Configurare l'archiviazione e la condivisione di file in Office 365

Collaboratori: Tom Werner Diane Faigel

Uno dei modi migliori di configurare l'archiviazione e la condivisione dei file aziendali consiste nell'usare OneDrive for Business e un sito del team di Office 365 insieme. Questa soluzione è ideale per le piccole aziende con pochi dipendenti.

Office 365 include un sito del team di base utile per iniziare. È possibile iniziare subito ad archiviare file in OneDrive for Business e a collaborare sui file nel sito del team.

Dove archiviare i documenti in Office 365

  • OneDrive for Business è progettato per l'uso individuale, che prevede la condivisione occasionale di file. OneDrive for Business è ideale per l'archiviazione dei file personali.

  • Un sito del team di Office 365 è progettato per la collaborazione e la condivisione dei file su base continuativa. È ideale per l'archiviazione di file di cui sono proprietarie diverse persone o l'intero team e che possono essere usati in collaborazione.

Sia OneDrive for Business che i siti del team consentono a tutti gli utenti di un'organizzazione l'accesso da postazioni remote.

Diagramma che mostra come usare due tipi di spazi di archiviazione: OneDrive o siti del team

La tabella seguente fornisce consigli su cosa archiviare in ogni posizione quando si usa OneDrive for Business insieme ai siti del team di Office 365:

Posizione di archiviazione

Scopo

Cosa archiviare

OneDrive for Business

L'archiviazione di contenuto in OneDrive for Business equivale all'archiviazione di file nel computer: in entrambi i casi nessun altro può accedervi facilmente.

È ideale per l'archiviazione di file aziendali a cui si sta lavorando da soli.

File aziendali a cui gli altri membri del team non devono lavorare o accedere regolarmente.

Sito del team di Office 365

Un sito del team di Office 365 è analogo a un sito Web, ma per impostazione predefinita non è pubblico, bensì accessibile solo alle persone autorizzate.

È ideale per la condivisione e la collaborazione sui file.

Documenti condivisi a cui tutti i dipendenti possono accedere e su cui possono collaborare. Ad esempio, possono collaborare a una presentazione di PowerPoint, archiviare piani del team che possono essere aggiornati da tutti o pubblicare agende di riunioni.

Sito secondario di Office 365

Un sito secondario di Office 365 è una sorta di sezione distinta del sito del team con un aspetto univoco o autorizzazioni esclusive di accesso.

È ideale per la collaborazione e la condivisione di file con un cliente o un partner esterno all'azienda.

È ideale anche per archiviare file che devono restare privati e quindi non accessibili agli altri utenti aziendali che hanno accesso al sito del team. A questo scopo si può configurare un sito secondario accessibile solo all'utente corrente e, se necessario, a poche altre persone scelte.

Informazioni sulla creazione di un sito secondario.

File che si vuole condividere con persone esterne all'azienda.

File che si vuole mantenere privati e quindi non accessibili agli altri utenti dell'azienda, ad esempio file che contengono informazioni finanziarie e sul personale.

Raccolte siti di Office 365

Una raccolta siti può essere usata per archiviare e condividere file, ma è completamente separata dal sito del team esistente.

Una nuova raccolta siti di Office 365 ha il proprio indirizzo e autorizzazioni esclusive. Può essere usata per la collaborazione interna o esterna.

Le aziende di medie e grandi dimensioni usano le raccolte siti nello stesso modo in cui le piccole aziende usano i siti secondari. Anche per una piccola azienda con esigenze di sicurezza avanzate e buone competenze tecniche può risultare utile creare una raccolta siti.

Le stesse informazioni condivise che si archivierebbero in un sito del team e un sito secondario.

Video: Spostare i file nel cloud

Questo video spiega come archiviare i documenti nel cloud. Passare alle procedure.

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Procedura: Iniziare a usare OneDrive for Business e il sito del team per l'archiviazione dei file e la collaborazione online

Tempo stimato per completare la procedura: 5-10 minuti

Ogni persona che usa Office 365 in azienda ottiene spazio di archiviazione di OneDrive for Business. Invitare ognuna di queste persone ad archiviare qui i propri file di lavoro, se nessun altro ha necessità di usarli. Si può ad esempio archiviare una bozza di proposta, le note di una riunione o il testo di una demo da presentare.

È importante anche chiedere ai dipendenti di condividere la propria cartella OneDrive for Business con i colleghi. Nel caso infatti in cui un dipendente si ammalasse o lasciasse l'azienda, sarebbe difficile accedere ai suoi file archiviati in OneDrive for Business. Se però le cartelle di OneDrive for Business sono condivise, è sempre possibile accedere ai file se necessario.

Ecco come ogni membro del team accede al proprio OneDrive for Business e condivide la sua cartella.

  1. Passare a https://portal.office.com per accedere.

  2. Digitare il nome utente e la password e quindi selezionare Accedi.

  3. Nella home page di Office 365 scegliere OneDrive.

    Nell'icona di avvio delle app scegliere il riquadro OneDrive.

  4. Se in OneDrive for Business è già presente una cartella Condivisi con tutti, aprirla. È la cartella in cui i membri del team devono archiviare i propri documenti di lavoro in OneDrive for Business. Scegliere Condividi e andare al passaggio successivo.

    Se la cartella non è presente, scegliere Nuova per creare una nuova cartella. Assegnarle il nome Condivisi con tutti e scegliere Invita persone. Se l'opzione Invita persone non è visualizzata, fare clic su Crea, quindi fare clic con il pulsante destro del mouse sulla nuova cartella e scegliere Condividi.

    Scegliere la cartella Condivisi con tutti in OneDrive

  5. Nella casella Invita persone digitare i nomi o gli indirizzi di posta elettronica dei membri del team che devono avere accesso alla cartella. È possibile includere il proprio indirizzo di posta elettronica per ricevere una copia del messaggio che verrà inviato alle persone a cui si vuole concedere l'accesso.

    Finestra di dialogo in cui immettere gli indirizzi di posta elettronica delle persone con le quali si vuole condividere la propria cartella OneDrive for Business.

  6. Impostare l'autorizzazione per la cartella su Modifica consentita o Visualizzazione consentita.

  7. Digitare del testo da includere in un messaggio di posta elettronica da inviare a tutte le persone invitate, per informarle che il messaggio include un collegamento ai file aziendali condivisi. Scegliere Crea. Il messaggio viene inviato immediatamente alle persone invitate.

    Ecco l'aspetto del messaggio inviato. Nella parte inferiore include un collegamento alla cartella Condivisi con tutti per consentirne l'accesso.

    Aprire il messaggio di posta elettronica e fare clic su Apri.

Tempo stimato per completare la procedura: 5-10 minuti

Office 365 include un sito del team di base con alcune caratteristiche utili per iniziare. Solo le persone interne all'azienda possono accedere a questo sito Web interno.

Ecco come accedere al sito del team:

  1. Mentre si è connessi a Office 365, nell'angolo superiore sinistro della pagina scegliere l'icona di avvio delle app Icona di avvio delle app di Office 365 e quindi scegliere Siti.

    Nell'angolo superiore destro della pagina scegliere l'icona di avvio delle app e quindi scegliere Siti.

  2. Nella pagina Siti scegliere Sito del team.

    Per accedere ai siti del team, fare clic su Siti e quindi su Siti del team.

Verrà visualizzata la home page del sito Web interno del team con il titolo predefinito Sito del team di <nome azienda>. La home page include:

  • Riquadri di caratteristiche utili per iniziare a personalizzare il sito del team.

  • Collegamenti sul lato sinistro per passare ad altre aree del sito del team.

  • Una raccolta documenti in cui archiviare e condividere i file con il team.

La pagina Siti del team iniziale include riquadri per le caratteristiche più comunemente usate per personalizzare il sito.

Tempo stimato per completare la procedura: 20-30 minuti per un numero limitato di file

Per consentire di archiviare e condividere i file velocemente, il sito del team offre una posizione apposita per l'archiviazione dei file, detta raccolta documenti.

Ecco la procedura:

  1. Nella home page del sito del team scegliere Documenti nel menu di spostamento a sinistra. Verrà visualizzata la raccolta Documenti.

    Scegliere la raccolta Documenti nel menu sinistro

  2. Mentre si è connessi a Office 365, aprire Esplora file dalla barra Start o da un'altra posizione.

    Aprire Esplora file dalla barra Start o da un'altra posizione.

  3. Passare ai file da caricare nel sito del team.

    Scegliere Sfoglia per cercare nel computer il file da caricare nel sito del team.

  4. Selezionare i file da caricare nel sito del team e trascinarli nella raccolta Documenti.

    Esempio di file caricato nella raccolta Documenti nel sito Web del team.

    Al termine, i file saranno archiviati sia nel sito del team che nel computer.

    Immagine dell'aspetto della raccolta Documenti dopo il caricamento di file al suo interno.

    È possibile eliminare i file dal computer. Nel passaggio successivo, Passaggio 4: Sincronizzare i file online con il PC, si creerà una nuova posizione per questi file nel computer.

    Se si hanno molti file o file di grandi dimensioni da caricare nel sito del team, leggere questi suggerimenti sul caricamento di molti file o di file di grandi dimensioni in una raccolta.

    Se serve più spazio di archiviazione, vedere Modificare lo spazio di archiviazione per l'abbonamento.

Tempo stimato per completare la procedura: 20-30 minuti per un numero limitato di file

Ora che i file sono archiviati nel sito del team, è possibile impostarne la sincronizzazione con il PC o il Mac. In questo modo si potrà lavorare ai file dal PC o dal Mac invece che in Internet Explorer, Chrome o un altro browser. Inoltre, è utile avere una versione dei file sincronizzata con il computer per le situazioni in cui è necessario accedere a un file ma manca la connessione Internet.

Dopo aver sincronizzato i file con il computer, quando ci si connette a Internet i file vengono sincronizzati automaticamente ogni 10 minuti circa.

Ecco come sincronizzare i file archiviati nel sito del team con il desktop:

  1. Nella home page del sito del team scegliere Documenti nel menu di spostamento a sinistra. Non è possibile configurare la sincronizzazione nella home page, occorre aprire la raccolta dal menu di spostamento.

    Suggerimento : Quando si sincronizzano i file nel sito del team, si sincronizza ogni raccolta documenti del sito, non l'intero sito.

    Scegliere la raccolta Documenti nel menu sinistro

  2. Nella raccolta documenti scegliere Sincronizza oppure selezionare i singoli file da sincronizzare.

    Selezionare il file e scegliere Sincronizza.
  3. Nella finestra OneDrive for Business scegliere Sincronizza ora (OneDrive for Business è il processo che esegue la sincronizzazione).

    Scegliere il pulsante Sincronizza ora per avviare la sincronizzazione dei file dal sito del team al desktop.
  4. Se viene visualizzato un avviso di sicurezza, scegliere Consenti. Se viene chiesto di immettere le credenziali di Office 365, immettere l'ID utente e la password di Office 365. All'avvio del processo di sincronizzazione viene visualizzata questa finestra di dialogo:

    Immagine della finestra di dialogo visualizzata all'avvio della sincronizzazione.
  5. Scegliere Mostra file per visualizzare i documenti in Esplora risorse. È possibile vedere i file nel computer nella cartella SharePoint. Il piccolo segno di spunta verde accanto al file indica che il file è aggiornato ed è stato sincronizzato con la versione sul sito del team.

    Usare Esplora file per passare al file sincronizzato nel desktop. È nella cartella SharePoint.

    Note : 

    • I file sincronizzati in OneDrive for Business si trovano nella cartella OneDrive for Business nel desktop.

    • Screenshot del contenuto di Esplora file dopo la sincronizzazione di un file di OneDrive for Business e il desktop

  6. Passare alla cartella SharePoint e aprire il file. Apportare una modifica e scegliere Salva. Se si è connessi a Internet, in fondo alla schermata si vedrà il messaggio Caricamento in SharePoint in corso, a indicare che è in corso il salvataggio del file nel sito del team. Allo stesso tempo il file viene anche salvato nel desktop nella cartella SharePoint. Se viene visualizzato un messaggio che indica che il caricamento non è riuscito, provare di nuovo. A volte una connessione Internet intermittente può interrompere il salvataggio.

    Immagine del messaggio di stato visualizzato quando si salva un file nel sito del team.

    Congratulazioni! La configurazione dell'archiviazione e della collaborazione online per l'organizzazione è stata completata.

Procedure consigliate per l'archiviazione e condivisione di file

  • Piccole organizzazioni no profit: creare un sito del team di Office 365 in cui salvare i documenti condivisi, in modo da avere una posizione centralizzata in cui archiviare le informazioni. Si evita così di perdere informazioni durante gli spostamenti del personale, ad esempio in un altro reparto. Creare un sito secondario del team di Office 365 privato per archiviare file da mantenere privati e quindi non accessibili agli altri utenti dell'azienda, ad esempio file che contengono informazioni finanziarie e sul personale.

  • Imprese individuali: usare OneDrive for Business per archiviare i propri file e condividerli con i clienti caso per caso.

  • Imprese in compartecipazione: se si è comproprietari di un'azienda, è sempre possibile usare il proprio OneDrive for Business, ma occorre condividere direttamente i file con l'altro comproprietario e viceversa.

  • Aziende con clienti o partner esterni che devono poter accedere ai file: usare i siti secondari del team di Office 365 per archiviare e condividere documenti destinati a un cliente specifico. Poiché l'accesso al sito secondario è specifico del cliente e limitato al sito secondario stesso, non c'è il rischio che un cliente acceda accidentalmente a informazioni destinate a un altro cliente.

I file archiviati in OneDrive for Business sono accessibili solo al proprietario, a meno che non scelga di condividerli con altri. Per condividere i file, è possibile scegliere singole persone o tutti. È anche possibile creare cartelle distinte in OneDrive per scopi diversi, ad esempio cartelle pubbliche, private o per singoli progetti. Ogni cartella può essere condivisa con una persona o un gruppo diverso oppure con nessuno.

Per altre informazioni sulla condivisione, vedere anche Condividere file e cartelle in OneDrive for Business.

Per informazioni su come controllare quanto spazio di archiviazione è ancora disponibile in OneDrive for Business, vedere Gestire lo spazio di archiviazione in OneDrive for Business.

Anche se è possibile caricare quasi tutti i formati di file, alcuni possono non essere consentiti per due motivi, ossia per ragioni di sicurezza e perché i nomi file contengono caratteri non validi. I criteri di sicurezza di OneDrive for Business bloccano determinati tipi di file e un set ridotto di caratteri. Per altre informazioni sui formati di file non consentiti e i caratteri non validi, vedere Caratteri e tipi di file non validi in OneDrive for Business.

Passaggi successivi

Opzioni di assistenza

Gli amministratori di Office 365 possono chiamare il supporto tecnico in qualsiasi momento senza alcun costo.

Questo articolo è stato aggiornato l'ultima volta il 22 marzo 2017 in base al feedback degli utenti.

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