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A un elenco o a una raccolta nativi è possibile aggiungere un particolare tipo di colonna denominato colonna di dati esterni. Questa colonna consente di combinare una colonna di dati di un'origine dati esterna con altre colonne di un elenco o di una raccolta nativi. Poiché una colonna di dati esterni viene aggiunta a un elenco o a una raccolta nativi, sono attive tutte le caratteristiche correlate agli elenchi o alle raccolte, ad esempio il controllo delle versioni, le approvazioni, le archiviazioni, le estrazioni e i file allegati.
Per ulteriori informazioni, vedere trovare contenuto relativo a dati esterni.
Per saperne di più
Prima di iniziare
L'uso di dati esterni presuppone l'esecuzione di alcune attività per l'abilitazione dell'accesso sicuro ai dati, che sono un prerequisito. Le informazioni che seguono consentono di pianificare i passaggi successivi e di identificare i problemi in caso di difficoltà nell'uso dei dati esterni. Per accedere ai dati esterni l'utente o un amministratore deve eseguire queste operazioni:
Preparare l'origine dati esterna Un amministratore potrebbe avere la necessità di creare un account e concedere le autorizzazioni per l'origine dati affinché solo le persone corrette giuste accesso ai dati, per evitare che questi ultimi vengano usati da persone non autorizzate. In un database esterno l'amministratore può anche scegliere di creare tabelle, visualizzazioni e query specifiche per restituire solo i risultati necessari e migliorare le prestazioni.
Account e configurare SharePoint services Un amministratore deve attivare servizi di integrazione applicativa dei dati e servizio di archiviazione sicura.
Configurare i servizi di archiviazione sicura Un amministratore deve eseguire le operazioni seguenti: determinare il migliore metodo di accesso per origine dati esterna, creare un'applicazione di destinazione e configurare le credenziali per l'applicazione di destinazione.
Configurare servizi di integrazione applicativa dei dati Un amministratore deve assicurarsi che l'utente che crea esterna contenuto tipo dispone dell'autorizzazione per l'archivio dei metadati di integrazione applicativa dei dati e che gli utenti appropriati abbiano accesso al tipo di contenuto esterno basato su elenco esterno.
Creare un tipo di contenuto esterno Un utente deve definire un tipo di contenuto esterno che includa informazioni sulle connessioni, l'accesso, i metodi operativi, le colonne, i filtri e gli altri metadati usati per il recupero dei dati dall'origine dati esterna.
Esempi di uso di colonne di dati esterni
Le sezioni seguenti descrivono alcuni usi pratici dell'aggiunta di una colonna di dati esterni a un elenco o a una raccolta.
Informazioni sui contratti e i contatti dei clienti Supponiamo di avere una raccolta documenti per i contratti dei clienti. Tutte le informazioni relative ai clienti, tuttavia, vengono gestite in un'applicazione line-of-business (ad esempio SAP o Microsoft CRM) che usa un'origine dati esterna ai prodotti SharePoint. Si vuole tenere traccia dei contratti dei clienti nella raccolta documenti, assicurandosi però che le informazioni correlate sui clienti siano aggiornate e non duplicate inutilmente. È possibile ottenere lo scopo aggiungendo una o più colonne di dati esterni alla raccolta, per associare a ciascun contratto archiviato nella raccolta il nome e il numero di telefono del cliente corrispondente. Le colonne di dati esterni rendono più facile immettere o aggiornare le informazioni corrette e consentono di recuperare automaticamente dall'origine dati esterna le informazioni relative ai clienti. In questa situazione si potrebbe creare anche un documento di Word strutturato per promuovere i valori delle colonne di dati esterni a un documento di Word, in modo da poterli modificare nel riquadro informazioni documento o tramite i controlli contenuto di Word.
Dati di base sui prodotti con immagini Supponiamo di aver creato una raccolta immagini che contiene le foto dei prodotti venduti dall'organizzazione e di aggiungere alla raccolta una colonna di dati che recupera il nome prodotto, il codice prodotto e il prezzo corrente da un database esterno. Quando si crea il tipo di contenuto esterno, però, è necessario assicurarsi che i dati esterni vengano impostati come di sola lettura. Le regole e i processi della società richiedono che qualsiasi modifica alle informazioni sui prodotti venga eseguita attraverso il sistema di database. Ma ora un numero maggiore di utenti dell'organizzazione può vedere con facilità tutte le informazioni comuni sui prodotti all'interno di un'unica visualizzazione della raccolta.
Creazione di una colonna di dati esterni in un elenco o in una raccolta
Nota: Per creare una colonna di dati esterni è necessaria l'autorizzazione Collaborazione o un'autorizzazione superiore per l'elenco o la raccolta.
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Passare al sito di SharePoint e quindi all'elenco o raccolta.
Nota: Non è possibile aggiungere una colonna di dati esterni a un elenco esterno.
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Fare clic su Elenco o Raccolta > Impostazioni elenco o Impostazioni raccolta.
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Nella sezione Colonne fare clic su Crea colonna.
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Immettere il nome della colonna, ad esempio Cliente, quindi in Tipi di colonna fare clic su Dati esterni.
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In Tipo di contenuto esterno fare clic su Selezione tipo di contenuto esterno e quindi selezionare l'elemento appropriato dall'elenco di tipi di contenuto esterno, ad esempio CRMCliente.
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Stabilire in che modo gestire le azioni definite per il tipo di contenuto esterno eseguendo una o più delle operazioni seguenti:
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Per visualizzare un menu di una o più azioni, fare clic su Visualizza il menu Azioni.
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Per fare in modo che la colonna di dati esterni esegua l'azione predefinita quando viene selezionata, fare clic su Collega questa colonna all'azione predefinita per il tipo di contenuto esterno.
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In Aggiungi una colonna per visualizzare i seguenti campi aggiuntivi fare clic su Seleziona tutti i campi o selezionare uno o più nomi di campi specifici, ad esempio NomeCliente e NumeroTelefono.
Suggerimento: Per impostazione predefinita, a ogni nome di colonna viene aggiunto un prefisso basato sul nome della colonna di dati esterni. È consigliabile definire un nome di colonna breve, come IDCliente, in particolare se si aggiungono molte altre colonne. Se Modifica rapida è abilitato per l'elenco o la raccolta, è possibile usare Modifica rapida per modificare i nomi di colonna.
Aggiornamento di una colonna di dati esterni
Nota: Per aggiornare una colonna di dati esterni è necessaria l'autorizzazione Collaborazione o un'autorizzazione superiore per l'elenco o la raccolta.
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Passare al sito di SharePoint e quindi all'elenco o raccolta.
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Aggiungere o modificare una voce nell'elenco o le proprietà della raccolta documenti.
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Nella casella di testo della colonna di dati esterni, ad esempio quella relativa al nome del cliente, fare clic su Selezione elemento esterno.
L'autore del tipo di contenuto esterno deve definire il funzionamento di Selezione elemento esterno selezionando un campo di identità appropriato e creando uno o più filtri in modo da consentire l'individuazione rapida del valore corretto. In caso contrario, richiedere assistenza all'autore del tipo di contenuto esterno o all'amministratore.
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Nella finestra di dialogo selezionare la voce appropriata, ad esempio Adriana Giorgi e quindi fare clic su OK.
I dati verranno aggiornati nell'elenco esterno e nell'origine dati esterna.
Visualizzazione dei dati più recenti in una colonna di dati esterni
Per garantire migliori prestazioni, i dati di una colonna di dati esterni vengono memorizzati nella cache di un server o di un servizio e potrebbero non corrispondere ai valori più recenti del sistema dati esterno. Per assicurarsi che i dati esterni visualizzati siano quelli più recenti, è possibile aggiornare la colonna di dati esterni. Tenere presente, tuttavia, che l'operazione di aggiornamento potrebbe richiedere tempi lunghi a seconda della modalità di configurazione dei dati esterni.
Nota: Per aggiornare una colonna di dati esterni è necessaria l'autorizzazione Collaborazione o un'autorizzazione superiore sull'elenco o raccolta.
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Passare al sito di SharePoint e quindi all'elenco o raccolta.
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Sull'intestazione della colonna di dati esterni fare clic su Aggiorna.
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Nella pagina Aggiorna decidere se si vuole aggiornare solo la cartella corrente oppure la cartella corrente e tutte le relative sottocartelle.
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Fare clic su OK.
