Creare un campo di ricerca

La creazione di un campo di ricerca nelle tabelle di Microsoft Office Access può contribuire a migliorare l'efficienza del processo di immissione di dati per il database. Un campo di ricerca può visualizzare un valore descrittivo associato a un altro valore nella tabella dei dati di origine o nell'elenco di valori. Nel campo di ricerca, ad esempio, può essere visualizzato il nome di un contatto associato al rispettivo numero ID contatto in un'altra tabella o query o in un altro elenco.

Questo articolo descrive i tipi di campi di ricerca e illustra come e quando creare ciascun tipo.

Per saperne di più

Scegliere un tipo di campo di ricerca

Creare campi di ricerca

Quando usare più valori in un campo di ricerca

Rimuovere una proprietà di ricerca

Aggiungere un campo di ricerca a una tabella

Un campo di ricerca visualizza un elenco di valori tra cui l'utente può scegliere. In questo modo l'immissione di dati risulta più rapida e precisa. Quando i dati immessi in un campo sono già presenti in un'altra tabella, è possibile evitare la duplicazione e i possibili errori correlati a una nuova immissione di dati. I campi di ricerca possono essere semplici o complessi. I campi di ricerca semplici consentono di archiviare un singolo valore, mentre i campi di ricerca complessi, o campi di ricerca multivalore, consentono di archiviare più valori visualizzati in un controllo casella combinata o casella di riepilogo. Per ogni immissione in un campo multivalore, un valore visualizzato viene "ricercato" in base al valore associato corrispondente. Quando si visualizza o si accede a un campo di ricerca in un foglio dati, tale campo di ricerca è denominato colonna di ricerca. I due tipi di campi di ricerca che è possibile creare sono un elenco di ricerca e un elenco di valori.

Usare un elenco di ricerca

Quando un campo di ricerca è basato su un elenco di ricerca, il campo ottiene i dati da un tabella o una query esistente nel database. In questo tipo di campo di ricerca le tabelle sono correlate e quando cambiano i valori nell'origine dati, i dati correnti sono disponibili nel campo di ricerca.

Usare un elenco di valori di ricerca

Quando un campo di ricerca è basato su un elenco di valori di ricerca, il campo di ricerca ottiene i dati da un elenco di valori digitati durante la creazione del campo. Questo tipo di campo di ricerca è ideale nei casi in cui è presente un set di valori limitato che non cambia spesso.

Creare campi di ricerca

È possibile creare un campo di ricerca in visualizzazione Struttura o Foglio dati. Per trasformare un campo esistente in campo di ricerca, usare la visualizzazione Struttura e modificare il tipo di dati. Per aggiungere un nuovo campo di ricerca, usare una tabella o una query esistente come origine dati per il campo di ricerca oppure creare un elenco di valori personalizzato. Le sezioni seguenti descrivono entrambe la modalità di creazione di un campo di ricerca.

Per creare un campo di ricerca in base a un'origine dati tabella o query

  1. Aprire la tabella in visualizzazione Foglio dati e fare clic sull'intestazione di colonna in cui si vuole creare il campo di ricerca.

  2. Fare clic sul tipo di dati Ricerca e relazione.

    Visualizzazione campo di ricerca

  3. Nella Ricerca guidata selezionare l'opzione Ricerca valori per campo di ricerca da un'altra tabella o query e quindi fare clic su Avanti.

Nota : Se un campo di ricerca è collegato a un elenco SharePoint, qualsiasi modifica ai dati dovrà essere apportata nell'elenco SharePoint.

  1. Per selezionare l'origine del valore del campo di ricerca, selezionare l'opzione Tabelle, Query o Entrambe.

Se l'applicazione è stata progettata per il Web, ma la tabella di origine è in modalità client, la tabella deve avere una chiave primaria numerica. In caso contrario viene visualizzato un messaggio di errore. In tal caso, occorre prima di tutto creare una chiave primaria numerica per la tabella nella visualizzazione Struttura e quindi tornare in modalità Web per creare il campo di ricerca. Per altre informazioni sulla progettazione di una tabella in modalità Web, vedere Creare un database da condividere nel Web.

  1. Selezionare una tabella o una query dall'elenco e quindi fare clic su Avanti.

  2. Nell'elenco Campi disponibili selezionare il campo da aggiungere e quindi fare clic sul pulsante > per aggiungerlo all'elenco Campi selezionati. Assicurarsi che il campo o i campi selezionati siano visualizzati nell'elenco Campi selezionati, ripetere l'operazione per aggiungere tutti i campi necessari e quindi fare clic su Avanti.

  3. Se sono stati selezionati più campi e si vogliono specificare le opzioni di ordinamento per il campo di ricerca, selezionare la freccia in giù accanto al primo campo di ordinamento e quindi fare clic sul nome del campo in base al quale ordinare i valori.

  4. Per cambiare l'ordinamento, fare clic sul pulsante Crescente e quindi su Avanti.

  5. Per modificare la larghezza del campo di ricerca, usare il mouse per trascinare la colonna fino alla larghezza desiderata e quindi fare clic su Avanti.

Nota : Benché sia possibile modificare la larghezza della colonna del campo di ricerca, se la si riduce in modo che non sia più visibile, la colonna non verrà più visualizzata.

Suggerimento : Lasciare selezionata la casella di controllo Nascondi colonna chiave. In tale modo per gli utenti che utilizzeranno la colonna di ricerca saranno visibili nel campo solo i valori desiderati anziché i valori nel campo chiave primaria.

  1. Digitare un nome di etichetta per il campo di ricerca.

  2. Per creare una colonna di ricerca multivalore, selezionare la casella di controllo Consenti valori multipli.

Nota :  L'opzione Consenti più valori deve essere selezionata per consentire l'archiviazione di più valori. Vedere la sezione Quando usare più valori in un campo di ricerca.

Selezione dell'opzione per la ricerca multivalore nella Ricerca guidata

  1. Fare clic su Fine, passare alla scheda File e quindi fare clic su Salva.

Suggerimento : Per verificare o modificare le proprietà di un campo di ricerca, aprire la tabella in visualizzazione Struttura. Le proprietà saranno disponibili nella scheda Ricerca in Proprietà campo.

Utilizzo di una tabella o di una query come origine dati per un campo di ricerca

Inizio pagina

Creare un campo di ricerca basato su un elenco di valori

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella desiderata e quindi scegliere Visualizzazione Struttura.

  2. Fare clic sulla cella nella colonna Tipo dati corrispondente alla colonna che si vuole definire come campo di ricerca, fare clic sulla freccia in giù, selezionare un tipo di dati e quindi fare clic su Ricerca guidata.

Nota :  Se Access visualizza un messaggio che indica che non è possibile avviare la Ricerca guidata, occorre modificare il tipo di dati del campo.

  1. Nella Ricerca guidata fare clic su Immissione personalizzata e quindi su Avanti.

  2. Nella pagina successiva della procedura guidata digitare il numero di colonne desiderato per l'elenco di ricerca.

Nota : Benché sia possibile modificare la larghezza della colonna del campo di ricerca, se la si riduce in modo che non sia più visibile, la colonna non verrà più visualizzata.

  1. Digitare i valori che si vuole visualizzare nell'elenco di ricerca e quindi fare clic su Avanti.

È possibile modificare un elenco di valori direttamente nella casella di testo Origine riga nelle proprietà del campo di ricerca.

  1. Se nel passaggio 4 sono state specificate più colonne, è necessario scegliere la colonna da utilizzare per identificare ogni valore in modo univoco. Nella casella Campi disponibili fare doppio clic sulla colonna che si desidera utilizzare per identificare ogni valore in modo univoco e quindi fare clic su Avanti.

Nota : Questo passaggio non viene visualizzato se nel passaggio 4 è stata specificata una sola colonna.

  1. Nella pagina successiva della procedura guidata digitare il nome di etichetta per il campo di ricerca.

  2. Se si desidera creare una colonna di ricerca multivalore, selezionare la casella di controllo Consenti valori multipli.

    Nota :  L'opzione Consenti più valori deve essere selezionata per consentire l'archiviazione di più valori. Vedere la sezione Quando usare più valori in un campo di ricerca.

  3. Fare clic su Fine e quindi su per salvare le modifiche.

Inizio pagina

Quando usare più valori in un campo di ricerca

Scegliere di consentire la visualizzazione di più valori nel campo di ricerca se si verifica una delle condizioni seguenti relative alla modalità di utilizzo del database:

  • Si ha un elenco corrente di valori che offre all'utente diverse opzioni di immissione di dati.

  • Il database accede di frequente a un sito di SharePoint.

  • Il database è collegato a un sito di SharePoint.

Benché la scelta di consentire più valori in un campo sia utile, può anche ridurre la funzionalità del database se lo si sposta in un server.

Attenzione : Dopo aver creato un campo di ricerca multivalore in cui l'origine dati è una tabella esistente, non sarà più possibile modificare né il tipo di dati né le dimensioni del campo di ricerca senza prima eliminare le relazioni.

Impostare o modificare le proprietà dei campi di ricerca

Quando si utilizza la Ricerca guidata, le proprietà dei campi di ricerca vengono impostate automaticamente. È tuttavia possibile modificare tali proprietà per modificare il comportamento di un campo di ricerca.

  • Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella desiderata e quindi scegliere Visualizzazione Struttura.

  • Fare clic sul campo di cui si desidera modificare le proprietà di ricerca.

  • Fare clic sulla scheda Ricerca.

  • Fare clic sulla freccia dell'elenco a discesa accanto alla proprietà che si desidera modificare e selezionare l'opzione desiderata.

La tabella seguente elenca le proprietà dei campi di ricerca che è possibile impostare o modificare.

Proprietà

Azione

Controllo visualizzazione

A seconda del tipo di controllo, è possibile impostare uno dei tipi seguenti:

Casella di controllo Solo campi Sì/No.

  • Casella di testo     Mostra il contenuto immesso da un utente.

  • Casella di riepilogo     Mostra un elenco di valori in una finestra aperta.

  • Casella combinata     Quando è chiusa mostra i valori selezionati. Quando è aperta mostra l'elenco dei valori disponibili.

Nota : Se si imposta la proprietà Controllo visualizzazione su Casella di testo o Casella di controllo le ricerche vengono disabilitate.

Tipo origine righe

Indicare se popolare il campo di ricerca con valori di un'altra tabella o di una query oppure con un elenco di valori immessi manualmente. È inoltre possibile scegliere di popolare l'elenco con i nomi dei campi di una tabella o query.

Origine riga

Specificare la tabella, la query o l'elenco di valori da cui sono estrapolati i valori del campo di ricerca. Se la proprietà Tipo origine righe è impostata su Tabella/query o su Elenco campi, la proprietà deve essere impostata sul nome di una tabella, query o istruzione SQL che rappresenta la query. Se la proprietà Tipo origine righe è impostata su Elenco valori, la proprietà deve contenere un elenco dei valori separati da punto e virgola.

Colonna associata

Specificare la colonna nella proprietà Origine riga che fornisce il valore memorizzato nel campo di ricerca. Questo valore può variare da 1 al numero di colonne nella proprietà Origine riga.

Numero colonne

Specificare il numero di colonne nell'origine della riga che è possibile visualizzare nella colonna di ricerca. Questa proprietà può essere un valore intero compreso tra 1 e 255.

Intestazioni colonne

Specificare se visualizzare le intestazioni delle colonne. Il valore può essere No (impostazione predefinita) o Sì.

Larghezza colonne

Immettere la larghezza di ogni colonna. Ad esempio, se non si desidera visualizzare una colonna, ad esempio il numero ID, è possibile specificare 0 per la larghezza.

Righe in elenco

Specificare il numero di righe da mostrare quando si visualizza la colonna di ricerca.

Larghezza elenco

Specificare la larghezza del controllo per la visualizzazione della colonna di ricerca.

Solo in elenco

Scegliere se consentire l'immissione di un valore non trovato nell'elenco.

Consenti valori multipli

Specificare se il campo di ricerca usa un campo multivalore e consente la selezione di più valori. Questa opzione può essere impostata su No (impostazione predefinita) o su Sì. Se si seleziona , si consente di selezionare più valori per la proprietà Origine riga di ogni record. Per altre informazioni sull'utilizzo di questa opzione, vedere Quando consentire più valori in un campo di ricerca.

Consenti modifiche a elenco valori

Specificare se è possibile modificare gli elementi in un campo di ricerca basato su un elenco di valori. Se la proprietà è impostata su e si fa clic con il pulsante destro del mouse sul campo di ricerca, viene visualizzata l'opzione di menu Modifica voci di elenco. Se il campo di ricerca include più colonne, questa proprietà viene ignorata.

Maschera di modifica voci di elenco

Specificare una maschera esistente da usare per modificare le voci di elenco in un campo di ricerca.

Mostra solo valori origine riga

Consente di visualizzare solo i valori corrispondenti all'origine di riga corrente quando la proprietà Consenti valori multipli è impostata su .

Inizio pagina

Rimuovere una proprietà di ricerca

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella desiderata e quindi scegliere Visualizzazione Struttura.

  2. Selezionare il campo di cui si desidera rimuovere la proprietà di ricerca.

  3. Fare clic sulla scheda Ricerca.

  4. Nell'elenco a discesa Controllo visualizzazione fare clic su Casella di testo e quindi salvare le modifiche.

Inizio pagina

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