Configurare le impostazioni di controllo per una raccolta siti

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La funzionalità di controllo di SharePoint Server o SharePoint Online consente di tenere traccia di azioni dell'utente su tipi di contenuto di un sito, elenchi, raccolte, voci di elenco e file di libreria all'interno di raccolte siti. Sapere chi ha effettuato da cui informazioni è fondamentale per molti dei requisiti aziendali, ad esempio conformità alle normative e gestione dei record.

SharePoint Online

Schermata delle impostazioni di controllo raccolta siti

SharePoint Server

Configurare le impostazioni di controllo nella finestra di dialogo Impostazioni sito

È possibile gestire le dimensioni del Registro di controllo nella sezione Pulizia Log di controllo e specificare gli eventi da controllare nelle sezioni documenti ed elementi e gli elenchi, raccolte e siti. È inoltre possibile specificare il numero massimo di giorni che gli elementi verranno mantenuti. Per impostazione predefinita vengono rimossi tutti gli elementi alla fine del mese.

Nota :  Quando più utenti modificano un documento condiviso, può essere difficile interpretare gli eventi di controllo di più autori o editor. Se è un problema, è possibile limitare l'autorizzazione di modifica a un numero minimo di utenti.

L'amministratore di una raccolta siti può recuperare la cronologia delle azioni eseguite da un particolare utente e delle azioni effettuate in un particolare intervallo di date. È ad esempio possibile stabilire quali utenti hanno modificato un documento specifico e quando.

  1. Fare clic su Impostazioni Pulsante Impostazioni di Office 365 e quindi fare clic su Impostazioni sito.

  2. Se non ci si trova nella cartella radice della raccolta siti, in Amministrazione raccolta siti selezionare Vai alle impostazioni del sito principale.

    Nota :  La sezione Amministrazione raccolta siti non sarà disponibile se non si hanno le autorizzazioni necessarie.

  3. In Amministrazione raccolta siti nella pagina Impostazioni sito selezionare Impostazioni di controllo per la raccolta siti.

    Impostazioni di controllo raccolta siti selezionate nella finestra di dialogo Impostazioni sito.
  4. Nella sezione Pulizia log di controllo della pagina Configura impostazioni di controllo impostare Pulire automaticamente il log di controllo per questo sito? su .

    Nota : Per SharePoint Onlinepulire automaticamente il log di controllo per questo sito? è impostata su per impostazione predefinita. Non possono essere modificata dall'amministratore.

  5. Facoltativamente, è possibile specificare il numero di giorni che vanno dei dati di log di controllo per la conservazione. SharePoint Online ha un intervallo di 1 a 90 giorni, SharePoint Server non ha un limite.

    Nota : L'impostazione predefinita per il mantenimento dei dati del Registro di controllo è zero giorni. Pertanto, se non si specifica un periodo di conservazione diverso, tutte le voci di log di controllo vengono eliminate alla fine del mese. È possibile modificare questa impostazione per le voci del log di controllo per un periodo di tempo. Per esempio se si impostano 30 giorni, quindi i dati di log creati nel mese di settembre di controllo non eliminato fino alla fine di ottobre. Per mantenere i dati del Registro di controllo, è inoltre possibile salvare in a un report del log di controllo prima che il log di controllo viene tagliato.

  6. È inoltre possibile specificare la raccolta documenti per salvare i log di controllo dei report per la prima viene tagliato il log di controllo. Impostare questa opzione se è necessario accedere ai dati di registro di controllo tramite i report del log di controllo, dopo il log di controllo è stato eliminato.

  7. Scegliere OK.

  1. Selezionare Impostazioni > Impostazioni sito.

  2. Se non ci si trova nella cartella radice della raccolta siti, in Amministrazione raccolta siti selezionare Vai alle impostazioni del sito principale.

    Nota :  La sezione Amministrazione raccolta siti non sarà disponibile se non si hanno le autorizzazioni necessarie.

  3. In Amministrazione raccolta siti nella pagina Impostazioni sito selezionare Impostazioni di controllo per la raccolta siti.

    Impostazioni di controllo raccolta siti selezionate nella finestra di dialogo Impostazioni sito.
  4. Nelle sezioni Documenti ed elementi ed Elenchi, raccolte e siti della pagina Configura impostazioni di controllo selezionare gli eventi da controllare e quindi selezionare OK.

Gli eventi da controllare dipendono dalle specifiche esigenze. Per la conformità alle normative esistono spesso, ad esempio, requisiti specifici con l'indicazione precisa degli eventi da controllare. È consigliabile impostare il controllo solo degli eventi necessari per soddisfare esigenze o requisiti specifici. L'esecuzione di controlli aggiuntivi non effettivamente necessari può influire negativamente sulle prestazioni e su altri aspetti delle raccolte siti.

Note : 

  • Per SharePoint Online, l'evento Apertura o download di documenti, visualizzazione di elementi di elenchi o visualizzazione di proprietà di elementi non è disponibile.

  • Per SharePoint Server 2013, è consigliabile selezionare l'evento Apertura o download di documenti, visualizzazione di elementi di elenchi o visualizzazione di proprietà di elementi solo se strettamente necessario. È probabile che questa opzione generi un numero elevato di eventi con potenziali effetti negativi sulle prestazioni e su altri aspetti delle raccolte siti.

Gli eventi selezionati per il controllo vengono acquisiti in report di controllo basati su Microsoft Excel 2013 e sono disponibili nella pagina Report di controllo. È inoltre possibile creare un report personalizzato che includa solo gli eventi che si sono verificati un intervallo date specificato, in un'area specifica della raccolta siti, oppure applicare un filtro in base a un singolo utente. Non è possibile modificare gli eventi dopo la registrazione, ma gli amministratori di raccolte siti possono eliminare elementi dal log di controllo e configurare la pulizia automatica dei dati nel log di controllo.

Nel log di controllo vengono acquisite le seguenti informazioni sugli eventi selezionati per il controllo.

  • Sito di origine di un evento

  • ID, tipo, nome e percorso dell'elemento

  • ID utente associato all'evento

  • Tipo, data, ora e origine dell'evento

  • Azione eseguita sull'elemento

Quello che segue è un esempio dei dati inclusi nel report del log di controllo Eliminazione. Questo report consente di stabilire chi ha eliminato e ripristinato i dati nella raccolta siti. È possibile utilizzare le caratteristiche di Excel per filtrare, ordinare e analizzare i dati.

Dati del report di controllo Eliminazione

Quando si seleziona un evento da controllare per una raccolta siti, ad esempio un evento di eliminazione e ripristino, verranno controllati tutti gli elementi inclusi nella raccolta siti ogni volta che si verifica l'evento selezionato. È quindi possibile che vengano generati numerosi eventi di controllo con la conseguente creazione di un log di controllo di grandi dimensioni che potrebbe riempire il disco rigido con effetti negativi sulle prestazioni e su altri aspetti della raccolta siti.

Importante :  Per evitare che il log di controllo possa riempire il disco rigido con potenziale riduzione delle prestazioni della raccolta siti, è consigliabile abilitare la pulizia del log di controllo per le raccolte siti nelle quali vengono configurati controlli estesi.

Per gestire le dimensioni del log di controllo, è possibile configurarlo per la pulizia automatica e facoltativamente per l'archiviazione automatica dei relativi dati in una raccolta documenti prima della pulizia. La pianificazione della pulizia del log di controllo può essere configurata dall'amministratore del server in Amministrazione centrale. Per impostazione predefinita, viene pianificata per la fine del mese.

Per visualizzare un report del log di controllo:

  1. Fare clic su Impostazioni Impostazioni: aggiornare il profilo, installare il software e connetterlo al cloud e quindi fare clic su Impostazioni sito.

    Nota :  La sezione Amministrazione raccolta siti non sarà disponibile se non si hanno le autorizzazioni necessarie, ad esempio quelle ottenute con l'appartenenza al gruppo predefinito Amministratori raccolta siti.

  2. Fare clic su report del log di controllo nella sezione Amministrazione raccolta siti.

  3. Selezionare il report desiderato, ad esempio eliminazione nella pagina Visualizza report controllo.

  4. Digitare un URL o passare alla raccolta in cui si vuole salvare il report e quindi fare clic su OK.

  5. Nella pagina operazione completata fare clic su fare clic qui per visualizzare il report. Se viene visualizzato un messaggio di errore, potrebbe essere perché i log di controllo non sono stati attivati o nessun dato da visualizzare.

    Note : 

    • Excel almeno AT per visualizzare i report del log di controllo facendo clic qui per visualizzare il report, è necessario installare la versione 2013.

    • In alternativa, se per la raccolta è consentita l'apertura dei documenti nel browser, passare alla raccolta in cui è stato salvato il report del log di controllo, posizionare il puntatore del mouse sul report, fare clic sulla freccia in giù e quindi fare clic su Visualizza nel browser.

È possibile utilizzare le caratteristiche standard di Excel per limitare i report per visualizzare solo le informazioni desiderate. Per analizzare e visualizzare i dati del log, è possibile utilizzare una delle procedure seguenti:

  • Filtrare il report del log di controllo per visualizzare un sito specifico.

  • Filtrare il report del log di controllo in base a uno specifico intervallo di date.

  • Ordinare il report del log di controllo.

  • Stabilire chi ha aggiornato il contenuto.

  • Individuare il contenuto eliminato ma non ripristinato.

  • Visualizzare le modifiche apportate alle autorizzazioni per un elemento.

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Aggiornato 19 luglio 2017

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