Creare un calendario

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È possibile utilizzare un calendario per memorizzare eventi del team, inclusi eventi giornata intera, riunioni e manifestazioni sociali. È inoltre possibile tenere traccia delle fasi cardine del team, ad esempio scadenze o date di rilascio di prodotti, non appartenenti a un intervallo di tempo specifico.

Panoramica

Windows SharePoint Services 3.0 viene fornito con un calendario predefinito che è possibile personalizzare e aggiornare. Se necessario, è possibile creare calendari aggiuntivi.

Visualizzazione settimanale selezionata nel calendario

1. I calendari presentano visualizzazioni diverse.

2. Gli eventi giornata intera vengono visualizzati nella parte superiore di un calendario in base alla data, altri eventi vengono visualizzati in base alla data e all'ora.

È possibile aggiungere a un calendario eventi in un sito di Windows SharePoint Services 3.0 o addirittura convocazioni di riunione e allegati inviando messaggi di posta elettronica. Se si utilizza un programma di calendario compatibile con Windows SharePoint Services 3.0, ad esempio Microsoft Office Outlook 2007, è possibile visualizzare e aggiornare il calendario nel sito da tale programma.

I calendari consentono di gestire e visualizzare la programmazione giornaliera, settimanale e mensile. È possibile impostare come predefinita per il sito una qualsiasi di queste visualizzazioni oppure creare visualizzazioni personalizzate. È possibile spostarsi in avanti e indietro all'interno della visualizzazione per accedere, ad esempio, al mese successivo.

Scelta di un mese diverso del calendario

È inoltre possibile utilizzare una griglia per esplorare più facilmente il calendario. Se ad esempio è visualizzato un evento conferenza di maggio 2008 e si desidera visualizzare una data possibile per la conferenza dell'anno successivo, è possibile passare rapidamente a maggio 2009.

La gestione del processo di aggiornamento del calendario è analoga a quella dell'aggiornamento di un elenco qualsiasi. È possibile richiedere l'approvazione per gli elementi inseriti in un calendario e gestire i gruppi di utenti che possono visualizzare gli eventi prima che vengano approvati. È inoltre possibile tenere traccia delle versioni degli elementi di calendario per esaminare le modifiche apportate e ripristinare le versioni precedenti.

Quando viene creato un nuovo sito in Windows SharePoint Services 3.0, viene creato automaticamente un calendario. Se non si desidera personalizzare il calendario, tutti i membri del team possono cominciare ad aggiungere eventi attenendosi alla procedura indicata più avanti in questo articolo. È inoltre possibile personalizzare il calendario modificandone il nome o altre impostazioni. Per eseguire queste operazioni, è necessario disporre dell'autorizzazione necessaria per modificare la struttura degli elenchi del sito.

  1. Fare clic su Calendario sulla barra di avvio veloce.

    Se non viene visualizzato Calendario, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi su Calendario.

  2. Per modificare le impostazioni per il calendario, scegliere il menu Impostazioni menu impostazioni , fare clic su Impostazioni elenco.

  3. Per modificare il titolo e la descrizione fare clic su Titolo, descrizione e struttura in Impostazioni generali e quindi digitare un nuovo titolo e una nuova descrizione.

  4. Modificare eventuali altre impostazioni desiderate e quindi fare clic su Salva.

  5. Tornare al calendario facendo clic sul nome nella barra di spostamento superiore.

  1. Fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi su Crea nella pagina Tutto il contenuto del sito.

    Suggerimento: Nella maggior parte dei casi, è possibile usare il menu Azioni sito Icona del pulsante per completare questo passaggio.

  1. Nella sezione Gestione fare clic su Calendario.

  2. Nella casella Nome digitare il nome da assegnare al calendario. Il nome del calendario è obbligatorio.

    Il nome viene visualizzato nella parte superiore della pagina del calendario, diventa parte dell'indirizzo Web della pagina del calendario e viene visualizzato negli elementi di spostamento che consentono all'utente di trovare e aprire il calendario.

  3. Nella casella Descrizione digitare una descrizione dello scopo del calendario. La descrizione è facoltativa.

    Nella maggior parte delle visualizzazioni la descrizione viene visualizzata nella parte superiore della pagina del calendario sotto il nome del calendario. Se si intende abilitare l'elenco per la ricezione di contenuto mediante posta elettronica, è possibile aggiungere alla descrizione l'indirizzo di posta elettronica del calendario per renderlo disponibile per gli utenti.

  4. Per aggiungere un collegamento al calendario sulla barra di avvio veloce, fare clic su nella sezione Struttura.

  5. La visualizzazione di una sezione Posta elettronica nella pagina Nuovo indica che l'amministratore ha abilitato il sito per la ricezione di contenuto tramite posta elettronica. Se si desidera che gli utenti aggiungano eventi al calendario inviando messaggi di posta elettronica, fare clic su . Digitare, quindi, nella casella Indirizzo di posta elettronica la prima parte dell'indirizzo che si desidera che gli utenti utilizzino per il calendario.

  6. Fare clic su Crea.

Attenersi alla procedura riportata di seguito per aggiungere un evento a un calendario visualizzato in un sito di SharePoint.

  1. Se il calendario non è già aperto, fare clic sul rispettivo nome sulla barra di avvio veloce.

    Se il nome del calendario non è visualizzato, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi sul nome del calendario.

  2. Scegliere Nuova voce di menu Nuovo immagine menu .

  3. Per rendere l'elemento un evento giornata intera, in modo che non venga visualizzato in una fascia oraria specifica in un calendario, selezionare la casella di controllo Imposta come attività giornata intera che non inizia o termina a un'ora specifica nella sezione Giornata intera.

  4. Per fare in modo che l'evento venga ripetuto, ad esempio ogni mercoledì alle 11.00, selezionare la casella di controllo Imposta come evento ripetuto nella sezione Ricorrenza.

  5. Immettere eventuali altre informazioni desiderate e quindi fare clic su OK.

Suggerimento: È possibile creare un sito area di lavoro riunioni quando si crea un evento. Per ulteriori informazioni sui siti area di lavoro riunioni, utilizzare i collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

È possibile configurare i calendari in modo da consentire agli utenti di aggiungere elementi mediante l'invio di messaggi di posta elettronica, se il sito è abilitato per la ricezione di contenuto tramite messaggi di posta elettronica. È possibile inviare elementi di calendario da programmi di posta elettronica o da programmi di calendario che supportano il formato iCalendar.

Per poter inviare un messaggio di posta elettronica a un calendario, è necessario verificare che il calendario sia configurato per la ricezione di posta elettronica e conoscerne l'indirizzo.

  1. Per ottenere l'indirizzo di posta elettronica del calendario, eseguire una o più delle operazioni seguenti:

    • Cercare nella rubrica del programma di posta elettronica in uso. Se l'indirizzo non è disponibile, chiederlo alla persona che ha configurato il calendario e quindi aggiungerlo all'elenco dei contatti del programma di posta elettronica.

    • Visualizzare la descrizione del calendario, al di sotto del titolo. Il proprietario del sito potrebbe aver aggiunto l'indirizzo di posta elettronica del calendario nella relativa descrizione.

    • Visualizzare le impostazioni di posta elettronica per l'elenco, se l'indirizzo del calendario non è visualizzato nella descrizione e si dispone dell'autorizzazione per visualizzare le impostazioni del calendario:

      1. Se l'elenco non è già aperto, fare clic sul relativo nome sulla barra di avvio veloce.

        Se il nome dell'elenco non è visualizzato, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi fare clic sul nome dell'elenco.

      2. Scegliere Impostazioni elenco dal menu Impostazioni menu impostazioni .

      3. Se il calendario è abilitato per la ricezione di messaggi di posta elettronica, l'indirizzo viene visualizzato nella sezione Informazioni elenco accanto a Indirizzo di posta elettronica.

    • Utilizzare l'indirizzo di posta elettronica del gruppo di SharePoint di appartenenza per inviare elementi di calendario, ad esempio una convocazione di riunione o un appuntamento, in un messaggio di posta elettronica. È possibile che l'organizzazione disponga di un indirizzo di posta elettronica proprio, denominato gruppo di SharePoint, che consente ai rispettivi membri di inviarsi reciprocamente messaggi di posta elettronica. L'indirizzo del gruppo di SharePoint può contenere l'indirizzo del calendario, pertanto, quando si invia una convocazione di riunione ai membri del gruppo, gli elementi vengono aggiunti automaticamente al calendario di SharePoint.

  2. Per inviare un elemento di calendario, inviare una convocazione di riunione o un appuntamento dal programma di posta elettronica o di calendario.

    I calendari possono essere configurati anche per la ricezione di allegati agli elementi tramite posta elettronica. Per includere un allegato con la voce di elenco, allegare il file alla convocazione di riunione secondo la procedura solita.

  3. Immettere l'indirizzo del calendario nella casella A o Cc della convocazione di riunione. Se il gruppo di SharePoint già include il calendario, immettere l'indirizzo di posta elettronica del gruppo di SharePoint.

  4. Inviare il messaggio. Nella maggior parte delle applicazioni di posta elettronica, per inviare il messaggio è sufficiente fare clic su Invia.

Nota: Se si invia un elemento di calendario a un sito di SharePoint mediante la posta elettronica, è necessario comunicare ai partecipanti alla riunione eventuali cambiamenti. Se si modificano i dettagli relativi alla riunione nel sito di SharePoint, gli annullamenti e gli aggiornamenti delle riunioni non vengono inviati automaticamente dal sito di SharePoint.

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