Creare criteri di gestione delle informazioni e applicarli

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I criteri di gestione delle informazioni consentono all'organizzazione di controllare la durata di conservazione del contenuto e le operazioni eseguite dagli utenti con lo stesso e aggiungere codici a barre o etichette ai documenti. Un criterio può essere utile per applicare la conformità con norme legali e governative o con processi aziendali interni. Un amministratore può configurare un criterio per controllare la modalità di verifica dei documenti e il periodo di conservazione dei documenti.

È possibile creare un criterio di gestione delle informazioni in tre diversi punti della gerarchia dei siti, dal più ampio al più ristretto:

  • Creare un criterio da usare in più tipi di contenuto in una raccolta siti.

  • Creare un criterio per un tipo di contenuto del sito.

  • Creare un criterio per un elenco o una raccolta.

Per altre informazioni, vedere Introduzione ai criteri di gestione delle informazioni.

Creare un criterio per più tipi di contenuto in una raccolta siti

Per assicurare che un criterio relativo alle informazioni venga applicato a tutti i documenti di un determinato tipo in una raccolta siti, prendere in considerazione la creazione del criterio a livello di raccolta siti e quindi l'applicazione successiva del criterio ai tipi di contenuto. Questi criteri vengono definiti criteri raccolta siti.

  1. Nella home page della raccolta siti > Impostazioni Pulsante Impostazioni sulla barra del titolo di SharePoint 2016 > Impostazioni sito.

    In un sito SharePoint connessi al gruppo, fare clic su Impostazioni, fare clic su Contenuto del sito e quindi fare clic su Impostazioni sito.

  2. Nella pagina Impostazioni sito in Amministrazione raccolta siti > Pubblicazione tipo di contenuto.
    Collegamento Modelli di criteri tipo di contenuto nella pagina Impostazioni sito

  3. Nella pagina Criteri > Crea.

  4. Immettere un nome e una descrizione per il criterio, quindi compilare una breve informativa che ne illustri lo scopo.

  5. Vedere la sezione successiva sulla creazione dei criteri per un tipo di contenuto del sito per informazioni su come configurare le caratteristiche da associare al criterio.

  6. Scegliere OK.

Creare un criterio per un tipo di contenuto del sito

L'aggiunta di un criterio di gestione delle informazioni a un tipo di contenuto semplifica l'associazione di caratteristiche dei criteri a più elenchi o raccolte. È possibile scegliere di aggiungere un criterio di gestione delle informazioni esistente a un tipo di contenuto o creare un criterio univoco specifico per un singolo tipo di contenuto.

È anche possibile aggiungere un criterio di gestione delle informazioni a un tipo di contenuto specifico per gli elenchi. In questo modo, il criterio verrà applicato solo agli elementi nell'elenco che usano quel tipo di contenuto.

  1. Nella home page della raccolta siti > Impostazioni Pulsante Impostazioni sulla barra del titolo di SharePoint 2016 > Impostazioni sito.

    In un sito SharePoint connessi al gruppo, fare clic su Impostazioni, fare clic su Contenuto del sito e quindi fare clic su Impostazioni sito.

  2. Nella pagina Impostazioni sito in Raccolte Designer Web > Tipi di contenuto del sito.
    Collegamento Tipi di contenuto del sito nella pagina Impostazioni sito

  3. Nella pagina Impostazioni tipo di contenuto sito selezionare il tipo di contenuto a cui si vuole aggiungere un criterio.

  4. Nella pagina Tipo di contenuto del sito in Impostazioni > Impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni.

  5. Nella pagina Modifica criterio immettere un nome e una descrizione per il criterio, quindi compilare una breve descrizione che ne illustri lo scopo.

  6. Nelle sezioni successive selezionare le singole caratteristiche dei criteri da aggiungere al criterio di gestione delle informazioni.
    Tipi di criteri del contenuto

  7. Per specificare un periodo di conservazione per i documenti e gli elementi soggetti a questo criterio, scegliere Abilita conservazione, quindi specificare il periodo di conservazione e le azioni da eseguire alla scadenza degli elementi.

    Per specificare un periodo di conservazione

1.

Scegliere Aggiungi fase di conservazione per record.

2.

Selezionare un'opzione relativa al periodo di conservazione per specificare la scadenza per documenti o elementi. Eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Per impostare la data di scadenza in base alla proprietà relativa alla data, in Evento > Questa fase è basata su una proprietà data dell'elemento, quindi selezionare l'azione per il documento o l'elemento, ad esempio Creato o Modificato, e l'incremento di tempo dopo l'azione, ad esempio il numero di giorni, mesi o anni, dopo cui si vuole che l'elemento scada.

  • Per usare una formula di conservazione personalizzata per determinare la scadenza, scegliere Impostato da una formula personalizzata specifica installata nel server.

Nota :  Questa opzione è disponibile solo se l'amministratore ha configurato una formula personalizzata.

3.

L'opzione Avvia un flusso di lavoro è disponibile solo se si sta definendo un criterio per un elenco, per una raccolta o per un tipo di contenuto a cui è già associato un flusso di lavoro. Sarà possibile scegliere tra diversi flussi di lavoro.

4.

Nella sezione Ricorrenza selezionare Ripeti azione di questa fase e immettere la frequenza desiderata per l'azione.

Nota :  Questa opzione è disponibile solo se l'azione selezionata può essere ripetuta. Non è ad esempio possibile impostare la ricorrenza per l'azione Elimina definitivamente.

5.

Scegliere OK.

  1. Per abilitare il controllo per i documenti e gli elementi soggetti a questo criterio, scegliere Abilita controllo, quindi specificare gli eventi da controllare.

    Per abilitare il controllo

1.

Nella pagina Modifica criterio in Controllo > Attiva controllo e quindi le caselle di controllo corrispondenti agli eventi per cui si vuole gestire un audit trail.

2.

Per chiedere agli utenti di inserire i codici a barre nei documenti, scegliere Richiedi agli utenti di inserire un codice a barre prima del salvataggio o della stampa .

3.

Scegliere OK per applicare la caratteristica di controllo ai criteri.

La caratteristica Criterio di controllo consente alle organizzazioni di creare e analizzare gli audit trail per i documenti e di elencare elementi quali elenchi attività, elenchi di problemi, gruppi di discussione e calendari. Questa caratteristica dei criteri fornisce un log di controllo che registra gli eventi, ad esempio in caso di visualizzazione, modifica o eliminazione del contenuto.

Quando il controllo è abilitato come parte di un criterio di gestione delle informazioni, gli amministratori possono visualizzare i dati di controllo nei report di utilizzo dei criteri basati su Microsoft Excel che riepilogano l'utilizzo corrente. Gli amministratori possono usare questi report per determinare il modo in cui le informazioni vengono usate nell'organizzazione. Questi report possono anche consentire alle organizzazioni di verificare e documentare la propria conformità alle normative o di esaminare potenziali aspetti critici.

Il log di controllo registra le informazioni seguenti: nome dell'evento, data e ora dell'evento e nome del sistema dell'utente che ha eseguito l'azione.

  1. Quando i codici a barre vengono abilitati come parte di un criterio, vengono aggiunti alle proprietà del documento e visualizzati nell'area dell'intestazione del documento a cui è applicato il codice a barre. Analogamente alle etichette, i codici a barre possono anche essere rimossi manualmente da un documento. È possibile specificare se agli utenti dovrebbe essere richiesto di includere il codice a barre durante la stampa o il salvataggio di un elemento o se il codice a barre deve essere inserito manualmente usando la scheda Inserisci nei programmi di rilascio Office 2010.

    Per abilitare i codici a barre

1.

Nella pagina Modifica criterio in Codici a barre> Attiva codici a barre.

2.

Per chiedere agli utenti di inserire i codici a barre nei documenti, scegliere Richiedi agli utenti di inserire un codice a barre prima del salvataggio o della stampa.

3.

Scegliere OK per applicare la caratteristica di codici a barre ai criteri.

Il criterio relativo ai codici a barre genera codici a barre standard di tipo "Code 39". Ogni immagine di codice a barre include testo sotto il simbolo del codice a barre, che rappresenta il valore del codice a barre. Ciò consente l'uso dei dati del codice a barre anche quando non è disponibile hardware per la scansione. Gli utenti possono digitare manualmente il numero del codice a barre nella casella di ricerca per individuare l'elemento in un sito.

  1. Per rendere obbligatorie le etichette per i documenti soggetti a questo criterio, scegliere Abilita etichette, quindi specificare le impostazioni da usare per le etichette.

    Per abilitare le etichette

1.

Per rendere obbligatoria l'aggiunta di un'etichetta a un documento da parte degli utenti, scegliere Richiedi agli utenti di inserire un'etichetta prima del salvataggio o della stampa.

Nota :  Se si vuole che le etichette siano facoltative, non selezionare questa casella di controllo.

2.

Per bloccare un'etichetta in modo che non possa essere modificata dopo l'inserimento, scegliere Impedisci modifiche alle etichette dopo che sono state aggiunte.

Questa impostazione impedisce l'aggiornamento del testo dell'etichetta dopo l'inserimento dell'etichetta in un elemento entro un'applicazione client quale Word, Excel o PowerPoint. Se si vuole che l'etichetta venga aggiornata in caso di aggiornamento delle proprietà per il documento o l'elemento, non selezionare questa casella di controllo.

3.

Nella casella Formato etichetta immettere il testo per l'etichetta nel modo in cui si vuole che venga visualizzato. Le etichette possono contenere al massimo 10 riferimenti a colonne, ognuno di lunghezza massima pari a 255 caratteri. Per creare il formato per l'etichetta, eseguire queste operazioni:

Digitare i nomi delle colonne da includere nell'etichetta nell'ordine di visualizzazione desiderato. Racchiudere i nomi di colonna tra parentesi graffe ({}), come mostrato nell'esempio nella pagina Modifica criteri.

Digitare le parole necessarie per identificare le colonne all'esterno delle parentesi, come mostrato nell'esempio nella pagina Modifica criteri.

4.

Per aggiungere un'interruzione di riga, immettere \n nel punto in cui si vuole inserire l'interruzione di riga.

5.

Selezionare le dimensioni e lo stile per i caratteri e specificare se l'etichetta deve essere posizionata a sinistra, al centro o a destra nel documento.

Selezionare un tipo di carattere e uno stile disponibili nei computer degli utenti. Le dimensioni del tipo di carattere influiscono sulla quantità di testo che può essere visualizzata nell'etichetta.

6.

Immettere l'altezza e la larghezza dell'etichetta. L'altezza dell'etichetta può essere compresa tra 0,64 cm e 50 cm e la larghezza dell'etichetta può essere compresa tra 0,64 cm e 50 cm. Il testo dell'etichetta è sempre centrato verticalmente entro l'immagine dell'etichetta.

7.

Scegliere Aggiorna per visualizzare l'anteprima del contenuto dell'etichetta.

  1. Scegliere OK.

Creare un criterio per un elenco, una raccolta o una cartella (criteri di conservazione basati sulla posizione)

È possibile definire un criterio di conservazione applicabile solo a un elenco, una raccolta o una cartella specifica. Se tuttavia si crea un criterio di conservazione in questo modo, non sarà possibile usare di nuovo questo criterio in altri elenchi, raccolte, cartelle o siti né applicare criteri di conservazione di un sito a un criterio basato sulla posizione.

Se si vuole applicare un singolo criterio di conservazione a tutti i tipi di contenuto in una singola posizione, è consigliabile usare la conservazione basata sulla posizione. Nella maggior parte degli altri casi è consigliabile verificare che sia specificato un criterio di conservazione per tutti i tipi di contenuto.

Ogni sottocartella eredita il criterio di conservazione della cartella padre, a meno che non si scelga di interrompere l'ereditarietà e definire un nuovo criterio di conservazione a livello di elemento figlio.

Se si vuole definire un criterio di gestione delle informazioni diverso dalla conservazione in un elenco o una raccolta, è necessario definire un criterio di gestione delle informazioni per ogni singolo tipo di contenuto dell'elenco associato all'elenco o alla raccolta.

Se in qualsiasi momento si decide di passare dai criteri basati sul tipo di contenuto ai criteri basati sulla posizione per un elenco o una raccolta, solo i criteri di conservazione verranno usati come criteri basati sulla posizione. Tutti gli altri criteri di gestione (controlli e codici a barre) verranno ereditati dai tipi di contenuto associati.

I criteri basati sulla posizione possono essere disabilitati per una raccolta siti disattivando la caratteristica Conservazione basata su raccolta e cartelle. Ciò consente agli amministratori della raccolta siti di assicurare che i criteri basati sui tipi di contenuto non vengano sostituiti dai criteri basati sulla posizione di un amministratore.

Per cambiare le impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni per un elenco o una raccolta è necessaria almeno l'autorizzazione di tipo Gestione elenchi.

  1. Passare all'elenco o alla raccolta per cui si vuole specificare un criterio di gestione delle informazioni.

  2. Nella barra multifunzione scegliere Raccolta o Elenco > Impostazioni raccolta o Impostazioni elenco.

    In SharePoint Online, fare clic su Impostazioni e quindi fare clic su Impostazioni elenco o Impostazioni raccolta.

  3. In Autorizzazioni e gestione> Impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni.
    Collegamento ai criteri gestione informazioni nella pagina di impostazioni per una raccolta documenti

  4. Nella pagina Impostazioni di criteri di gestione delle informazioni assicurarsi che l'origine dei criteri di conservazione per l'elenco o raccolta sia impostato su raccolta e cartelle.

    Se Il tipo di contenuto viene visualizzato come origine, fare clic su Cambia origine e quindi fare clic su raccolta e cartelle. Si viene visualizzato un avviso che verranno ignorati i criteri di conservazione tipo di contenuto. Scegliere OK.

  5. Nella sezione Pianificazione di conservazione basata su raccolta della pagina Modifica criteri immettere una breve descrizione per il criterio che si sta creando.

  6. Scegliere Aggiungi fase di conservazione.

    Si noti che in Record è possibile scegliere di definire i criteri di conservazione per i record selezionando l'opzione Definire diverse fasi di conservazione per i record.

  7. Nella finestra di dialogo Proprietà fase selezionare un'opzione relativa al periodo di conservazione per specificare la scadenza per documenti o elementi. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per impostare la data di scadenza in base alla proprietà relativa alla data, in Evento > Questa fase è basata su una proprietà data dell'elemento, quindi selezionare l'azione per il documento o l'elemento, ad esempio Creato o Modificato, e l'incremento di tempo dopo l'azione, ad esempio il numero di giorni, mesi o anni, dopo cui si vuole che l'elemento scada.

    • Per usare una formula di conservazione personalizzata per determinare la scadenza, scegliere Impostato da una formula personalizzata specifica installata nel server.

      Nota :  Questa opzione è disponibile solo se l'amministratore ha configurato una formula personalizzata.

    • In Azione specificare l'operazione da eseguire alla scadenza del documento o dell'elemento. Per abilitare l'esecuzione di un'azione specifica sul documento o sull'elemento, ad esempio l'eliminazione, selezionare un'azione dall'elenco.

  8. L'opzione Avvia un flusso di lavoro è disponibile solo se si sta definendo un criterio per un elenco, per una raccolta o per un tipo di contenuto a cui è già associato un flusso di lavoro. Sarà possibile scegliere tra diversi flussi di lavoro.

  9. Nella sezione Ricorrenza scegliere Ripeti azione di questa fase e immettere la frequenza desiderata per l'azione.

    Nota :  Questa opzione è disponibile solo se l'azione selezionata può essere ripetuta. Non è ad esempio possibile impostare la ricorrenza per l'azione Elimina definitivamente.

  10. Scegliere OK.

Applicare un criterio raccolta siti a un tipo di contenuto

Se i criteri di gestione delle informazioni sono già stati creati per il sito come criteri raccolta siti, è possibile applicare uno dei criteri a un tipo di contenuto. Ciò consente di applicare lo stesso criterio a più tipi di contenuto in una raccolta siti, anche se non condividono lo stesso tipo di contenuto padre.

Se si vogliono applicare i criteri a più tipi di contenuto in una raccolta siti ed è configurato un servizio metadati gestiti, è possibile usare Pubblicazione tipo di contenuto per pubblicare i criteri di gestione delle informazioni in più raccolte siti. Per altre informazioni, vedere la sezione Applicare un criterio a tipi di contenuto nelle raccolte siti.

  1. Passare all'elenco o alla raccolta che include il tipo di contenuto a cui si vuole applicare un criterio.

  2. Nella barra multifunzione scegliere Raccolta o Elenco > Impostazioni raccolta o Impostazioni elenco.

    In SharePoint Online, fare clic su Impostazioni e quindi fare clic su Impostazioni elenco o Impostazioni raccolta.

  3. In Autorizzazioni e gestione > Impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni.
    Collegamento ai criteri gestione informazioni nella pagina di impostazioni per una raccolta documenti

  4. Verificare che l'origine del criterio sia impostata su Tipi di contenuto e in Criteri tipo di contenuto selezionare il tipo di contenuto a cui si vuole applicare il criterio.

  5. In Impostazione del criterio > Usa criterio raccolta siti, quindi selezionare il criterio da applicare dall'elenco.

    Nota :  Se l'opzione Usa criterio raccolta siti non è disponibile, non sono stati definiti criteri raccolta siti per la raccolta siti.

  6. Scegliere OK.

    Se l'elenco o la raccolta in uso supporta la gestione di più tipi di contenuto, in Tipi di contenuto è possibile scegliere il tipo di contenuto per cui si vuole specificare un criterio di gestione delle informazioni. Si passerà direttamente al Passaggio 5 precedente.

Applicare un criterio nelle raccolte siti

È possibile condividere i tipi di contenuto nelle raccolte siti usando un'applicazione di tipo servizio metadati gestiti per configurare la pubblicazione del tipo di contenuto. La pubblicazione del tipo di contenuto è utile per gestire i contenuti e i metadati in modo coerente in tutti i siti, perché i tipi di contenuto possono essere creati e aggiornati in modo centralizzato e gli aggiornamenti possono essere pubblicati in molte raccolte siti o applicazioni Web con abbonamento.

Creare un modello da un criterio esistente da usare nelle raccolte siti

È possibile definire un criterio di gestione delle informazioni e quindi creare un modello basato sul criterio da usare in base alla necessità in più raccolte siti. Questo metodo può essere usato se si vuole creare un backup dei criteri relativi alle informazioni oppure come metodo alternativo all'uso della pubblicazione del tipo di contenuto per l'applicazione di un criterio nelle raccolte siti. È possibile creare un modello o una copia di backup del criterio tramite l'esportazione del criterio da una raccolta siti e quindi l'importazione del criterio in un percorso salvato o in un'altra raccolta siti.

Importante :  Se si usa la caratteristica di esportazione/importazione come modo per creare un set di modelli di criteri, occorre ricordare che il file con estensione xml dei criteri include un identificatore univoco. Non è quindi possibile importare tale criterio in un sito più di una volta senza modificare l'identificatore univoco.

Esportare un criterio

  1. Nella home page della raccolta siti scegliere Impostazioni Piccola icona a forma di ingranaggio che ha sostituito Impostazioni sito. > Impostazioni sito.

    In un sito SharePoint connessi al gruppo, fare clic su Impostazioni, fare clic su Contenuto del sito e quindi fare clic su Impostazioni sito.

  2. Nella pagina Impostazioni sito in Amministrazione raccolta siti > Pubblicazione tipo di contenuto.
    Collegamento Modelli di criteri tipo di contenuto nella pagina Impostazioni sito

  3. Scegliere il criterio da esportare > scorrere fino alla parte inferiore > Esporta.

  4. Quando viene richiesto di salvare o aprire il file, scegliere Salva e quindi selezionare un percorso in cui salvare il file. Assicurarsi di selezionare un percorso disponibile a tutte le raccolte siti che importano il criterio.

  5. Quando viene visualizzata la finestra di dialogo Download completato, scegliere Chiudi.

Importare un criterio in una raccolta siti diversa

L'importazione di un criterio di gestione delle informazioni consente di applicarlo a più tipi di contenuto a livello di sito o di elenco in una determinata raccolta siti. Ciò offre due vantaggi, ovvero non è necessario ridefinire e applicare il criterio a ogni tipi di contenuto ed è possibile gestire con maggiore facilità le modifiche dei criteri apportando modifiche al criterio in un'unica posizione.

  1. Nella home page della raccolta siti a cui si vuole applicare il criterio scegliere Impostazioni Piccola icona a forma di ingranaggio che ha sostituito Impostazioni sito. > Impostazioni sito.

    In un sito SharePoint connessi al gruppo, fare clic su Impostazioni, fare clic su Contenuto del sito e quindi fare clic su Impostazioni sito.

  2. Nella pagina Impostazioni sito in Amministrazione raccolta siti > Pubblicazione tipo di contenuto.

  3. Nella pagina Criteri > Importa > Sfoglia per trovare il file XML per il criterio.

  4. Selezionare il file XML in cui è stato salvato il criterio > Apri.

  5. Nella pagina Importazione criterio raccolta siti > Importa per aggiungere i criteri alla raccolta siti.

Il criterio importato può essere ora applicato a uno o più tipi di contenuto a livello di sito o di elenco.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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