Creare o modificare una visualizzazione

Le visualizzazioni consentono di visualizzare le voci di un elenco o gli elementi di una raccolta che hanno maggiore rilevanza o che meglio si adattano a uno scopo specifico. È ad esempio possibile creare visualizzazioni degli ultimi file creati, delle voci di elenco che si applicano a un reparto specifico o dei file creati da una determinata persona. Dopo aver creato una visualizzazione, questa è sempre disponibile in un elenco o in una raccolta.

In questo articolo

Panoramica

Tipi di visualizzazione

Creare una visualizzazione

Utilizzare le visualizzazioni per le versioni mobili

Aggiungere colonne

Modificare le impostazioni per una colonna

Eliminare una colonna

Modificare una visualizzazione o selezionarne un'altra

Ogni elenco o raccolta, a seconda del tipo e delle impostazioni applicate, presenta almeno una visualizzazione. Alcuni elenchi e alcune raccolte presentano altre visualizzazioni incorporate ed è possibile crearne di personalizzate. Un elenco attività, ad esempio, presenta diverse visualizzazioni, quali le attività in scadenza oggi, le attività assegnate, tutte le attività e così via.

Visualizzazioni nel menu Visualizza

È possibile creare visualizzazioni personali e visualizzazioni pubbliche. Una visualizzazione personale è disponibile per un solo utente, mentre una visualizzazione pubblica è disponibile per tutti gli utenti che aprono un elenco o una raccolta. Per creare una visualizzazione pubblica, è necessario disporre dell'autorizzazione necessaria per modificare la struttura dell'elenco o della raccolta. È possibile impostare come predefinita per un elenco o una raccolta una visualizzazione pubblica.

Quando si progetta un sito, è possibile inoltre eseguire il collegamento a visualizzazioni diverse oppure progettare pagine con web part che utilizzano le diverse visualizzazioni.

Per rendere più versatili gli elenchi o le raccolte, è possibile aggiungere altre colonne. È possibile creare più visualizzazioni che mostrano o nascondono le colonne, a seconda dello scopo per il quale vengono create. Potrebbe essere richiesta solo la visualizzazione dei file che si applicano al reparto di appartenenza oppure dei file ordinati in base al numero di progetto.

Nel caso di raccolte o elenchi articolati o che contengono un numero elevato di elementi, ad esempio il gruppo cui si appartiene lavora a più progetti oppure più gruppi lavorano allo stesso progetto,  le visualizzazioni consentono ai collaboratori di visualizzare i dati più significativi per la situazione specifica.

È possibile selezionare il numero di voci da visualizzare contemporaneamente in ogni visualizzazione. Si potrebbe, ad esempio, esplorare un elenco in gruppi di 25 o 100 voci per pagina, a seconda delle preferenze personali e della velocità della connessione di cui si dispone.

Le visualizzazioni inoltre semplificano la gestione della presentazione di elenchi e raccolte nei dispositivi mobili. Alcuni dispositivi potrebbero limitare il numero di caratteri visualizzati in una colonna.

Le visualizzazioni offrono diverse possibilità per rendere più efficaci elenchi e raccolte. Di seguito sono illustrate alcune modalità di utilizzo delle visualizzazioni:

  • Filtrare in base a un gruppo di criteri, quali il reparto o il nome dell'utente.

  • Disporre secondo un ordine specifico, ad esempio mostrare gli ultimi file modificati.

  • Mostrare o nascondere colonne, ad esempio, per ottenere una visualizzazione più mirata.

  • Raggruppare informazioni che si basano sui dati di elenco, ad esempio per reparto.

  • Visualizzare subtotali di colonne, ad esempio il numero di documenti di contratto.

  • Aprire una visualizzazione calendario di un elenco con date di inizio e date di fine.

  • Visualizzare un elenco in un programma database che consente l'analisi dei dati.

  • Visualizzare tutti gli elementi allo stesso livello in una visualizzazione non strutturata senza cartelle.

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Tipi di visualizzazione

Per la creazione di una visualizzazione personalizzata in Windows SharePoint Services 3.0, si inizia basandosi su un tipo di visualizzazione che determina la modalità con cui vengono presentate le voci di elenco. È possibile ad esempio visualizzare le voci di elenco in modo lineare, analogamente alle righe su carta, oppure ordinare visivamente le informazioni, ad esempio visualizzando date in un calendario mensile. È inoltre possibile basare una visualizzazione nuova su una visualizzazione esistente risparmiando tempo.

  • Standard     Questa visualizzazione presenta le voci di elenco o i file sotto forma di elenco di tipo tradizionale in una pagina Web. La visualizzazione standard è la visualizzazione predefinita per la maggior parte dei tipi di elenco e dei tipi di raccolta ed è possibile personalizzarla in molti modi diversi.

  • Calendario    Questa visualizzazione dispone gli elementi di calendario in formato visivo, ovvero analogamente a un calendario a parete o da scrivania. In questo formato è possibile applicare visualizzazioni giornaliere, settimanali o mensili. È ad esempio possibile creare un calendario per tenere traccia delle date di scadenza del team per un progetto o delle ferie all'interno dell'organizzazione.

    Visualizzazione settimanale selezionata nel calendario

    1. I calendari presentano visualizzazioni diverse.

    2. Gli eventi giornata intera vengono visualizzati nella parte superiore di un calendario in base alla data. Altri eventi vengono visualizzati in base alla data e all'ora.

  • Foglio dati    Questa visualizzazione presenta i dati in un formato che è possibile modificare, ad esempio una tabella di un database o un foglio di calcolo. Può risultare utile quando si devono eseguire personalizzazioni o attività di modifica estese oppure esportare i dati in un foglio di calcolo o un programma database. La visualizzazione Foglio dati richiede un controllo o un programma compatibile con Windows SharePoint Services, ad esempio Office Access 2007 e il supporto per i controllo ActiveX.

  • Gantt    Questa visualizzazione offre una rappresentazione visiva dei dati, con barre che tengono traccia dello stato di avanzamento, se i dati si basano su un intervallo di tempo. Una visualizzazione Gantt consente di gestire progetti e visualizzare una panoramica immediata dei dati. È possibile utilizzare questa visualizzazione per vedere, ad esempio, quali attività si sovrappongono e per visualizzare lo stato di avanzamento generale.

    Parte di un elenco in visualizzazione Gantt

Nota : Altri tipi di visualizzazioni potrebbero essere disponibili per l'elenco o la raccolta.

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Creare una visualizzazione

Quando si visualizza un elenco o una raccolta, è possibile ordinare o filtrare temporaneamente i file posizionando il puntatore del mouse sul nome di una colonna e quindi facendo clic sulla freccia accanto al nome. Questa operazione può risultare utile quando si ha necessità di visualizzare i file in un determinato modo una sola volta. Alla successiva visualizzazione dell'elenco o della raccolta sarà necessario ripetere i passaggi.

Ordinamento di voci in un elenco o una raccolta

Se si prevede di visualizzare spesso le informazioni in un determinato modo, è possibile creare una visualizzazione da utilizzare tutte le volte che si utilizza l'elenco o la raccolta. Quando si crea una visualizzazione, questa viene aggiunta al menu Visualizza Menu Visualizza di un elenco o una raccolta. Il menu Visualizza raggruppa le visualizzazioni in sezioni, inclusa la visualizzazione predefinita, eventuali visualizzazioni personali, eventuali visualizzazioni pubbliche, visualizzazioni correlate all'approvazione del contenuto (ad esempio Approva/Rifiuta), oltre a comandi per la modifica e la creazione di visualizzazioni.

Prima di iniziare

Prima di creare una visualizzazione, è possibile aggiungere altre colonne per consentire maggiore flessibilità per l'ordinamento, il raggruppamento e il filtraggio. Per ulteriori informazioni sulla creazione di colonne, vedere Aggiungere colonne in questo articolo.

Se si crea una visualizzazione per un dispositivo mobile, è necessario tenere presenti i limiti dei dispositivi mobili del gruppo. Per informazioni su come stabilire tali limiti, vedere Utilizzare le visualizzazioni per le versioni mobili più avanti in questo articolo.

Creare una visualizzazione

  1. Se la raccolta o l'elenco non è già aperto, fare clic sul relativo nome sulla barra di avvio veloce.

    Se il nome dell'elenco o della raccolta non viene visualizzato, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito, quindi sul nome dell'elenco o della raccolta.

  2. Scegliere Crea visualizzazione dal menu Visualizza Menu Visualizza .

  3. In Selezionare un formato di visualizzazione fare clic sul tipo di visualizzazione che si desidera creare. Per la maggior parte delle raccolte, è possibile fare clic su Visualizzazione Standard, tuttavia è possibile scegliere altre visualizzazioni per situazioni specifiche.

  4. Nella casella Nome visualizzazione digitare un nome per la visualizzazione, ad esempio Ordinamento in base al cognome.

  5. Per impostare questa visualizzazione come predefinita, selezionare la casella di controllo Imposta come visualizzazione predefinita.

    È possibile impostare questo tipo di visualizzazione come predefinita solo se si dispone delle autorizzazioni necessarie per modificare la struttura di un elenco e se la visualizzazione dell'elenco è pubblica.

  6. In Gruppo di destinatari visualizzazione, nella sezione Gruppo di destinatari, specificare se si desidera creare una visualizzazione personale da utilizzare in modo esclusivo oppure una visualizzazione pubblica visibile agli altri utenti.

  7. Nella sezione Colonne è possibile visualizzare o nascondere colonne selezionando le caselle di controllo appropriate. Accanto al nome della colonna immettere il numero corrispondente all'ordine da assegnare alla colonna nella visualizzazione.

  8. Nella sezione Ordinamento scegliere se e come si desidera ordinare le informazioni. È possibile utilizzare due colonne per l'ordinamento, ad esempio prima in base all'autore e quindi, per ogni autore, in base al nome di file.

  9. Nella sezione Filtro scegliere se e come si desidera filtrare i file. Una visualizzazione filtrata mostra una selezione più ridotta, ad esempio elementi creati da un reparto specifico o il cui stato è Approvato.

  10. Nella sezione Raggruppa per è possibile raggruppare gli elementi con lo stesso valore nella loro sezione, ad esempio una sezione espandibile per i documenti di un dato autore.

  11. Nella sezione Totali è possibile visualizzare il numero totale di elementi presenti in una colonna, ad esempio il numero totale di problemi. In alcuni casi è possibile riassumere o distillare informazioni aggiuntive come le medie.

  12. Nella sezione Stile selezionare lo stile che si desidera applicare alla visualizzazione, ad esempio un elenco ombreggiato in cui a ogni riga è applicata un'ombreggiatura.

  13. Se nell'elenco o nella raccolta sono presenti cartelle, è possibile creare una visualizzazione che non include le cartelle, talvolta definita visualizzazione non strutturata. Per visualizzare tutte le voci di elenco allo stesso livello, fare clic su Mostra tutti gli elementi senza cartelle.

  14. Nel caso di elenchi e raccolte estesi, è possibile limitare il numero di file da visualizzare nell'elenco o nella raccolta, oppure il numero di file che è possibile visualizzare nella stessa pagina. Nella sezione Limite elementi selezionare le opzioni desiderate.

  15. Se si intende visualizzare l'elenco o la raccolta in un dispositivo mobile, selezionare le opzioni desiderate nella sezione Mobile.

  16. Scegliere OK.

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Utilizzare le visualizzazioni per le versioni mobili

In Windows SharePoint Services 3.0 è possibile visualizzare e persino aggiornare alcuni elenchi e raccolte da un dispositivo mobile quale un PDA (Personal Digital Assistant) o un telefono cellulare.

La lunghezza e le dimensioni di alcune parti di un elenco o una raccolta sono limitate nei dispositivi mobili a causa della larghezza dello schermo e di possibili problemi di prestazioni. È possibile creare visualizzazioni tenendo conto dei limiti dello specifico dispositivo mobile.

Alcuni tipi di elenchi, ad esempio le aree di discussione non sono disponibili nelle visualizzazioni per le versioni mobili così come alcuni tipi di colonna, tra cui Valuta, Sì/No e Utente o gruppo. Se viene raggiunto un limite, il contenuto escluso dalla visualizzazione viene indicato con puntini di sospensione (…) nella visualizzazione per le versioni mobili.

Se gli utenti appartenenti al gruppo visualizzano elenchi o raccolte in entrambi i tipi di dispositivi mobili, quando si progetta una visualizzazione per la versione mobile, è necessario tenere presenti i limiti degli elenchi per le versioni mobili.

Di seguito sono riportati i limiti per le visualizzazioni di elenchi e raccolte sui dispositivi mobili.

Elemento

Limite

Caratteri del titolo Web di un elenco o una raccolta

20

Caratteri del nome di un elenco o una raccolta

20

Numero di visualizzazioni per le versioni mobili

10

Numero di elementi presenti in una visualizzazione

100

Caratteri del titolo di una voce di elenco

20

Caratteri di un nome di colonna

20

Tipo di campo di testo a riga singola

256

Tipo di campo di testo a più righe

256

Ogni opzione in un tipo di campo di opzioni

10

Numero di opzioni in un tipo di campo di opzioni

10

Caratteri di ogni elemento un campo di ricerca

20

Numero di opzioni in un campo di ricerca

20

Caratteri di un collegamento ipertestuale o un campo immagine

20

Caratteri del nome di un file allegato

20

Numero di allegati (alle voci di elenco) visualizzati

3

Caratteri di un campo calcolato

20


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Aggiungere colonne

Le colonne consentono al gruppo di suddividere in categorie informazioni quali il nome del reparto il numero di progetto nonché di tenerne traccia. Sono disponibili diverse opzioni per il tipo di colonna creata, inclusi una riga di testo, un elenco a discesa di opzioni, un numero calcolato da altre colonne o anche la possibilità di inserire il nome e l'immagine di una persona nel sito.

Nota : La procedura riportata di seguito inizia dalla pagina dell'elenco o della raccolta a cui si desidera aggiungere la colonna. Se la raccolta o l'elenco non è già aperto, fare clic sul relativo nome sulla barra di avvio veloce. Se il nome dell'elenco o della raccolta non viene visualizzato, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi sul nome dell'elenco o della raccolta.

  1. Scegliere Crea colonna dal menu Impostazioni Settings menu .

  2. Nella sezione Nome e tipo digitare il nome desiderato nella casella Nome colonna.

  3. In Tipo di informazioni nella colonna selezionare il tipo di informazioni che si desidera vengano visualizzate nella colonna.

  4. Nella sezione Impostazioni aggiuntive colonna digitare una descrizione nella casella Descrizione per descrivere le finalità della colonna e i dati che questa deve contenere. La descrizione è facoltativa.

  5. A seconda del tipo di colonna selezionato, è possibile che nella sezione Impostazioni aggiuntive colonna siano disponibili ulteriori opzioni. Selezionare le impostazioni aggiuntive desiderate.

  6. Per aggiungere la colonna alla visualizzazione predefinita, che verrà visualizzata automaticamente la prima volta che gli utenti aprono un elenco o una raccolta, fare clic su Aggiungi alla visualizzazione predefinita.

  7. Scegliere OK.

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Modificare le impostazioni per una colonna

È possibile modificare le impostazioni per una colonna, ad esempio il nome. A seconda del tipo di colonna e del tipo di elenco, si possono apportare anche modifiche aggiuntive. È possibile ad esempio modificare il tipo di dati o limitare il numero di caratteri contenuti in alcune colonne. Quando si modificano le impostazioni, assicurarsi che i dati esistenti corrispondano alle nuove impostazioni che vengono applicate.

  1. Se la raccolta o l'elenco non è già aperto, fare clic sul relativo nome sulla barra di avvio veloce.

    Se il nome dell'elenco o della raccolta non viene visualizzato, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito, quindi sul nome dell'elenco o della raccolta.

    Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Scegliere Impostazioni elenco dal menu Impostazioni Settings menu , oppure scegliere l'opzione di impostazione desiderata.

    • Su un blog, scegliere Gestisci post in Collegamenti amministrativi per visualizzare l'elenco completo dei post. Quindi scegliere Impostazioni elenco dal menu Impostazioni.

  2. Nella sezione Colonne fare clic sul nome della colonna che si desidera modificare.

  3. Modificare le impostazioni desiderate e quindi fare clic su OK.

Nota : È possibile specificare che una colonna è indicizzata rendendo più rapido il cambiamento di visualizzazione di elenchi e raccolte che occupano più cartelle. Per visualizzare le impostazioni per un elenco o una raccolta, fare clic su Colonne indicizzate. Selezionare la colonna che si desidera indicizzare e quindi fare clic su OK.

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Eliminare una colonna

Importante : Questa procedura determina l'eliminazione della colonna e dei dati in essa contenuti.

  1. Se la raccolta o l'elenco non è già aperto, fare clic sul relativo nome sulla barra di avvio veloce.

    Se il nome dell'elenco o della raccolta non viene visualizzato, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito, quindi sul nome dell'elenco o della raccolta.

    Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Scegliere Impostazioni elenco dal menu Impostazioni Settings menu , oppure scegliere l'opzione di impostazione desiderata.

    • Su un blog, scegliere Gestisci post in Collegamenti amministrativi per visualizzare l'elenco completo dei post. Quindi scegliere Impostazioni elenco dal menu Impostazioni.

  2. Nella sezione Colonne fare clic sul nome della colonna che si desidera eliminare.

  3. Fare clic su Elimina.

    Per visualizzare il pulsante Elimina, potrebbe essere necessario scorrere tutta la pagina.

  4. Nella finestra di avviso visualizzata fare clic su OK se si è certi di voler eliminare la colonna.

Nota : Elenchi e raccolte contengono colonne obbligatorie che non è possibile eliminare, ad esempio la colonna Titolo o la colonna Nome. Se la colonna non può essere eliminata, il pulsante Elimina non è disponibile. Se non è possibile eliminare una colonna ma non si desidera che la colonna sia presente in una visualizzazione, è possibile nasconderla. Per ulteriori informazioni su come nascondere colonne, utilizzare i collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

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Modificare una visualizzazione o selezionarne un'altra

Le visualizzazioni disponibili dipendono dalle impostazioni dell'elenco o della raccolta e dall'eventuale creazione di visualizzazioni aggiuntive. Molti elenchi e raccolte presentano più di una visualizzazione predefinita. Un elenco delle attività, ad esempio, presenta visualizzazioni per le attività assegnate solo all'utente e per tutte le attività in scadenza nella data corrente.

  1. Se la raccolta o l'elenco non è già aperto, fare clic sul relativo nome sulla barra di avvio veloce.

    Se il nome dell'elenco o della raccolta non viene visualizzato, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito, quindi sul nome dell'elenco o della raccolta.

  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per selezionare una visualizzazione diversa, scegliere la visualizzazione desiderata dal menu Visualizza Menu Visualizza .

    • Per apportare modifiche a una visualizzazione, fare clic sul menu Visualizza e poi su Modifica visualizzazione.

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