Creare criteri di eliminazione dei documenti

Alle organizzazioni viene spesso richiesto di conservare i documenti per un determinato periodo di tempo per rispettare normative di conformità, legali o di altro tipo. Conservare i documenti più a lungo del necessario può tuttavia esporre l'organizzazione a rischi legali.

Con i criteri di eliminazione dei documenti, è possibile ridurre in modo proattivo i rischi eliminando i documenti in un sito dopo un periodo di tempo specifico, ad esempio eliminando i documenti nei siti di OneDrive for Business degli utenti cinque anni dopo la loro creazione.

Dopo aver creato criteri di eliminazione dei documenti, è possibile assegnarli a un modello di raccolta siti, in modo che siano disponibili per tutte le raccolte siti create da tale modello. È anche possibile assegnare criteri a una raccolta siti specifica, eseguendo l'override di tutti i criteri che potrebbero essere stati assegnati al modello per tale raccolta siti.

Home page del centro criteri di eliminazione dei documenti

Modelli di criteri

È possibile creare criteri di eliminazione dei documenti da zero oppure usare uno dei criteri di esempio. Il Centro criteri di conformità include criteri di esempio che è possibile usare così come sono oppure usarli come punto di partenza e quindi rinominarli o modificarli.

Criteri di eliminazione dei documenti di esempio

Esempi di come usare i criteri di eliminazione dei documenti

A una raccolta siti o a un modello di raccolta siti possono essere assegnati uno o più criteri e ognuno di essi può includere una o più regole. Tuttavia, può essere attivo un solo criterio per sito e può esserci una sola regola di eliminazione attiva in un determinato momento per le raccolte nel sito.

Diagramma che illustra la relazione tra i criteri

È anche possibile selezionare un criterio come obbligatorio o predefinito ed è possibile selezionare una regola di eliminazione come regola predefinita:

  • Criterio obbligatorio    Quando un criterio è contrassegnato come obbligatorio, alla raccolta siti o al modello può essere assegnato un solo criterio. Il criterio deve essere contrassegnato come predefinito e verrà applicato a tutti i siti. I proprietari dei siti non possono rifiutare esplicitamente il criterio.

  • Criterio predefinito    Quando un criterio è impostato come predefinito, il criterio è attivo automaticamente in tutti i siti a cui è assegnato, senza che sia necessario alcun intervento del proprietario del sito.

  • Regola predefinita    Quando una regola di eliminazione è impostata come predefinita, viene applicata automaticamente a tutte le raccolte nei siti che usano il criterio.

Gli esempi seguenti illustrano quando è consigliabile usare un criterio obbligatorio oppure regole e criteri predefiniti.

Esempio 1: Applicare un singolo criterio con una sola regola a un modello di raccolta siti

Può essere necessario applicare criteri di eliminazione dei documenti a contenuto non strutturato su vasta scala, ad esempio tutti i siti di OneDrive for Business o tutti i siti del team. Per fare in modo che un singolo criterio di eliminazione dei documenti sia attivo in tutti i siti creati da un modello di raccolta siti, è possibile:

  1. Creare un singolo criterio con una sola regola di eliminazione predefinita.

  2. Impostare il criterio come obbligatorio e predefinito.

  3. Assegnare il criterio a un modello di raccolta siti.

In questo esempio, la regola di eliminazione predefinita viene applicata a tutte le raccolte incluse in tutte le raccolte siti create dal modello e i proprietari dei siti non possono rifiutare esplicitamente il criterio. Questo è il modo più semplice per applicare criteri di eliminazione dei documenti in modo rigoroso e su vasta scala.

Diagramma che illustra un singolo gruppo di criteri obbligatori

Esempio 2: Applicare un singolo criterio con più regole a un modello di raccolta siti

I proprietari dei siti spesso sono quelli che conoscono meglio il tipo di contenuto del sito e quindi è possibile scegliere di consentire ai proprietari dei siti di selezionare la regola di eliminazione più appropriata per il sito. È anche possibile consentire ai proprietari dei siti di rifiutare esplicitamente un criterio completamente.

Allo stesso tempo, è comunque possibile creare e gestire i criteri in modo centralizzato. È anche possibile selezionare un criterio e una regola come predefiniti, in modo che il criterio venga sempre applicato fino a quando il proprietario del sito non ne sceglie uno diverso o lo rifiuta esplicitamente. Per offrire questa flessibilità ai proprietari dei siti, è possibile:

  1. Creare un singolo criterio con più regole di eliminazione e impostare una regola come predefinita.

  2. Impostare il criterio come predefinito.

  3. Assegnare il criterio a un modello di raccolta siti.

I proprietari dei siti possono selezionare una delle regole di eliminazione alternative, rifiutare esplicitamente il criterio oppure non eseguire alcuna operazione e rispettare criterio e regola predefiniti.

Diagramma che illustra criteri con molte regole

Esempio 3: Applicare diversi criteri con una o più regole a una raccolta siti

Questo esempio offre la massima flessibilità ai proprietari dei siti, i quali possono scegliere tra diversi criteri e, dopo aver selezionato un criterio, possono spesso scegliere tra diverse regole. Un criterio e una regola sono impostati come predefiniti, in modo che il criterio venga sempre applicato fino a quando il proprietario del sito non ne sceglie uno diverso o lo rifiuta esplicitamente. Si noti che se non si impostano un criterio e una regola come predefiniti, non ci saranno regole o criteri attivi per le raccolte documenti nel sito fino a quando il proprietario del sito non li seleziona e li applica.

A differenza dei due esempi precedenti, questi criteri vengono assegnati a una raccolta siti specifica, non al modello di raccolta siti. Questo significa che i criteri possono essere personalizzati in modo più specifico per il contenuto di una particolare raccolta siti.

Regole e criteri vengono ereditati. I proprietari dei siti possono selezionare un criterio e una regola per il proprio sito e tutti i siti secondari ereditano il criterio dall'elemento padre. Un proprietario di un sito secondario può tuttavia interrompere l'ereditarietà selezionando una regola e un criterio diversi, che a loro volta si applicano a tutti i siti secondari fino a quando l'ereditarietà non viene interrotta di nuovo.

Per configurare questo scenario, è possibile:

  1. Creare diversi criteri ognuno dei quali contiene una o più regole.

  2. Impostare un criterio e una regola come predefiniti.

  3. Assegnare i criteri a una raccolta siti specifica.

I criteri e le regole sono inoltre personalizzati per una raccolta siti specifica, in cui i proprietari dei siti possono interrompere l'ereditarietà selezionando il criterio e la regola più adatti per il proprio sito.

Diagramma che illustra molti criteri e regole

Creare criteri di eliminazione dei documenti

  1. Nel Centro sicurezza e conformità di Office 365 > scegliere Gestione dati > Conservazione nel riquadro di spostamento sinistro > in Elimina > Gestisci criteri di eliminazione dei documenti per SharePoint Online e OneDrive for Business. Il centro criteri di eliminazione dei documenti verrà aperto in una nuova scheda del browser.

    La prima volta che si passa dal Centro sicurezza e conformità al centro criteri di eliminazione dei documenti, il centro criteri viene creato automaticamente. In alternativa, è possibile creare manualmente il centro criteri creando la raccolta siti e scegliendo Centro criteri di conformità nella scheda Organizzazione.

  2. Scegliere Criteri di eliminazione.

    Opzione criteri di eliminazione
  3. Scegliere nuovo elemento.

  4. Immettere nome e descrizione per i criteri. I proprietari dei siti selezioneranno i criteri in base a nome e descrizione immessi, quindi è necessario includere informazioni sufficienti per consentire loro di scegliere in modo appropriato.

  5. Per creare una regola, scegliere Nuovo.

  6. Immettere un nome e scegliere le opzioni seguenti:

    • Scegliere se la regola eliminerà in modo permanente i documenti o li sposterà nel Cestino. Il Cestino offre una seconda rete di sicurezza prima dell'eliminazione permanente di un elemento da un sito. Per altre informazioni sul Cestino, vedere Svuotare il Cestino o ripristinare i file.

    • Scegliere se la data di eliminazione viene calcolata dalla data della creazione o dell'ultima modifica di un documento.

    • Immettere un numero di giorni, mesi o anni come periodo di tempo trascorso il quale un documento verrà eliminato.

    • Scegliere se la regola è predefinita. La prima regola creata viene impostata automaticamente come regola predefinita. Una regola predefinita viene applicata automaticamente a tutte le raccolte nei siti che usano il criterio.

    Nuova pagina della regola di eliminazione
  7. Scegliere Salva.

  8. Creare regole aggiuntive se si vuole consentire ai proprietari dei siti di scegliere regole diverse da applicare al sito. Se il proprietario del sito non esegue alcuna azione, verrà applicata la regola predefinita, se disponibile.

  9. Per rimuovere una regola da un criterio, selezionare la regola > Elimina > OK.

    Nota : Se si elimina una regola e il criterio non contiene una regola predefinita, non verrà applicata alcuna regola per il criterio, ovvero non verrà eliminato alcun documento.

    Confermare la rimozione della regola dal messaggio dei criteri

Assegnare criteri di eliminazione dei documenti a un modello di raccolta siti

Assegnando un criterio a un modello di raccolta siti, si rende il criterio disponibile per tutte le raccolte siti create da tale modello, comprese le raccolte siti esistenti e quelle create in futuro.

È importante tenere presente che il periodo di tempo specificato per i criteri di eliminazione dei documenti viene calcolato dal momento in cui il documento è stato creato o modificato, non dal momento dell'assegnazione del criterio. Quando si assegnano criteri per la prima volta, vengono valutati tutti i documenti nel sito e quelli che soddisfano i criteri vengono eliminati. Ciò si applica a tutti i documenti esistenti, non solo ai nuovi documenti creati dopo l'assegnazione dei criteri.

  1. Nel Centro sicurezza e conformità > scegliere Gestione dati > Conservazione nel riquadro di spostamento sinistro > in Elimina > Gestisci criteri di eliminazione dei documenti per SharePoint Online e OneDrive for Business. Il centro criteri di eliminazione dei documenti verrà aperto in una nuova scheda del browser.

  2. Scegliere Assegnazioni criteri per modelli.

    Assegnazioni dei criteri per l'opzione Modelli
  3. Scegliere nuovo elemento.

  4. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per assegnare i criteri a un modello di raccolta siti, ad esempio il modello Sito del team, selezionare Assegna a modello di raccolta siti e quindi selezionare il modello di raccolta siti.

    • Per assegnare i criteri a One Drive for Business degli utenti, scegliere Assegna a modello di OneDrive for Business, come evidenziato sotto.

      Nota : Quando si assegna un criterio a un modello di raccolta siti, il criterio sarà disponibile per tutte le raccolte siti esistenti create da tale modello e per quelle create in futuro.

    Scegliere una pagina di modello con l'opzione OneDrive
  5. Scegliere Salva.

    Nota : A ogni modello può essere assegnato un solo set di criteri. Se viene visualizzato un errore che indica che al modello sono già assegnati criteri, scegliere Annulla > Assegna a raccolta siti nel riquadro di spostamento sinistro > selezionare una raccolta siti per visualizzare e gestire il set di criteri già assegnato.

  6. Scegliere Gestisci criteri assegnati, selezionare i criteri da assegnare e quindi scegliere se impostare un criterio come predefinito. Quando si imposta un criterio predefinito, il criterio è attivo automaticamente in tutti i siti a cui è assegnato, senza che sia necessario alcun intervento del proprietario del sito.

    Pagina per l'aggiunta e la gestione di criteri
  7. Scegliere Salva.

  8. Per applicare il criterio in tutti i siti senza consentire ai proprietari dei siti di rifiutarlo esplicitamente, scegliere Contrassegna criterio come obbligatorio. Quando si imposta un criterio come obbligatorio, al modello di raccolta siti può essere assegnato solo quel singolo criterio. Il criterio deve essere contrassegnato anche come predefinito.

    Se questa opzione non è disponibile, scegliere Gestisci criteri assegnati e assicurarsi che almeno un criterio sia assegnato e impostato come predefinito.

  9. Scegliere Salva.

Assegnare criteri di eliminazione dei documenti a una raccolta siti

Assegnando un criterio a una raccolta siti specifica, si rende disponibile il criterio solo per tale raccolta siti. Questo significa che è possibile personalizzare maggiormente il criterio per il contenuto della raccolta siti. I criteri assegnati a una raccolta siti specifica sostituiscono inoltre eventuali criteri assegnati al modello per tale raccolta siti. Un criterio assegnato alla raccolta siti Reparto vendite (creata dal modello Sito del team) sostituirà ad esempio qualsiasi criterio assegnato al modello Sito del team.

È importante tenere presente che il periodo di tempo specificato per i criteri di eliminazione dei documenti viene calcolato dal momento in cui il documento è stato creato o modificato, non dal momento dell'assegnazione del criterio. Quando si assegnano criteri per la prima volta, vengono valutati tutti i documenti nel sito e quelli che soddisfano i criteri vengono eliminati. Ciò si applica a tutti i documenti esistenti, non solo ai nuovi documenti creati dopo l'assegnazione dei criteri.

  1. Nel Centro sicurezza e conformità > scegliere Gestione dati > Conservazione nel riquadro di spostamento sinistro > in Elimina > Gestisci criteri di eliminazione dei documenti per SharePoint Online e OneDrive for Business. Il centro criteri di eliminazione dei documenti verrà aperto in una nuova scheda del browser.

  2. Scegliere Assegnazioni criteri per raccolte siti.

    Assegnazioni dei criteri per l'opzione Raccolte siti
  3. Scegliere nuovo elemento.

  4. Scegliere Selezionare una raccolta siti > cercare la raccolta siti in base al nome o all'URL > selezionare la raccolta siti > Salva.

    Nota : A ogni raccolta siti può essere assegnato un solo set di criteri. Se viene visualizzato un errore che indica che alla raccolta siti sono già assegnati criteri, scegliere Annulla > Assegna a raccolta siti nel riquadro di spostamento sinistro > selezionare una raccolta siti per visualizzare e gestire il set di criteri già assegnato.

    Scegliere una pagina di raccolta siti
  5. Scegliere Gestisci criteri assegnati, selezionare i criteri da assegnare e quindi scegliere se impostare un criterio come predefinito. Quando si imposta un criterio predefinito, il criterio è attivo automaticamente in tutti i siti a cui è assegnato, senza che sia necessario alcun intervento del proprietario del sito.

    Pagina per l'aggiunta e la gestione di criteri
  6. Scegliere Salva.

  7. Per applicare il criterio in tutti i siti senza consentire ai proprietari dei siti di rifiutarlo esplicitamente, scegliere Contrassegna criterio come obbligatorio. Quando si imposta un criterio come obbligatorio, alla raccolta siti può essere assegnato solo quel singolo criterio. Il criterio deve essere contrassegnato anche come predefinito.

    Se questa opzione non è disponibile, scegliere Gestisci criteri assegnati e assicurarsi che almeno un criterio sia assegnato e impostato come predefinito.

  8. Scegliere Salva.

Eliminare un'assegnazione di criteri

Quando si elimina un'assegnazione, i criteri assegnati non verranno più applicati ai siti nella raccolta siti o al modello di raccolta siti.

  1. Nel Centro sicurezza e conformità > scegliere Gestione dati > Conservazione nel riquadro di spostamento sinistro > in Elimina > Gestisci criteri di eliminazione dei documenti per SharePoint Online e OneDrive for Business. Il centro criteri di eliminazione dei documenti verrà aperto in una nuova scheda del browser.

  2. Scegliere Assegnazioni criteri per modelli o Assegnazioni criteri per raccolte siti.

  3. Selezionare l'assegnazione > > Elimina elemento.

    Comando Elimina elemento per l'assegnazione dei criteri

Eliminare un criterio

Non è possibile eliminare un criterio in uso. Prima di poter eliminare un criterio, è necessario eliminare tutte le assegnazioni alle raccolte siti e ai modelli di raccolta siti che includono tale criterio. Vedere la sezione precedente.

  1. Nel Centro sicurezza e conformità > scegliere Gestione dati > Conservazione nel riquadro di spostamento sinistro > in Elimina > Gestisci criteri di eliminazione dei documenti per SharePoint Online e OneDrive for Business. Il centro criteri di eliminazione dei documenti verrà aperto in una nuova scheda del browser.

  2. Scegliere Criteri di eliminazione.

    Opzione criteri di eliminazione
  3. Selezionare il criterio.

  4. Sulla barra multifunzione > scheda Elementi > Rimuovi criterio.

    Pulsante per la rimozione dei criteri sulla barra multifunzione
  5. Se i criteri sono in uso, verrà chiesto di rimuoverli da tutte le raccolte siti in cui sono in uso. Se si è certi, scegliere OK.

    Messaggio di conferma dei criteri di eliminazione

Vedere anche

Panoramica dei criteri di eliminazione dei documenti

Creare criteri di eliminazione dei documenti

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