Creare e gestire un sito area di lavoro documenti

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Un sito area di lavoro documenti consente di coordinare lo sviluppo di uno o più documenti correlati con altri utenti. Nel sito sono disponibili gli strumenti per condividere e aggiornare i file, nonché per informare gli utenti sullo stato di tali file.

In questo articolo

Panoramica

Creare un sito area di lavoro documenti da un documento in una raccolta

Creare un sito area di lavoro documenti vuoto

Aggiungere un documento

Aggiungere un utente

Aggiungere un'attività

Aggiungere un annuncio

Aggiungere un collegamento all'elenco collegamenti

Creare un avviso di posta elettronica per un'attività

Pubblicare un documento nuovo in una raccolta da un sito area di lavoro documenti

Eliminare un sito area di lavoro documenti

Panoramica

È possibile utilizzare un sito area di lavoro documenti per coordinare lo sviluppo di uno o più documenti correlati tra più utenti. Nel sito sono disponibili gli strumenti per condividere e aggiornare i file, nonché per informare gli utenti sullo stato di tali file. Gli utenti potranno quindi utilizzare un sito area di lavoro documenti per sviluppare un documento in uno dei modi seguenti:

  • Modificare direttamente la copia locale disponibile nel sito area di lavoro documenti

  • Modificare una copia locale e aggiornarla regolarmente nel sito area di lavoro documenti

I membri dell'area di lavoro possono inoltre utilizzare un sito area di lavoro documenti per pubblicare annunci, assegnare attività, condividere collegamenti pertinenti e ricevere avvisi sulle modifiche apportate al contenuto del sito. È possibile creare un sito area di lavoro documenti per un progetto a breve termine ed eliminare il sito al termine del progetto oppure mantenerlo a tempo indeterminato.

Per impostazione predefinita, i proprietari dei siti hanno il livello di autorizzazioni necessarie per creare siti area di lavoro documenti all'interno di un sito esistente. Se si è proprietario di un sito e si vuole abilitare altri membri del sito creare siti area di lavoro documenti, è possibile concedere autorizzazioni per la creazione di siti per il gruppo di Microsoft Windows SharePoint Services che i membri del team a cui appartiene.

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Creare un sito area di lavoro documenti da un documento di una raccolta

È possibile creare un nuovo sito area di lavoro documenti da un documento già incluso in una raccolta del sito. A seconda dell'applicazione in uso, è inoltre possibile creare un nuovo sito area di lavoro documenti da un'applicazione compatibile con Microsoft Windows SharePoint Services, ad esempio Microsoft Office Word 2007. Per ulteriori informazioni, vedere la Guida dell'applicazione.

  1. Aprire la raccolta documenti in cui è archiviato il documento.

  2. Scegliere il nome del documento, fare clic sulla freccia visualizzata, scegliere Invia a e quindi fare clic su Crea area di lavoro documenti.

    Nota : Se l'opzione Crea area di lavoro documenti non è disponibile, non si dispone dell'autorizzazione per creare un'area di lavoro in tale sito. Chiedere al proprietario del sito di concedere questa autorizzazione oppure di creare l'area di lavoro.

  3. Fare clic su OK.

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Creare un sito area di lavoro documenti vuoto

Se si desidera creare un sito area di lavoro documenti vuoto senza basarlo su un documento esistente della raccolta, è possibile creare un sito area di lavoro documenti vuoto e aggiungervi uno o più documenti in un secondo momento.

  1. Aprire il sito in cui si desidera creare un sito area di lavoro documenti.

    1. Fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi su Crea nella pagina Tutto il contenuto del sito.

      Suggerimento : Nella maggior parte dei casi, è possibile usare il menu Azioni sito Icona del pulsante per completare questo passaggio.

    Nota : Potrebbe essere necessario chiedere al proprietario del sito di concedere l'autorizzazione per creare un sito area di lavoro documenti.

  2. Nell'elenco Pagine Web fare clic su Siti e aree di lavoro.

  3. Immettere le informazioni relative al sito area di lavoro documenti che si desidera creare, ad esempio il titolo e l'ultima parte dell'indirizzo del sito Web.

  4. Nella sezione Selezione modello fare clic sulla scheda Collaborazione e quindi su Area di lavoro documenti.

  5. Nella sezione Autorizzazioni eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Se si desidera che tutti i membri del sito padre siano membri di quest'area di lavoro, fare clic su Utilizza le stesse autorizzazioni del sito padre.

    • Se si desidera che solo gli utenti di un gruppo siano membri di quest'area di lavoro, fare clic su Utilizza autorizzazioni esclusive.

  6. Se si desidera che la barra dei collegamenti superiore sia visualizzata nelle pagine del nuovo sito, verificare che l'opzione Utilizza la barra dei collegamenti superiore del sito padre nella sezione Ereditarietà struttura.

  7. Fare clic su Crea.

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Aggiungere un documento

Sia che si scelga di creare un sito area di lavoro documenti vuoto oppure di creare un sito basato su un documento esistente, è possibile aggiungere nuovi documenti al sito area di lavoro documenti in qualsiasi momento.

  1. Nella home page del sito area di lavoro documenti fare clic su Documenti condivisi.

  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per creare e aggiungere un nuovo documento, fare clic su Nuovo.

    • Per aggiungere un documento esistente, fare clic su Carica e quindi su Sfoglia per individuare il file desiderato. Selezionare il file e quindi fare clic su Apri. Se nella raccolta è già incluso un documento con lo stesso nome e non si desidera sovrascrivere il documento esistente, deselezionare la casella di controllo Sovrascrivi file esistenti.

  3. Scegliere OK.

È inoltre possibile aggiungere una copia collegata di un documento da un'altra raccolta alla raccolta Documenti condivisi del sito area di lavoro documenti creando una destinazione per Invia a. In tal modo, quando il documento originale o la copia collegata viene aggiornata, sarà possibile aggiornare facilmente la copia disponibile nell'altra posizione. Per ulteriori informazioni sull'aggiunta di copie collegate di documenti ad altre raccolte, utilizzare i collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

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Aggiungere un utente

Per aggiungere utenti a un sito area di lavoro documenti, è necessario disporre dell'autorizzazione per aggiungere membri al sito padre o al sito area di lavoro documenti. Se non è possibile aggiungere utenti al sito area di lavoro documenti, rivolgersi al proprietario del sito padre.

  1. Nell'elenco Membri della home page del sito area di lavoro documenti fare clic sul nome del gruppo in cui si desidera aggiungere un utente.

  2. Il menu Nuovo immagine menu , scegliere Aggiungi utenti.

  3. Nella sezione Aggiungi utenti digitare il nome, nome del gruppo o l'indirizzo di posta elettronica dell'utente o gruppo a cui si desidera aggiungere. Se si aggiunta più di un utente, separare i nomi con un punto e virgola (;). È anche possibile fare clic su Sfoglia Icona del pulsante per cercare e selezionare la persona dalla directory.

  4. Nella sezione Assegnazione autorizzazioni fare clic sul gruppo in cui si desidera aggiungere l'utente.

  5. Scegliere OK.

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Aggiungere un'attività

È possibile utilizzare l'elenco Attività del sito area di lavoro documenti per assegnare attività a se stessi o ad altri membri dell'area di lavoro. I membri potranno quindi aggiornare e condividere facilmente lo stato delle attività loro assegnate. Utilizzare l'elenco Attività per impostare la priorità e le date di scadenza per le attività, nonché lo stato e la percentuale di completamento. Il proprietario del sito area di lavoro documenti può inoltre aggiungere all'elenco Attività campi personalizzati, in modo simile a quanto possibile con qualsiasi altro elenco in un sito di SharePoint. Per ulteriori informazioni sulla personalizzazione degli elenchi, utilizzare i collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

  1. Nella home page del sito area di lavoro documenti, in attività fare clic su Aggiungi nuova attività.

  2. Digitare un nome per l'attività nella casella titolo.

  3. Selezionare la priorità dell'attività nell'elenco priorità.

  4. Nell'elenco stato fare clic sullo stato dell'attività.

  5. Per assegnare l'attività a un utente, eseguire una delle operazioni seguenti nella sezione Assegnata a:

    • Digitare l'indirizzo di posta elettronica della persona a cui si desidera assegnare l'attività.

    • Digitare il nome completo della persona a cui si desidera assegnare l'attività e quindi fare clic su Controlla nomi Icona del pulsante . Se la persona che si trova nella directory, il nome viene risolto all'indirizzo di posta elettronica della persona. Se la persona non viene trovata nella directory, è stata trovata alcuna corrispondenza esatta viene visualizzato il messaggio.

    • Fare clic su Sfoglia Icona del pulsante per cercare e selezionare la persona dalla directory. Al termine, fare clic su OK.

  6. Se necessario, digitare una breve descrizione dell'attività nella casella Descrizione.

  7. Nella casella Data inizio immettere la data di inizio dell'attività.

  8. Nella casella Data di scadenza, immettere la data quando deve essere completata l'attività.

  9. Scegliere OK.

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Aggiungere un annuncio

Utilizzare l'elenco Annunci per pubblicare messaggi importanti relativi al progetto per i membri del team, ad esempio scadenze imminenti o modifiche dei requisiti per il progetto, informazioni su nuovi membri del team o altre comunicazioni.

  1. Nella home page del sito area di lavoro documenti, fare clic su Aggiungi nuovo annuncio.

  2. Nella casella titolo digitare un titolo per l'annuncio.

  3. Nella casella corpo digitare il testo completo dell'annuncio.

  4. Se si desidera che l'annuncio scada automaticamente dopo una certa data, digitare la data nella casella scadenza.

  5. Scegliere OK.

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Aggiungere un collegamento all'elenco collegamenti

È possibile utilizzare l'elenco Collegamenti per condividere collegamenti utili per i membri del team. L'elenco può essere utile per consentire l'accesso rapido e semplice a informazioni e risorse correlate, ad esempio ad altri siti Web.

  1. Nella home page del sito area di lavoro documenti, fare clic su Aggiungi nuovo collegamento.

  2. Nella sezione URL digitare l'indirizzo della pagina Web o un altro tipo di risorsa a cui si desidera collegare e quindi digitare una descrizione per il collegamento.

    Il testo digitato nella casella digitare la descrizione viene visualizzato come nome del collegamento nell'elenco collegamenti. È possibile includere note relative al collegamento nella sezione note, ma queste informazioni non viene visualizzato nella visualizzazione predefinita dell'elenco di collegamenti che viene visualizzata nella home page del sito area di lavoro documenti.

  3. Scegliere OK.

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Creare un avviso tramite posta elettronica per un'attività

Dopo aver creato le attività e averle assegnate ai membri dell'area di lavoro, è possibile scegliere di ricevere avvisi tramite posta elettronica per essere informati di eventuali modifiche apportate alle voci dell'elenco Attività. I membri possono inoltre creare avvisi personalizzati per ricevere notifiche di posta elettronica relative a modifiche apportate ad altre voci di loro interesse.

Nota : È possibile creare avvisi tramite posta elettronica per le attività solo se l'amministratore del server ha attivato l'invio di posta elettronica per il server che esegue Windows SharePoint Services.

  1. Nella home page del sito area di lavoro documenti, fare clic su attività.

    Se l'elenco attività non viene visualizzata nella home page, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi fare clic su attività.

  2. Nel menu Immagine del menu Azioni fare clic su Invia Avviso.

  3. Nella sezione Titolo avviso digitare un nome per l'avviso.

  4. Nella sezione destinazione avvisi il proprio nome viene incluso per impostazione predefinita nella casella utenti. È possibile inviare gli avvisi per gli altri membri aggiungendo i nomi nella casella utenti, separati da punti e virgola (;).

  5. Nella sezione Tipo di modifica, selezionare il tipo di modifiche che si desidera ricevere una notifica.

  6. Nella sezione Criteri di invio avvisi per le modifiche, selezionare un filtro per ricevere le modifiche in base a determinati criteri.

    Suggerimento : È anche possibile scegliere di ricevere avvisi per gli elementi visualizzati in una visualizzazione specifica dell'elenco attività.

  7. Nella sezione quando inviare gli avvisi per i selezionare la frequenza con cui si desidera ricevere gli avvisi.

  8. Scegliere OK.

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Pubblicare nuovamente un documento in una raccolta documenti da un sito area di lavoro documenti

Se il sito area di lavoro documenti è basato su un documento esistente archiviato in una raccolta, è possibile aggiornare la copia originale con le modifiche apportate alla copia del documento disponibile nel sito area di lavoro documenti.

  1. Nel sito area di lavoro documenti aprire la raccolta che include il documento.

  2. Scegliere il nome del documento, fare clic sulla freccia visualizzata, scegliere Invia a e quindi fare clic su Pubblica nel percorso di origine.

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Eliminare un sito area di lavoro documenti

Dopo aver terminato il progetto relativo alla documentazione e aver spostato le versioni finali dei documenti in altre posizioni, è possibile scegliere di eliminare il sito area di lavoro documenti. Per eliminare il sito, è necessario disporre del livello di autorizzazione Controllo completo. Per impostazione predefinita, i proprietari di sito dispongono di questo livello di autorizzazione.

Importante : Assicurarsi di pubblicare tutti i documenti in un'altra posizione prima di eliminare un sito area di lavoro documenti. Quando si elimina un sito area di lavoro documenti, tutti i documenti, le raccolte, gli elenchi e i dati degli elenchi, le impostazioni del sito, i livelli di autorizzazione e le informazioni sulla protezione incluse in un sito area di lavoro documenti vengono cancellate in modo definitivo.

  1. Nella home page del sito, fare clic sul menu Azioni sito Icona del pulsante e quindi fare clic su Impostazioni sito.

    In un sito per il quale viene personalizzato il menu Azioni sito scegliere Impostazioni sito e quindi fare clic sulle impostazioni da visualizzare.

  1. Nella colonna Amministrazione sito fare clic su Elimina il sito.

  2. Fare clic su Elimina e quindi su OK per confermare l'eliminazione del sito.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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