Consolidare i dati in più fogli di lavoro

Per riepilogare e creare report di risultati da fogli di lavoro separati, è possibile consolidare i dati provenienti da ognuno di essi in un foglio di lavoro master. I fogli di lavoro possono trovarsi nella stessa cartella di lavoro del foglio di lavoro master o in altre cartelle. Per consolidamento dei dati si intende l'assemblaggio che ne facilita l'aggiornamento e l'aggregazione quando necessario.

Ad esempio, se si ha un foglio di lavoro delle spese per ognuno degli uffici locali, è possibile usare il consolidamento per mettere insieme tali cifre in un foglio di lavoro master delle spese aziendali. Questo foglio di lavoro master potrebbe anche contenere dati sulle vendite totali e medie, sugli attuali livelli di scorte e sui prodotti più venduti per l'intera organizzazione.

Suggerimento : Se i dati vengono consolidati frequentemente, potrebbe essere utile basare i fogli di lavoro su un modello di foglio di lavoro che usa un layout coerente. Per altre informazioni sui modelli, vedere: Creare un modello. È anche il momento ideale per impostare il modello con le tabelle di Excel.

È possibile consolidare i dati in due modi: in base alla categoria o in base alla posizione.

Consolidamento in base alla posizione: Quando i dati nelle aree di origine vengono disposti nello stesso ordine e usano le stesse etichette. Usare questo metodo per consolidare i dati da una serie di fogli di lavoro, ad esempio i fogli di lavoro del budget di reparto che sono stati creati in base allo stesso modello.

Consolidamento in base alla categoria: Quando i dati nelle aree di origine non vengono disposti nello stesso ordine ma usano le stesse etichette. Usare questo metodo per consolidare i dati da una serie di fogli di lavoro con layout differenti, ma con le stesse etichette dati.

  • Il consolidamento in base alla categoria è simile alla creazione di una tabella pivot. Con una tabella pivot, è possibile tuttavia riorganizzare facilmente le categorie. Se si vuole un consolidamento più flessibile in base alla categoria, è consigliabile invece creare una tabella pivot.

Nota : Gli esempi in questo articolo sono stati creati con Excel 2016, quindi la visualizzazione può variare a seconda della versione in uso. I passaggi sono tuttavia gli stessi.

Passaggi di consolidamento

  1. Se non lo si è già fatto, in ogni foglio di lavoro contenente i dati che si vogliono consolidare, impostare i dati eseguendo le operazioni seguenti:

    • Verificare che ogni intervallo di dati sia in formato elenco, in modo che ogni colonna presenti un'etichetta nella prima riga e contenga dati simili e l'elenco non includa righe o colonne vuote.

    • Inserire ogni intervallo in un foglio di lavoro distinto, ma non inserire nulla nel foglio di lavoro master in cui si prevede di inserire il consolidamento. Excel compilerà automaticamente questo foglio.

    • Verificare che ogni intervallo presenti lo stesso layout.

  2. Nel foglio di lavoro master fare clic sulla cella superiore sinistra dell'area in cui si desidera visualizzare i dati consolidati.

    Nota : Per evitare di sovrascrivere i dati esistenti nel foglio di lavoro di destinazione con i dati consolidati, verificare che a destra e al di sotto della cella venga riservato un numero di celle sufficiente per i dati consolidati.

  3. Nel gruppo Strumenti dati della scheda Dati fare clic su Consolida.

    Gruppo Strumenti dati nella scheda Dati

  4. Nella casella Funzione selezionare la funzione di riepilogo che si vuole usare per il consolidamento dei dati. La funzione predefinita è SOMMA.

    Ecco un esempio con tre intervalli di foglio di lavoro selezionati.

    Finestra di dialogo Consolidamento dati

  5. Selezionare i dati

    • Se il foglio di lavoro contenente i dati che si vogliono consolidare si trova in un'altra cartella di lavoro, prima di tutto fare clic su Sfoglia per trovare tale cartella di lavoro e quindi fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Sfoglia. Excel immette il percorso del file nella casella Riferimento seguito da un punto esclamativo. Sarà quindi possibile continuare a selezionare i dati.

    Quindi, nella casella Riferimento fare clic sul pulsante Comprimi finestra per selezionare i dati nel foglio di lavoro.

    Finestra di dialogo Consolidamento dati - Comprimi

    Fare clic sul foglio di lavoro che contiene i dati da consolidare, selezionare i dati e quindi fare clic sul pulsante Espandi finestra a destra per tornare alla finestra di dialogo Consolida.

  6. Nella finestra di dialogo Consolida fare clic su Aggiungi e quindi ripetere per aggiungere tutti gli intervalli desiderati.

  7. Confronto tra aggiornamenti automatici e manuali: Per impostare Excel in modo da aggiornare automaticamente la tabella di consolidamento quando l'origine dati cambia, selezionare la casella di controllo Crea collegamenti con i dati originari. Se non è selezionata, è possibile aggiornare manualmente il consolidamento.

    Note : 

    • Quando le aree di origine e destinazione sono nello stesso foglio, è possibile creare collegamenti.

    • Se è necessario modificare gli intervalli dopo averli aggiunti, è possibile fare clic su ognuno di essi nella finestra di dialogo Consolida e aggiornarli quando vengono visualizzati nella casella di riferimento, quindi fare clic su Aggiungi. Verrà creato un nuovo riferimento di intervallo, quindi è necessario eliminare quello precedente prima di consolidare nuovamente. È sufficiente selezionare il riferimento precedente e premere CANC.

  8. Premere OK per generare il consolidamento automaticamente in Excel. La formattazione verrà annullata, quindi sarà necessario rieseguirla una sola volta, a meno che non si esegua nuovamente il consolidamento.

    • Le etichette che non corrispondono alle etichette presenti nelle altre aree di origine verranno posizionate in righe o colonne distinte nel consolidamento.

    • Verificare che le categorie che non si desidera consolidare presentino etichette univoche visualizzate solo in un intervallo di origine.

Usare una formula per consolidare i dati

  • Se i dati da consolidare si trovano in celle diverse su fogli di lavoro diversi

    Immettere una formula con riferimenti di cella ad altri fogli di lavoro, uno per ogni foglio di lavoro distinto. Per consolidare, ad esempio, i dati di fogli di lavoro denominati Vendite (nella cella B4), Personale (nella cella F5) e Marketing (nella cella B9), nella cella A2 del foglio di lavoro master, è necessario immettere quanto segue:

    Riferimento della formula in più fogli di Excel

    Suggerimento : Per immettere automaticamente un riferimento di cella, come Vendite!B4, in una formula, digitare la formula fino al punto in cui è necessario il riferimento, fare clic sulla scheda del foglio di lavoro e quindi sulla cella. Excel compilerà automaticamente il nome del foglio e l'indirizzo della cella. Si noti che formule come questa possono essere soggette a errori, perché è molto facile selezionare accidentalmente la cella sbagliata. Può anche essere difficile identificare un errore quando è stata immessa una formula.

  • Se i dati da consolidare si trovano nelle stesse celle in fogli di lavoro diversi

    Immettere una formula con un riferimento 3D che usa un riferimento a un intervallo di nomi di fogli di lavoro. Per consolidare ad esempio dati nelle celle A2 da Vendite fino a Marketing incluso, nella cella E5 del foglio di lavoro master è necessario immettere quanto segue:

    Formula di riferimento foglio 3D di Excel

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