Creare e gestire set di documenti

Dopo aver aggiunto a una raccolta documenti un tipo di contenuto Set di documenti, è possibile utilizzarlo per creare nuovi prodotti di lavoro costituiti da più documenti. Quando inoltre si fa clic sulla cartella di un set di documenti per aprirla, viene visualizzata una pagina di benvenuto in cui è possibile gestire il contenuto del set di documenti.

Contenuto dell'articolo

Informazioni sull'utilizzo dei set di documenti

Creare una nuova istanza di un set di documenti

Aggiungere o caricare documenti in un set di documenti esistente

Gestire le autorizzazioni per un set di documenti

Gestire le versioni

Condividere un collegamento al set di documenti

Informazioni sull'utilizzo dei set di documenti

Se nella raccolta in uso sono inclusi sia documenti che set di documenti, sarà possibile identificare i set di documenti presenti in una raccolta documenti cercando la specifica icona a forma di cartella che li contraddistingue.

Cartelle di set di documenti all'interno di una raccolta documenti

Quando si utilizzano set di documenti, è possibile avvalersi della scheda Gestisci dell'apposita barra multifunzione, visualizzata nella pagina di benvenuto relativa al set di documenti, per eseguire attività comuni.

Barra multifunzione per la gestione dei set di documenti

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Creare una nuova istanza di un set di documenti

  1. Passare alla raccolta documenti configurata per supportare i set di documenti.

  2. Fare clic sulla scheda Documenti della barra multifunzione Strumenti raccolta.

  3. Fare clic su Nuovo documento e quindi su Set di documenti oppure sul nome del set di documenti che si desidera creare (se l'organizzazione ha creato tipi di contenuto Set di documenti personalizzati, questi potrebbero avere nomi specifici). Se la raccolta supporta la creazione sia di documenti singoli che di set di documenti, sarà possibile identificare il set di documenti dall'icona a forma di cartella.
    Menu Nuovo documento con l'icona del set di documenti evidenziata

  4. Nella finestra di dialogo Nuovo set di documenti digitare un nome e una descrizione per il set di documenti che si sta creando e quindi fare clic su OK. Dopo la creazione del set di documenti, nel browser verrà visualizzata la relativa pagina di benvenuto.

    Se il set di documenti è configurato per creare automaticamente i documenti quando l'utente crea una nuova istanza del set, tali documenti verranno visualizzati in una web part nella pagina di benvenuto. Se per il set di documenti non è stato specificato alcun contenuto predefinito, verrà creata una cartella vuota in cui sarà possibile aggiungere o caricare i file che si desidera includere nel set di documenti. È possibile aggiungere solo file degli stessi tipi di contenuto consentiti all'interno del set di documenti.

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Aggiungere o caricare documenti in un set di documenti esistente

Se il set di documenti in uso non è configurato per creare automaticamente il contenuto predefinito quando si crea una nuova istanza del set, sarà possibile aggiungervi manualmente i file desiderati. È possibile aggiungere solo file dei tipi di contenuto consentiti per il set di documenti.

  1. Passare alla raccolta documenti contenente il set di documenti da aggiornare e quindi fare clic sul nome del set per visualizzare la relativa pagina di benvenuto.

  2. Nella pagina di benvenuto del set di documenti fare clic sulla scheda Documenti della barra multifunzione e quindi eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per aggiungere un nuovo file al set di documenti, fare clic su Nuovo documento e quindi sul tipo di documento da creare.

    • Per caricare un documento nel set di documenti, fare clic sulla freccia accanto a Carica documento e quindi selezionare l'opzione per il caricamento di un documento singolo. Passare al percorso del file desiderato e quindi fare clic su OK. Quando richiesto, specificare le eventuali informazioni necessarie per le proprietà e quindi fare clic su Salva.

    • Per caricare più documenti nel set di documenti, fare clic sulla freccia accanto a Carica documento e quindi su Carica più documenti. Trascinare e rilasciare oppure selezionare i file desiderati, fare clic su OK e quindi su Fine quando richiesto.

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Gestire le autorizzazioni per un set di documenti

Per impostazione predefinita, i set di documenti ereditano le autorizzazioni dalla raccolta in cui sono inclusi. È tuttavia possibile decidere di specificare autorizzazioni esclusive per un set di documenti nel caso sia necessario limitare o cambiare l'accesso ai documenti in esso contenuti.

La gestione di autorizzazioni esclusive a livello di elemento o di cartella può essere un'attività lunga e complessa. Se la maggior parte dei set di documenti deve poter essere accessibile a gruppi simili, può essere più semplice gestire le autorizzazioni a livello di raccolta.

Per gestire le autorizzazioni relative a un set di documenti, è necessario disporre almeno del livello di autorizzazione Progettazione o Controllo completo.

  1. Nella pagina di benvenuto del set di documenti fare clic sulla scheda Gestisci della barra multifunzione Set di documenti e quindi su Autorizzazioni.

  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per modificare le impostazioni delle autorizzazioni per la raccolta documenti, fare clic su Gestisci padre.

    • Per interrompere l'ereditarietà delle autorizzazioni dalla raccolta documenti e creare autorizzazioni esclusive per il set di documenti, fare clic su Interrompi ereditarietà autorizzazioni.

    • Per visualizzare le autorizzazioni specifiche di cui dispone un individuo, fare clic su Controlla autorizzazioni e quindi digitare il nome dell'utente o del gruppo che si desidera controllare.

    • Per ereditare le autorizzazioni dalla raccolta documenti padre, nel caso il set di documenti sia stato precedentemente configurato per l'interruzione dell'ereditarietà delle stesse, fare clic su Eredita autorizzazioni.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo delle autorizzazioni, vedere i collegamenti nella sezione Vedere anche.

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Gestire le versioni

Se per la raccolta documenti in cui è stato salvato il set di documenti è stato attivato il controllo delle versioni, sarà possibile procedere in diversi modi per gestire la cronologia versioni del set o i singoli documenti in esso contenuti.

Nella pagina di benvenuto del set di documenti fare clic sulla scheda Gestisti della barra multifunzione Set di documenti e quindi eseguire una delle operazioni seguenti.

Per:

Procedere come segue:

Acquisire uno snapshot delle proprietà e dei documenti correnti di un set di documenti

Fare clic su Acquisisci versione, digitare una descrizione delle modifiche apportate nella versione che si sta acquisendo e quindi fare clic su OK.

Visualizzare la cronologia versioni di un set di documenti

Fare clic su Cronologia versioni nella scheda Gestisci della barra multifunzione Set di documenti.

Ripristinare una versione precedente del set di documenti

  • Fare clic su Cronologia versioni nella scheda Gestisci della barra multifunzione Set di documenti.

  • Posizionare il puntatore del mouse sulla data e sull'ora della versione da ripristinare, fare clic sulla freccia che viene visualizzata e quindi su Ripristina versione.

Verrà ripristinata la versione salvata selezionata per l'intero set di documenti. Le eventuali modifiche apportate al set di documenti dopo tale versione verranno annullate.

Eliminare gli snapshot delle versioni precedenti di un set di documenti

Fare clic su Cronologia versioni e quindi su Elimina tutte le versioni. Verranno così eliminati gli snapshot della cronologia versioni del set di documenti, ma non il set vero e proprio.

Visualizzare la cronologia versioni dei singoli file all'interno di un set di documenti

Posizionare il puntatore del mouse sul documento di cui si desidera visualizzare la cronologia versioni, fare clic sulla freccia che viene visualizzata e quindi su Cronologia versioni.

Ripristinare una versione precedente di un singolo documento

  • Posizionare il puntatore del mouse sul documento di cui si desidera visualizzare la cronologia versioni, fare clic sulla freccia che viene visualizzata e quindi su Cronologia versioni.

  • Posizionare il puntatore del mouse sulla data e sull'ora della versione da ripristinare, fare clic sulla freccia che viene visualizzata e quindi su Ripristina.

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Condividere un collegamento al set di documenti

Se si utilizza un programma di posta elettronica compatibile con Microsoft SharePoint Server 2010, ad esempio Microsoft Outlook 2010, sarà possibile inviare rapidamente tramite posta elettronica un collegamento che consente di accedere alla pagina di benvenuto di un set di documenti.

  1. Nella pagina di benvenuto del set di documenti fare clic sulla scheda Gestisci della barra multifunzione Set di documenti e quindi su Invia collegamento tramite posta elettronica.

  2. Quando verrà richiesto di consentire l'apertura di contenuto Web da parte di Outlook, fare clic su Consenti.

  3. Nella riga A del messaggio di posta elettronica di Microsoft Outlook digitare i nomi dei destinatari desiderati, specificare un oggetto nella riga Oggetto e quindi inserire le eventuali informazioni aggiuntive che si intende includere nel corpo del messaggio.

  4. Se lo si desidera, è possibile specificare il proprio indirizzo di posta elettronica nella riga Da in modo che il messaggio non risulti inviato dal server e non venga ignorato dai destinatari. A tale scopo, fare clic sulla freccia accanto a Da, su Altro indirizzo di posta elettronica e quindi digitare o selezionare il proprio indirizzo di posta elettronica.

  5. Dopo avere terminato di scrivere il messaggio, fare clic su Invia in Outlook.

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