Creare e stampare lettere con stampa unione in Word 2016 per Mac

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Per inviare messaggi di posta elettronica in massa a destinatari inclusi in una lista di distribuzione, è possibile usare la stampa unione per creare un batch di lettere personalizzate. Ogni lettera avrà lo stesso layout, la stessa formattazione, lo stesso testo e la stessa grafica. Solo sezioni specifiche della lettera variano e vengono personalizzate.

Nel processo di creazione e stampa di lettere con la stampa unione sono coinvolti tre file:

  • Documento principale
    Contiene testo ed elementi grafici (ad esempio un logo o un'immagine) identici per ogni versione del documento unito. Il corpo della lettera è un esempio di contenuto identico.

  • Lista di distribuzione
    Questo documento contiene i dati usati per popolare informazioni in una lettera. Ad esempio, la lista di distribuzione contiene i nomi e il documento principale è la lettera che verrà spedita ai nomi nell'elenco.

  • Documento unito
    Il documento ottenuto dalla combinazione del documento principale con la lista di distribuzione. La stampa unione recupera le informazioni dalla lista di distribuzione e le inserisce nel documento principale, creando un documento unito personalizzato.

Seguire questa procedura per creare e stampare lettere personalizzate usando la stampa unione.

Prima di iniziare la stampa unione, preparare la lettera. Se ad esempio si vuole comunicare un evento imminente, includere il nome, la data, l'ora e il luogo dell'evento. I dettagli dell'evento sono importanti per tutti i destinatari della lettera.

  1. Nel gruppo Inizia stampa unione della scheda Lettere selezionare Inizia stampa unione > Lettere.

    lettere tipo

  2. Digitare in Word il corpo della lettera da inviare a tutti.

La lista di distribuzione rappresenta l'origine dati. Può trattarsi di un foglio di lavoro di Excel, di una directory di contatti di Outlook, di un database di Access o di un elenco indirizzi di Office. Contiene i record usati da Word per recuperare le informazioni in base a cui creare la lettera.

Suggerimenti

  • Se non si ha una lista di distribuzione, è possibile creare una durante la stampa unione. Prima di iniziare il processo di stampa unione, raccogliere tutti i record di dati e aggiungerli all'origine dati.

  • Se si usa un foglio di calcolo di Excel, verificare che la colonna relativa ai codici postali sia formattata come testo in modo che gli zeri non vengano omessi.

  • Se si vogliono usare i contatti di Outlook, assicurarsi che Outlook sia il programma di posta elettronica predefinito. A questo scopo, aprire Apple Mail e scegliere Preferenze dal menu Mail. Nella scheda Generale, accanto a Lettore e-mail di default selezionare Microsoft Outlook.

  • È anche possibile usare i contatti di Apple. Assicurarsi che Apple Mail sia il programma di posta elettronica predefinito.

  • Usare un database di FileMaker Pro come origine dati per la stampa unione.

  1. Nella scheda Corrispondenza fare clic su Seleziona destinatari e quindi scegliere un'opzione.

    Nella scheda Lettere è evidenziato Seleziona destinatari con un elenco di opzioni

    Scegliere

    Per

    Crea un nuovo elenco

    Creare un nuovo elenco di indirizzi mentre si configura la stampa unione

    Usa un elenco esistente

    Usare un foglio di calcolo di Excel o un altro tipo di file di dati come elenco indirizzi

    Scegli da contatti di Outlook

    Selezionare i nomi direttamente dai contatti di Outlook per l'elenco indirizzi

    Contatti Apple

    Selezionare i nomi direttamente dalla rubrica Apple per l'elenco di indirizzi

    FileMaker Pro

    Importare dati da un database di FileMaker Pro

  2. Se è stata selezionata l'opzione Crea un nuovo elenco, seguire questa procedura:

    1. Nella finestra di dialogo Modifica campi elencoWord crea automaticamente i campi per alcune informazioni di base, ad esempio nome, cognome e indirizzo. Se si vuole aggiungere un nuovo campo, ad esempio un campo per il messaggio, aggiungerlo ora in modo da poterlo compilare durante l'immissione delle voci. In Nome nuovo campo digitare il nome del campo che si vuole aggiungere e quindi scegliere il segno più (+).

      Suggerimento :  Per modificare l'ordine dei campi, selezionare il campo da spostare, quindi usare la freccia rivolta verso l'alto o verso il basso per spostare il campo nel punto desiderato nell'elenco.

    2. Dopo avere configurato tutti i campi nel modo desiderato, scegliere Crea per creare l'elenco.

  3. Se è stata selezionata l'opzione Usa un elenco esistente, seguire questa procedura:

    1. Selezionare il file da aprire e quindi scegliere Apri.

    2. Se si sceglie di aprire un foglio di calcolo di Excel, nella finestra di dialogo Apri cartella di lavoro selezionare il foglio che si vuole usare e lasciare vuoto il campo Intervallo di celle per usare l'intero foglio di lavoro oppure immettere un intervallo di celle per i dati da usare, quindi scegliere OK.

  4. Se è stata selezionata l'opzione Scegli da contatti di Outlook o Contatti Apple, seguire questa procedura:

    1. Scegliere Filtra destinatari per selezionare i destinatari da includere.

    2. Per i contatti di Outlook, nella finestra di dialogo Opzioni query, accanto a Elenca i destinatari stampa unione per, selezionare Record completo. Nell'elenco dei contatti selezionare i contatti da includere nell'invio di posta in massa e quindi scegliere OK.

    3. Per i contatti Apple, in Contatti gruppo Apple nella finestra di dialogo Opzioni query scegliere il gruppo a cui si vuole inviare posta in massa e quindi scegliere OK.

    4. Per Database di FileMaker Pro scegliere il file di database nella finestra di dialogo Scegliere un database di FileMaker Pro da utilizzare come origine dati e scegliere Apri

  1. Nella scheda Lettere scegliere Inserisci campo unione e quindi selezionare il campo da aggiungere.

    Nella scheda Lettere è evidenziato Inserisci campo unione

    Continuare ad aggiungere campi fino ad aggiungere tutte le informazioni da inserire nella lettera.

  2. Formattare i campi nella lettera in modo che abbia l'aspetto desiderato per tutte le buste. Ad esempio, includere uno spazio tra i campi Nome e Cognome e premere INVIO per iniziare una nuova riga per il campo Indirizzo.

    Suggerimento : Per ordinare l'elenco destinatari o rimuovere destinatari, nella scheda Corrispondenza scegliere Filtra destinatari e quindi Ordina record o Filtra record. Al termine scegliere OK.

  1. Nella scheda Lettere scegliere Anteprima risultati per controllare l'aspetto della lettera. Usare le frecce a sinistra e a destra nella scheda Lettere per scorrere le lettere.

    Nella scheda Lettere è evidenziato Anteprima risultati

  2. Per apportare altre modifiche di formattazione, scegliere di nuovo Anteprima risultati in cui è possibile aggiungere o rimuovere campi unione.

  3. Quando le lettere sono pronte, nella scheda Lettere scegliere Finalizza e unisci > Stampa documenti per completare la stampa unione.

    Nella scheda Lettere sono evidenziati Finalizza e unisci e l'opzione Stampa documenti

    Suggerimento : Per rivedere e aggiornare ogni singola lettera prima della stampa, nella scheda Lettere fare clic su Finalizza e unisci > Modifica singoli documenti. Al termine, fare clic su File > Stampa per stampare le buste.

Quando viene salvato, il documento di stampa unione resta connesso alla lista di distribuzione in modo che sia possibile usarlo per i successivi invii di posta in massa.

Per riutilizzare un documento di stampa unione

  • Aprire il documento di stampa unione e scegliere quando Word chiede se mantenere la connessione.

Per cambiare gli indirizzi in un documento di stampa unione

  • Aprire il documento di stampa unione e scegliere Modifica elenco destinatari per ordinare, filtrare e scegliere indirizzi specifici.

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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