Configurare l'archiviazione e la condivisione di file in Office 365

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Uno dei modi migliori per configurare la condivisione e archiviazione dei file per le aziende sono possibile utilizzare insieme OneDrive for Business e un sito del team. Questo è ideale se si dispone di una piccola azienda con pochi dipendenti.

Office 365 include un sito del team di base per iniziare a. È possibile iniziare immediatamente l'archiviazione dei file in OneDrive e la collaborazione su file nel sito del team.

Ultimo aggiornamento giugno 7, 2018

Dove archiviare i documenti in Office 365

  • OneDrive è progettato per uso personale, con occasionali la condivisione dei file.

  • Un sito del team SharePoint è progettato per la condivisione e collaborazione su file regolarmente. Un sito del team è ideale per l'archiviazione dei file condivisi da utenti la proprietà in cui diverse persone proprietario i file e possono collaborare su di essi. In un'azienda con pochi dipendenti, potrebbe essere necessario solo un sito del team.

Siti di team e OneDrive accesso in un punto qualsiasi per e i dipendenti.

Diagramma che mostra come usare due tipi di spazi di archiviazione: OneDrive o siti del team

Di seguito sono suggerimenti sulle operazioni da archiviare in ogni posizione quando si utilizzano i siti del team e OneDrive insieme:

Posizione di archiviazione

Scopo

Cosa archiviare

OneDrive

L'archiviazione del contenuto in OneDrive è come archiviare i file nel computer in uso. Nessun altro accedervi facilmente.

Per ulteriori informazioni, vedere che cos'è OneDrive for Business?

File aziendali a cui gli altri membri del team non devono lavorare o accedere regolarmente.

siti del team SharePoint

Collaborazione. Quando si crea un gruppo di Office 365 (ad esempio, nel centro di amministrazione di Office 365, in Outlook o mediante la creazione di un team in Microsoft Teams) per il gruppo viene creato un sito del team SharePoint. Analogamente, quando si crea un nuovo sito del team SharePoint dalla home page di SharePoint o dall'anteprima di centro amministrazione SharePoint nuovo, crea anche un gruppo di Office 365. Per ulteriori informazioni vedere che cos'è un sito del team di SharePoint? e creare un sito del team di SharePoint Online.

File condivisi da utenti la proprietà. È consigliabile i siti del team distinta per ogni unità di lavoro all'interno dell'organizzazione. Per mantenere il personale e documenti finanziari privato al team di piccole dimensioni, ad esempio, creare un sito del team separato.

Nota: SharePoint è installato anche altri tipi di siti che è possibile utilizzare per l'azienda. È possibile utilizzare i siti di comunicazione della rete Intranet per pubblicare le informazioni per un pubblico ampio. E siti hub consente di connettere i siti della rete Intranet.

Iniziare a utilizzare OneDrive e il sito del team

Ogni utente nell'organizzazione che ha assegnato una licenza di Office 365 (e SharePoint Online selezionata) Ottiene lo spazio di archiviazione cloud OneDrive. Archiviano aziendali qui i file per l'accesso da qualsiasi dispositivo e sono disponibili solo a quell'utente. Ad esempio, sono potrebbero archiviare una proposta di bozza, le note della riunione o lo script per una dimostrazione che si desidera eseguire.

I dipendenti anche possono condividere cartelle e file OneDrive. Se un dipendente è fuori sede o si lascia la società, gli altri utenti possono accedere a file condivisi archiviati in OneDrive.

Ecco come ogni persona del team può configurare OneDrive e condividere i file.

Schermata iniziale di Office 365 con selezionare OneDrive

  1. Passare a office.com per accedere e accedere con il nome utente e la password.

  2. Nella home page Office 365 scegliere OneDrive.

  3. In OneDrive, i membri del team consentono di memorizzare i propri file di business. È possibile condividere singoli file o un'intera cartella. Selezionare un file o una cartella, di scelta rapida e quindi scegliere Condividi.

    Condivisione di una cartella

  4. Nella pagina Invia collegamento lasciare la selezione predefinita tutti gli utenti con il collegamento possono visualizzare e modificare.

    Digitare i nomi o gli indirizzi di posta elettronica dei membri del team che si vuole accedere alla cartella e aggiungere un messaggio facoltativo.

    Se si desidera una copia del messaggio di posta elettronica che verrà inviato, aggiungere l'indirizzo di posta elettronica all'elenco.

    Condividere una finestra di dialogo collegamento con con digitazione e selezionare un nome.

  5. Dopo aver completato l'immissione di che si desidera condividere con, scegliere Invia. Messaggio di posta elettronica viene inviata immediatamente alle persone di invitare.

    Condividere un collegamento, con l'elenco dei nomi

  6. Ecco come appare la posta elettronica.

    Inviare tramite posta elettronica con il collegamento per condividere la cartella OneDrive

Office 365 include un sito del team di base con alcune caratteristiche utili per iniziare. Solo le persone interne all'azienda possono accedere a questo sito Web interno.

Ecco come accedere al sito del team:

  1. Passare a office.com per accedere e accedere con il nome utente e la password.

  2. Nella schermata iniziale di Office 365, scegliere SharePoint e quindi selezionare il collegamento di sito del team nel menu di spostamento sinistro.

  3. Verrà visualizzato home page del team. Questa pagina include:

    • Nella pagina principale Visualizza team News e attività, ad esempio i nuovi file aggiunti o modificati di recente.

    • Pulsante + Nuovo per aggiungere elementi alla home page, ad esempio una raccolta documenti, un elenco o una nuova pagina.

    • Menu di spostamento sinistro per accedere alle altre aree nel sito del team, ad esempio la raccolta documenti del team.

Home page del sito del Team di SharePoint Online

Per consentire di archiviare e condividere i file velocemente, il sito del team offre una posizione apposita per l'archiviazione dei file, detta raccolta documenti.

Ecco i passaggi per aggiungere i file:

  1. Nella home page del sito del team, scegliere documenti dal menu di spostamento a sinistra. Verrà visualizzata la raccolta documenti.

    Raccolta documenti del team

  2. Mentre ancora effettuato il Office 365, aprire Windows Esplora File dalla barra delle applicazioni o un'altra posizione. Passare al file da caricare nel sito del team.

  3. Selezionare i file da caricare nel sito del team e quindi trascinarli nella raccolta documenti.

    Trascinare un file da una cartella desktop a una raccolta

  4. Al termine, i file verranno archiviati nel sito del team e il computer.

    Raccolta di siti del team con i file

  5. È possibile eliminare i file dal computer. Nel passaggio successivo, sincronizzare i file in linea con il desktop, che si desidera creare una nuova posizione per questi file nel computer in uso.

    Se si hanno molti file o file di grandi dimensioni da caricare nel sito del team, leggere questi suggerimenti sul caricamento di molti file o di file di grandi dimensioni in una raccolta.

    Se serve più spazio di archiviazione, vedere Modificare lo spazio di archiviazione per l'abbonamento.

Dopo aver creato i file nel sito del team, è possibile impostare loro di eseguire la sincronizzazione con un PC o Mac. In questo modo, è possibile lavorare ai file dal PC o Mac invece di usare Microsoft Edge, Chrome oppure un altro browser. È anche utile disporre di una versione dei file sincronizzati nel computer in uso per le situazioni quando è necessario accedere a un file e non si è connessi a Internet.

Dopo aver configurato i file da sincronizzare con il computer, quando si è connessi a Internet, verrà sincronizzati automaticamente.

Ecco come sincronizzare i file archiviati nel sito del team con il desktop:

  1. Nella home page del sito del team, scegliere documenti dal menu di spostamento a sinistra. Verrà visualizzato nella raccolta documenti.

    Suggerimento: Quando si sincronizzano i file nel sito del team, sincronizzata ogni raccolta di file nel sito, non l'intero sito.

    Raccolta documenti del team

  2. Scegliere Sincronizza per sincronizzare tutti i file. O passare alla cartella specifica da sincronizzare.

    Raccolta documenti con il pulsante di sincronizzazione selezionato

  3. Se viene richiesto di passare all'App, scegliere . OneDrive è il processo eseguendo la sincronizzazione.

    Richiesta di App di Office 365 parametro
  4. Se viene quindi visualizzato un configurare OneDrive prompt, accedere con il proprio lavoro o dell'istituto di istruzione account.

    Schermata di configurazione di OneDrive

  5. Se non è ancora sincronizzato il OneDrive, potrebbe essere visualizzato uno schermo questa è la cartella di OneDrive. Selezionare il percorso nella cartella OneDrive Your è tornato. Scegliere Cambia posizione se si vuole usare un percorso diverso e quindi fare clic su Avanti.

    Cambiare la cartella locale di questa schermata

  6. I siti del team per il file verranno visualizzato nel riquadro a sinistra di Esplora File sotto il nome dell'organizzazione. Verranno visualizzati i file in OneDrive in "OneDrive - < nome dell'organizzazione >"

    Vedere che cos'è stato sincronizzazione nella cartella locale

  7. Testare la sincronizzazione, aprire un file nella cartella del team nel computer in uso. Apportare modifiche e quindi scegliere Salva.

Procedure consigliate per l'archiviazione e condivisione di file

Ecco alcuni suggerimenti per ottenere il massimo da OneDrive o il sito del team SharePoint.

  • Individuali esclusivo: usare OneDrive per archiviare i file e condividerli con i clienti nel caso per caso.

  • CO-ownerships: entrambi proprietari utilizzare OneDrive e condividere file e viceversa.

  • Le aziende con clienti esterni o partner che necessitano di accesso ai file: creare un nuovo sito del team per archiviare e condividere documenti destinati a un cliente specifico. Configurare il sito per consentire l'accesso a solo un cliente. Quindi non occorre preoccuparsi che un cliente verrà accidentalmente per accedere alle informazioni destinate a un altro cliente.

Quando si archivia un file in OneDrive è solo accessibile dall'utente, a meno che non condividerlo con altri utenti. Quando si condividono i file, è possibile scegliere per creare un collegamento che può essere inoltrato o la condivisione con utenti specifici. È anche possibile creare cartelle distinte in OneDrive per diversi scopi, ad esempio pubblico, personal, o per singoli progetti. Ogni cartella da condividere con un'altra persona o gruppo o nessun altro tutto.

Per ulteriori informazioni sulla condivisione, vedere anche condividere file e cartelle in OneDrive for Business.

Per visualizzare spazio di archiviazione hanno lasciato in OneDrive, vedere gestire l'archiviazione di OneDrive for Business.

Mentre è possibile caricare quasi tutti i tipi di file, alcuni nomi di file e i caratteri nei nomi di file non consentiti. Per ulteriori informazioni, vedere tipi di file in OneDrive for Business e caratteri di file non validi.

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