Creare documenti di Office accessibili

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Quando si crea contenuto con Office, è possibile renderlo accessibile per le persone con disabilità con alcune semplici regolazioni. È possibile usare diverse caratteristiche di Office predefinite per assicurarsi che tutti possano leggere e comprendere i documenti. Aumentando l'accessibilità nei documenti, è possibile soddisfare tutti i gruppi di destinatari e non solo una parte di esso.

È possibile usare Verifica accessibilità per assicurarsi che il contenuto sia veramente accessibile. Lo strumento gratuito è disponibile in Word, Excel, Outlook, OneNote e PowerPoint in Windows o Mac e Visio in Windows. Verifica accessibilità trova eventuali problemi di accessibilità nel documento e spiega perché ognuno potrebbe essere un problema potenziale per un utente con disabilità. Offre anche suggerimenti su come risolvere ogni problema.

La tabella seguente include alcune procedure consigliate per la creazione di documenti di Office accessibili per gli utenti con disabilità. Per informazioni dettagliate su come trovare e risolvere il problema in una specifica applicazione di Office, vedere le istruzioni appropriate:

Problema da correggere

Perché correggerlo

Usare il colore

Non utilizzare mai il colore solo per trasmettere informazioni, nel caso in cui il pubblico non possa vederlo correttamente. Se è importante conoscere il colore esatto, menzionare il colore, ad esempio nell'etichetta immagine.

Evita di usare un colore blu pallido, in quanto è il primo colore che causa problemi come gli occhi e perde la sua sensibilità.

Utilizzo audio

Se si usa il suono in un documento, verificare che le informazioni siano accessibili anche se non è possibile sentirla.

Per rendere accessibili i video e i file audio, è possibile aggiungere sottotitoli codificati o sottotitoli al documento. Rendono il documento adatto a un pubblico più vasto, incluse le persone con disabilità uditive e coloro che parlano lingue diverse da quella del clip multimediale.

Messaggi alternativi mancanti negli elementi visivi

Se si usa un'utilità per la lettura dello schermo, il testo alternativo (alt) descrive un elemento visivo per coloro che non possono vederlo. Applicare sempre testo alternativo effettivo a tutte le forme, immagini, grafici, tabelle e elementi grafici SmartArt per rendere più accessibile il documento. Per altre informazioni sull'uso appropriato del testo alternativo, vedere testo alternativo.

Stile di scrittura complesso

Se il pubblico non riesce a comprendere l'utente, il documento non riesce a eseguire automaticamente il proprio scopo.

Usare frasi brevi e semplici grammatiche. Se il contenuto si presta a un elenco puntato, presentalo in questo modo. Un elenco puntato è un modo molto semplice per applicare frasi brevi.

Quando si è in presenza di opzioni, selezionare sempre la parola più semplice disponibile, invece di far comprimere il proprio pubblico con il proprio vocabolario.

Tabelle all'interno di documenti

Evitare di usare le tabelle nei documenti, se possibile, dal momento che il contenuto della tabella tramite un'utilità per la lettura dello schermo può essere difficile. Se è necessario usare una tabella, progettarla con attenzione per essere il più semplice possibile. Usare sempre un titolo per introdurre la tabella.

Se si sta creando una tabella con HTML per una pagina Web, usare il tag appropriato per consentire all'utilità per la lettura dello schermo o il Braille di fornire le informazioni e i dati dell'intestazione della tabella nel contesto. Usare i tag <TH> per le intestazioni e i tag <TD> per le celle dati. Non dimenticare di includere un riepilogo della tabella nel tag <table> per illustrare lo scopo della tabella.

Layout di documento basati su tabelle

I layout basati su tabelle sono particolarmente diffusi in notiziari creati con Word e Outlook. Creando una tabella con bordi invisibili e inserendo i diversi articoli della newsletter all'interno di singole celle, è possibile creare facilmente un documento dall'aspetto imponente. Tuttavia, i tuoi lettori con problemi di accessibilità non ti ringrazieranno. Non usare mai le tabelle come strumento di layout.

Quando si sposta un documento con un layout di tabella, le utilità per la lettura dello schermo e il Braille visualizzano le tabelle righe per riga nelle colonne: se il notiziario è stato progettato per essere letto dall'alto verso il basso, il lettore andrà perduto.

Scopo di disporre il documento senza usare le tabelle. Per idee e una raccolta di modelli accessibili che è possibile usare con diverse applicazioni di Office, vedere rendere i modelli più accessibili e ottenere modelli accessibili per Office. Se è necessario usare un layout di tabella, verificare che sia progettato per la lettura riga per riga tra le colonne e provare a ridurre al minimo il numero di pressioni o swipes necessari per raggiungere la fine.

Ordine di spostamento e stato attivo

Gli utenti dell'utilità per la lettura dello schermo si basano sul tasto TAB o swipes per spostarsi tra i documenti. Ogni tasto TAB consente di spostare lo stato attivo nel documento nella parte successiva e consente all'utilità per la lettura dello schermo di leggere il contenuto della parte.

Per implementare lo spostamento accessibile, verificare che le parti del contenuto del documento siano state ordinate logicamente. Questo aspetto è particolarmente importante se il contenuto del documento è costituito da parti di testo e immagini separate, come in una diapositiva di PowerPoint. Se le parti non sono organizzate logicamente, l'utilità per la lettura dello schermo le leggerà nell'ordine errato, in modo che l'utente abbia poche possibilità di comprendere il contenuto. Per testare la struttura di spostamento, attivare l'utilità per la lettura dello schermo e spostarsi nel documento premendo TAB o scorrendo rapidamente verso sinistra o destra sullo schermo. Verificare che lo stato attivo si sposti nel documento come previsto.

Vedere anche

Video: Creazione di documenti accessibili

Video: Creare tabelle più accessibili in Excel

Video: Creare grafici più accessibili in Excel

Video: creare diapositive più accessibili in PowerPoint

Creare file PDF accessibili

Supporto tecnico per clienti con disabilità

Microsoft vuole offrire la miglior esperienza possibile a tutti i clienti. Se si hanno disabilità o domande relative all'accessibilità, contattare Microsoft Disability Answer Desk per ottenere assistenza tecnica. Il team di Disability Answer Desk è qualificato nell'uso di molte delle assistive technology più diffuse e può offrire assistenza nel linguaggio dei segni in inglese, spagnolo, francese e americano. Per trovare le informazioni di contatto per la propria area geografica, visitare il sito Microsoft Disability Answer Desk.

Gli utenti di enti pubblici, commerciali o aziendali possono contattare l'Answer Desk per l'accessibilità per le aziende.

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