Di Jane Suchan, PMP
Cos'è quindi uno stakeholder del progetto? Esistono molte definizioni e variano da origine a origine e da azienda a azienda. Tutti suggeriscono che le parti interessate sono persone o gruppi che hanno un interesse maturato nel risultato di un progetto. La gestione degli stakeholder è sinonimo di gestione delle relazioni: l'obiettivo è quello di ottenere e sostenere l'impegno per il progetto.
In questo caso, gli stakeholder sono persone o gruppi dell'organizzazione che hanno un interesse o saranno interessati dal risultato del progetto.Herein, stakeholders are individuals or groups in the organization who have an interest in, or will be affected by, the project result. Prima di iniziare l'esercizio di creazione e gestione dell'elenco degli stakeholder, assicurarsi che la definizione di stakeholder sia allineata a quella dell'organizzazione.
Perché la gestione delle parti interessate è importante?
Per quanto ci piacerebbe pensare che questo non sia il caso, dobbiamo affrontare il fatto che non tutti saranno entusiasti al 100% del progetto. Gli stakeholder potrebbero dover imparare nuovi strumenti o processi, rinunciare al controllo o, in alcuni casi estremi, perdere il lavoro. L'onere ricadrà sul project manager e sugli sponsor per alleviare le preoccupazioni degli stakeholder ed è improbabile che tutte le persone siano sempre felici. Alcuni dovranno essere gestiti in modo tale che non possono sabotare i tuoi sforzi.
Comprendere le motivazioni ti aiuterà ad affrontare le preoccupazioni ed evitare comportamenti e tattiche negativi, come ad esempio:
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Ritardare le approvazioni o gli input necessari.
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Avviare un progetto in competizione.
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Riassegnazione delle risorse ad altri progetti.
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Ci si impegna in una politica di back-room per minare il progetto.
I vantaggi di una gestione efficace delle parti interessate sono:
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Ridurre il tempo del ciclo di vita del progetto impedendo che venga impantanato in politica.
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Semplificare il processo di approvazione.
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Contribuire a garantire che le risorse del progetto siano disponibili e rimangano mirate.
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Mantenere fluide le informazioni.
Sviluppare un elenco degli stakeholder
All'inizio del progetto, collaborare con lo sponsor del progetto per creare un elenco di tutti i possibili stakeholder. A seconda di come si definisce questo ruolo e dell'impatto del progetto sull'organizzazione, l'elenco può essere lungo.
L'elenco degli stakeholder è uno strumento per il project manager e un input chiave per il piano di comunicazione del progetto. In base alla valutazione dell'elenco, è possibile pianificare una strategia di comunicazione complessa. Inoltre, non è necessario condividere i dettagli dell'elenco oltre lo sponsor del progetto.
Con la maggior parte dei progetti arriva la politica, quindi aspettatevi di imbattervi in alcune acque torbide durante la valutazione delle parti interessate.
Valutare l'elenco degli stakeholder
Determinare l'influenza di ogni stakeholder e classificarli in base al livello di influenza. Alcuni avranno la capacità di mantenere un progetto in futuro. Ciò può includere lo sponsor del progetto o i responsabili senior. A causa delle loro posizioni e dei ruoli decisionali, è consigliabile monitorare attentamente questi stakeholder. Altri possono essere persone che, anche se non riescono a staccare la spina a un progetto, possono lavorare dietro le quinte per minare e magari anche terminarlo.
Un altro livello di parti interessate sono coloro che vivranno con il prodotto - a volte su base giornaliera. Questo gruppo fornisce input sotto forma di requisiti aziendali che devono essere soddisfatti. Hanno il maggior guadagno se il progetto ha successo, perché li influirà direttamente. Anche se spesso non possono terminare direttamente o indirettamente un progetto, sono comunque essenziali per il suo successo. Se le loro esigenze o preoccupazioni non vengono soddisfatte, passeranno rapidamente dall'essere i tuoi più grandi sostenitori al tuo più grande problema.
Un altro modo per organizzare le parti interessate consiste nel raggrupparle in base al livello di coinvolgimento e responsabilità. Un gruppo potrebbe essere attivamente coinvolto nel progetto e svolgere il lavoro, un altro potrebbe essere impegnato a un certo punto e un altro potrebbe essere parti interessate che non sono attivamente impegnate ma devono ricevere comunicazioni sul progetto.
Usare RACI per categorizzare gli stakeholder
Responsabile, responsabile, consultato e informato (RACI) è uno strumento usato nella progettazione dell'organizzazione per assegnare e designare gli stakeholder in base al livello di coinvolgimento e responsabilità del progetto. È un modo utile per categorizzare gli stakeholder in modo da pianificare la strategia di comunicazione più efficace per ogni persona o gruppo. Questi stakeholder sono definiti come segue:
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Responsabile Questa persona è responsabile del completamento di un'attività.
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Responsabile Questa persona verrà chiamata per l'account se l'attività non è completata e può gestire la persona responsabile del completamento dell'attività. Questo ruolo è spesso disponibile per i project manager.
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Consultato Sebbene non sia responsabile o responsabile del completamento, questa persona viene consultata sugli aspetti del compito.
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Informato Il titolare di questo ruolo passivo viene tenuto informato, ma non è responsabile né responsabile delle attività.
Un grammo di prevenzione ...
La gestione dei progetti riguarda la gestione delle aspettative. Prenditi il tempo prima dei progetti per collaborare con il tuo sponsor per identificare e valutare le parti interessate. Assicurarsi di aggiornare l'elenco per tutta la durata del progetto. È necessario sapere chi sono gli stakeholder e quali sono i loro interessi per gestirli in modo efficace. Si risparmierà da difficoltà nel lungo periodo e garantire che il progetto ha successo.
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Informazioni sull'autore Jane Suchan è program manager con esperienza nella gestione di iniziative aziendali e nello sviluppo di metodologie di gestione dei progetti. Jane vive a Seattle, Washington. |
