Configurare la segreteria telefonica

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In Office 365 è possibile registrare un messaggio di saluto, modificare e cambiare le regole di risposta alle chiamate, configurare Outlook Voice Access, modificare le impostazioni delle notifiche via SMS e posta elettronica e abilitare l'anteprima dei messaggi vocali usando le opzioni di Messaggio vocale nel riquadro Opzioni di Outlook sul Web:

Opzioni della segreteria telefonica nella pagina di opzioni di posta elettronica di Outlook

  • Per accedere alle impostazioni della segreteria telefonica da Outlook sul Web, selezionare Immagine del layout Elenco processo > Posta > Generale > Messaggio vocale.

  • Per accedere a impostazioni della segreteria telefonica da Outlook 2016 o il client desktop Outlook 2013, fare clic su File > gestire segreteria telefonica.

Importante : Se le opzioni della segreteria telefonica sono disattivate, significa che si usa il sistema di segreteria telefonica di Skype for Business con PSTN cloud, quindi queste opzioni non sono disponibili.

  1. In Messaggio vocale selezionare Messaggi di saluto.

  2. Selezionare il tipo di messaggio di saluto da registrare.

    Le opzioni per i saluti sono due, standard e assenza prolungata

  3. Selezionare Chiamami per riprodurre o registrare il messaggio di saluto selezionato.

  4. Immettere il numero di telefono e selezionare Componi.

    Immettere il proprio numero di telefono e fare clic su Componi per registrare il messaggio di saluto

  5. Seguire le istruzioni nel messaggio registrato per registrare il proprio messaggio di saluto.

  6. Al termine della registrazione fare clic su Salva.

    Finestra di dialogo Messaggi di saluto con il pulsante Salva evidenziato

Usare le regole di risposta alle chiamate per determinare cosa succede quando un chiamante si connette alla segreteria telefonica. Se ad esempio sono attivate le risposte automatiche, è possibile configurare una regola per trasferire il chiamante a un altro numero. Se si impostano più regole, è possibile specificare l'ordine in cui devono essere applicate.

Se non si creano regole di ricezione chiamata, le chiamate in arrivo verranno inviate direttamente alla casella vocale quando non si è disponibili.

Per creare una regola
  1. In Messaggio vocale selezionare Regole di risposta alle chiamate.

  2. Fare clic sul pulsante Nuova.

    Pulsante Nuova per creare le regole

  3. Digitare un nome per la regola.

  4. Selezionare un'opzione in Se il chiamante raggiunge la mia segreteria telefonica e.

  5. Se si vuole aggiungere un'altra condizione alla regola, selezionare Aggiungi condizione. È possibile aggiungere più condizioni a una regola, ma procedere con cautela per evitare che le regole diventino eccessivamente complesse.

  6. Selezionare un'opzione in Fornisci al chiamante le seguenti opzioni. Alcune opzioni chiedono di specificare altre informazioni, ad esempio un numero di telefono alternativo o un testo da leggere al chiamante.

  7. Se si vuole aggiungere un'altra opzione alla regola, selezionare Aggiungi opzione.

  8. Scegliere OK.

  9. Usare la casella di controllo nella pagina Regole di risposta alle chiamate per attivare o disattivare la regola.

Per modificare una regola
  1. In Messaggio vocale selezionare Regole di risposta alle chiamate.

  2. Selezionare la regola da modificare e fare clic sul pulsante Modifica.

    Regola di risposta alle chiamate con il pulsante Modifica evidenziato

Per eliminare una regola
  1. In Messaggio vocale selezionare Regole di risposta alle chiamate.

  2. Selezionare la regola da eliminare e fare clic sul pulsante Elimina.

    Pulsante Elimina sulla barra degli strumenti delle regole

Per cambiare l'ordine di applicazione delle regole
  1. In Messaggio vocale selezionare Regole di risposta alle chiamate.

  2. Le regole sono elencate nell'ordine in cui vengono applicate, quindi selezionare quella da spostare in alto o in basso nell'ordine e fare clic sulle frecce.

    Pulsanti freccia usati per spostare le regole in alto o in basso nell'ordine in cui vengono applicate

Con le notifiche si viene avvisati in caso di chiamate perse o quando si riceve un messaggio nella segreteria telefonica. Si può decidere come e quando ricevere l'avviso. È ad esempio possibile ricevere un messaggio di posta elettronica quando si perde una chiamata oppure un SMS quando qualcuno lascia un messaggio in segreteria. Per impostazione predefinita, si riceve un messaggio di posta elettronica ogni volta che si perde una chiamata, ma le notifiche tramite SMS sono disattivate.

Configurare le notifiche tramite SMS
  1. In Messaggio vocale selezionare Notifiche.

  2. Fare clic su Configura SMS.

  3. Scegliere il paese in cui è registrato il proprio telefono.

    Nota : La caratteristica delle notifiche tramite SMS è supportata solo in specifiche aree geografiche e per specifici gestori di telefonia mobile. Se il proprio gestore non è elencato, non sarà possibile configurarle.

  4. Scegliere il gestore di telefonia mobile e fare clic su Avanti.

  5. Immettere il numero di telefono e fare clic su Avanti.

  6. Si riceverà un SMS con un passcode. Immettere il passcode nella schermata Configurazione SMS e fare clic su Fine.

    Schermata dell'SMS in cui si immette il passcode

  7. Scegliere quando ricevere le notifiche tramite SMS e fare clic su Salva.

Modificare le impostazioni delle notifiche tramite SMS
  1. In Messaggio vocale selezionare Notifiche.

  2. Fare clic su Modifica impostazioni SMS.

  3. Selezionare un'opzione per gli SMS e fare clic su Salva.

Outlook Voice Access consente di usare il telefono per accedere a messaggi vocali, posta elettronica, calendario e contatti. Le opzioni impostate per Outlook Voice Access includono l'ordine in cui si accede ai nuovi messaggi e la cartella a cui si accede, ad esempio Posta in arrivo.

Cos'è il numero di telefono per Outlook Voice Access? Il numero di telefono e il PIN vengono forniti dall'amministratore quando configura la segreteria telefonica. Contattare l'amministratore per assistenza.

L'opzione Ascolta al telefono consente di riprodurre i messaggi vocali usando il numero di telefono specificato.

Per impostazione predefinita, il numero di telefono è quello assegnato dall'organizzazione, ma può anche essere un numero di cellulare o un indirizzo di posta elettronica. In questo caso, i messaggi vocali vengono riprodotti tramite la Posta in arrivo.

Per impostare il numero per i messaggi vocali
  1. In Messaggio vocale selezionare Ascolta al telefono.

  2. Digitare il numero di telefono o l'indirizzo di posta elettronica da usare per i messaggi vocali.

  3. Fai clic su Salva.

Il PIN consente di accedere alle informazioni della cassetta postale e del calendario tramite Outlook Voice Access. Quando si reimposta il PIN, si riceverà un PIN temporaneo nella posta in arrivo. Usare il PIN temporaneo la volta successiva che si chiama Outlook Voice Access. A quel punto verrà chiesto di creare un PIN permanente.

Per reimpostare il PIN di accesso ai messaggi vocali
  1. In Messaggio vocale selezionare Reimposta PIN.

  2. Fare clic su Reimposta PIN casella vocale.

  3. Fare clic su per confermare la reimpostazione.

L'opzione Anteprima messaggio vocale consente di vedere in anteprima il testo dei messaggi vocali ricevuti. È anche possibile includere anteprime di testo nei messaggi vocali inviati.

Per attivare Anteprima messaggio vocale
  1. In Messaggio vocale selezionare Anteprima messaggio vocale.

  2. Selezionare o deselezionare le opzioni desiderate. Per impostazione predefinita, sono selezionate entrambe le opzioni.

  3. Fai clic su Salva.

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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