Creare e usare gli elenchi chiamate in Business Contact Manager

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Una delle principali attività di un'azienda consiste nel mantenere i contatti con i clienti acquisiti e potenziali. Spesso una semplice telefonata è il modo migliore per farlo.

È possibile che si voglia contattare un cliente potenziale che ha lasciato il proprio biglietto da visita, pubblicare informazioni sulla propria pagina Web, chiamare clienti in attesa di articoli temporaneamente esauriti o parlare con account o contatti commerciali in ritardo con i pagamenti.

Questo articolo spiega come usare e misurare l'efficacia degli elenchi chiamate in Business Contact Manager per Outlook, con dettagli sulla creazione di elenchi chiamate, elenchi destinatari mirati e testi guida per le telefonate, nonché su come tenere traccia delle attività svolte e dei risultati ottenuti.

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Promuovere la propria attività tramite chiamate telefoniche

Aprire un elenco chiamate

Modificare un elenco chiamate

Promuovere la propria attività tramite chiamate telefoniche

Con Business Contact Manager per Outlook è possibile creare un elenco chiamate a partire dagli account e dai contatti commerciali, creare un testo guida per la telefonata e tenere traccia dei risultati di ogni chiamata telefonica. Si può anche creare un elenco chiamate a partire dai nomi contenuti in un report. Per informazioni sulla creazione di un elenco chiamate a partire da un report, vedere Usare report e grafici in Business Contact Manager.

Un elenco chiamate è anche un'attività di marketing essenziale e può essere parte di una campagna di marketing.

Per tenere traccia dei risultati di un'attività elenco chiamate, è necessario registrare il nome dell'attività nel campo Autore segnalazione di ogni record Account, Contatto commerciale, Cliente potenziale o opportunità generato dall'attività. Registrare inoltre le informazioni sui costi previsti ed effettivi nelle pagine Dettagli e Verifica del record Elenco chiamate.

Per visualizzare quindi i risultati dell'elenco chiamate, usare la pagina Verifica del modulo Elenco chiamate. Se l'elenco chiamate fa parte di una campagna di marketing, i risultati generali della campagna possono essere verificati nella scheda Analisi dell'area di lavoro Marketing.

Creare un elenco chiamate

In Business Contact Manager per Outlook un elenco chiamate è più di un semplice elenco di nomi e numeri. È un sistema che consente di acquisire padronanza al telefono e aiuta a tenere traccia dei risultati di ogni gruppo di chiamate.

L'elenco destinatari di un'attività di marketing può includere un solo tipo di record, Account o Contatti commerciali. Contatti commerciali e clienti potenziali possono coesistere nello stesso elenco perché il record Cliente potenziale è basato sul tipo di record Contatto commerciale.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Marketing in Business Contact Manager.

  2. Nel gruppo Nuovo della scheda Home sulla barra multifunzione fare clic sul pulsante Elenco chiamate Icona per guida chiamata .

  3. Nel modulo Elenco chiamate, in Attività, immettere un nome per l'elenco chiamate, ad esempio "Clienti potenziali Lombardia", nel campo Nome.

    record elenco chiamate

    Nota :  Se l'elenco chiamate fa parte di una campagna di marketing, nella casella di testo Campagna digitare il nome della campagna o fare clic sulla freccia per selezionare il nome di una campagna esistente. Se non fa parte di una campagna, l'elenco chiamate verrà allegato alla campagna di marketing predefinita Attività correnti.

  4. Nella sezione Elenco destinatari fare clic sul tipo di record che si vuole raggiungere con l'elenco chiamate, scegliendo tra Tutti gli account, Tutti i contatti commerciali e i clienti potenziali, Tutti i contatti commerciali o Tutti i clienti potenziali.

    In alternativa, fare clic su una delle opzioni seguenti:

    • Cartella ricerche. Consente di scegliere una cartella ricerche contenente un elenco destinatari prefiltrato per creare un elenco personalizzato. Dopo la selezione della cartella il campo viene rinominato Elenco personalizzato.

    • Attività di marketing esistente. Consente di scegliere un elenco destinatari usato in un'attività di marketing precedente.

    • Nuovo elenco. Consente di aprire la finestra di dialogo Filtra contatti commerciali e selezionare criteri per filtrare l'elenco.

      È anche possibile creare un elenco di destinatari a partire da un report. Per altre informazioni, vedere Usare report e grafici in Business Contact Manager.

      Se sono stati creati nuovi tipi di record basati sul tipo Account, questi verranno visualizzati nell'elenco Tutti gli account. Se sono stati creati nuovi tipi di record basati sul tipo Contatto commerciale, questi verranno visualizzati nell'elenco Tutti i contatti commerciali e i clienti potenziali.

  5. Per modificare l'elenco selezionato filtrandolo, fare clic su Controlla e filtra.

    Per altre informazioni sul filtro di un elenco, vedere Filtrare record in Business Contact Manager.

  6. Nella scheda Home sulla barra multifunzione fare clic su Dettagli nel gruppo Mostra per aprire la pagina Dettagli attività. Se si vuole, immettere valori in Codice campagna, Costo previsto, Data inizio, Data fine e Commenti.

    Per tornare alla pagina principale del modulo Elenco chiamate, sulla barra multifunzione fare clic su Generale nel gruppo Mostra della scheda Marketing.

  7. Le informazioni su ogni destinatario sono visualizzate nella pagina Generale, in Dettagli destinatario. Per visualizzare altre sezioni del record, fare clic sul pulsante Seleziona sezioni Pulsante Seleziona sezioni e quindi selezionare le sezioni da visualizzare.

  8. Se si vuole, è possibile creare un testo guida per la telefonata che assicuri la coerenza delle chiamate e lo sviluppo di tutti i punti prestabiliti. Questo tipo di testo consente inoltre di restare sul tema e di correggere rapidamente l'approccio quando una conversazione telefonica prende una piega imprevista.

    Creare un testo guida per la telefonata

    • Nel gruppo Nota telefonata sulla barra multifunzione fare clic su Chiamata script Icona per guida chiamata .

    • Per creare un testo guida per le telefonate, eseguire una delle operazioni seguenti:

      • Digitare il testo nella finestra Chiamata script.

      • Nel gruppo Azioni fare clic su Carica contenuto Icona di Script di caricamento e quindi passare a un documento salvato in precedenza.

      • Copiare e incollare il testo guida per la telefonata da un altro documento.

        Il testo verrà visualizzato nella nota telefonata di ogni destinatario.

        Elenco chiamate con Guida

        Nota :  Se si modifica il testo nella sezione Nota telefonata del record Elenco chiamate, viene modificata solo la versione del testo per il destinatario selezionato. Per modificare il testo per tutte le chiamate, fare clic su Chiamata script Icona per guida chiamata sulla barra multifunzione e quindi modificare il testo nella finestra Chiamata script.

  9. Se si vuole, è possibile usare la caratteristica di classificazione di Outlook per aggiungere una categoria a colori all'elenco chiamate. Sulla barra multifunzione fare clic su Categorizza nel gruppo Categorie della scheda Marketing e quindi fare clic su una categoria a colori.

  10. È possibile iniziare immediatamente le chiamate partendo dal primo nome in elenco, oppure salvare l'elenco chiamate.

Prima di effettuare chiamate a freddo, consultare il Registro nazionale degli utenti che non accettano le chiamate di telemarketing e le normative FCC all'indirizzo www.fcc.gov/cgb/donotcall/. Le norme per le chiamate di telemarketing non si applicano alle aziende con cui un consumatore ha un rapporto commerciale.

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Aprire un elenco chiamate

Può capitare che si debba riprendere a lavorare a un elenco chiamate, ad esempio per completare un ciclo di chiamate non completato in una sola sessione o per la necessità di modificare l'elenco dei destinatari o il testo guida.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Marketing in Business Contact Manager.

  2. Nella scheda Elenchi chiamate del riquadro dell'elenco fare doppio clic sull'elenco chiamate da aprire.

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Modificare un elenco chiamate

Gli elenchi chiamate possono essere creati e modificati con facilità. È possibile cambiare il tipo di record visualizzato in elenco, rifinire l'elenco filtrando o selezionando i destinatari e modificare il testo guida per la telefonata per tutti i destinatari o parte di essi.

  1. Aprire l'elenco chiamate da modificare.

  2. Per apportare modifiche all'elenco chiamate, seguire le istruzioni in Creare un elenco chiamate.

Importante : Non è possibile modificare un elenco chiamate dopo aver modificato lo stato della chiamata di un qualsiasi record in elenco. Fare invece clic con il pulsante destro del mouse sull'elenco chiamate e scegliere Contatta con elenco chiamate per creare un nuovo elenco chiamate basato su quello esistente.

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Eseguire e tenere traccia delle chiamate con un elenco chiamate

  1. Aprire o creare un elenco chiamate.

    In Elenco destinatari verrà evidenziato il primo nome in elenco.

    Elenco di destinatari elenco chiamate con senza chiamate

    Nota :  I nomi visualizzati sono recuperati dal campo Archivia come del record di origine. Il nome visualizzato in Dettagli destinatario è recuperato dal campo Nome completo.

  2. Usare il numero di telefono in Dettagli destinatario per chiamare il contatto.

  3. Aprire il testo guida. Nel gruppo Nota telefonata sulla barra multifunzione fare clic su Chiamata script. Quando si raggiunge il contatto, leggere il testo guida in modo naturale o, in mancanza, comunicare il messaggio.

    Nota :  Se si modifica il testo guida nella sezione Nota telefonata del record Elenco chiamate, viene modificata solo la versione del testo guida per il destinatario selezionato.

  4. In Nota telefonata fare clic o immettere la durata della chiamata telefonica in Durata totale. È anche possibile acquisire la durata della chiamata automaticamente.

    Per acquisire la durata della chiamata automaticamente

    1. Nel gruppo Nota telefonata sulla barra multifunzione fare clic su Registra durata Icona di avvio Timer quando si inizia la chiamata o la si riprende dopo una pausa.

    2. In caso di interruzione della chiamata o al termine della chiamata, fare clic su Pausa Icona di pausa Timer .

      La durata della chiamata viene memorizzata in Nota telefonata, nella casella Durata totale. È anche possibile selezionare o digitare la durata della chiamata manualmente.

  5. Per aggiungere note alla conversazione, sulla barra multifunzione fare clic su Aggiungi indicatore data e ora nel gruppo Nota telefonata e quindi digitare i commenti nella casella in cui viene visualizzato il testo guida.

    Nota :  Per modificare l'aspetto del testo, fare clic sulla scheda Formato testo sulla barra multifunzione per accedere ai comandi di formattazione. Per aggiungere file, immagini o tabelle, fare clic sulla scheda Inserisci.

  6. Durante la chiamata o al termine della stessa, sulla barra multifunzione fare clic su una o più delle opzioni seguenti nel gruppo Azioni destinatario della scheda Marketing:

    • Nuovo elemento della cronologia per aggiungere un elemento della cronologia comunicazioni come una nota commerciale, un'attività, un file o un messaggio di posta elettronica al record del destinatario. Viene creata immediatamente una nuova nota telefonata per il destinatario dall'elenco chiamate.

    • Completa per aggiungere un contrassegno di completamento al record o contrassegnare un elemento come completato con l'opzione Segna come completata.

    • Apri per visualizzare il record del destinatario.

    • Pagina Web per visualizzare la pagina Web associata al record del destinatario, se disponibile.

  7. Al termine della chiamata, aggiornare il record nella sezione Stato della chiamata. L'impostazione predefinita è Chiamata non eseguita. Selezionare una delle caselle di controllo seguenti:

    1. Lasciato messaggio

    2. Chiamata eseguita

    3. Non telefonare

      Importante :  Non è possibile modificare un elenco chiamate dopo aver modificato lo stato della chiamata di un qualsiasi record in elenco. Si può però creare un nuovo elenco chiamate duplicando un elenco chiamate esistente. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'elenco chiamate nell'area di lavoro Marketing e quindi scegliere Contatta con elenco chiamate.

  8. Se un destinatario chiede di essere rimosso dall'elenco chiamate, selezionare la casella di controllo Non telefonare. L'account o il contatto commerciale verrà contrassegnato come Non telefonare sia in Elenco destinatari che nella pagina Dettagli del record Account o Contatto commerciale. Il destinatario non potrà essere incluso in elenchi chiamate futuri.

  9. Fare clic su Salva e avanti per eseguire le modifiche seguenti:

    1. Salvare le modifiche come nota telefonata nella cronologia comunicazioni del record selezionato e passare al successivo record da chiamare.

    2. Arrestare il timer e registrare la durata totale della chiamata nella nota telefonata.

    3. Indicare lo stato della chiamata in Elenco destinatari.

      elenco chiamate con due chiamate

      1 - Lasciato messaggio 2 - Chiamata eseguita 3 - Non telefonare 4 - Destinatario corrente

      Nota :  Benché lo stato venga aggiornato in Elenco destinatari quando si salva il record, le opzioni visualizzate nella sezione Stato della chiamata devono essere modificare manualmente.

  10. Dopo aver chiamato tutti i record dell'elenco chiamate, chiudere l'attività. Sulla barra multifunzione fare clic su Segna come chiuso nel gruppo Marketing.

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Misurare l'efficacia degli elenchi chiamate di marketing

È possibile creare elenchi chiamate e testi guida per scopi diversi. Ma quando si eseguono chiamate di marketing, è importante conoscere i risultati del lavoro svolto. I risultati di un elenco chiamate possono essere esaminati nella pagina Verifica dell'elenco chiamate.

  1. Aprire un elenco chiamate.

  2. Nel gruppo Mostra della scheda Home sulla barra multifunzione fare clic su Verifica Icona pagina traccia .

  3. Nella pagina Verifica esaminare gli elementi seguenti:

    • In Risultati attività vengono visualizzate le informazioni di riepilogo per Clienti potenziali ottenuti, Opportunità create, Account ottenuti, Contatti creati, Note telefonate create e Ricavi previsti per l'attività. Ogni campo ha anche un pulsante Mostra report che consente di visualizzare un report dettagliato dei dati del campo.

      Nota :  Le informazioni, compresi i ricavi previsti, vengono aggiornate quando i record Account, Contatti commerciali, Cliente potenziale o Opportunità vengono contrassegnati per indicare l'elenco chiamate nel campo Autore segnalazione.

    • Nell'area Informazioni attività è possibile modificare le informazioni seguenti:

      • Costo effettivo    Immettere il costo effettivo dell'elenco chiamate, per il successivo calcolo del rendimento dell'investimento.

      • Chiuso    Selezionare questa casella di controllo per indicare che l'elenco chiamate è stato completato e l'attività è chiusa. Deselezionare la casella di controllo per riattivare l'elenco chiamate.

    • Nella sezione Destinatari è possibile esaminare l'elenco delle chiamate eseguite ed eventualmente creare un record Opportunità direttamente dal record del destinatario. È sufficiente fare clic sul nome in elenco e quindi su Crea opportunità.

      Nota :  È anche possibile creare un record Opportunità dall'elenco destinatari visualizzato nella pagina Generale dell'elenco chiamate. Selezionare un nome in Elenco destinatari, quindi sulla barra multifunzione fare clic su Nuovo elemento della cronologia Icona del pulsante Cronologia nel gruppo Azioni destinatario della scheda Marketing e quindi fare clic su Opportunità.

  4. Fare clic su Salva e chiudi Salvare e chiudere icona .

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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