Configurare una riunione Skype for Business in Outlook

Configurare una riunione Skype for Business in Outlook

È possibile utilizzare Outlook o Outlook Web App per pianificare una riunione Skype, nello stesso modo in cui si pianificano normalmente le riunioni, ma con un paio di clic in più. Se l'account personale è configurato per le conferenze telefoniche con accesso esterno, la convocazione alla riunione Skype includerà automaticamente le informazioni per la chiamata (numero di telefono e ID conferenza).

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Gli utenti che non usano un programma Outlook (o Windows) possono configurare nuove riunioni mediante Skype for Business Web Scheduler e accedervi dall'indirizzo https://sched.lync.com. Ulteriori informazioni su Lync Web Scheduler sono disponibili in questa pagina.

Pianificare una riunione Skype con Outlook

  1. Apri Outlook e vai al calendario.

  2. Sulla barra multifunzione della scheda Home, nella sezione  SkypeRiunione, fai clic su Nuova Skype riunione . Se non vedi la sezione SkypeRiunione, allora dovrai installare Skype for Business.

    Outlook, pulsante Nuova riunione di Skype

  3. Configurare la riunione seguendo la normale procedura:

    • Nella casella A digitare gli indirizzi di posta elettronica delle persone da invitare, separati da caratteri di due punti.

    • Nella casella Oggetto digitare un nome per la riunione.

    • Se sono previsti partecipanti di persona, fare clic su Ricerca sala nella sezione Opzioni della scheda Riunione, quindi trovare una sala oppure digitare una posizione per la riunione nella casella Posizione, ad esempio una sala riunioni.

      Outlook, pulsante Ricerca sala

    • Selezionare un'ora di inizio e di fine.

      Note : 

      • Per cercare un orario disponibile per tutti, fare clic su Assistente Pianificazione nella sezione Mostra della barra multifunzione della scheda Riunione.

      • Outlook, pulsante Assistente Pianificazione

  4. Digitare un'agenda nell'area della riunione, prestando attenzione a non modificare le informazioni sulla riunione Skype.

    Importante : 

    • Pianificare una riunione usando le opzioni predefinite, come è stato illustrato in questo documento, è utile soprattutto per le piccole riunioni interne informali con pochi colleghi. Per pianificare invece una riunione con persone esterne alla società o con molti partecipanti, occorre modificare le opzioni della riunione nel modo più adeguato alle esigenze specifiche, prima di inviare le convocazioni. Nella convocazione di riunione, nella sezione Riunione Skype della barra multifunzione, fare clic su Opzioni riunione e selezionare le opzioni appropriate.

    • Outlook, pulsante Opzioni riunione

  5. (Facoltativo) Precarica gli allegati per la riunione. In questo modo, quando i partecipanti accedono alla riunione, tutto sarà pronto per iniziare. Vedi Precaricare gli allegati per una riunione Skype for Business

  6. (Facoltativo) Nella sezione Mostra della barra multifunzione della scheda Riunione fare clic su Assistente Pianificazione per verificare di avere impostato l'orario migliore per la riunione.

  7. L'ultima cosa da fare è controllare le informazioni e fare clic su Invia.

Configurare una riunione online tramite Outlook Web App

Per creare una convocazione a una riunione Skype for Business in Outlook Web App è necessario:

  1. Nel portale di Office 365 fai clic sull'icona di avvio delle app, quindi su Calendario per aprire l'app Calendario.

    Aprire il calendario, Outlook Web App

  2. Fai clic sul segno più o su Nuovo sotto l'icona di avvio delle app e compila le informazioni sulla riunione come di consueto.

    Pulsante Nuovo sulla barra degli strumenti del calendario di Office 365
  3. Al centro della finestra della riunione, sopra l'area dei messaggi, fare clic su Riunione online.

    Outlook Web App, pulsante Riunione online

    I dettagli per la partecipazione, ad esempio il collegamento Partecipa a riunione online, verranno visualizzati nell'area del messaggio. Se l'account è configurato per le conferenze telefoniche con accesso esterno, appare anche il collegamento Trova un numero locale.

    Outlook Web App, Partecipa a riunione online nella convocazione di riunione

    Note : La mancata visualizzazione del collegamento Riunione online può dipendere dai seguenti motivi:

    • Non si utilizza un browser che supporti la versione completa di Outlook Web App.

    • La sottoscrizione a Office 365 di cui si dispone non comprende Skype for Business.

    • È stato eseguito l'accesso come utente che non dispone di una licenza per Skype for Business.

  4. In caso di partecipanti in persona, da Posizione, digitare un luogo per la riunione, ad esempio una sala riunioni, oppure fare clic su Aggiungi sala per trovare agevolmente una sala riunioni.

    Suggerimento : Per cercare un orario disponibile per tutti, fare clic su Assistente Pianificazione nella parte superiore della finestra della riunione.

    Suggerimenti : 

    • Per visualizzare le impostazioni per stabilire chi ha accesso alla riunione online, chi deve attendere di essere ammesso alla riunione e chi può svolgere il ruolo di relatore durante la riunione, fare clic su Impostazioni riunione online, sopra l'area del messaggio.

    • Pulsante delle impostazioni della riunione online in Outlook Web App

  5. (Facoltativo) Nell'area della riunione è possibile digitare un'agenda o altre informazioni sulla riunione, prestando attenzione a non modificare le informazioni sulla riunione online.

  6. (Facoltativo) Per aggiungere un'immagine o un allegato all'agenda, nella parte superiore della finestra della riunione fare clic sull'icona Altre azioni (…), fare clic su Inserisci e quindi fare clic su Allegati o file OneDrive oppure su Immagini incorporate.

    Altre opzioni, allegati o immagini di Outlook Web App

  7. Nella parte superiore della finestra della riunione fare clic su Invia.

Vedere anche

Precaricare gli allegati per una riunione Skype for Business

Impostare le opzioni per le riunioni Skype for Business

Modificare le impostazioni dei partecipanti alle riunioni Skype for Business

Avviare una conferenza telefonica Skype for Business

Iniziare a utilizzare Skype for Business per la messaggistica istantanea e le riunioni online

Che cos'è Skype for Business?

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