Configurare il processo di approvazione di tempi e stato di avanzamento delle attività

Configurare il processo di approvazione di tempi e stato di avanzamento delle attività

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Se si decide di usare le schede attività nella propria organizzazione, è opportuno dedicare alcuni minuti alla definizione del processo di approvazione delle schede attività.

Come si imposta il processo di approvazione nell'organizzazione?

Prima di configurare le approvazioni in Project Web App, è opportuno fare un passo indietro per esaminare il funzionamento attuale nell'organizzazione e quello desiderato per il futuro. Ecco alcune domande a cui è bene cercare di rispondere prima di implementare un processo di approvazione formale.

È davvero necessario implementare un processo di approvazione?

Benché possa sembrare naturale impostare il processo in modo che un manager approvi il lavoro svolto da un membro del team, è una buona idea stabilire se sia realmente necessario implementare un processo di approvazione formale. Che cosa si vuole ottenere dalle approvazioni? Se la struttura contabile dell'organizzazione è connessa alle ore inserite nelle schede attività, probabilmente questo processo è necessario. Se invece i progetti vengono gestiti in modo interamente separato dai sistemi finanziari, la gestione del passaggio tra lo svolgimento del lavoro da parte dei membri del team e l'applicazione del lavoro al piano di progetto potrebbe non essere di fatto necessaria.

Nota : Non è necessario impostare un responsabile approvazione per tutti!    Se non serve che una persona approvi le ore di lavoro svolto da un'altra persona prima che vengano applicate al piano di progetto, non occorre predisporne una. Il membro del team stesso può approvare le proprie ore. Questo è il modo in cui Project Web App configura automaticamente ogni nuova persona aggiunta, quindi non è necessario fare nulla. Non potrebbe essere più facile!

Chi è responsabile dell'approvazione delle ore?

Quando un membro del team lavora nell'organizzazione, chi dovrebbe approvare le sue ore lavorative? Il project manager? Qualcuno del reparto retribuzioni? Probabilmente entrambi. Per poter configurare Project Web App in linea con il funzionamento reale dell'organizzazione, è necessario prevedere uno o più responsabili approvazione del lavoro svolto in azienda.

A volte occorre che più persone approvino una scheda attività, come nel caso delle approvazioni da parte di un responsabile delle risorse e di un responsabile del reparto retribuzioni. Se questo scenario rispecchia la situazione dell'organizzazione, è possibile impostare una catena di responsabili approvazione simile alla seguente:

Membro del team

Davide   

Davide è un membro del team e Giorgia è la sua responsabile della scheda attività.

Davide compila la sua scheda attività e la invia a Giorgia.

Gestione progetti

Giorgia   

Giorgia è una responsabile del team e Franco è il suo responsabile della scheda attività.

Giorgia approva la scheda attività di Davide, che viene automaticamente inviata a Franco per l'approvazione.

Addetto alle retribuzioni

Franco   

Franco lavora nel reparto retribuzioni ed è responsabile della propria scheda attività.

Quando Franco approva la scheda attività di Davide, le ore inserite da Davide vengono applicate al piano di progetto corrispondente.

Solo le persone elencate nella pagina Responsabili scheda attività possono approvare le schede attività.

Per aggiungere una persona come responsabile approvazione

  1. Scegliere Impostazioni Immagine del layout Elenco processo > Impostazioni PWA.

  2. In Gestione tempi e attività scegliere Responsabili scheda attività.

    Responsabili scheda attività
  3. Scegliere Manager > Aggiungi manager.

    Aggiungere un manager
  4. Scegliere la persona che si vuole aggiungere come responsabile approvazione e quindi scegliere OK.

Come si imposta il responsabile approvazione della scheda attività di qualcuno in Project Web App?    È possibile impostare il Responsabile scheda attività di una persona nel Centro Risorse.

Chi è responsabile dell'approvazione dello stato di avanzamento attività?

Tenere presente che esiste una differenza fra stato di avanzamento delle attività e tempi, anche se entrambi sono registrati nella scheda attività di ogni membro del team. A volte le persone responsabili dell'approvazione dello stato di avanzamento delle attività non sono le stesse che approvano i tempi. Ad esempio, un'organizzazione potrebbe avere l'esigenza che qualcuno del reparto retribuzione approvi il numero di ore lavorate (tempi), ma non che quella stessa persona approvi la percentuale di lavoro completata (stato di avanzamento delle attività). D'altro canto, l'organizzazione può aver bisogno che un responsabile del team approvi la percentuale di lavoro ancora da svolgere per un'attività perché venga completata (stato di avanzamento delle attività), ma non che quella stessa persona approvi le ore effettive lavorate (tempi). In Project Web App il project manager deve sempre approvare lo stato di avanzamento delle attività, prima che venga applicato al piano di progetto.

Come si imposta il responsabile approvazione dello stato di avanzamento delle attività di qualcuno in Project Web App?    In modo simile al processo di approvazione dei tempi, è possibile impostare una catena di responsabili approvazione anche per lo stato di avanzamento delle attività. Basta impostare il Proprietario predefinito assegnazione di ogni persona nel Centro Risorse.

Quali altre opzioni sono disponibili?

Esistono un paio di altre opzioni che potrebbero essere adeguate per il processo di approvazione dell'organizzazione. Entrambe possono essere specificate in Impostazioni Immagine del layout Elenco processo > Impostazioni PWA. Alcune delle impostazioni sono quindi disponibili in Impostazioni e valori predefiniti scheda attività.

Impostazioni e valori predefiniti scheda attività

I responsabili possono approvare le schede attività riga per riga?

Nella sezione Criteri per le schede attività, in Approvazione responsabile stato attività, scegliere Abilitato se si vuole consentire ai responsabili di approvare singole righe delle schede attività. È anche possibile selezionare l'opzione Richiedi approvazione righe prima dell'approvazione schede attività. Dopo aver apportato le modifiche, fare clic su Salva.

Se si vuole consentire ai responsabili di approvare le schede attività solo per intero, selezionare Disabilitato.

Un membro del team può cambiare il primo responsabile dell'approvazione della sua scheda attività?

In Percorso di approvazione selezionare la casella di controllo Percorso di approvazione fisso se non si vuole consentire ai membri del team di cambiare la prima persona che approva una scheda attività. Dopo aver apportato le modifiche, fare clic su Salva.

Se invece un'eventuale sostituzione non costituisce un problema, lasciare deselezionata questa casella di controllo. Dopo che il primo responsabile approvazione, impostato dal membro del team, approva la scheda attività, ha inizio il regolare percorso di approvazione della scheda attività.

I membri del team possono scegliere chi vogliono come primo responsabile approvazione?    No, possono solo sceglierlo dall'elenco di persone che sono state aggiunte alla pagina Responsabili scheda attività.

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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