Creare regole di Content Organizer per la distribuzione dei documenti

Creare regole di Content Organizer per la distribuzione dei documenti

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Per determinare in che modo distribuire un documento, Content Organizer usa le regole create dall'utente. Le regole sono basate su una combinazione di tipi di contenuto e metadati.

Questo articolo descrive come creare regole per organizzare e distribuire documenti o record. È possibile abilitare qualsiasi sito aziendale di SharePoint per la distribuzione dei documenti.

Importante : Prima di tutto è necessario abilitare la caratteristica Content Organizer e quindi configurare questo componente per la distribuzione dei record. Per ulteriori informazioni sulla configurazione di Content Organizer, vedere la sezione Vedere anche.

Contenuto dell'articolo

Procedure preliminari alla creazione di regole

Informazioni sulla distribuzione dei documenti

Creare regole per la distribuzione dei documenti

Procedure preliminari alla creazione di regole

Prima di creare regole per la distribuzione dei documenti è necessario completare alcuni passaggi importanti.

  1. Attivare la caratteristica Content Organizer.

  2. Creare le raccolte e le cartelle in cui distribuire i documenti. Si potrebbero creare cartelle distinte per ogni tipo di documento da distribuire, ad esempio una raccolta specifica per i record di posta elettronica o i fogli di calcolo di Excel. Per informazioni sulla creazione di raccolte, vedere i collegamenti nella sezione Vedere anche.

  3. Associare tipi di contenuto ai documenti da distribuire. Il tipo di contenuto può essere incluso tra i criteri che determinano la posizione finale di archiviazione di un documento.

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Informazioni sulla distribuzione dei documenti

I documenti possono essere distribuiti in una raccolta o cartella in un sito Centro record o in qualsiasi altro tipo di sito di SharePoint. La Raccolta documenti da organizzare, creata automaticamente all'attivazione della caratteristica Content Organizer, funge da posizione predefinita. Il processo di distribuzione dei documenti è composto da vari elementi:

  • Le cartelle e raccolte di destinazione    Contenuto i responsabili degli amministratori o dei record creano manualmente le raccolte e cartelle in cui devono essere distribuiti i documenti e designano come raccolte di destinazione.

  • Tipi di contenuto del sito    Ogni documento deve avere un tipo di contenuto e gli utenti possono aggiungere manualmente i tipi di contenuto del sito appropriati nelle raccolte di destinazione.

  • Raccolta documenti da organizzare    I documenti che non corrispondono a una regola o che mancano metadati necessari vengono inviati per la raccolta documenti da organizzare in modo che gli utenti possono immettere metadati necessari. In alternativa, è possibile configurare Content Organizer in modo che tutti i documenti caricati temporaneamente verso la raccolta documenti da organizzare.

  • Elenco di regole dei documenti    Si tratta di una raccolta di tutte le regole di distribuzione. Gli amministratori del contenuto e i responsabili dei record possono visitare questo elenco per creare, gestire e visualizzare le regole di distribuzione.

Il diagramma seguente illustra le modalità di distribuzione di documenti e messaggi di posta elettronica in base a criteri specifici e l'invio dei documenti in cui mancano informazioni alla Raccolta documenti da organizzare.

Distribuzione dei documenti con Content Organizer. Mostra varie origini e mostra che i documenti con metadati mancanti vengono inviati alla Raccolta documenti da organizzare.

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Creare regole per la distribuzione dei documenti

Per ogni tipo di record aggiunto all'elenco di distribuzione dei record, è necessario specificare un titolo e una descrizione. Si può inoltre specificare la posizione nel sito per l'archiviazione del record. Per assicurarsi che tutti i record pertinenti vengano distribuiti nella posizione appropriata, è possibile specificare nomi alternativi per il tipo di record.

Nota : Per creare regole di distribuzione dei documenti è necessario disporre almeno delle autorizzazioni di proprietario del sito.

  1. Passare al sito per il quale si desidera creare regole di Content Organizer.

  2. Nella barra di avvio veloce fare clic su Altro… per visualizzare le opzioni Contenuto del sito.

  3. Scegliere Impostazioni dal menu Applicazioni.

  4. Nella sezione Amministrazione sito della pagina Impostazioni sito fare clic su Regole Content Organizer.

  5. Nella pagina Regole Content Organizer fare clic su Aggiungi in Fare clic per aggiungere un nuovo elemento.

  6. Nella sezione Nome regola digitare un nome descrittivo per le condizioni e le azioni della regola.

  7. Nella sezione Priorità e stato regola scegliere Attiva per applicare la regola al contenuto in ingresso, quindi selezionare una priorità che determinerà la modalità di distribuzione del contenuto nel caso corrisponda a più di una regola di Content Organizer.
    Per non applicare la regola al contenuto in ingresso, scegliere Inattiva.

  8. Nella sezione Tipo di contenuto dell'invio associare la regola a un tipo di contenuto. In questo modo, gli elementi inviati a Content Organizer vengono etichettati con il tipo di contenuto selezionato e vengono identificate le proprietà usate nelle condizioni della regola.

    • Selezionare il gruppo di contenuto appropriato. Dal gruppo selezionato dipendono i tipi di contenuto che è possibile scegliere nel passaggio successivo.

    • Selezionare il tipo di contenuto appropriato.

    • Se il tipo di contenuto selezionato ha un nome diverso in un altro sito di SharePoint, selezionare la casella di controllo in nomi alternativi. Digitare il nome che viene usato in altro sito nel campo fornito, quindi fare clic suAggiungi. I nomi dei tipi di contenuto alternativi visualizzato nell'elenco sotto.

  9. Nella sezione Condizioni selezionare le condizioni che devono essere soddisfatte per la regola dalle proprietà di un invio. Ad esempio, si potrebbe definire una regola da applicare a tutti i documenti che contengono la parola “budget” nel titolo. Per aggiungere altre condizioni, fare clic sul collegamento Aggiungi altra condizione.

    Nota : Le proprietà disponibili nell'elenco a discesa proprietà variano a seconda del tipo di contenuto selezionato nel passaggio 6.

  10. Nella sezione Posizione destinazione digitare o selezionare la posizione in cui archiviare il contenuto corrispondente alla regola. Selezionare la casella di controllo Crea automaticamente una cartella per ogni valore univoco di una proprietà per raggruppare documenti simili in cartelle. Se esiste una proprietà che elenca tutti i documenti per i progetti dell'organizzazione, ad esempio, è possibile impostare Content Organizer per la creazione forzata di una cartella separata per ogni progetto.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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