Configurare un evento o una riunione Lync di grandi dimensioni

Se si sta organizzando una riunione per un numero elevato di persone e si usa Outlook, è possibile modificare le opzioni e preparare una riunione semplice da gestire e senza interruzioni.

Ad una riunione Lync è possibile invitare fino a 250 persone.

  1. Aprire Outlook e andare al calendario.

  2. Sulla barra multifunzione di Outlook fare clic su Nuova riunione Lync.

Schermata dell'icona Nuova riunione Lync sulla barra multifunzione

  1. Configurare la riunione seguendo la procedura normale:

  2. Nella casella A digitare gli indirizzi di posta elettronica degli invitati o l'alias di una lista di distribuzione.

  3. Digitare un Oggetto e selezionare le ore di Inizio e Fine.

  4. Digitare l'agenda nell'area della riunione, facendo attenzione a non modificare le informazioni sulla riunione Lync.

    A questo punto possiamo personalizzare le opzioni per la riunione, in modo che siano appropriate per una riunione di grande dimensioni.

  5. Fare clic su Opzioni riunione sulla barra multifunzione.

Schermata delle opzioni della riunione Lync sulla barra multifunzione

Note :  Schermata delle opzioni per limitare la partecipazione alla riunione

  1. In Persone che non devono attendere nella sala di attesa selezionare Tutti gli utenti (senza restrizioni). In questo modo gli utenti accedono alla riunione direttamente e non si ha bisogno di farli accedere manualmente, evitando così interruzioni.

    1. In Chi è un relatore selezionare Persone scelte.

    2. Fare clic su Scegli i relatori e spostare gli utenti selezionati dal lato Partecipante al lato Relatore, quindi fare clic su OK. Tenere presente che tutti i relatori hanno il controllo completo della riunione.

    3. In Limitare la partecipazione? selezionare le caselle di controllo Disabilita messaggistica istantanea, Disattiva l'audio di tutti i partecipanti e Blocca video partecipanti.

La procedura è terminata. Fare clic su OK nelle opzioni per la riunione e inviare la convocazione. Prima della riunione, assicurarsi di leggere uno degli argomenti seguenti:

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