Creare etichette postali in Access

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Microsoft Access 2010 offre diverse opzioni per la creazione di etichette contenenti i dati memorizzati nelle tabelle di Access. Il più semplice consiste nell'usare la creazione guidata etichetta in Access per creare e stampare un report formattato per adattare le etichette. Le etichette possono contenere dati memorizzati nelle tabelle di Access o elenchi di contatti i dati importati o collegati da altre origini, ad esempio le cartelle di lavoro di Microsoft Excel o Microsoft Outlook. È possibile creare le etichette come un report in Access oppure è possibile "unire" i dati con un documento di Word e quindi stampare le etichette da Word. Questo articolo illustra i passaggi necessari.

Per saperne di più

Utilizzare Access per creare e stampare etichette

Stampare dati di Access tramite la creazione guidata stampa unione in Microsoft Word

Utilizzare Access per creare e stampare etichette

In Access le etichette vengono create come report formattato in base a dimensioni di pagina ridotte. Le etichette vengono in genere utilizzate per l'invio postale, ma è possibile stampare qualsiasi dato di Access in formato di etichetta per molteplici scopi. Nel caso di etichette postali il report recupera i dati relativi agli indirizzi da tabelle o query contenenti gli indirizzi. La stampa del report produrrà un'unica etichetta per ogni indirizzo incluso nell'origine record sottostante.

Per ulteriori informazioni su come collegamento o importare dati da altre origini (ad esempio Microsoft Excel o Microsoft Outlook) per usare nelle etichette, vedere l'articolo Introduzione all'importazione ed esportazione di dati.

Durante l'esecuzione della Creazione guidata Etichetta verrà richiesto di specificare il tipo di etichetta desiderato e i dati che si desidera visualizzare su di essa. Verrà quindi creato un report che sarà possibile personalizzare, se necessario.

Creare etichette tramite la Creazione guidata Etichetta

Importante : Report di etichette creato utilizzando la creazione guidata etichetta non sono compatibili con la pubblicazione alla funzionalità di Access Services. Tuttavia, è comunque possibile stampare le etichette quando il database è aperto nell'applicazione di Access.

  1. Nel riquadro di spostamento, selezionare l'oggetto che contiene i dati che si desidera visualizzare nelle etichette. Si tratta in genere una tabella, una tabella collegata o una query, ma è anche possibile selezionare una maschera o report.

  2. Nel gruppo Report della scheda Crea fare clic su Etichette.

    Nota : Se si sta lavorando in un database web, il comando etichette è disponibile in Report del Client.

    Verrà avviata la Creazione guidata Etichetta.

    Prima pagina della Creazione guidata Etichetta

    1. Se il produttore e il numero di prodotto delle etichette sono noti:

      • Scegliere il produttore nella casella Filtro in base al produttore.

      • Selezionare l'etichetta desiderata nella casella Quali dimensioni deve avere l'etichetta?.

        In caso contrario, cercare un prodotto i cui valori nelle colonne Dimensioni e Etichette in orizzontale corrispondano alle etichette desiderate.

        Se un'etichetta con caratteristiche simili non è disponibile:   

      • Fare clic su Personalizza e quindi su Nuova.

        Verrà visualizzata la finestra di dialogo Nuova etichetta.

        pagina nuova etichetta della creazione guidata etichetta

      • Misurare le etichette disponibili e immettere le misure nelle caselle appropriate della finestra di dialogo Nuova etichetta.

      • Immettere il nome per le etichette personalizzate nella casella di testo Nome etichetta, scegliere il tipo di etichetta e l'orientamento desiderati e quindi fare clic su OK.

        Se si desidera selezionare un'etichetta personalizzata già creata:   

      • Fare clic su Mostra dimensioni personalizzate e quindi sull'etichetta personalizzata desiderata.

    2. Selezionare Alimentazione fogli o Continua in Tipo di etichetta e quindi fare clic su Avanti.

    3. Selezionare il nome, le dimensioni, lo spessore e il colore del tipo di carattere che si desidera utilizzare per l'etichetta e fare clic su Avanti.

    4. Nella pagina Scegliere i dati da includere nella propria etichetta postale della procedura guidata scegliere i campi che si desidera includere nelle etichette dall'elenco Campi disponibili e fare doppio clic sui campi desiderati per aggiungerli alla casella Etichetta modello.

      aggiunta di campi a un'etichetta nella creazione guidata etichetta

      • Per aggiungere uno spazio tra i campi immessi nella casella Etichetta modello, premere la BARRA SPAZIATRICE.

      • Per creare una nuova riga, premere INVIO.

      • Per spostarsi tra campi e righe, utilizzare i tasti di direzione.

      • Per rimuovere un campo dalla casella, premere BACKSPACE.

      • Per aggiungere altro testo o altri segni di punteggiatura, ad esempio una virgola dopo il nome della città, fare clic per posizionare il cursore nel punto in cui si desidera visualizzare il testo e quindi digitare il testo desiderato. Il testo immesso sarà uguale su tutte le etichette.

        Nota : È possibile aggiungere solo i campi dei seguenti tipi di dati utilizzando la creazione guidata etichetta: testo, Memo, numero, data/ora, valuta, Sì/No, o allegato. Per aggiungere campi di altri tipi di dati, aprire il report di etichette in visualizzazione struttura dopo aver completato la creazione guidata etichetta e quindi utilizzare il riquadro Elenco campi per aggiungere i campi. Per aprire il riquadro Elenco campi mentre il report è aperto in visualizzazione struttura, premere ALT + F8.

        Dopo aver posizionato i campi sull'etichetta nel modo desiderato, fare clic su Avanti.

    5. Nella pagina successiva è possibile scegliere i campi in base ai quali ordinare le etichette. È possibile ad esempio eseguire l'ordinamento in base al CAP in caso di invio di grossi volumi di posta. Scegliere i campi in base ai quali si desidera eseguire l'ordinamento dall'elenco Campi disponibili e fare doppio clic su di essi per aggiungerli alla casella Ordina per. Al termine fare clic su Avanti.

      impostazione dell'ordinamento nella creazione guidata etichetta

    6. Nell'ultima pagina immettere il nome da assegnare alle etichette e quindi fare clic su Fine.

      Ultima pagina della Creazione guidata Etichetta

      Se nell'ultima pagina della Creazione guidata Etichetta si sceglie Mostra le etichette in anteprima di stampa, le etichette verranno visualizzate in anteprima di stampa. È possibile fare clic sull'etichetta per eseguire lo zoom avanti o indietro oppure utilizzare il controllo Zoom sulla barra di stato.

      Controllo Zoom

      Se nell'ultima pagina della Creazione guidata Etichetta si sceglie Modifica la struttura dell'etichetta, il report di etichette verrà visualizzato nella visualizzazione Struttura.

      Nota : Anteprima di stampa è l'unica in cui è possibile visualizzare le colonne come si loro disposti. Se si visualizza il report in visualizzazione Report o Layout, Access visualizza tutti i dati in una singola colonna.

Personalizzare l'aspetto dell'etichetta

Se le etichette risultanti non hanno l'aspetto desiderato, è possibile personalizzare il relativo layout. A tale scopo, aprire il report nella visualizzazione Struttura e apportare le modifiche desiderate. Con le etichette è in genere più semplice utilizzare la visualizzazione Struttura, in quanto garantisce un maggiore controllo sul layout. Per visualizzare i risultati delle modifiche apportate nella visualizzazione Struttura, passare alla visualizzazione Anteprima di stampa.

Se viene visualizzato un messaggio relativo senza che sia sufficiente spazio orizzontale per visualizzare i dati

Questo messaggio, quando viene visualizzata, è un effetto sul lato della sono indicate le misure di alcune etichette. In genere si verifica quando le etichette molto raggiunge i bordi sinistro e destro del foglio di etichette. La procedura guidata per specificare alcune misurazioni di fuori dell'intervallo di stampa normale e che a sua cause può causare la visualizzazione del messaggio durante l'anteprima o stampa le etichette.

Se si è soddisfatti l'allineamento del testo nelle etichette e non si sente alcun una pagina vuota in cui le pagine, è consigliabile non modificare la struttura del report e basta fare clic su OK nel messaggio di ogni volta che viene visualizzato. In caso contrario, è possibile provare a regolare alcune delle opzioni di configurazione della pagina, come descritto nella sezione seguente.

Se i dati non sono allineati correttamente all'interno delle etichette

In numerosi casi è possibile correggere piccoli problemi a livello di layout delle etichette apportando le modifiche desiderate nella visualizzazione Struttura. È possibile spostare i controlli oppure modificare le dimensioni delle etichette tramite la modifica della larghezza o altezza della sezione Corpo.

Per passare alla visualizzazione struttura, pulsante destro del mouse sul report nel riquadro di spostamento e quindi scegliere Visualizzazione struttura dal menu di scelta rapida.

Se è necessario modificare i margini o la spaziatura tra le etichette, è possibile utilizzare la finestra di dialogo Imposta pagina in visualizzazione struttura:

  • Nella scheda Imposta pagina, nel gruppo Layout di pagina fare clic su colonne.

    Con la scheda colonne selezionata viene visualizzata la finestra di dialogo Imposta pagina.

Scheda Colonne della finestra di dialogo Imposta pagina

Nella finestra di dialogo Imposta pagina è possibile modificare le impostazioni seguenti nelle tre sezioni disponibili:

Sezione

Opzione

Descrizione

Impostazioni griglia

Numero di colonne

Equivale al numero di etichette in senso orizzontale sulla pagina.

Spaziatura righe

Immettere un nuovo valore per aumentare o ridurre lo spazio verticale tra le righe di etichette.

Spaziatura colonne

Immettere un nuovo valore per aumentare o ridurre lo spazio orizzontale tra le colonne di etichette.

Dimensioni colonne

Larghezza

Considerare le impostazioni relative ai margini e la spaziatura tra colonne quando si imposta questo valore.

È possibile controllare e modificare i margini facendo clic su Opzioni di stampa nella finestra di dialogo Imposta pagina.

Altezza

Modificare l'altezza di ogni etichetta, se necessario.

Come corpo

Se si seleziona questa opzione, la larghezza e l'altezza delle colonne vengono impostate su un valore uguale all'altezza e alla larghezza della sezione Corpo nella visualizzazione Struttura.

Layout colonne

Priorità verticale

Se si seleziona questa opzione, vengono prima stampati i dati delle etichette della prima colonna, quindi quelli delle etichette della seconda colonna e così via.

Priorità orizzontale

Se si seleziona questa opzione, vengono prima stampati i dati delle etichette della prima riga, quindi quelli delle etichette della seconda riga e così via.

Nota : È anche possibile aprire la finestra di dialogo Imposta pagina in anteprima di stampa, fare clic su colonne nella scheda Anteprima di stampa. Quando si fa clic su OK per chiudere la finestra di dialogo, le modifiche apportate sono immediatamente disponibili in anteprima di stampa.

Stampare le etichette

  1. Aprire il report in qualsiasi visualizzazione oppure selezionare il report nel riquadro di spostamento.

  2. Nella scheda File fare clic su Stampa e quindi fare clic su Stampa.

    Verrà visualizzata la finestra di dialogo Stampa.

  3. Specificare le opzioni desiderate, quali la stampante, l'intervallo di stampa e il numero di copie.

  4. Fare clic su OK.

Inizio pagina

Stampare dati di Access tramite la creazione guidata stampa unione in Microsoft Word

Se gli indirizzi sono memorizzati in Access, ma si desidera esportarli in Word in modo da utilizzare la relativa funzionalità di stampa unione per formattare e stampare le etichette, è possibile utilizzare la Creazione guidata Stampa unione in Word.

Nota : Questa procedura si applica solo ai database client. il comando Stampa unione di Word non è disponibile per i database web.

  1. Nel riquadro di spostamento selezionare la tabella o la query contenente i dati che si desidera modificare.

  2. Nel gruppo Esporta della scheda Dati esterni fare clic su Stampa unione di Word.

  3. Nella finestra di dialogo Creazione guidata stampa unione di Microsoft Word, se è già stato creato un documento e si desidera collegare i dati, fare clic su Collega i dati a un documento di Microsoft Word esistente. In caso contrario, fare clic su Crea un nuovo documento e quindi collegare i dati.

  4. Fare clic su OK.

    Se si sceglie Collega i dati ad un documento di Microsoft Word esistente, verrà visualizzata la finestra di dialogo Selezionare un documento di Microsoft Word. Selezionare il documento desiderato e fare clic su Apri. Il documento verrà aperto in Word.

    Se si sceglie di creare un nuovo documento, verrà aperto un documento vuoto.

  5. In Word, seguire le istruzioni nel riquadro attività Stampa unione. Quando si arriva al passaggio 3 del processo di stampa unione di Word (Selezionare i destinatari), selezionare l'origine dati scelto nel passaggio 1 della procedura sarà già.

    Per ulteriori informazioni sulla creazione guidata stampa unione di Word, vedere la Guida di Word.

Nota : È possibile utilizzare Word per stampare indirizzi indipendentemente dalla posizione in cui gli indirizzi sono memorizzati. In Word è possibile stabilire una connessione agli elenchi di indirizzi memorizzati in un'ampia gamma di programmi, ad esempio Excel, Outlook e Access. Se invece non si dispone di un elenco di indirizzi, è possibile crearne uno in Word e quindi stampare le etichette. Per ulteriori informazioni, vedere la Guida di Word.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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