Creare e stampare etichette usando stampa unione

Creare e stampare etichette usando stampa unione

Per usare le etichette per inviare posta in blocco ai destinatari nell'elenco indirizzi, è possibile usare la stampa unione per creare un foglio di etichette di indirizzi. Ogni etichetta contiene un indirizzo dell'elenco. È anche possibile creare e stampare le etichette senza usare la stampa unione.

Nota : Per eseguire la stampa unione direttamente sulle buste, vedere Stampa unione con buste.

Tre file del processo di stampa unione, che è costituito da un documento principale più una lista di distribuzione che produce serie di lettere o messaggi di posta elettronica, buste o etichette.

La creazione e la stampa delle etichette con il processo di stampa unione sono descritte nei documenti seguenti:

  • Documento principale
    Il documento usato per configurare il layout delle etichette nella stampa unione. È anche possibile configurare il contenuto da ripetere in ogni etichetta, ad esempio un logo aziendale o l'indirizzo del mittente nelle etichette di spedizione.

  • Lista di distribuzione
    La lista di distribuzione è l'origine dati che Word usa nella stampa unione. Si tratta di un file contenente gli indirizzi da stampare sulle etichette.

Combinando questi due documenti si ottengono le etichette di indirizzi.

Passaggio 1: Configurare la lista di distribuzione

La lista di distribuzione può essere un foglio di calcolo di Excel, una directory di contatti di Outlook, un database di Access o un elenco indirizzi di Office. Contiene i record da cui Word recupera le informazioni per creare gli indirizzi per le etichette.

  • Se non si ha una lista di distribuzione, è possibile crearne una nuova in Word durante la stampa unione.

  • Se si usa un foglio di calcolo di Excel, verificare che la colonna relativa ai codici postali sia formattata come testo in modo che gli zeri non vengano omessi. Per altre informazioni, vedere Preparare l'origine dati di Excel per una stampa unione di Word.

  • Se si vogliono usare i contatti di Outlook, assicurarsi che Outlook sia il programma di posta elettronica predefinito.

Passaggio 2: Preparare il documento principale per le etichette

  1. In Word scegliere File > Nuovo > Documento vuoto.

  2. Nel gruppo Inizia stampa unione della scheda Lettere selezionare Inizia stampa unione > Etichette.

    Fare clic su Inizia stampa unione e scegliere Etichette per creare un foglio di etichette per l'unione.

  3. Nella finestra di dialogo Opzioni etichette in Informazioni etichetta scegliere il fornitore di etichette nell'elenco Fornitore etichette.

    opzioni di fornitore etichette e numero di prodotto

  4. Nell'elenco Numero prodotto scegliere il numero corrispondente al numero di prodotto indicato sulla confezione delle etichette.

    Nota : Se si usa una stampante ad alimentazione continua, l'elenco di numeri prodotto sarà diverso. Assicurarsi di scegliere Stampanti ad alimentazione continua in Informazioni stampante per visualizzare l'elenco corretto.

  5. Scegliere OK.

    La dimensione e la forma delle etichette scelte dovrebbero essere visualizzate nel documento. In caso contrario, scegliere Visualizza griglia nel gruppo Tabella della scheda Layout.

    Pagina di etichette vuote in Word 2016

Passaggio 3: Collegare la lista di distribuzione alle etichette

  1. Nel gruppo Inizia stampa unione della scheda Lettere fare clic su Seleziona destinatari e selezionare una delle opzioni seguenti:

    Comando Crea un nuovo elenco

    • Se non si ha una lista di distribuzione, scegliere Crea un nuovo elenco e crearne una.

      oppure

    • Se la lista di distribuzione è inclusa in un foglio di calcolo di Excel, un database di Access o un altro tipo di file di dati, scegliere Usa un elenco esistente. Quindi, passare all'elenco e scegliere Apri.

      oppure

    • Se si usano i contatti di Outlook, fare clic su Scegli da contatti di Outlook.

  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per creare etichette per l'intera lista di distribuzione, passare a "Passaggio 4: Aggiungere gli indirizzi alle etichette".

      oppure

    • Per creare etichette solo per alcuni nomi dell'elenco, fare clic su Modifica elenco destinatari nella scheda Lettere.

      Nella procedura di stampa unione di Word scegliere Modifica elenco destinatari nel gruppo Inizia stampa unione della scheda Lettere.

  3. Nella casella Destinatari Stampa unione scegliere i nomi da aggiungere alle etichette.

    Selezionare le righe selezionando la casella di controllo

    Nota : È inoltre possibile ordinare o filtrare l'elenco per trovare più facilmente nomi e indirizzi.

Passaggio 4: Aggiungere gli indirizzi alle etichette

Il blocco di indirizzi è un campo di stampa unione. Noto anche come segnaposto, il campo di stampa unione viene usato per contrassegnare la posizione in cui si vogliono aggiungere gli indirizzi sull'etichetta.

Suggerimento : Se si vuole aggiungere un'immagine, ad esempio un logo, all'etichetta e visualizzarla prima del blocco di indirizzi, è consigliabile farlo adesso. Seguire le istruzioni nella sottosezione "Aggiungere un'immagine all'etichetta" del passaggio 4.

  1. Nel gruppo Inserisci campi della scheda Lettere scegliere Blocco di indirizzi.

    All'interno dell'opzione Stampa unione di Word, nel gruppo Inserisci campi della scheda Lettere scegliere Blocco di indirizzi.

  2. Nella finestra di dialogo Inserisci blocco di indirizzi scegliere un formato per il nome del destinatario visualizzato sull'etichetta.

    Opzioni di Blocco di indirizzi

    Nota : Scegliere Anteprima risultati, quindi il pulsante Record successivo Pulsante Record successivo per i risultati in anteprima della stampa unione o Record precedente Pulsante Record precedente per i risultati in anteprima della stampa unione per spostarsi tra i record nell'origine dati e vedere come verrà visualizzato un indirizzo nell'etichetta.

  3. Scegliere OK.

    Suggerimento : Per modificare la modalità di allineamento del blocco di indirizzi nelle etichette, scegliere il blocco di indirizzi e, nel gruppo Paragrafo della scheda Home, scegliere Allinea a sinistra, Allinea al centro, Allinea a destra o Giustifica.

  4. Nel gruppo Inserisci campi scegliere Aggiorna etichette per applicare la modifica a ogni etichetta.

    Fare clic sul pulsante Aggiorna etichette nella barra multifunzione per applicare le modifiche nell'intero foglio di etichette.

    Nota : Se gli indirizzi non vengono visualizzati, scegliere Anteprima risultati.


Aggiungere un'immagine all'etichetta

È possibile inserire un'immagine, ad esempio un logo, sull'etichetta. Dopo averla inserita, è possibile modificarne le dimensioni, il formato e lo stile.

  1. Dopo aver scelto un formato di etichetta nella finestra di dialogo Inserisci blocco di indirizzi, posizionare il cursore a sinistra del codice di campo «AddressBlock».

    In Opzioni layout è possibile posizionare l'immagine scegliendo Quadrato o Ravvicinato.

  2. Nella scheda Inserisci scegliere Immagini, trovare il file desiderato, selezionarlo, quindi scegliere Inserisci.

  3. Se necessario, eseguire una di queste operazioni per regolare l'immagine:

    • Ridimensionare manualmente (scegliere un quadratino), cambiare l'orientamento (scegliere l'opzione di rotazione) oppure spostare (trascinare) l'immagine.

      oppure

    • Scegliere Opzioni layout pulsante opzioni layout e usare le opzioni disponibili.

  4. Scegliere Lettere > Aggiorna etichette per visualizzare l'immagine su ogni etichetta.

Per suggerimenti sull'uso delle immagini, vedere Inserire immagini in Office 2013 e Office 2016.


Verificare i nomi dei campi unione

Assicurarsi che Word trovi i nomi e gli indirizzi nella lista di distribuzione.

  1. Nel gruppo Inserisci campi della scheda Lettere scegliere Corrispondenza campi.

  2. Nella colonna a sinistra della casella Corrispondenza campi sono elencati i nomi di campo usati da Word in un blocco di indirizzi. La colonna a destra consente di associare i campi nell'origine dati ai nomi di campo. Verificare che i nomi dei campi visualizzati sul lato sinistro corrispondano ai nomi delle intestazioni di colonna per i record nella lista di distribuzione in modo che Word possa inserire i dati corretti nella posizione corretta dell'etichetta.

    Finestra di dialogo Corrispondenza campi
  3. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Se i nomi campo corrispondono alle intestazioni di colonna usate per i record nell'origine dati della lista di distribuzione, non fare nulla.

      oppure

    • Se in un nome campo che dovrebbe corrispondere un'intestazione di colonna nell'origine dati compare (nessuna corrispondenza), fare clic sulla freccia del menu a discesa e scegliere il nome campo nell'origine dati della lista di distribuzione. Ripetere tutte le volte necessarie.

  4. Scegliere OK.

Passaggio 5: Visualizzare in anteprima e stampare le etichette

Eseguire un controllo finale prima di stampare le etichette.

  1. Nella scheda Lettere scegliere Anteprima risultati.

    Gruppo Anteprima risultati della scheda Lettere in Word.

  2. Scegliere il pulsante Record successivo Pulsante Record successivo per i risultati in anteprima della stampa unione o Record successivo Pulsante Record precedente per i risultati in anteprima della stampa unione per verificare che i nomi e gli indirizzi in tutte le etichette siano corretti.

    Suggerimento :  Per passare all'inizio dell'elenco, scegliere il pulsante Primo record Pulsante Primo record per i risultati in anteprima della stampa unione . Per passare alla fine dell'elenco, scegliere il pulsante Ultimo record Pulsante Ultimo record per i risultati in anteprima della stampa unione .

  3. Scegliere Finalizza e unisci > Stampa documenti.

    Screenshot della scheda Lettere di Word, con il comando Finalizza e unisci e le relative opzioni.

Passaggio 6: Salvare il documento di etichette

Quando viene salvato, il documento di stampa unione resta connesso alla lista di distribuzione in modo che sia possibile usarlo per i successivi invii di posta in massa. Alla successiva apertura del documento di stampa unione, scegliere quando Word chiede se mantenere la connessione.

Per cambiare gli indirizzi per le etichette nel documento di stampa unione

  • Aprire il documento di stampa unione per le etichette e scegliere Modifica elenco destinatari per ordinare, filtrare e scegliere indirizzi specifici.

Vedere anche

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