Configurare una raccolta di un sito per l'estrazione obbligatoria dei file

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In alcune organizzazioni stabiliscono un requisito file devono essere estratto prima che possono essere modificati. Questo requisito impedisce agli utenti più di sovrascrivere altra e le modifiche apportate ai file e fornisce una cronologia delle versioni Cancella quando il controllo delle versioni è attivato nel file.

Per saperne di più

Cosa accade quando una raccolta siti ha un requisito di estrazione obbligatoria?

Configurazione di una raccolta del sito per l'estrazione obbligatoria

Come rimuovere il requisito di estrazione obbligatoria da una raccolta del sito?

Cosa accade quando una raccolta siti ha un requisito di estrazione obbligatoria?

Uno dei modi disponibili per controllare la collaborazione ai documenti consiste nel richiedere l'estrazione obbligatoria dei file, in particolare quando la raccolta è accessibile per più utenti. Con l'estrazione di un file si può essere certi che nessuno possa sovrascriverlo. In questo modo, tuttavia, si impedisce anche agli altri utenti di visualizzare le modifiche più recenti o di apportare ulteriori modifiche ed è pertanto importante che i file vengano archiviati prontamente.

Importante : Non si configura la raccolta siti per richiedere l'estrazione obbligatoria se persone prevede di creare e condividere documenti nella raccolta. Gli utenti non possono lavorare contemporaneamente su documenti quando l'estrazione obbligatoria.

Quando si lavora in una raccolta che richiede l'estrazione dei file, può essere utile se si valutare l'impatto delle azioni.

If si procedere come segue...

Effetti

Creare o aggiungere un file in una raccolta siti

Il file viene inizialmente estratto per l'utente che lo crea o aggiunge. È necessario archiviarlo nella raccolta per consentire ad altri utenti di visualizzarlo e utilizzarlo.

Aprire un file per la modifica

Il file viene automaticamente estratto per l'utente quando si fa clic su Modifica in < nome applicazione >. Una finestra di messaggio gli avvisi si sta tentando di estrarre il file e offre l'opportunità di modifica in locale bozze.

Messaggio per l'estrazione di file da SharePoint

Dopo l'estrazione obbligatoria all'icona del file è contemplato con una freccia verde rivolta verso il basso Spostare l'intestazione , che indica che il file è estratto. Nessun utente può modificare il file e nessun utente può vedere le modifiche mentre è estratto.

Modificare le informazioni relative al file (le proprietà)

Se il file non è già estratto per l'utente corrente, sarà necessario estrarlo prima di poter apportare modifiche alle proprietà, come titolo, nome dell'autore, data di scadenza, numero di parole e così via. Le modifiche diventeranno effettive solo dopo l'archiviazione del file.

Provare ad aprire un file estratto da un altro utente

Le opzioni Estrai e Archivia non sono disponibili. Non è possibile estrarre un file estratto da un altro utente. Se si tenta questa operazione, verrà visualizzato un messaggio per segnalare che il file è estratto da un altro utente.

Messaggio per avvisare che il file è bloccato da un altro utente

È tuttavia scoprire chi ha il file, passare il mouse sull'icona del file. Il nome della persona che ha estratto viene visualizzato in una descrizione comando.

Descrizione comando visualizzata per l'icona del file estratto che indica il nome del file e il nome dell'utente che lo ha estratto.

È possibile contattare la persona per richiedere l'archiviazione del file se si ha bisogno rapidamente.

Archiviare il file

Verrà richiesto di immettere un commento sulle modifiche apportate. Se nella raccolta è attivato il controllo delle versioni, i commenti verranno inclusi nella cronologia delle versioni. Nel caso in cui si tenga traccia sia delle versioni principali che delle versioni secondarie, verrà richiesto di scegliere il tipo di versione da archiviare. Per ulteriori informazioni sul controllo delle versioni, fare riferimento alla sezione Vedere anche in questo articolo.

Mantenere il file estratto per lungo tempo

Nessun altro potrà visualizzare le modifiche recenti apportate o modificare il file mentre è estratto. Sebbene si tratti di un'opzione utile durante il periodo di modifica del file, ciò potrebbe anche impedire ad altri di eseguire attività loro assegnate. È quindi buona norma e segno di cortesia nei confronti dei colleghi archiviare di nuovo file il prima possibile dopo averlo estratto. In alcuni casi, un amministratore potrebbe dover eseguire un'archiviazione forzata del file.

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Configurazione di una raccolta del sito per l'estrazione obbligatoria

Solo gli utenti con le autorizzazioni Controllo completo o Progettazione possono configurare le raccolte per l'estrazione obbligatoria dei file.

Per richiedere estrazione obbligatoria dei file

Nota : Se queste informazioni non corrispondono a quanto visualizzato, è possibile utilizzare Office 365 dopo l'aggiornamento del servizio. Provare a impostare una raccolta per l'estrazione obbligatoria dei file per trovare informazioni in base alle esigenze.

  1. Passare alla raccolta che si intende utilizzare. Se il nome della raccolta non viene visualizzato nel riquadro degli strumenti Avvio veloce, fare clic su Tutto il contenuto del sito e quindi selezionare il nome della raccolta.

  2. Sulla barra multifunzione, nel gruppo Strumenti raccolta fare clic sulla scheda raccolta.

  3. Fare clic su Impostazioni raccolta Pulsante Impostazioni raccolta sulla barra multifunzione per le raccolte di SharePoint Foundation .

  4. Nella pagina Impostazioni raccolta in Impostazioni generali fare clic su Impostazioni controllo versioni.

  5. Nella sezione Estrazione obbligatoria nel obbligatoria dei documenti prima che possano essere modificati? domanda, selezionare .

  6. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo e tornare alla pagina Impostazioni raccolta.

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Come rimuovere il requisito di estrazione obbligatoria da una raccolta del sito?

Se dopo un certo periodo l'organizzazione decide che l'estrazione obbligatoria dei file non è in effetti necessaria, un utente con le autorizzazioni Controllo completo o Progettazione può disattivare questo requisito.

To rimuovere il requisito di controllo i file

Nota : Se queste informazioni non corrispondono a quanto visualizzato, è possibile utilizzare Office 365 dopo l'aggiornamento del servizio. Provare a impostare una raccolta per l'estrazione obbligatoria dei file per trovare informazioni in base alle esigenze.

  1. Passare alla raccolta che si intende utilizzare. Se il nome della raccolta non viene visualizzato nel riquadro degli strumenti Avvio veloce, fare clic su Tutto il contenuto del sito e quindi selezionare il nome della raccolta.

  2. Sulla barra multifunzione, nel gruppo Strumenti raccolta fare clic sulla scheda raccolta.

  3. Fare clic su Impostazioni raccolta Pulsante Impostazioni raccolta sulla barra multifunzione per le raccolte di SharePoint Foundation .

  4. Nella pagina Impostazioni raccolta in Impostazioni generali fare clic su Impostazioni controllo versioni.

  5. Nella sezione Estrazione obbligatoria nel obbligatoria dei documenti prima che possano essere modificati? domanda, selezionare No.

  6. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo e tornare alla pagina Impostazioni raccolta.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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