Creare modelli per calendari, attività e contatti

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Per risparmiare tempo, creare una convocazione riunione con le informazioni essenziali (invitati, oggetto e così via) e usarla ogni volta che si vuole configurare una riunione.

Il mio team vuole organizzare una riunione di aggiornamento sul progetto Phoenix

quando è necessario, non solo perché abbiamo una riunione pianificata.

Quindi non useremo una riunione ricorrente.

Sappiamo che dovremo fare molte riunioni, ma non sappiamo quando.

Per risparmiare tempo, creo un modello di invito alla riunione con le informazioni

essenziali. Le persone invitate,

l'oggetto,

il luogo,

un messaggio di base,

e lo uso ogni volta che è necessario organizzare una riunione.

In modo simile al modello che abbiamo creato nel primo video,

Modelli ed elementi decorativi.

Crea un invito alla riunione standard e

salvalo come modello.

Fai clic su FILE, Salva con nome,

fai clic sulla freccia in giù accanto a Salva come

e seleziona Modello Outlook.

È importante non cambiare il percorso in cui viene salvato il modello.

Assegna al modello un nome facile da ricordare

e fai clic su Salva.

Quando chiudi un invito alla riunione, viene visualizzata una finestra di dialogo.

Lasciala impostata in modo da non salvare le modifiche e fai clic su

OK.

Quando è il momento di organizzare una riunione,

invece di fare clic su Nuova riunione

fai clic su Nuovi elementi,

passa ad Altri elementi e

fai clic su Scegli modulo.

Fai clic sulla freccia in giù accanto a Cerca in,

fai clic su Modelli utente nel file system

e quindi sul nostro modello.

Se non vedi il modello, prova a ripetere il passaggio precedente verificando

di aver selezionato Modelli utente nel file system.

Una volta aperti gli inviti alla riunione, basta impostare il

giorno e l'ora,

aggiungere eventuali nuove

informazioni e inviarli.

Esegui la stessa procedura per creare un modello di attività

o di contatto.

Anche se con i contatti questa procedura è più rapida grazie alla caratteristica

Contatto della stessa società.

Seleziona il contatto da usare come modello,

fai clic su Nuovi elementi

e quindi su contatto della stessa

società.

Aggiungi e modifica le informazioni del contatto,

se necessario,

fai clic su Salva e chiudi

e il contatto viene aggiunto.

Nel prossimo video, vedremo come aggiungere elementi decorativi alla posta elettronica.

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