Connettere un elenco esterno a Outlook

Connettere un elenco esterno a Outlook

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È possibile connettere a Microsoft Outlook 2013 un elenco esterno che contiene clienti, attività, appuntamenti o post. Dopo la connessione si potranno visualizzare, modificare e stampare i dati usando la nota interfaccia utente di Outlook, come se si trattasse di informazioni native di Outlook. Se i dati sono informazioni sui contatti, ad esempio dati sui clienti, sarà anche possibile chiamarli, inviare loro messaggi e-mail e creare convocazioni di riunione. La sincronizzazione dei dati è bidirezionale. Le modifiche apportate in Outlook 2013 vengono automaticamente sincronizzate con l'origine dati esterna, mentre quelle eseguite nell'origine dati esterna vengono sincronizzate con gli elementi in Outlook 2013, anche se potrebbe essere necessaria un'operazione di aggiornamento.

Per altre informazioni, vedere Trovare contenuto sui dati esterni.

Per saperne di più

Prima di iniziare

Prerequisiti comuni

Prerequisiti comuni specifici di Outlook

Connettere un elenco esterno a Outlook 2013

Prima di iniziare

L'uso di dati esterni presuppone l'esecuzione di alcune attività per l'abilitazione dell'accesso sicuro ai dati, che sono un prerequisito. Le informazioni che seguono consentono di pianificare i passaggi successivi e di identificare i problemi in caso di difficoltà nell'uso dei dati esterni. Per accedere ai dati esterni l'utente o un amministratore deve eseguire queste operazioni:

Prerequisiti comuni

Preparare l'origine dati esterna    Un amministratore potrebbe avere la necessità di creare un account e concedere le autorizzazioni per l'origine dati affinché solo le persone corrette giuste accesso ai dati, per evitare che questi ultimi vengano usati da persone non autorizzate. In un database esterno l'amministratore può anche scegliere di creare tabelle, visualizzazioni e query specifiche per restituire solo i risultati necessari e migliorare le prestazioni.

Account e configurare SharePoint services    Un amministratore deve attivare servizi di integrazione applicativa dei dati e archiviazione sicura.

Configurare il servizio di archiviazione sicura    Un amministratore deve: determinare la modalità di accesso migliore per l'origine dati esterna, creare un'applicazione di destinazione e impostare le credenziali per l'applicazione di destinazione.

Configurare il servizio di integrazione applicativa dei dati    Un amministratore deve assicurarsi che l'utente che crea il tipo di contenuto esterno abbia le autorizzazioni per l'archivio dei metadati del servizio di integrazione applicativa dei dati e che gli utenti appropriati abbiano accesso al tipo di contenuto esterno su cui si basa l'elenco esterno.

Creare un tipo di contenuto esterno    Un utente deve definire un tipo di contenuto esterno che includa informazioni sulle connessioni, l'accesso, i metodi operativi, le colonne, i filtri e gli altri metadati usati per il recupero dei dati dall'origine dati esterna.

Creare un elenco esterno    Un utente deve creare un elenco esterno basato sul tipo di contenuto esterno e una o più visualizzazioni dell'elenco esterno, in base alle esigenze.

Verificare che i prodotti Office siano pronti all'uso    Per sincronizzare dati esterni con i prodotti Office, è necessario disporre Windows 7 o versioni successive e prodotti software gratuiti seguenti, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 and WCF Data Services 5.0 per OData V3 in ogni computer client (se necessario, che vengono automaticamente viene richiesto di scaricare il software). Inoltre, assicurarsi che l'opzione di installazione di Office, servizi di integrazione applicativa è attivato (è l'impostazione predefinita). Questa opzione consente di installare il Business connettività servizi Runtime del Client che esegue le operazioni seguenti: memorizza e Sincronizza con dati esterni, mappe dati business per i tipi di contenuto esterno, Visualizza selezione elemento esterno nei prodotti Office e viene eseguito personalizzato soluzioni all'interno di prodotti Office.

Prerequisiti specifici di Outlook

Attiva la sincronizzazione Offline per elenchi esterni caratteristica    La caratteristica di farm e siti, Sincronizzazione Offline per elenchi esterni deve essere attiva. Questa caratteristica è attiva per impostazione predefinita livello di farm, ma non attiva per impostazione predefinita al livello del sito.

Creare un tipo di contenuto esterno supportato da Outlook     Quando si crea un tipo di contenuto esterno, un utente deve abilitare l'opzione di supporto sincronizzazione Offline e impostare il campo Tipo di elemento di Office su una delle operazioni seguenti: contatti, appuntamenti, attività o Post.

Mappare i campi corrispondenti    Un utente deve mappare uno o più campi tipo di contenuto esterno ai rispettivi campi di Outlook.

Quando si mappa un tipo di contenuto esterno, come Cliente, a un tipo di elemento di Outlook, come Contatto, si devono mappare in modo esplicito i singoli campi nel tipo di contenuto esterno, ad esempio Nome cliente, Cognome cliente, Indirizzo cliente e Telefono cliente con i rispettivi campi per il tipo di elemento di Outlook, come i campi FirstName, LastName, BusinessAddress e BusinessPhone di un contatto.

Non è obbligatorio mappare tutti i campi corrispondenti, ma quelli seguenti devono essere mappati.

Tipo di elemento di Outlook

Campo dell'elemento di Outlook

Contatto

Cognome

Attività

Oggetto

Appuntamento

Inizio, Fine e Oggetto

Post

Oggetto

I campi non mappati, a seconda del numero, vengono visualizzati come proprietà estese come segue:

  • Adiacenti    Aggiunti all'area del modulo nella parte inferiore della pagina predefinita di un modulo di Outlook (da 2 a 5 campi).

  • Separata    Aggiunti come nuova pagina in un modulo di Outlook (6 o più campi).

Se non esiste un mapping diretto tra il tipo di contenuto esterno e un tipo di elemento di Outlook, è possibile mappare i campi al tipo di elemento di Outlook Post, ovvero il più generico.

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Connettere un elenco esterno a Outlook 2013

  1. Passare al sito di SharePoint che contiene l'elenco esterno.

  2. Fare clic su Elenco > Connetti a Outlook.

  3. Se necessario, Outlook 2013 apre e crea un nuovo file di dati di Outlook (BCSStorage.pst), denominato Elenchi esterni di SharePoint nel riquadro di spostamento e quindi crea una cartella con il nome <Sito> - <Elenco esterno>.

Suggerimento:  I dati vengono aggiornati automaticamente ogni sei ore per impostazione predefinita, ma questo valore si può modificare. Per assicurarsi di visualizzare i dati aggiornati dall'origine dati esterna, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e quindi scegliere Sincronizza ora.

Nota:  Per impostazione predefinita, Outlook 2013 visualizza solo i campi mappati in modo esplicito ai rispettivi campi di Outlook dall'autore del tipo di contenuto esterno. In alternativa, per visualizzare tutti i campi dall'elenco esterno, sia mappati che non mappati, è possibile eseguire l'operazione seguente:

  • Aprire un singolo elemento in un modulo (nel gruppo Mostra della scheda Contatto fare clic su Dettagli <nome>.)

  • Creare una visualizzazione personalizzata di Outlook e includere tutti i campi dall'elenco esterno.

Per altre informazioni sulla visualizzazione dei campi e la creazione di visualizzazioni personalizzate, vedere la Guida di Outlook.

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