelli di Visio (VTPX). Un pacchetto di modelli di Visio salva le impostazioni di diagramma, gli stencil e i dati in modo che altri utenti possano usarli come punto di partenza rapido per creare il proprio diagramma Visualizzatore dati. Altri utenti possono installare il pacchetto di modelli nei propri computer. Per altre informazioni, vedere Esportare e installare il pacchetto di modelli di Visualizzatore dati.

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