Creare criteri di gestione delle informazioni e applicarli

I criteri di gestione delle informazioni consentono di controllare gli utenti che possono accedere alle informazioni aziendali, le operazioni che possono essere eseguite con tali informazioni e il periodo di conservazione delle informazioni. Un criterio può essere utile per applicare la conformità con norme legali e governative o con processi aziendali interni. Un amministratore può configurare un criterio per controllare la modalità di verifica dei documenti, gli utenti autorizzati ad accedere ai documenti e il periodo di conservazione dei documenti.

Ogni criterio può stabilire un set di regole per un tipo specifico di contenuto. Ogni regola di un criterio è una caratteristica dei criteri. Ad esempio, una caratteristica dei criteri per la gestione delle informazioni potrebbe specificare la durata del periodo di conservazione di un tipo di contenuto.

Nota :  I criteri di gestione delle informazioni vengono compilati da un processo timer di Criteri gestione informazioni, gestito da Microsoft ed eseguito ogni settimana. È quindi possibile che i criteri non vengano applicati immediatamente. La frequenza e la data del processo timer di Criteri gestione informazioni non possono essere modificate.

Un criterio di gestione delle informazioni può essere creato localmente in tre modi diversi:

  1. Creare un criterio di gestione delle informazioni da usare per più tipi di contenuto in una raccolta siti.

  2. Creare un criterio di gestione delle informazioni per un tipo di contenuto del sito.

  3. Creare un criterio di gestione delle informazioni per un elenco o una raccolta.

Attivazione dei criteri del sito La caratteristica dei criteri consente agli amministratori delle raccolte siti di definire le pianificazioni di conservazione da applicare a un sito e a tutto il relativo contenuto. Per attivare questa caratteristica:

  1. Passare alla home page della raccolta siti per cui si vuole attivare la caratteristica dei criteri del sito.

    Accedere a Impostazioni Pulsante Impostazioni di Office 365 , Impostazioni sito.

  2. In Amministrazione raccolta siti scegliere Caratteristiche raccolta siti.

  3. Scorrere fino a Criterio sito. Se non viene visualizzato Attivo, scegliere Attiva nel lato destro.

Per assicurare che un criterio relativo alle informazioni venga applicato a tutti i documenti di un determinato tipo in una raccolta siti, prendere in considerazione la creazione del criterio a livello di raccolta siti e quindi l'applicazione successiva del criterio ai tipi di contenuto. Questi criteri vengono definiti criteri raccolta siti.

  1. Accedere a Impostazioni Pulsante Impostazioni di Office 365 , Impostazioni sito.

  2. Nell'elenco Amministrazione raccolta siti della pagina Impostazioni sito fare clic su Criteri raccolta siti.

  3. Nella pagina Criteri raccolta siti fare clic su Crea.

  4. Immettere un nome e una descrizione per il criterio, quindi compilare una breve informativa che ne illustri lo scopo. Un'informativa può essere costituita da un massimo di 512 caratteri.

  5. Per informazioni su come configurare le caratteristiche da associare al criterio, vedere Creare un criterio per un tipo di contenuto più avanti in questo articolo.

  6. Fare clic su OK per tornare alla pagina Criteri raccolta siti.

L'aggiunta di un criterio di gestione delle informazioni a un tipo di contenuto semplifica l'associazione di caratteristiche dei criteri a più elenchi o raccolte. È possibile scegliere di aggiungere un criterio di gestione delle informazioni esistente a un tipo di contenuto o creare un criterio univoco specifico per un singolo tipo di contenuto.

È anche possibile aggiungere un criterio di gestione delle informazioni a un tipo di contenuto specifico per gli elenchi. In questo modo, il criterio verrà applicato solo agli elementi nell'elenco che usano quel tipo di contenuto.

  1. Accedere a Impostazioni Pulsante Impostazioni di Office 365 , Impostazioni sito.

  2. Nella sezione Raccolte Designer Web della pagina Impostazioni sito fare clic su Tipi di contenuto del sito.

  3. Nella pagina Impostazioni tipo di contenuto sito selezionare il tipo di contenuto a cui si vuole aggiungere un criterio.

  4. Nella sezione Impostazioni della pagina Tipi di contenuto del sito fare clic su Impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni.

  5. Nella pagina Impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni selezionare Definire un criterio, quindi fare clic su OK.

  6. Nella pagina Modifica criterio immettere un nome e una descrizione per il criterio, quindi compilare una breve descrizione che ne illustri lo scopo. Una descrizione può essere costituita da un massimo di 512 caratteri.

  7. Nelle sezioni successive selezionare le singole caratteristiche dei criteri da aggiungere al criterio di gestione delle informazioni.

  8. Per specificare un periodo di conservazione per i documenti e gli elementi soggetti a questo criterio, fare clic su Abilita conservazione, quindi specificare il periodo di conservazione e le azioni da eseguire alla scadenza degli elementi.

    Per specificare un periodo di conservazione

    1.

    Fare clic su Aggiungi fase di conservazione per record.

    2.

    Selezionare un'opzione relativa al periodo di conservazione per specificare la scadenza per documenti o elementi. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per impostare la data di scadenza in base alla proprietà relativa alla data, nella sezione Evento fare clic su Questa fase è basata su una proprietà data dell'elemento, quindi selezionare l'azione per il documento o l'elemento, ad esempio Creato o Modificato, e l'incremento di tempo dopo l'azione, ad esempio il numero di giorni, mesi o anni, dopo cui si vuole che l'elemento scada.

    • Per usare una formula di conservazione personalizzata per determinare la scadenza, fare clic su Impostato da una formula personalizzata specifica installata nel server.

    Nota :  Questa opzione è disponibile solo se l'amministratore ha configurato una formula personalizzata.

    3.

    L'opzione Avvia un flusso di lavoro è disponibile solo se si sta definendo un criterio per un elenco, per una raccolta o per un tipo di contenuto a cui è già associato un flusso di lavoro. Sarà possibile scegliere tra diversi flussi di lavoro.

    4.

    Nella sezione Ricorrenza selezionare Ripeti azione di questa fase e immettere la frequenza desiderata per l'azione.

    Nota :  Questa opzione è disponibile solo se l'azione selezionata può essere ripetuta. Non è ad esempio possibile impostare la ricorrenza per l'azione Elimina definitivamente.

    5.

    Fare clic su OK.

  9. Per abilitare il controllo per i documenti e gli elementi soggetti a questo criterio, fare clic su Abilita controllo, quindi specificare gli eventi da controllare.

    Per abilitare il controllo

    1.

    Nella sezione Controllo della pagina Modifica criterio selezionare la casella di controllo Attiva controllo e quindi le caselle di controllo corrispondenti agli eventi per cui si vuole gestire un audit trail.

    2.

    Per chiedere agli utenti di inserire i codici a barre nei documenti, selezionare la casella di controllo Richiedi agli utenti di inserire un codice a barre prima del salvataggio o della stampa.

    3.

    Fare clic su OK per applicare la caratteristica di controllo ai criteri.

    La caratteristica Criterio di controllo consente alle organizzazioni di creare e analizzare gli audit trail per i documenti e di elencare elementi quali elenchi attività, elenchi di problemi, gruppi di discussione e calendari. Questa caratteristica dei criteri fornisce un log di controllo che registra gli eventi, ad esempio in caso di visualizzazione, modifica o eliminazione del contenuto.

    Quando il controllo è abilitato come parte di un criterio di gestione delle informazioni, gli amministratori possono visualizzare i dati di controllo nei report di utilizzo dei criteri basati su Microsoft Excel che riepilogano l'utilizzo corrente. Gli amministratori possono usare questi report per determinare il modo in cui le informazioni vengono usate nell'organizzazione. Questi report possono anche consentire alle organizzazioni di verificare e documentare la propria conformità alle normative o di esaminare potenziali aspetti critici.

    Il log di controllo registra le informazioni seguenti: nome dell'evento, data e ora dell'evento e nome del sistema dell'utente che ha eseguito l'azione.

  10. Quando i codici a barre vengono abilitati come parte di un criterio, vengono aggiunti alle proprietà del documento e visualizzati nell'area dell'intestazione del documento a cui è applicato il codice a barre. Analogamente alle etichette, i codici a barre possono anche essere rimossi manualmente da un documento.

    Per abilitare i codici a barre

    1.

    Nella sezione Codici a barre della pagina Modifica criterio selezionare la casella di controllo Attiva codici a barre.

    2.

    Per chiedere agli utenti di inserire i codici a barre nei documenti, selezionare la casella di controllo Richiedi agli utenti di inserire un codice a barre prima del salvataggio o della stampa.

    3.

    Fare clic su OK per applicare la caratteristica di codici a barre ai criteri.

    Il criterio relativo ai codici a barre genera codici a barre standard di tipo "Code 39". Ogni immagine di codice a barre include testo sotto il simbolo del codice a barre, che rappresenta il valore del codice a barre. Ciò consente l'uso dei dati del codice a barre anche quando non è disponibile hardware per la scansione. Gli utenti possono digitare manualmente il numero del codice a barre nella casella di ricerca per individuare l'elemento in un sito.

  11. Per rendere obbligatorie le etichette per i documenti soggetti a questo criterio, fare clic su Abilita etichette, quindi specificare le impostazioni da usare per le etichette.

    Per abilitare le etichette

    1.

    Per rendere obbligatoria l'aggiunta di un'etichetta a un documento da parte degli utenti, selezionare la casella di controllo Richiedi agli utenti di inserire un'etichetta prima del salvataggio o della stampa.

    Nota :  Se si vuole che le etichette siano facoltative, non selezionare questa casella di controllo.

    2.

    Per bloccare un'etichetta in modo che non possa essere modificata dopo l'inserimento, selezionare la casella di controllo Impedisci modifiche alle etichette dopo che sono state aggiunte.

    Questa impostazione impedisce l'aggiornamento del testo dell'etichetta dopo l'inserimento dell'etichetta in un elemento entro un'applicazione client quale Word, Excel o PowerPoint. Se si vuole che l'etichetta venga aggiornata in caso di aggiornamento delle proprietà per il documento o l'elemento, non selezionare questa casella di controllo.

    3.

    Nella casella Formato etichetta digitare il testo per l'etichetta nel modo in cui si vuole che venga visualizzato. Le etichette possono contenere al massimo 10 riferimenti a colonne, ognuno di lunghezza massima pari a 255 caratteri. Per creare il formato per l'etichetta, eseguire queste operazioni:

    Digitare i nomi delle colonne da includere nell'etichetta nell'ordine di visualizzazione desiderato. Racchiudere i nomi di colonna tra parentesi graffe ({}), come mostrato nell'esempio nella pagina Modifica criteri.

    Digitare le parole necessarie per identificare le colonne all'esterno delle parentesi, come mostrato nell'esempio nella pagina Modifica criteri.

    4.

    Per aggiungere un'interruzione di riga, digitare \n nel punto in cui si vuole inserire l'interruzione di riga.

    5.

    Selezionare le dimensioni e lo stile per i caratteri e specificare se l'etichetta deve essere posizionata a sinistra, al centro o a destra nel documento.

    Suggerimento :  Selezionare un tipo di carattere e uno stile disponibili nei computer degli utenti. Le dimensioni del tipo di carattere influiscono sulla quantità di testo che può essere visualizzata nell'etichetta.

    6.

    Specificare l'altezza e la larghezza dell'etichetta. L'altezza dell'etichetta può essere compresa tra 0,64 cm e 50 cm e la larghezza dell'etichetta può essere compresa tra 0,64 cm e 50 cm. Il testo dell'etichetta è sempre centrato verticalmente entro l'immagine dell'etichetta.

    7.

    Fare clic su Aggiorna per visualizzare l'anteprima del contenuto dell'etichetta.

  12. Fare clic su OK.

È possibile definire un criterio di conservazione applicabile solo a un elenco, una raccolta o una cartella specifica. Se si crea un criterio di conservazione in questo modo, tuttavia, non sarà possibile usare di nuovo questo criterio in altri elenchi, raccolte, cartelle o siti.

Nota :  Non è possibile applicare un criterio di raccolta siti a un criterio basato sulla posizione.

Se si vuole applicare un singolo criterio di conservazione a tutti i tipi di contenuto in una singola posizione, è consigliabile usare la conservazione basata sulla posizione. Nella maggior parte degli altri casi è consigliabile verificare che sia specificato un criterio di conservazione per tutti i tipi di contenuto.

Nota :  Ogni sottocartella eredita il criterio di conservazione della cartella padre, a meno che non si scelga di interrompere l'ereditarietà e definire un nuovo criterio di conservazione a livello di elemento figlio.

Se si vuole definire un criterio di gestione delle informazioni diverso dalla conservazione in un elenco o una raccolta, è necessario definire un criterio di gestione delle informazioni per ogni singolo tipo di contenuto dell'elenco associato all'elenco o alla raccolta. Per altre informazioni, vedere Creare un criterio per un tipo di contenuto del sito in questo articolo.

Importante :  Se in qualsiasi momento si decide di passare dai criteri basati sul tipo di contenuto ai criteri basati sulla posizione per un elenco o una raccolta, solo i criteri di conservazione verranno usati come criteri basati sulla posizione. Tutti gli altri criteri di gestione (controlli e codici a barre) verranno ereditati dai tipi di contenuto associati.

Suggerimento :  I criteri basati sulla posizione possono essere disabilitati per una raccolta siti disattivando la caratteristica Conservazione basata su raccolta e cartelle. Ciò consente agli amministratori della raccolta siti di assicurare che i criteri basati sui tipi di contenuto non vengano sostituiti dai criteri basati sulla posizione di un amministratore.

Per cambiare le impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni per un elenco o una raccolta è necessaria almeno l'autorizzazione di tipo Gestione elenchi.

  1. Passare all'elenco o alla raccolta per cui si vuole specificare un criterio di gestione delle informazioni.

  2. Per una raccolta documenti fare clic su Impostazioni Impostazioni: aggiornare il profilo, installare il software e connetterlo al cloud , Impostazioni raccolta.

    Se queste voci di menu non sono visualizzate, fare clic sulla scheda Raccolta o Elenco sulla barra multifunzione, quindi su Impostazioni raccolta o Impostazioni elenco.

  3. In Autorizzazioni e gestione fare clic su Impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni.

  4. Nella pagina Impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni assicurarsi che l'origine dei criteri di conservazione per l'elenco o la raccolta sia impostata su Raccolta e cartelle. Se Tipo di contenuto viene visualizzato come origine, eseguire queste operazioni:

    • Fare clic su Cambia origine.

    • Nella sezione Origine criteri di conservazione della pagina Modifica criteri selezionare Raccolta e cartelle. Viene visualizzato un avviso che indica che i criteri di conservazione basati sul tipo di contenuto verranno ignorati.

    • Fare clic su OK.

  5. Nella sezione Pianificazione di conservazione basata su raccolta della pagina Modifica criteri digitare una breve descrizione per il criterio che si sta creando.

  6. In Non record fare clic su Aggiungi fase di conservazione.

    Importante :  Si noti che in Record è possibile scegliere di definire i criteri di conservazione per i record selezionando l'opzione Definire diverse fasi di conservazione per i record.

  7. Nella finestra di dialogo Proprietà fase selezionare un'opzione relativa al periodo di conservazione per specificare la scadenza per documenti o elementi. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per impostare la data di scadenza in base alla proprietà relativa alla data, nella sezione Evento fare clic su Questa fase è basata su una proprietà data dell'elemento, quindi selezionare l'azione per il documento o l'elemento, ad esempio Creato o Modificato, e l'incremento di tempo dopo l'azione, ad esempio il numero di giorni, mesi o anni, dopo cui si vuole che l'elemento scada.

    • Per usare una formula di conservazione personalizzata per determinare la scadenza, fare clic su Impostato da una formula personalizzata specifica installata nel server.

      Nota :  Questa opzione è disponibile solo se l'amministratore ha configurato una formula personalizzata.

    • In Azione specificare l'operazione da eseguire alla scadenza del documento o dell'elemento. Per abilitare l'esecuzione di un'azione specifica sul documento o sull'elemento, ad esempio l'eliminazione, selezionare un'azione dall'elenco.

  8. L'opzione Avvia un flusso di lavoro è disponibile solo se si sta definendo un criterio per un elenco, per una raccolta o per un tipo di contenuto a cui è già associato un flusso di lavoro. Sarà possibile scegliere tra diversi flussi di lavoro.

  9. Nella sezione Ricorrenza selezionare Ripeti azione di questa fase e immettere la frequenza desiderata per l'azione.

    Nota :  Questa opzione è disponibile solo se l'azione selezionata può essere ripetuta. Non è ad esempio possibile impostare la ricorrenza per l'azione Elimina definitivamente.

  10. Fare clic su OK.

Se i criteri di gestione delle informazioni sono già stati creati per il sito come criteri raccolta siti, è possibile applicare uno dei criteri a un tipo di contenuto. Ciò consente di applicare lo stesso criterio a più tipi di contenuto in una raccolta siti, anche se non condividono lo stesso tipo di contenuto padre.

Nota :  Se si vogliono applicare i criteri a più tipi di contenuto in una raccolta siti ed è configurato un servizio metadati gestiti, è possibile usare Pubblicazione tipo di contenuto per pubblicare i criteri di gestione delle informazioni in più raccolte siti. Per altre informazioni, vedere Applicare un criterio a tipi di contenuto nelle raccolte siti in questo articolo.

  1. Passare all'elenco o alla raccolta che include il tipo di contenuto a cui si vuole applicare un criterio.

  2. Per una raccolta documenti fare clic su Impostazioni Impostazioni: aggiornare il profilo, installare il software e connetterlo al cloud , Impostazioni raccolta.

    Se queste voci di menu non sono visualizzate, fare clic sulla scheda Raccolta o Elenco sulla barra multifunzione, quindi su Impostazioni raccolta o Impostazioni elenco.

  3. In Autorizzazioni e gestione fare clic su Impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni.

  4. Verificare che l'origine del criterio sia impostata su Tipi di contenuto e in Criteri tipo di contenuto selezionare il tipo di contenuto a cui si vuole applicare il criterio.

  5. Nella sezione Impostazione del criterio fare clic su Usa criterio raccolta siti, quindi selezionare il criterio da applicare dall'elenco.

    Nota :  Se l'opzione Usa criterio raccolta siti non è disponibile, non sono stati definiti criteri raccolta siti per la raccolta siti.

  6. Fare clic su OK.

    Importante :  Se l'elenco o la raccolta in uso supporta la gestione di più tipi di contenuto, in Tipi di contenuto è possibile fare clic sul tipo di contenuto per cui si vuole specificare un criterio di gestione delle informazioni. Si passerà direttamente al Passaggio 5 precedente.

È possibile condividere i tipi di contenuto nelle raccolte siti usando un'applicazione di tipo servizio metadati gestiti per configurare la pubblicazione del tipo di contenuto. La pubblicazione del tipo di contenuto è utile per gestire i contenuti e i metadati in modo coerente in tutti i siti, perché i tipi di contenuto possono essere creati e aggiornati in modo centralizzato e gli aggiornamenti possono essere pubblicati in molte raccolte siti o applicazioni Web con abbonamento.

È possibile definire un criterio di gestione delle informazioni e quindi creare un modello basato sul criterio da usare in base alla necessità in più raccolte siti. Questo metodo può essere usato se si vuole creare un backup dei criteri relativi alle informazioni oppure come metodo alternativo all'uso della pubblicazione del tipo di contenuto per l'applicazione di un criterio nelle raccolte siti. È possibile creare un modello o una copia di backup del criterio tramite l'esportazione del criterio da una raccolta siti e quindi l'importazione del criterio in un percorso salvato o in un'altra raccolta siti.

Importante :  Se si usa la caratteristica di esportazione/importazione come modo per creare un set di modelli di criteri, occorre ricordare che il file con estensione xml dei criteri include un identificatore univoco. Non è quindi possibile importare tale criterio in un sito più di una volta senza modificare l'identificatore univoco.

Esportare un criterio

  1. Nella raccolta siti che include il criterio passare a Impostazioni Pulsante Impostazioni di Office 365 , Impostazioni sito.

  2. Nella sezione Amministrazione raccolta siti della pagina Impostazioni sito fare clic su Criteri raccolta siti.

  3. Fare clic sul criterio da esportare, scorrere fino alla parte inferiore del criterio, quindi fare clic su Esporta.

  4. Quando viene richiesto di salvare o aprire il file, fare clic su Salva e quindi selezionare un percorso in cui salvare il file. Assicurarsi di selezionare un percorso disponibile a tutte le raccolte siti che importano il criterio.

  5. Quando viene visualizzata la finestra di dialogo Download completato, fare clic su Chiudi.

Importare un criterio in una raccolta siti diversa

L'importazione di un criterio di gestione delle informazioni consente di applicarlo a più tipi di contenuto a livello di sito o di elenco in una determinata raccolta siti. Ciò offre due vantaggi, ovvero non è necessario ridefinire e applicare il criterio a ogni tipi di contenuto ed è possibile gestire con maggiore facilità le modifiche dei criteri apportando modifiche al criterio in un'unica posizione.

  1. Nella home page della raccolta siti a cui si vuole applicare il criterio passare a Impostazioni Pulsante Impostazioni di Office 365 , Impostazioni sito.

  2. Nella sezione Amministrazione raccolta siti fare clic su Criteri raccolta siti.

  3. Nella pagina Criteri raccolta siti fare clic su Importa, quindi su Sfoglia per trovare il file XML per il criterio.

  4. Selezionare il file XML in cui è stato salvato il criterio, quindi fare clic su Apri.

  5. Nella pagina Importazione criterio raccolta siti fare clic su Importa per aggiungere i criteri alla raccolta siti.

Il criterio importato può essere ora applicato a uno o più tipi di contenuto a livello di sito o di elenco. Vedere Applicare un criterio raccolta siti a un tipo di contenuto più indietro in questo articolo.

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