Configurare le caratteristiche di un criterio di gestione delle informazioni

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Gli amministratori del sito possono accedere ad alcune o a tutte le caratteristiche descritte di seguito, a seconda delle caratteristiche di gestione delle informazioni attivate in Amministrazione centrale. È inoltre possibile disporre di caratteristiche personalizzate create specificamente per l'organizzazione.

Per saperne di più

Aprire la pagina Modifica criterio

Conoscere la caratteristica di etichetta

Aggiungere etichette a un criterio

Aggiungere il controllo degli eventi a un criterio

Aggiungere codici a barre a un criterio

Aggiungere caratteristiche di criteri di conservazione e scadenza elemento a un criterio

Aprire la pagina Modifica criterio

È possibile accedere della pagina Modifica criterio da un criterio di raccolta siti o un criterio che è stato aggiunto a un tipo di contenuto del sito.

Aprire la pagina Modifica criterio per un criterio per la raccolta siti

  1. Nella home page di una raccolta siti scegliere Impostazioni sito da Azioni sito e quindi Modifica tutte le impostazioni di sito.

  2. Nella pagina Impostazioni sito, nella sezione Amministrazione raccolta siti fare clic su criteri di raccolta siti.

  3. Selezionare il criterio di cui si desidera configurare le caratteristiche.

Aprire la pagina Modifica criterio per un criterio per il tipo di contenuto

  1. Nella home page della raccolta siti scegliere Impostazioni sito da Azioni sito e quindi Modifica tutte le impostazioni di sito.

  2. Nella pagina Impostazioni sito, nella sezione raccolte fare clic su tipi di contenuto del sito.

  3. Selezionare il tipo di contenuto a cui è associato il criterio e quindi fare clic su Impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni.

  4. Fare clic su Definisci un criterio per aprire la pagina Modifica criterio per il tipo di contenuto.

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Informazioni sulla caratteristica dei criteri di etichetta

La caratteristica dei criteri di etichetta consente agli amministratori del sito di creare etichette uniformi per i documenti di Microsoft Office System 2007, utili per garantire che al documento vengano associate informazioni sulle relative proprietà al momento della stampa. Possono essere incluse in un'etichetta le proprietà dell'elemento memorizzate in colonne, ad esempio il nome del file, l'autore, la data di creazione, lo stato, il nome del progetto e informazioni sulla pianificazione.

Per impostazione predefinita, le etichette vengono visualizzate nell'intestazione del documento; Tuttavia, fine gli utenti possono inserire un'etichetta in un punto qualsiasi del documento mediante la scheda Inserisci in programmi versione 2007 di Office, ad esempio Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 e Microsoft Office PowerPoint 2007. Le etichette vengono applicate a tutti i documenti a cui è applicato il criterio.

Gli amministratori dei criteri possono determinare gli attributi di etichetta seguenti:

  • Le informazioni da includere nell'etichetta, ad esempio metadati definiti nell'elemento colonne, nonché hardcoded testo e formattazione dei caratteri. Etichette possono contenere fino a dieci riferimenti a colonne, ognuno dei quali può contenere al massimo 255 caratteri.

  • Il formato dell'etichetta, tra cui la larghezza e la lunghezza complessive, lo stile del testo, il tipo e la dimensione del carattere, le interruzioni di riga e le tabulazioni. Per impostazione predefinita, l'altezza dell'etichetta è pari a 2,54 cm, ma può essere impostata manualmente su un intervallo di valori compreso da 0,635 a 50,80 cm. Il testo viene sempre allineato al centro e orientato verticalmente rispetto all'immagine dell'etichetta.

  • Se prima del salvataggio o della stampa di un documento i programmi di versione 2007 di Office richiedono all'utente finale di inserire un'etichetta o se se quest'ultima può essere aggiunta manualmente a discrezione dell'utente. Gli utenti possono inoltre eliminare un'etichetta da un documento, se necessario.

  • Se il contenuto dell'etichetta deve essere bloccato non appena viene aggiunto a un documento o se può invece essere aggiornato man mano che vengono modificate le informazioni contenute nelle colonne. Le etichette vengono bloccate solo dopo che sono stati inclusi tutti i metadati obbligatori.

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Aggiungere etichette a un criterio

  1. Aprire la pagina Modifica criterio per il criterio a cui si desidera aggiungere etichette.

  2. Nella pagina Modifica criterio, nella sezione etichette fare clic su Attiva etichette.

  3. Affinché a un documento venga sempre aggiunta un'etichetta, selezionare la casella di controllo Richiedi agli utenti di inserire un'etichetta prima del salvataggio o della stampa.

    Nota : Tutte le impostazioni vengono applicate all'intera etichetta. Perché il testo venga visualizzato correttamente, potrebbe essere necessario regolare la formattazione del testo o le dimensioni dell'etichetta.

    Deselezionare questa casella di controllo se il criterio di etichette è facoltativo e si desidera che gli utenti finali inseriscano un'etichetta nei documenti manualmente.

  4. Per bloccare un'etichetta in modo che non possa essere modificata, neanche se vengono aggiornate le informazioni delle colonne, selezionare la casella di controllo Impedisci modifiche alle etichette dopo che sono state aggiunte.

    Per far sì che le eventuali modifiche apportate alle informazioni nelle impostazioni delle colonne possano essere estese alle etichette, deselezionare la casella di controllo.

  5. Nella casella Formato etichetta digitare il testo dell'etichetta che si desidera visualizzare.

    • Digitare i nomi delle colonne da includere nell'etichetta, in base all'ordine di visualizzazione desiderato. Racchiudere i nomi delle colonne tra parentesi graffe ({ }), come illustrato nella pagina.

    • Se si desidera, è possibile digitare un identificatore di colonna all'esterno delle parentesi, nel modo indicato nell'esempio presente nella pagina.

    • Per aggiungere un'interruzione di riga a un'etichetta, digitare \n nella casella relativa all'etichetta, in corrispondenza del punto in cui si desidera visualizzare l'interruzione di riga.

    • Per aggiungere una tabulazione, digitare \t nel campo relativo all'etichetta, in corrispondenza del punto in cui si desidera visualizzare il rientro del testo.

  6. Nella sezione Aspetto selezionare la formattazione per il testo dell'etichetta, verificando che il tipo e lo stile del carattere siano disponibili nei computer degli utenti. La dimensione del carattere influirà inoltre sulla quantità di testo visualizzabile nell'etichetta.

  7. Nella sezione Dimensioni etichetta specificare l'altezza e la larghezza dell'etichetta, che possono variare da 0,635 a 50,80 cm. Il testo dell'etichetta viene sempre allineato al centro e orientato verticalmente rispetto all'immagine dell'etichetta.

  8. Per visualizzare un'anteprima del contenuto dell'etichetta, fare clic su Aggiorna.

    Verificare che il testo rientri nell'altezza e nella larghezza dell'etichetta specificate. La parte in eccesso non verrà visualizzata.

    Nota : Nell'anteprima non vengono visualizzati i valori delle colonne effettivi.

  9. Fare clic su OK per applicare al criterio la caratteristica di etichetta.

Risoluzione dei problemi relativi alle etichette

Affinché le etichette vengano stampate correttamente, devono essere soddisfatte le condizioni seguenti:

  • Tutte le colonne elencate nel formato dell'etichetta devono essere presenti nella raccolta documenti.

  • Il contenuto dell'etichetta non deve essere più lungo dell'etichetta stessa.

  • La formattazione del testo, ad esempio lo stile del carattere, deve essere valida. Se i parametri di formattazione non sono validi o fanno riferimento a tipi di carattere non disponibili nel sistema client, l'etichetta verrà creata in base ai valori di formattazione predefiniti.

Se non vengono specificati tutti i valori dei metadati attualmente obbligatori, verrà visualizzata una finestra di dialogo di notifica per segnalare agli utenti la mancanza di alcuni metadati necessari per l'etichetta. Per specificare i metadati mancanti, è possibile utilizzare il riquadro informazioni documento.

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Aggiungere il controllo degli eventi a un criterio

La caratteristica di controllo dei criteri per la raccolta siti consente alle società di creare e analizzare itinerari di controllo sia per documenti sia per voci di elenco diverse da documenti, ad esempio elenchi di attività e di problemi, gruppi di discussione e calendari. La caratteristica rende disponibile un registro di controllo in cui vengono memorizzati gli eventi. Questi ultimi vengono generati quando si esegue un'operazione su un contenuto, ad esempio visualizzazione, modifica, pubblicazione e così via. Quando in un criterio è attivata la caratteristica di controllo, gli amministratori dei criteri possono visualizzare i dati sottoposti a controllo all'interno di report sull'utilizzo dei criteri basati su Excel, in cui è incluso un riepilogo relativo all'utilizzo corrente. Per controllare come vengono utilizzate le informazioni all'interno dell'organizzazione, è possibile esaminare ogni singolo report. I report relativi al registro di controllo consentono di verificare che i documenti siano conformi alle regole previste in merito o di analizzare possibili problemi.

Nel registro di controllo sono incluse le informazioni seguenti:

  • Nome dell'evento.

  • Data e ora dell'evento.

  • Nome del sistema dell'utente che esegue l'azione.

  • Aprire la pagina Modifica criterio per il criterio a cui si desidera aggiungere il controllo.

  • Nella sezione controllo della pagina Modifica criterio selezionare la casella di controllo Abilita il controllo e quindi selezionare le caselle di controllo accanto a eventi che si desidera mantenere un audit trail per.

  • Fare clic su OK per applicare al criterio la caratteristica di controllo.

Quando il controllo è attivato, gli eventi correlati agli elementi coperti da questo criterio verranno elencati nel registro. Per visualizzare il controllo dei log, nella pagina Impostazioni sito fare clic su report del log di controllo e quindi selezionare il report che è stata configurata.

Nota : La caratteristica di controllo consente di stabilire il momento in cui un elemento è stato modificato, ma non offre alcuna informazione su quanto specificamente sottoposto a modifica. Non è pertanto consigliabile considerarla come uno strumento di backup o di controllo delle versioni.

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Aggiungere codici a barre a un criterio

I codici a barre si rivelano particolarmente utili per gestire i record fisici perché consentono di tenere traccia di beni non digitali, ad esempio documenti stampati, e di elementi fisici, quali prodotti, prototipi e componenti hardware. Diversamente dalle etichette, nei codici a barre non vengono visualizzate informazioni sull'elemento ed è pertanto possibile memorizzare dati riservati in linea in modo protetto e associarli a una copia o a elementi fisici senza divulgarli.

Quando i codici a barre vengono abilitati come parte di un criterio, vengono aggiunti alle proprietà del documento e visualizzati nell'area dell'intestazione del documento a cui è applicato il codice a barre. Analogamente alle etichette, i codici a barre possono anche essere rimossi manualmente da un documento.

È possibile specificare se al momento del salvataggio o della stampa di un elemento agli utenti deve essere richiesto di inserire il codice a barre oppure se quest'ultimo deve essere inserito manualmente tramite la scheda Inserisci disponibile nei programmi di versione 2007 di Office.

I criteri codice a barre generano codici a barre standard basati sul codice 39. Nell'immagine di ogni codice a barre, sotto il simbolo che rappresenta il valore del codice a barre, è visualizzato un testo che consente di utilizzare i dati del codice a barre anche quando non è disponibile l'hardware di digitalizzazione. Per individuare l'elemento in un sito, gli utenti possono digitare manualmente il numero del codice a barre nella casella di ricerca di Microsoft Office SharePoint Server 2007.

  1. Nella pagina Modifica criterio selezionare la casella di controllo Attiva codici a barre nella sezione codici a barre.

  2. Per chiedere agli utenti di inserire i codici a barre nei documenti, selezionare la casella di controllo Richiedi agli utenti di inserire un codice a barre prima del salvataggio o della stampa.

  3. Fare clic su OK per applicare la caratteristica di codici a barre ai criteri.

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Aggiungere caratteristiche di conservazione e scadenza degli elementi a un criterio

Quando è attivato il criterio di scadenza, viene eseguita una ricerca all'interno della raccolta siti per individuare gli elementi di cui è stato superato il periodo di conservazione. Le operazioni che verranno eseguite su tali elementi dipendono dalla modalità di gestione definita per questi casi a livello di sistema. È ad esempio possibile che gli elementi vengano spostati nel Cestino oppure che venga avviato un flusso di lavoro associato a una scadenza o eseguito un processo personalizzato.

Per impostare il criterio di scadenza, è necessario definire sia un periodo di conservazione sia un'azione da eseguire al termine di questo periodo.

  1. Aprire la pagina Modifica criterio per il criterio a cui si desidera impostare elemento criteri di conservazione e scadenza.

  2. Nella pagina Modifica criterio selezionare la casella di controllo Abilita scadenza per definire la modalità di eliminazione del contenuto gestito da questo criterio.

  3. Selezionare un'opzione per il periodo di conservazione per impostare una data di scadenza per i documenti. È inoltre possibile definire questa impostazione in base a un flusso di lavoro separato o a una formula di conservazione personalizzata.

    • Per impostare la data di scadenza in base a una proprietà di data, fare clic su un periodo di tempo in base alle proprietà dell'elemento e quindi selezionare l'azione e il periodo di tempo (giorni, mesi o anni). Digitare un numero nella casella situata tra gli elenchi per specificare il periodo di tempo.

      Note : 

      • Quando si crea un criterio come parte di un tipo di contenuto, è possibile selezionare come valore di scadenza qualsiasi proprietà di data definita in tale tipo di contenuto.

      • Queste opzioni sono disponibili solo se si crea un criterio per la raccolta siti.

    • Per determinare la scadenza in base a un flusso di lavoro o a una formula di conservazione personalizzata, fare clic su Impostato a livello di programmazione.

  4. Definire le azioni da eseguire alla scadenza del documento.

    • Per attivare un'azione predefinita, ad esempio l'eliminazione, fare clic su Azione da eseguire e quindi selezionare una voce nell'elenco.

    • Per avviare un flusso di lavoro associato a una scadenza, fare clic su Avvia flusso di lavoro e quindi selezionare il nome del flusso di lavoro.

      Nota : Questa caratteristica è disponibile solo se si definisce un criterio per un tipo di contenuto a cui è già associato un flusso di lavoro.

  5. Fare clic su OK per applicare al criterio la caratteristica di scadenza.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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