Configurare l'archiviazione automatica

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Se non si vuole dedicare tempo a pulire manualmente la cassetta postale, è possibile impostare Outlook per eseguire questa operazione configurando l'archiviazione automatica. Ecco come.

Configurare l'archiviazione automatica

La posta elettronica può riempire rapidamente la cartella Posta in arrivo di Outlook. Prima di rendersene conto, ci si può ritrovare con migliaia di messaggi. È possibile mantenere sotto controllo la cartella Posta in arrivo di Outlook e le relative sottocartelle spostando gli elementi meno recenti da conservare in un archivio. Usare Archiviazione automatica per eseguire questa operazione automaticamente.

È possibile modificare la frequenza di esecuzione di Archiviazione automatica, la posizione di archiviazione degli elementi e il tempo di permanenza in Outlook prima dell'archiviazione.

  1. Fare clic su FILE > Opzioni > Avanzate.

  2. In Archiviazione automatica fare clic su Impostazioni archiviazione automatica.

  3. Selezionare la casella di controllo Archivia automaticamente ogni n giorni e specificare la frequenza con cui eseguire l'archiviazione automatica.

  4. Scegliere le altre opzioni desiderate, ad esempio impostare l'eliminazione degli elementi vecchi anziché l'archiviazione.

    I comandi Archivio e Archiviazione automatica potrebbero non essere disponibili se si usa un profilo di posta connesso a Exchange Server. È anche possibile che l'organizzazione abbia definito criteri di conservazione della posta prioritari rispetto all'archiviazione automatica. Per altre informazioni, rivolgersi all'amministratore di sistema.

Altre informazioni

Archiviare manualmente gli elementi meno recenti

È consigliabile rimuovere periodicamente i vecchi elementi dalla cassetta postale,

soprattutto se il tuo account di posta ha un limite di dimensioni. Puoi eliminare i messaggi

oppure spostarli in una cartella personale dove vengono archiviati

in locale in un file di dati di Outlook. Ma se non vuoi

dedicare tempo a pulire manualmente la cassetta postale,

puoi impostare Outlook in modo che esegua questa operazione

configurando l'archiviazione automatica. Ecco come fare.

Fai clic sulla scheda FILE

e poi su Opzioni.

Fai clic su Avanzate e scegli Impostazioni archiviazione automatica.

L'archiviazione automatica è simile all'esportazione in un

file, con la differenza che viene eseguita automaticamente

e usa un periodo di aging per determinare cosa archiviare.

Vedremo come funziona tra un minuto. Inoltre, l'esportazione copia i file

mentre l'archiviazione automatica li sposta e quindi non esistono più nella

loro posizione originale. Prima di tutto attiva l'archiviazione automatica selezionando

Archivia automaticamente ogni e immettendo un periodo.

Quindi, se vuoi, scegli Avvisa prima di archiviare automaticamente.

Poi decidi quali operazioni eseguire con l'archiviazione automatica.

Nella maggior parte dei casi ti conviene

selezionare Elimina gli elementi scaduti. Assicurati che l'opzione

Archivia o elimina i vecchi elementi sia selezionata.

Se vuoi avere la possibilità di accedere rapidamente agli elementi archiviati,

seleziona Mostra cartella archivi nell'elenco delle cartelle

Poi definisci le impostazioni predefinite della cartella con il periodo di aging.

Il valore predefinito, sei mesi, significa che verrà

archiviato qualsiasi elemento della cassetta postale

più vecchio di sei mesi. Se vuoi puoi cambiare questa impostazione

e scegliere Mesi, Settimane o Giorni.

Infine, scegli se

spostare i vecchi elementi in un file di dati di Outlook

o se eliminarli permanentemente. Nella maggior parte

dei casi sceglierai la prima opzione. Quindi fai clic su Sfoglia per trovare

un percorso e immetti un nome per il file di archivio.

Fai clic su OK.

Infine, fai clic su Applica ora a tutte le cartelle

e quindi su OK e OK.

Ora le impostazioni predefinite vengono applicate a tutte le cartelle della cassetta postale.

Le uniche cartelle che non vengono archiviate sono quelle dei contatti,

perché in genere non ha senso archiviare i contatti in base a un periodo di aging.

Dopo aver

determinato le impostazioni predefinite globali, puoi modificarle per le singole cartelle.

Diciamo ad esempio che non vuoi archiviare i file eliminati.

Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella Posta eliminata e scegli Proprietà.

Quindi fai clic sulla

scheda Archiviazione automatica. Poiché abbiamo applicato le

impostazioni predefinite a tutte le cartelle, questa opzione,

Archivia elementi nella cartella usando le impostazioni predefinite, è selezionata.

Ma se non vuoi archiviare la posta eliminata, puoi

selezionare Non archiviare gli elementi in questa

cartella.

Oppure puoi selezionare Archivia la cartella utilizzando queste impostazioni.

Puoi ad esempio immettere un periodo di aging diverso per la

cartella, ad esempio per archiviare gli elementi eliminati

ogni mese. Infine, puoi decidere quale operazione esegue Outlook sugli elementi

archiviati, scegliendo se spostare i vecchi elementi nella cartella

di archivio predefinita o in un file di dati diverso, ad esempio se vuoi

salvare gli elementi ma non insieme agli altri, oppure se eliminarli permanentemente.

Scegliamo questa opzione.

Nota che questa opzione è diversa da Non archiviare gli elementi

in questa cartella. Quando hai finito, fai clic su OK.

La prima volta che viene eseguita l'archiviazione

automatica, gli elementi archiviati vengono spostati

dalla cassetta postale al file di archivio.

Che quindi compare nell'elenco delle cartelle come cartella personale.

Se l'archiviazione sembra non funzionare con un account

di posta elettronica aziendale, contatta il

tuo amministratore IT. È possibile che alla posta aziendale

siano stati applicati dei criteri di conservazione.

Nel prossimo video vedremo come avviare manualmente l'archiviazione.

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